Verordening op de fora van de gemeente Montfoort 2015

Artikel 9 Vergaderfrequentie

• 1.

  1. In de regel vinden de vergaderingen van het forum :

  • a.

    ruimte plaats op maandag;

  • b.

    samenleving plaats op dinsdag

• 2.

  De vergaderingen van de fora vinden plaats op het Stadskantoor en vangen aan om 20.00 uur en eindigen uiterlijk 23.30 uur;

• 3.

  De agendacommissie kan in bijzondere gevallen een andere dag, aanvangsuur of eindtijd bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

• 4.

  Een forum vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

Artikel 10 Oproep

• 1.

  De agendacommissie zendt 10 dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke (digitale) oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 2.

  De agendacommissie reserveert een bepaalde tijd voor behandeling van een agendapunt;

• 3.

  De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden verzonden.

• 4.

  Tegelijkertijd met de oproep zal de agendacommissie per onderwerp inwoners en/of andere belanghebbenden uitnodigen voor de vergadering, op voorstel van de ambtelijke organisatie, raads- en forumleden.

• 5.

  Als een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 11, tweede lid, van deze verordening, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

Artikel 11 Aanvullende agenda; vaststellen agenda

• 1.

  In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie na het verzenden van de schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

• 2.

  Als omtrent de inhoud van stuken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de forumleden op verzoek inzage.

• 3.

  Bij aanvang van de vergadering stelt het forum de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan het forum bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

• 4.

  Wanneer het forum een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan het forum aan het college, de burgemeester, ambtenaar of inspreker nadere inlichtingen of advies vragen. Het forum bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

• 5.

  Op voorstel van een lid of de voorzitter kan het forum de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de fora en zo mogelijk in een openbare kennisgeving, welke ook op een raadsinformatiesysteem en de website wordt geplaatst.

• 2.

  Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3.

  Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.

Artikel 13 Openbare kennisgeving

• 1.

  De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in een lokaal huis-aan-huisblad, zoals de IJsselbode en door plaatsing op de gemeentelijke website en op het bord voor openbare kennisgevingen openbaar gemaakt.

• 2.

  De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a.

    de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

  • b.

    de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

  • c.

    de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 16.

Artikel 14 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 15 Opening vergadering en quorum

• 1.

  De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2.

  Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke (digitale) oproep is gelegen.

• 3.

  Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het forum kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 16 Spreekrecht inwoners en belanghebbenden

• 1.

  Inwoners en belanghebbenden hebben spreekrecht. Zij kunnen het woord voeren in de forumvergadering.

• 2.

  Het woord kan niet gevoerd worden over:

  • a.

    een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • b.

    benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c.

    een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 3.

  Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 12.00 uur op de dag van de vergadering aan de griffie. Hij vermeldt daarbij zijn naam, (email)adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

• 4.

  De voorzitter nodigt sprekers uit plaats te nemen aan de vergadertafel en geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 5.

  De spreker zit aan de vergadertafel gedurende het onderwerp waarvoor hij zich heeft aangemeld, en kan deelnemen aan het gesprek als de voorzitter hem hiertoe het woord heeft verleend.

Artikel 17 Verslag

• 1.

  De forumgriffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

• 2.

  Het verslag bevat in ieder geval:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de griffier, de burgemeester en de wethouders, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c.

    een zakelijke samenvatting van het gesprokene;

  • d.

    een samenvatting van het advies aan de raad, indien van toepassing met vermelding van de fracties die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de leden die zich niet uitgelaten hebben;

  • e.

    per onderwerp wat het advies is voor behandeling in de raad.

  • f.

    afspraken en gedane toezeggingen;

  • g.

    bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 21 door het forum is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3.

  Aan het eind van de vergadering wordt het verslag van de vorige vergadering vastgesteld.

• 4.

  De leden, d1e voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht een voorstel tot wijziging van het verslag aan het forum te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot wijziging dient voor 9 uur op de vrijdag voor de vergadering schriftelijk bij de griffie te worden ingediend.

• 5.

  Het verslag wordt opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de griffier.

• 6.

  Het conceptverslag van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. Het conceptverslag wordt op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden

• 7.

  Het vastgestelde verslag wordt door de forumvoorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 18 Spreektijd

• 1.

  De voorzitters zijn bevoegd spreektijden in te perken ter voldoening aan hun plicht de in de agenda voor de behandeling van bepaalde punten toegemeten tijd te bewaken.

Artikel 19 Voorstellen van orde

Forumleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. Het forum beslist hier terstond over.

Artikel 20 Handhaving orde; schorsing

• 1.

  Een spreker wordt in zijn betoog niet gestoord, tenzij:

  • a.

    de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

  • b.

    een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

• 2.

  Indien een spreker zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaat, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering waarin zulks plaats heeft over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

• 3.

  De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

• 4.

  De voorzitter kan een forum voorstellen aan een spreker die door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.

• 5.

  Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat de spreker de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 6.

  Op voorstel van een lid of de voorzitter kan het forum beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is

.

Artikel 21 Deelname aan de beraadslaging door anderen

• 1.

  Het forum kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

• 2.

  Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Artikel 22 Advies

• 1.

  Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij het forum anders beslist.

• 2.

  Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist het forum wel behandelingsadvies (zoals beschreven in artikel 3 lid 2) aan de raad wordt gegeven.

• 3.

  Over hamerstukken wordt alleen bij unanimiteit besloten

• 4.

  . Over besluitstukken en ‘niet rijp voor besluitvorming’ wordt bij meerderheid besloten, met één stem per fractie, waarbij de stem wordt gewogen naar het aantal raadsz fractie.ls per