Regeling budgethouders Gemeente Neder-Betuwe 2014

Ondertekening

Toelichting bij de Regeling budgethouders Gemeente Neder-Betuwe 2014

Algemeen

In artikel 20 van de Financiële verordening van de gemeente Neder-Betuwe is bepaald dat het college zorgdraagt voor:

‘verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten en legt deze vast.’

De regeling budgethouders Gemeente Neder-Betuwe 2014 voorziet hierin.

In de mandaatregeling gemeente Neder-Betuwe is vastgelegd hoe het college zijn bevoegdheden in de organisatie heeft belegd, met uitzondering van het financiële mandaat. Daarvoor is de regeling budgethouders bedoeld. Het is een leidraad om rol, taken en verantwoordelijkheden voor de actoren in de organisatie duidelijk te maken ten aanzien van het financieel mandaat.

De budgetcyclus begint met de vaststelling van de begroting door de gemeenteraad, de houder van het budgetrecht. Vervolgens stelt het college de productenraming vast als schakel tussen de door de raad in de begroting gemaakte keuzes en de dagelijkse uitvoering.

De bestedingsbevoegdheid van een budgethouder omvat tevens de bestedingsbevoegdheden van de

budgetbeheerder. Uit oogpunt van de gezamenlijke verantwoordelijkheid overlegt de budgethouder met de budgetbeheerder. Daarnaast overlegt de deelbudgetbeheerder met de budgetbeheerder en/of budgethouder.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Er zijn drie budgetniveaus te onderscheiden:

• ·

  Het programmabudget dat bestaat uit meerdere producten;

• ·

  Het budget dat overeenkomt met het productbudget, het kostenplaatsbudget of de investering;

• ·

  Het deelbudget is een onderdeel van het budget.

Onder een verplichting wordt verstaan: een overeenkomst tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten die is aangegaan. Door de opdrachtverstrekking ontstaat voor de gemeente de verplichting tot betaling op enig moment.

Onder een investering wordt verstaan: het vastleggen van vermogen in een object waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Door de raad wordt eenmalig geld (investeringskrediet) ter beschikking gesteld. Een investering wordt aangeduid als een interne order.

Onder een voorziening wordt verstaan:een afgezonderd vermogensbestanddeel (vreemd vermogen) dat gevormd wordt wegens:

• ·

  verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is maar wel redelijkerwijs te schatten is;

• ·

  risico’s waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is maar wel redelijkerwijs te schatten is;

• ·

  het opvangen van fluctuaties in kosten (gelijkmatige verdeling van kosten);

• ·

  nog niet bestede gelden van overheidslichamen die specifiek besteed moeten worden met uitzondering van ontvangen voorschotbedragen.

Een voorziening maakt onderdeel uit van het productbudget.

Artikel 2 Aanwijzing programmahouder, budgethouder, budgetbeheerder en prestatie-akkoordverklaarder

Lid 2: De directie kan besluiten het budgethouderschap zelf uit te oefenen voor door hem nader te bepalen budgetten. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een representatiebudget.

Lid 3: De directie kan een medewerker aanwijzen voor centraal beheerde deelbudgetten zoals voor water, energie, belastingen, verzekeringen en onderhoud gebouwen

Lid 4: Bij afwezigheid van de afdelingsmanager, vindt er horizontale vervanging plaats: de managers vervangen elkaar.

Lid 9: De griffier is budgethouder van de (sub)producten Gemeenteraad en Lokale Rekenkamer. Formeel gezien valt de griffier niet onder het college, maar rechtstreeks onder de raad. Omdat de uitvoering van de begroting is opgedragen aan het college, is het budgethouderschap van de griffier in deze regeling opgenomen.

Lid 10: Aanwijzingen worden schriftelijk vastgelegd. Dit wordt gedaan door een medewerker die belast is met werkzaamheden op het gebied van financieel beheer.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid programmahouder

De raad oefent het budgetrecht uit via de begroting op programmaniveau.

Elk programma bestaat uit meerdere producten die bijdragen aan de doelstellingen van het programma. Door de aanwijzing van programmaverantwoordelijken wordt de coördinatie van de voorbereiding, realisatie en informatievoorziening per programma geborgd.

De programmahouder is verantwoordelijk voor zijn of haar programma(’s). Hij dient ervoor te zorgen, dat alle budgethouders, óók die van andere afdelingen aan hem rapporteren.

Artikel 4 Verantwoordelijkheid budgethouder

Kernpunt in deze regeling is de verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager als integraal manager voor de productrealisatie, binnen het speelveld dat door de directie en het college is bepaald. Daarbij gaat het om bedrijfsvoeringkaders zoals deze regeling maar ook om de benodigde middelen zoals formatieomvang en budget. De directie is ten opzichte van het college eindverantwoordelijk voor de uitoefening van het budgethouderschap.

Artikel 5 Verantwoordelijkheid budgetbeheerder

Op grond van artikel 2 lid 5 en 6 kan de budgethouder budgetbeheerders aanwijzen die bepaalde taken in het kader van het budgetbeheer namens de budgethouder uitoefent. Het gaat hierbij om een afgeleide verantwoordelijkheid. Het ligt voor de hand dat de budgethouder uitvoerende taken opdraagt aan de budgetbeheerder zoals de voorbereiding van de begroting, rapportages, jaarstukken en de administratieve handelingen. Daarbij is het van groot belang dat de budgetbeheerder de budgethouder tijdig en volledig informeert zodat deze de verantwoordelijkheid als budgethouder kan waarmaken.

Lid 3: Budgetbeheerders van centraal beheerde deelbudgetten zoals voor water, energie, belastingen, verzekeringen en onderhoud gebouwen, kunnen conform artikel 2 lid 3 alleen worden aangewezen door de directie.

Deze budgetbeheerder van een deelbudget informeert de budgetbeheerder van het product.

Bijvoorbeeld: de medewerker verzekeringen beheert het deelbudget verzekeringen voor de gehele organisatie. Over een gedeelte van dit budget (bijvoorbeeld het budget m.b.t. verzekeringen ter zake een peuterspeelzaal) informeert de medewerker verzekeringen de budgetbeheerder van het product kinderopvang. In deze situatie zal deze budgetbeheerder dus ook afstemming hebben met de budgethouder van andere organisatie-eenheden.

Artikel 6 Bevoegdheden en taken budgethouder

In dit artikel worden de bevoegdheden en plichten van de budgethouders benoemd en genormeerd.

Bevoegdheden: het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal het in de productraming aangegeven budget.

Verplichtingen met een meerjarig karakter kunnen alleen worden aangegaan als dit in de meerjarenraming is voorzien bijvoorbeeld via een onderhoudsplan. Ten laste van budgetten met een incidenteel karakter kunnen geen meerjarige verplichtingen worden aangegaan.

Taken: het signaleren van verwachte afwijkingen, afleggen van verantwoording over de realisatie van het budget door middel van analyses en het verrichten van administratieve handelingen. Dit laatste kan de budgethouder opdragen aan de budgetbeheerder. In de praktijk heeft de budgetbeheerder de signaalfunctie over zijn budget en zal hij/zij dan ook het collegeadvies schrijven, maar de budgethouder blijft verantwoordelijk als houder van het budget.

Lid 2: Uitgangspunt is dat tijdig (verwachte) afwijkingen worden gesignaleerd. De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen lasten en baten, prestatie-eenheden, activiteiten en planningen. Er is een grens van € 10.000 opgenomen om te voorkomen dat over allerlei kleine afwijkingen moet worden gerapporteerd. Compensatie kan plaatsvinden via de procedure zoals beschreven in artikel 10. Het gaat daarbij om afwijkingen die ontstaan bij de uitvoering van de begroting. Nieuw beleid en de financiële consequenties daarvan dienen vanzelfsprekend aan college en raad te worden voorgelegd via de kadernota, bestuursrapportages of een afzonderlijk raadsvoorstel.

Artikel 7 Bevoegdheden en taken budgetbeheerder

Lid 4: De budgetbeheerder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen tot het aangegeven bedrag van € 100.000. Opdrachtverlening boven dit bedrag vindt plaats door de budgethouder. Dit betekent in de praktijk dat wellicht het aangaan van meerjarige contracten ook is voorbehouden aan de budgethouder.

Artikel 8 Bevoegdheden en taken prestatie-akkoordverklaarder

De prestatie-akkoordverklaarder ondersteunt de budgethouder dan wel de budgetbeheerder bij het aangaan van verplichtingen en controleert de facturen die ten laste van het budget komen. De prestatie-akkoordverklaarder mag geen verplichtingen aangaan.

Artikel 9 Het aangaan van verplichtingen

Dit artikel gaat over het aangaan van verplichtingen. Met ingang van 1 januari 2015 wordt een verplichtingenadministratie ingevoerd. Hiervoor wordt een uitvoeringsregeling met een procedurebeschrijving door de directie vastgesteld.

Artikel 10 Procedure bij ontoereikend budget en schuiven tussen budgetten

Dit artikel vermeldt de procedure ingeval er bij de uitvoering van de begroting en de uitoefening van het budgethouderschap sprake is van een ontoereikend (deel)budget. Relevant daarbij is dat uit oogpunt van rechtmatigheid het budgetrecht van de raad intact blijft. Omdat de raad op programmaniveau het budgetrecht uitoefent zijn er mogelijkheden om een dreigend tekort te compenseren binnen een programmabudget.

De procedure schematisch weergegeven:

Lid 1. Binnen een product kan worden gecompenseerd als daarbij de output kan worden gehaald. Deze compensatie kan alleen met (deel)budgetten, niet met de doorbelaste kosten zoals loonkosten op basis van het aantal uren.

Lid 5. De bestuursrapportages zijn bedoeld om de raad tussentijds te informeren over de uitvoering van de begroting en de mogelijkheid te geven tot bijstelling. Bij spoedeisende omstandigheden wordt niet gewacht op een bestuursrapportage maar wordt de raad in de eerstvolgende vergadering een voorstel voorgelegd. Dit zal zich bijvoorbeeld voordoen bij nieuw beleid dat van invloed is op de in de begroting vermelde effecten en/of prestaties.

Artikel 11. Administratieve voorschriften

Lid 3, 4 en 5: Om het budgethouderschap adequaat te kunnen uitoefenen wordt de budgethouder/budgetbeheerder ondersteund en gefaciliteerd door de medewerkers belast met werkzaamheden op het gebied van financieel beleid van financieel beheer.

De medewerkers belast met werkzaamheden op het gebied van financieel beheer toetsen marginaal de juistheid van de productcodering en specifiek de gebruikte economische categorie. Het standpunt van de medewerker belast met werkzaamheden op het gebied van financieel beheer t.a.v. de gebruikte economische categorie is leidend en gebaseerd op het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).