Privacyreglement Molenlanden (gemeenten Giessenlanden en Molenwaard) 2018 – 2020

In dit reglement laten gemeenten Giessenlanden en Molenwaard zien op welke manier zij dagelijks omgaan met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de inwoner en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Gemeenten zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van inwoners. Dat geldt voor taken op het gebied van basisadministraties, openbare orde en veiligheid, en het sociaal domein. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van gemeenten.

Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan en wij de privacy waarborgen.

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridisch kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt een Europese verordening, samen met de Nederlandse uitvoeringswet, in werking; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten, met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (artikel 4, AVG):

Betrokkene: de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: de persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond of politieke voorkeuren. Het burgerservicenummer (BSN) wordt ook als een gevoelig persoonsgegeven aangemerkt.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: hiermee worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

Verwerkingsverantwoordelijke: een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: op alle verwerkingen die binnen de gemeente plaatsvinden.

De bestuursorganen van de gemeente zijn ieder op hun eigen terrein verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de gemeenten worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad.

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• •

  Verzamelen, vastleggen en ordenen;

• •

  Bewaren, bijwerken en wijzigen;

• •

  Opvragen, raadplegen, gebruiken;

• •

  Verstrekken door middel van doorzending;

• •

  Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen;

• •

  Samenbrengen, met elkaar in verband brengen;

• •

  Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Rechtmatige grondslag (artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• •

  Om een verplichting na te komen die in de wet staat;

• •

  Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was;

• •

  Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;

• •

  Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak;

• •

  Behartiging van gerechtvaardigde belangen;

• •

  Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze.

Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat er vanuit dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt (ook wel subsidiariteit).

In de wet wordt bepaald dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel (ook wel proportionaliteit). Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worde moet daar altijd voor gekozen worden.

De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de gemeente alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de gemeente dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente en in een aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

Doorgifte (artikel 44 t/m 50, AVG)

De gemeente geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van door de Europese Commissie goedgekeurde afspraken.

Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Via de Wob (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen. In principe worden er geen persoonsgegevens verstrekt.

Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Informatieplicht (artikel 13 en 14, AVG)

De gemeente informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de gemeente geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de gemeente met persoonsgegevens om zal gaan.

Op aanvraagformulieren staat vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Verwijdering

De gemeente bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel, worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• •

  Recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan de gemeente te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.

• •

  Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.

• •

  Correctierecht: als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren.

• •

  Recht van verzet: betrokkenen hebben het recht aan de gemeente te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

• •

  Recht om vergeten te worden: in gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.

• •

  Recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. De gemeente heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren.

Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

Vragen

Wanneer er vragen zijn:

• •

  Hebben personen het recht om zich te wenden tot de Functionaris voor de Gegevensbescherming, via fg@jouwgemeente.nl.

• •

  Vragen worden zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken afgehandeld.

Klachten

Een niet tot tevredenheid afgehandelde vraag of een directe klacht geeft personen het recht om zich te wenden tot de klachtencoördinator. Op het privacybeleid en het privacyreglement is de gemeentelijke klachtenregeling van toepassing. Meer informatie over het indienen van een klacht kunt u vinden op de gemeentelijke website.

Profilering (artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt, waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. In artikel 22.2 worden de uitzonderingen opgesomd:

• •

  Indien noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen de betrokkene en verwerkingsverantwoordelijke.

• •

  Indien toegestaan door Nederlands of EU recht.

• •

  Na toestemming van de betrokkene.

Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

Voorbeeld: wanneer een bezoeker op de gemeentelijke website naar een bepaalde dienst kijkt, mag de gemeente geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Gemeenten mogen wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren.

Gemeenten Giessenlanden en Molenwaard maken geen gebruik van profilering.

Door middel van Big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden, wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door, of namens, de gemeente wordt uitgevoerd.

De verzamelde gegevens door Big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig is voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd en geanonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.

Gemeenten Giessenlanden en Molenwaard maken geen gebruik van Big data en tracking.

Binnen de gemeenten wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de Gemeentewet. Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat.

Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die opgenomen wordt. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen, worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken. Bovendien worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.

Het gebruik van camera’s door particulieren op de openbare weg is alleen mogelijk na toestemming van het college van B&W. Daarvoor wordt een convenant afgesloten door de particulier en het bestuursorgaan, waarin onder andere de grondslag, het doel, de maatregelen tegen verlies, en de bewaartermijn opgenomen worden.

Gemeenten Giessenlanden en Molenwaard maken gebruik van cameratoezicht. De gemeente heeft camera’s geplaatst op station Arkel ten behoeve van:

• •

  Handhaving openbare orde;

• •

  Vermindering en voorkoming van vandalisme en vernielingen;

• •

  Vermindering en voorkoming van overlast;

• •

  Vermindering van onveiligheidsgevoelens.

Register van verwerkingen (artikel 30, AVG)

De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is. Het register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• •

  De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

• •

  De doelen van de verwerking;

• •

  Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

• •

  Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

• •

  Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;

• •

  De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

• •

  Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De gemeente voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking of een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van Functionaris voor de Gegevensbescherming (artikel 37 t/m 39, AVG)

De gemeente heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het is niet de bedoeling dat de FG de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de afdelingen overneemt. De afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens.

Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld, voor dat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen met de FG via fg@jouwgemeente.nl.

Datalekken (artikel 33 en 34, AVG)

Conform het datalek-protocol spreken we van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben.

Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de gemeente dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd.

Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de gemeente dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden opgetreden datalekken geëvalueerd.

Bewustwording

Bewustwording is essentieel voor het borgen van privacy in de organisatie. Het is belangrijk dat iedereen die werkt met privacygevoelige informatie zich bewust is van het belang om hier zorgvuldig mee om te gaan. Daarom wordt er doorlopend aandacht geschonken aan de bewustwording, die begint als onderdeel van de introductie voor nieuwe medewerkers en verplichte e-learning voor iedere medewerker.

Privacy door ontwerp en privacy als standaardinstelling

Privacy door ontwerp houdt in dat vanaf het ontwerpen van een nieuw of aangepast proces, product, dienst of informatiesysteem er wordt nagedacht over:

• •

  Het rechtmatig, behoorlijk en transparant verwerken van persoonsgegevens.

• •

  De maatregelen die hiervoor nodig zijn.

Privacy als standaardinstelling betekent dat de standaardinstellingen in systemen zijn ingesteld om maximale privacybescherming te borgen. De AVG noemt dit 'Gegevensbescherming door ontwerp en standaardinstellingen'. Bij nieuwe privacy-toepassingen wordt advies gevraagd aan de FG.

Afsluiten verwerkersovereenkomsten

Het is verplicht om een verwerkersovereenkomst af te sluiten met een partij die namens de gemeente persoonsgegevens verwerkt. Er worden in zo’n overeenkomst afspraken gemaakt over:

• •

  De doeleinden waarvoor de gegevens mogen verwerkt.

• •

  Hoe de bewerker met de persoonsgegevens moet omgaan.

• •

  Welke beveiligingsmaatregelen moeten worden genomen.

• •

  Welke vormen van toezicht de eigenaar van de gegevens mag uitoefenen.

• •

  De geheimhoudingsplicht.

• •

  Inschakeling van derden en onderaannemers.

• •

  Locatie van de data.

• •

  Aansprakelijkheid in geval van schade door het niet naleven van regelgeving.

De risico's van schending van de privacy voor personen variëren van ongemak, substantiële benadeling, ernstige sociale beschadiging of gevaren voor de gezondheid en de persoonlijke veiligheid. Binnen bepaalde domeinen wordt gewerkt met zeer gevoelige (bijzondere) persoonsgegevens zoals medische gegevens, gegevens over iemands financiële situatie of strafrechtelijke gegevens. Voorbeelden zijn het sociaal domein, burgerzaken en jeugdzaken. De risico's zijn hier hoger.

Bij schending van de privacy is het gemeentebestuur wettelijk aansprakelijk. Het verwijtbaar onvoldoende beschermen van persoonsgegevens en het niet naleven van privacywet- en regelgeving kan leiden tot:

• •

  Het betalen van schadevergoeding. Elke benadeelde heeft hier recht op.

• •

  Reputatieschade en herstelkosten. Deze kunnen fors zijn en leiden tot verlies van vertrouwen in de overheid.

• •

  Onderzoeken, dwangmaatregelen en hoge bestuurlijke boetes. Bij overtreding van de AVG kan de Autoriteit Persoonsgegevens een boete opleggen. Onder de AVG kan de boete oplopen tot maximaal € 20.000.000.

Het college van B&W is eindverantwoordelijk, maar iedereen binnen de organisatie is verantwoordelijk voor de bescherming van privacy van betrokkenen. In onderstaande tabel zijn verantwoordelijkheden in beeld gebracht aan de hand van het RASCI-model :

12.1 College van burgemeester en wethouders

Het college van burgemeester en wethouders:

• •

  Is eindverantwoordelijk om te waarborgen dat persoonsgegevens worden beschermd in overeenstemming met wet- en regelgeving en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Er is een directe relatie met de beginselen van behoorlijk bestuur.

• •

  Stelt kaders voor de bescherming van privacy op basis van wet- en regelgeving.

• •

  Voert een proactief privacybeleid op basis van afweging van belangen en risico's bij de verwerking van persoonsgegevens, zodat dit evenwichtig plaatsvindt. Dat wil zeggen; behoorlijk, zorgvuldig en in overeenstemming met de wet.

• •

  Legt verantwoording af aan de gemeenteraad over privacybeleidsvoering.

• •

  Draagt zorg voor de documentatie van beleid en maatregelen zodat het op ieder moment maatschappelijk en juridisch uitleg kan geven over de juistheid van de aanpak.

• •

  Houdt een register van gegevensverwerkingen bij die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden op grond van artikel 30 AVG.

12.2 Privacyteam

Om bescherming van privacy te waarborgen wordt een privacyteam samengesteld. Dit is een team bestaande uit functionarissen van diverse teams, welke allemaal een raakvlak hebben met het onderwerp. De rollen van de functionarissen in het privacyteam verschillen per functionaris.

12.2.1 Functionaris voor de gegevensbescherming (FG)

De FG wordt aangewezen op grond van: (a) zijn professionele kwaliteiten en, in het bijzonder, zijn deskundigheid op het gebied van de wetgeving en de privacy managementpraktijk; (b) zijn vermogen om de onderstaande taken te vervullen en (c) zijn onafhankelijkheid – met name de afwezigheid van belangenconflict.

De FG:

• •

  Informeert en adviseert het college, proceseigenaren en het management over de werking van het privacybeleid en nakoming van achterliggende wettelijke verplichtingen (heeft de lead in interpretatie van privacywetgeving).

• •

  Houdt toezicht op de nakoming van het privacybeleid en achterliggende wettelijke verplichtingen.

• •

  Helpt privacyklachten tot een goed einde te brengen (privacy-ombudsman).

• •

  Adviseert bij privacyincidenten over ernst en omvang.

• •

  Beheert het Privacy Beleid.

• •

  Ziet toe op het beheer door het college van register van verwerkingen conform artikel 30 AVG.

• •

  Controleert de naleving van afspraken door gemeente Giessenlanden en Molenwaard en ketenpartners, eventueel ook in samenwerking met auditors.

• •

  Helpt het privacybeleid uit te dragen bij interne en externe doelgroepen.

• •

  Is het contactpunt voor landelijke privacytoezichthouders.

• •

  Mag werkzaam zijn voor meerdere organisaties.

• •

  Heeft toegang tot alle persoonsgegevens in de organisatie en de verwerkingsactivteiten daarvan.

• •

  Wordt betrokken bij alles wat verband houdt met de bescherming van persoonsgegevens.

• •

  Is verplicht tot geheimhouding en vertrouwelijkheid.

• •

  Ziet toe op het toewijzen van verantwoordelijkheden, bewustwording en opleiding van de organisatie op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.

• •

  Geeft advies over Privacy Impact Analyses (PIA).

• •

  In samenspraak met de privacyofficer evalueren van het privacybeleid, opstellen van voorstellen tot implementatie en aanpassingen van het privacybeleid.

De FG krijgt de nodige ruimte voor professionele uitvoering van taken:

• •

  Het college en proceseigenaren zorgen ervoor dat de FG naar behoren en tijdig wordt betrokken bij de verwerking van persoonsgegevens.

• •

  De FG wordt volledig geïnformeerd over aspecten van de bedrijfsvoering waarbij persoonsgegevens worden verwerkt of wanneer daartoe voornemens bestaan.

• •

  Het college en proceseigenaren ondersteunen de FG door hem op zijn verzoek toegang te geven tot de verwerking van persoonsgegevens en hem de middelen te bieden voor professioneel onderzoek.

• •

  De FG kan vrij en onafhankelijk advies geven.

De zienswijze van de FG is zwaarwegend. Hij doet jaarlijks verslag van zijn werkzaamheden aan het college van B&W. De raad wordt via de planning en control cyclus (onderdeel van jaarrekening) geïnformeerd.

De FG maakt jaarlijks een werkprogramma privacy, mede op basis van zijn jaarrapportage van het jaar ervoor en de aanbevelingen die hierin gedaan worden. Het werkprogramma wordt samengesteld in nauw overleg met de rest van het privacyteam. Het is gericht op het realiseren en in stand houden van een privacybestendige bedrijfscultuur binnen gemeenten Giessenlanden en Molenwaard.

12.2.2 Privacy Officer

• •

  Bevordert en adviseert de organisatie gevraagd en ongevraagd over de bescherming van persoonsgegevens.

• •

  Controleert en evalueert de naleving van wet- en regelgeving en het door het college vastgestelde beleid met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

• •

  Verzorgt rapportages over de status.

• •

  Evalueert, in samenspraak met de FG, het privacybeleid, doet voorstellen tot implementatie en aanpassingen van het privacybeleid.

• •

  Rapporteert rechtstreeks aan de FG en de directie.

12.2.3 Andere leden van het privacyteam

Het privacyteam wordt aangevuld met de Chief Information Security Officer, de Information Security Officer, de verschillende gegevensbeheerders en een juridisch adviseur. Op projectbasis kunnen ook andere medewerkers deel uitmaken van het privacyteam.

12.3 Management

Het management:

• •

  Stuurt op concern risico's

• •

  Controleert of de getroffen maatregelen voldoende bescherming bieden om de privacy van betrokkenen te beschermen

• •

  Beoordeelt periodiek het privacybeleid op basis van de evaluatie en aanpassingen van het privacybeleid van het privacyteam

• •

  Zorgt dat de FG naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens.

12.4 Organisatie

Alle medewerkers (inclusief inhuur/externen) zijn verantwoordelijk voor de bescherming van de privacy van betrokkenen. Dat betekent dat iedereen zorg draagt voor een rechtmatige, behoorlijke en transparante verwerking van persoonsgegevens.

12.5 Proceseigenaren

De gemeentesecretaris is er verantwoordelijk voor dat de uitoefening van gemeentelijke taken binnen de grenzen van het privacybeleid en -reglement plaatsvindt.

• •

  De gemeentesecretaris is 'hoofdproceseigenaar'.

• •

  De hoofdproceseigenaar mandateert in de praktijk verantwoordelijkheden aan verschillende medewerkers. Dit zijn 'subproceseigenaren'.

• •

  Het college blijft eindverantwoordelijk voor de privacybestendigheid van gemeentelijke processen als de 'verantwoordelijke' in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Subproceseigenaren (hierna proceseigenaren) voeren regie over hun proces(sen) op basis van procesplannen die voldoende overzicht bieden van de procesvoering voor effectieve sturing. Een procesplan dient te passen binnen dit privacybeleid en is steeds in overeenstemming met de feitelijke situatie.

Een proceseigenaar houdt proactief toezicht op de privacybestendige organisatie van zijn proces en documenteert keuzes en oplossingen als bijlagen van het procesplan. Hij stelt, indien nodig, ook voor het betreffende organisatieonderdeel een specifiek privacybeleid op, vraagt hierover advies aan het privacyteam en legt het aan het college voor ter vaststelling.

De proceseigenaar zorgt voor naleving van wet- en regelgeving en het privacybeleid (rechtmatige, behoorlijke en transparante verwerking, bewustwording, gebruikt en evalueert PIA's, past 'Privacy by design/default' toe en zorgt voor registratie van verwerkingsactiviteiten etc.). Hij rapporteert hierover aan het management en zorgt dat de FG tijdig en naar behoren wordt betrokken.

Het privacybeleid wordt jaarlijks geëvalueerd. Hierover wordt gerapporteerd door de FG aan het college van B&W in een jaarrapportage. Het college ziet er daarnaast op toe dat de informatieveiligheid van de gemeenten in lijn met de geldende normen wordt georganiseerd. Daarnaast rapporteert het college van B&W aan de gemeenteraad in de jaarrekening.

Het college voorziet in een procedure voor privacyincidenten die onder verantwoordelijkheid valt van de portefeuillehouder privacy. De procedure voor privacyincidenten (datalekprotocol) bevat in ieder geval een meldplicht voor gebeurtenissen die de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatievoorzieningen en gegevensopslag aantasten.

Het college hanteert de CAR-UWO (hoofdstuk 15 Overige rechten en verplichtingen, en hoofdstuk 16 Disciplinaire straffen) bij niet-nakoming van afspraken volgens het privacybeleid van gemeenten Giessenlanden en Molenwaard.

Dit privacyreglement treedt in werking na vaststelling door beide colleges van burgemeester en wethouders. Het reglement wordt in ieder geval iedere drie jaar geëvalueerd en voor zover nodig eerder, en indien nodig herzien. De geldende versie van dit reglement is te vinden op www.wetten.overheid.nl .