Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR35614
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR35614/1
Regeling vervallen per 07-08-2019
Verordening Documentaire Informatie
Geldend van 01-01-2008 t/m 06-08-2019
Intitulé
Verordening Documentaire InformatieDe raad van de gemeente Montfoort;
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11 december 1997
Gelet op het bepaalde in de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
B E S L UI T:
Vast te stellen de verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats, alsmede het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Verordening Documentaire Informatie 1997
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet : de Archiefwet 1995;
- b.
gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de Wet, voorzover behorende tot de gemeente;
- c.
de archiefbewaarplaats : de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- d.
de archivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
- e.
beheerseenheid : een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
- f.
informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
- g.
documenten : de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 2
De archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevndt in het Stadskantoor aan het Kasteelplein 5 te Montfoort.
Hoofdstuk III De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 5, eerste lid
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Artikel 5, tweede lid
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbenden, van welke bescheiden redelijkerwijs kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag ontrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hen is uitgebracht in verband met het beheer en toezicht, als bedoeld in artikel 19.
Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 9
Onder de bevelen van de burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 10
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 11
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uitreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 12
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan eenieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uitreksels of bewerkingen die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 13
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uitreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief en voorwaarden.
Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 14
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 15
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van het zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 16, eerste lid
Het hoofd van de beheerseendheid verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
Artikel 16, tweede lid
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 17
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan het hoofd van de beheerseenheid alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 18
Het hoofd van de beheerseenheid doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatie-onderdeel of overdracht van een of meer taken aan een ander organisatie-onderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon, voorzover dit consequenties heeft ten aanzien van het archief;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van een ordeningssysteem.
Artikel 19
De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 20
De archiefverordening Gemeente Montfoort 1988, vastgesteld in de openbare raadsvergadering d.d. 29 februari 1988, tevens van toepassing verklaard op de archieven van de voormalige gemeenten Linschoten en Willeskop bij raadsbesluit d.d. 27 februari 2989, komt hierbij te vervallen.
Artikel 21
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgend op de datum van vaststelling van dit besluit.
Artikel 22
Deze verordening kan worden aangehaald als de Verordening Documentaire Informatie 1997 van de gemeente Montfoort.
Ondertekening
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl