Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort, gemeente IJsselstein

Artikel 1 Begripsbepaling

Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

• -

  begroting:

  de begroting omvat het geheel aan taken en activiteiten dat nodig is om een beoogd maatschappelijk effect te behalen. Ze heeft een kaderstellende functie: ze wijst financiële middelen toe aan programma’s en autoriseert de besteding van die middelen;

• -

  begrotingswijziging:

  betreft de verschuiving van budgetten tussen programma`s en dekkingsmiddelen. Deze worden door het dagelijks bestuur c.q. college ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur c.q. de gemeenteraad;

• -

  budget:

  een door het dagelijks bestuur dan wel het college in de productenraming van een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het realiseren van een product binnen een door het algemeen bestuur dan wel de gemeenteraad vastgesteld programma en het daaraan gekoppelde beleid en/ of activiteiten of prestaties. Dit omvat zowel de exploitatie als investeringen;

• -

  college:

  het college van burgemeester en wethouders van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten;

• -

  hoofdbudgethouder:

  de algemeen directeur van UW Samenwerking;

• -

  programmaverantwoordelijke:

  de door de algemeen directeur aangewezen medewerker die eindverantwoordelijk is voor de hem toegewezen programma, het aanspreekpunt is van dit programma en die de budgethouder aanwijst;

• -

  budgethouder:

  de medewerker die verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten en het aanwijzen van een budgetbeheerder;

• -

  budgetbeheerder:

  de medewerker die onder verantwoordelijkheid van de budgethouder belast is met de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten;

• -

  product:

  het resultaat van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in tijd, geld en kwaliteit (met product wordt hier ook kostenplaats of voorziening bedoeld of een combinatie van kostenplaats met een kostensoort);

• -

  productenraming:

  een gedetailleerde uitwerking van de programmabegroting;

• -

  technische begrotingswijziging:

  de verschuiving van budgetten binnen een product of tussen producten binnen één programma;

• -

  verplichtingen:

  de overeenkomsten tot de levering van goederen en/of verlening van diensten aan en/of door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten en het openbaar lichaam, de aanneming van werken voor of door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten, of de besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of anderszins beschikbaar gestelde bedragen.

Artikel 4 Hoofdbudgethouder (algemeen directeur), programmaverantwoordelijke en budgethouder

• 1.

  De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting van het openbaar lichaam UW Samenwerking ligt in handen van het dagelijks bestuur.

• 2.

  De uitvoering wordt door het dagelijks bestuur opgedragen aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder draagt de uitvoering op aan een programmaverantwoordelijke. De programmaverantwoordelijke is in principe ook de budgethouder tenzij het budgethouderschap via een interne opdrachtverstrekking overgedragen wordt aan:

  • a.

    Accounthouder (opdracht aan bedrijf)

  • b.

    Projectleider (opdracht aan project)

  • c.

    Procesmanager uitvoering (opdracht aan interne uitvoering)

De budgethouder kan voor de uitvoering een budgetbeheerder aanwijzen. De hoofdbudgethouder rapporteert, conform de Planning & Control cyclus aan het dagelijks bestuur.

• 3.

  De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de gemeentebegroting van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten ligt in handen van het college.

• 4.

  De uitvoering wordt door het college opgedragen aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder draagt de uitvoering op aan een programmaverantwoordelijke. De programmaverantwoordelijke is in principe ook de budgethouder tenzij het budgethouderschap via een interne opdrachtverstrekking overgedragen wordt aan:

  • a.

    Accounthouder (opdracht aan bedrijf)

  • b.

    Projectleider (opdracht aan project)

  • c.

    Procesmanager uitvoering (opdracht aan interne uitvoering)

De budgethouder kan voor de uitvoering een budgetbeheerder aanwijzen. De hoofdbudgethouder rapporteert, conform de Planning & Control cyclus aan het college.

Artikel 6 Functiescheiding

De functie van budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met:

• -

  de registrerende functie;

• -

  de betalingsfiatterende functie;

• -

  de functie van kassier.

Artikel 8 Aangaan van verplichtingen betalingen

• 1.

  De hoofdbudgethouder, budgethouders en budgetbeheerders gaan namens UW Samenwerking dan wel namens de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten verplichtingen aan. Daarbij nemen zij de binnen UW Samenwerking gehanteerde procedures (aanbesteding- en inkoopbeleid) en het bepaalde in de volgende leden in acht.

• 2.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat is geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

• 3.

  Indien onvoldoende budget aanwezig is dient vooraf bij het college / het dagelijks bestuur aanvullende budgetruimte te worden aangevraagd.

• 4.

  Uitsluitend in geval van calamiteiten is het toegestaan, indien mogelijk na overleg met het college / het dagelijks bestuur verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

• 5.

  Als van de bepaling onder lid 4. gebruik wordt gemaakt en geen overleg mogelijk was, wordt het college / het algemeen bestuur terstond geïnformeerd over de noodzaak van deze handelswijze en de gevolgen. Zo spoedig mogelijk wordt aan het college / het dagelijks bestuur een voorstel voorgelegd tot het beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.

• 6.

  Alleen de desbetreffende budgethouder/budgetbeheerder codeert, dateert en accordeert facturen. Dit geldt zowel voor uitgaven als voor inkomsten.

• 7.

  De budgetbeheerder laat gecodeerde facturen groter dan € 5.000,- mede accorderen door de budgethouder.

• 8.

  Het is niet toegestaan dat de hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder betalingen aan zichzelf autoriseren (bv declaraties).

• 9.

  De hoofdbudgethouder, de budgethouders en budgetbeheerders mogen verplichtingen aangaan tot de onderstaande bedragen:

• 10.

  De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders en budgetbeheerder en nadere regels stellen voor de administratieve vastlegging, verantwoording en autorisatie van verplichtingen.

Artikel 9 Verschuiving van budgetten

Aan het schuiven met budgetten wordt een aantal voorwaarden gesteld. In dit verband is het van belang de verschuivingen te onderscheiden in drie niveaus:

• a.

  verschuiving van budgetten tussen programma en algemene dekkingsmiddelen is in het kader van deze regeling niet relevant omdat het een bevoegdheid betreft van het algemeen bestuur respectievelijk van de betrokken gemeenteraad;

• b.

  verschuivingen van budgetten tussen producten binnen het programma (productniveau);

• c.

  verschuiving van middelen binnen een product.

ad. a. Voor verschuivingen van budgetten tussen programma’s en / of van de algemene dekkingsmiddelen naar een programma is een besluit van het algemeen bestuur / gemeenteraad vereist middels vaststelling van een programma begrotingswijziging.

ad. b. Het dagelijks bestuur dan wel het betrokken college stelt, op voorstel van de programmaverantwoordelijke, een technische begrotingswijziging vast, waarbij wordt geschoven met budgetten tussen producten binnen een programma. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de budgetten verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden. De programmaverantwoordelijke is bevoegd binnen de samenstellende onderdelen van een investering te schuiven indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

ad. c. Het is de budgethouder toegestaan om te schuiven met middelen binnen een product met dezelfde kostencategorie (dus schuiven binnen subcategorieën). Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de middelen verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden.

Artikel 10 Toezicht

Onverminderd de verantwoordelijkheden van de verschillende budgethouders en budgetbeheerders is de hoofdbudgethouder verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van deze regeling. Hij heeft in deze rol een aanwijzingsbevoegdheid.

Artikel 12 Overige bepalingen

• 1.

  De hoofdbudgethouder, programmaverantwoordelijken, budgethouders, en budgetbeheerders zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is. Zij kunnen zich niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat normaal gesproken/naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

• 2.

  De hoofdbudgethouder, programmaverantwoordelijken, budgethouders en budgetbeheerder handelen bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:

  • a.

    deze budgethoudersregeling;

  • b.

    de mandaatbesluiten en mandatenlijsten;

  • c.

    het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 3.

  In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het dagelijks bestuur/college.

Artikel 13 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein.