Verordening op de ambtelijke organisatie gemeente Neder-Betuwe 2015

1. Het ambtelijk apparaat is opgebouwd volgens een directiemodel en bestaat uit een aantal afdelingen en een tweetal werkeenheden.

2. De afdelingen zijn:

• a.

  afdeling Sociale pijler;

• b.

  afdeling Fysieke pijler;

• c.

  afdeling Bedrijfsvoering.

3. De werkeenheden zijn:

• d.

  werkeenheid Concernstaf;

• e.

  werkeenheid Control.

4. De werkeenheid Concernstaf valt rechtstreeks onder de directie. Bij de werkeenheid Concernstaf werken minstens de medewerkers van het bestuurssecretariaat, de directieadviseur, de personeelsconsulenten/-adviseurs, de salarisadministrateurs en de medewerkers personeelsbeheer.

5. De werkeenheid Control valt rechtstreeks onder de directie. Deze werkeenheid neemt ten aanzien van controles op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid een onafhankelijke positie in ten opzichte van directie, college en gemeenteraad. De werkeenheid Control adviseert gevraagd en ongevraagd directie, college en raad. Bij deze werkeenheid werkt minstens de controller.

6. De directie is het eerste ambtelijke aanspreekpunt voor de brandweer.

7. Het college stelt de hoofdstructuur van de afdelingen en de positie van de werkeenheden Concernstaf en Control vast.

1. Het college benoemt de directie, de afdelingsmanagers, de adjunct-afdelingsmanagers en de medewerkers van de werkeenheden Concernstaf en Control (allen inclusief inhuur). 2. Benoeming/inhuur/detachering van overige medewerkers vindt plaats door de directie namens het college.

2. Maatregelen met rechtspositionele gevolgen, zoals benoemd in de CAR-UWO, worden in lijn met lid 1 en lid 2 genomen.

1. Het college stelt de benoemingsprocedure voor de directie vast. Bij de selectie worden een delegatie van de afdelingsmanagers en delegaties/afgevaardigden van de medewerkers van de werkeenheid Concernstaf en de werkeenheid Control betrokken. De OR heeft adviesrecht.

2. Het college wijst de loco-secretaris aan. De loco-secretaris vervangt de directie alleen in diens functie van secretaris. Op de loco-secretaris is dan ook artikel 7 van deze verordening van toepassing. Op de loco-secretaris is artikel 6 van deze verordening niet van toepassing.

3. Het college regelt, in het geval van afwezigheid van de directie, zo nodig vervanging en vraagt daarbij de OR om advies. Bij deze vervanging zijn artikelen 6 en 7 van deze verordening van toepassing.

1. De directie is verantwoordelijk voor de directievoering van de totale organisatie, voor de organisatiebrede beleidsontwikkeling en voor de totstandkoming en uitvoering van het gemeentelijke beleid.

2. De hoofdtaken van de directie zijn:

• a.

  het college ondersteunen bij het bepalen van de lange-termijn-koers van de gemeente;

• b.

  die koers helpen vertalen naar te realiseren maatschappelijke prestaties;

• c.

  planning & control met betrekking tot middelenfuncties;

• d.

  transparant maken van het presteren van afdelingen en de organisatie als geheel;

• e.

  vormgeven van de coördinatie tussen afdelingen;

• f.

  vormgeven van de coördinatie met andere gemeenten op directieniveau;

• g.

  zorgdragen voor effectieve en efficiënte besluitvorming;

• h.

  zorgdragen voor management- en bestuursinformatie;

• i.

  zorgdragen voor integraal werken en gezamenlijk optrekken;

• j.

  leiding geven aan de afdelingsmanagers en aan (de medewerkers van) de werkeenheden Concernstaf en Control.

3. De directie is wat betreft het concern bestuurder in de zin van de Wor en is als zodanig het aanspreekpunt voor de OR.

4. De directie zorgt voor goede informatiestromen en, samen met de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator, voor een goede afstemming tussen bestuursorganen en het ambtelijk apparaat, onverlet de eigen verantwoordelijkheid op dit punt van de griffier ten aanzien van de raad.

5. De directie kan richtlijnen en aanwijzingen geven aan de afdelingsmanagers voor het goed functioneren van de gehele ambtelijke organisatie.

6. De directie heeft het recht bij alle aan burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van haar taak nodig zijn.

1. Het managementteam bestaat uit de directie en de afdelingsmanagers.

2. De controller en de directieadviseur wonen als adviseurs van de directie de vergaderingen van het MT bij en worden in alle correspondentie aangaande MT-aangelegenheden betrokken.

3. De directie kan op tijdelijke basis leden aan het managementteam toevoegen.

4. De directie is voorzitter van het managementteam.

1. Het managementteam adviseert de directie over:

• a)

  de totstandkoming en uitvoering van organisatiebreed beleid, waaronder de toedeling van middelen en procesbegeleiding. Belangrijke instrumenten in dit kader zijn de kadernota, de begroting, de bestuursrapportage, de jaarrekening, het concernplan en het afdelingsplan ;

• b)

  de afstemming van de uitvoering van activiteiten op organisatieniveau, waaronder het oplossen van samenwerkingsproblemen binnen de organisatie en met onze verbonden partijen, alsmede het coördineren van (strategische) beleidsinitiatieven met een afdelingsoverstijgend karakter;

• c)

  de planning en inzet van productiemiddelen voor uitvoering op organisatieniveau (waaronder afdelingsoverstijgende projecten);

• d)

  het signaleren van en inspelen op externe ontwikkelingen relevant voor het organisatiebrede beleid;

• e)

  het bewaken van de voortgang en de uitvoering en het afleggen van verantwoording daarover middels het opstellen van halfjaarlijkse rapportages (ten behoeve van de directie), jaarverslag, bestuursrapportage en jaarrekening (ten behoeve van college en raad);

• f)

  de ontwikkelingen ten aanzien van het bedrijfsvoeringinstrumentarium op organisatiebreed niveau;

• g)

  het (mede) ontwikkelen van algemene beleidslijnen en algemene richtlijnen met betrekking tot productiemiddelen (onder meer P&O, informatiemanagement, automatisering, documentaire informatievoorziening, financiën, huisvesting, materieel, inkoop, juridische zaken, verzekeringen en communicatie);

• h)

  het (mede) tot stand brengen en in stand houden van een doelmatige en doeltreffende gemeentelijke organisatie, waarin rechtmatig gehandeld wordt;

• i)

  het proces van organisatieontwikkeling, het bewerkstelligen c.q. behouden van een gezonde organisatiecultuur en een adequate interne communicatie.

2. De leden van het managementteam zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor inbreng van en informatieverstrekking naar hun afdeling.

1. Het managementteam stelt zijn werkwijze naar eigen inzicht vast.

2. Het managementteam heeft geen besluitvormende bevoegdheden. De directie neemt, gehoord de meningsvorming en advisering van het managementteam, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming. Het managementteam committeert zich vanuit zijn medeverantwoordelijkheid aan de besluiten van de directie.

3. Verslagen van de vergaderingen van het managementteam worden aan de organisatie ter kennis gebracht.

1. Elke afdeling bestaat uit teams van medewerkers met dezelfde of samenhangende taken. De directie kan (na overleg met de afdelingsmanager, de adjunct-afdelingsmanager en de portefeuillehouder bedrijfsvoering) de indeling van de afdeling in teams wijzigen (bijvoorbeeld door teams samen te voegen of te splitsen).

2. De aansturing van de afdeling gebeurt door de afdelingsmanager en de adjunct-afdelingsmanager. De verdeling van taken tussen hen hangt niet noodzakelijk af van de indeling in teams. Uitgangspunt is dat de strategische en politiek relevante dossiers door de afdelingsmanager worden aangestuurd, evenals de medewerkers die hoofdzakelijk taken ten behoeve van die dossiers verrichten. De overige medewerkers en processen worden door de adjunct-afdelingsmanager aangestuurd. Ten behoeve van een evenwichtige verdeling van werkzaamheden kan na instemming van de directie van dit uitgangspunt worden afgeweken.

1. Elke afdeling staat onder leiding van een afdelingsmanager. De afdelingsmanager is verantwoording verschuldigd aan de directie.

2. De afdelingsmanagers worden door het college in algemene dienst benoemd en bij een bepaalde afdeling tewerkgesteld. Het college beslist over de inhuur van interim-afdelingsmanagers.

3. Bij de selectie van een afdelingsmanager worden de directie, een delegatie van de zittende afdelingsmanagers, de adjunct-afdelingsmanager van de betreffende afdeling en een delegatie van de medewerkers van de betreffende afdeling betrokken.

4. De adjunct-afdelingsmanagers worden door het college in algemene dienst benoemd en bij een bepaalde afdeling tewerkgesteld. Het college beslist over de inhuur van interim-adjunct-afdelingsmanagers.

5. Bij de selectie van een adjunct-afdelingsmanager worden de directie, de afdelingsmanager van de betreffende afdeling en een delegatie van de medewerkers van de betreffende afdeling betrokken.

6. Binnen het managementteam wordt de onderlinge vervanging bij afwezigheid van de afdelingsmanager horizontaal geregeld. In overleg tussen de directie, de afdelingsmanager en de adjunct-afdelingsmanager van de betreffende afdeling kan ook de adjunct-afdelingsmanager van de betreffende afdeling (een deel van) de vervanging op zich nemen. Bij langdurige afwezigheid van de afdelingsmanager treft de directie een voorziening, daarbij indachtig lid 2.

7. In onderling overleg van het managementteam en de adjunct-afdelingsmanagers wordt de vervanging bij afwezigheid van de adjunct-afdelingsmanager geregeld. Bij langdurige afwezigheid van de adjunct-afdelingsmanager treft de directie een voorziening, daarbij indachtig lid 4.

1. De hoofdtaken van de afdelingsmanager zijn:

• a.

  leiding geven aan en coachen van de adjunct-afdelingsmanager;

• b.

  met de adjunct-afdelingsmanager (in overleg met de directie) afstemmen welke dossiers en medewerkers door de afdelingsmanager dan wel de adjunct-afdelingsmanager worden aangestuurd, waarbij artikel 13 lid 2 van deze verordening uitgangspunt is;

• c.

  sturing en beheersing van activiteiten die nodig zijn om de producten te leveren die in de begroting van de afdeling zijn opgenomen of anderszins door het bestuur zijn vastgesteld, voor zover het strategische of politiek relevante dossiers/producten betreft;

• d.

  bijdragen aan de taken van het managementteam;

• e.

  leiding geven aan en coachen (begeleiden in hun ontwikkeling) van de medewerkers van de afdeling, voor zover die medewerkers aan strategische of politiek relevante dossiers werken.

2. Onverminderd zijn verantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer van de afdeling en de administratie en het financieel beheer als bedoeld in de financiële verordening is de afdelingsmanager verantwoordelijk voor:

• a.

  een adequate beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering binnen het werkgebied van zijn afdeling;

• b.

  de organisatorische indeling van de afdeling binnen de door het college vastgestelde hoofdstructuur en de door de directie bepaalde indeling in teams;

• c.

  de uitvoering van het gemeentelijk middelenbeleid binnen zijn/haar afdeling voor zover dit aan hem/haar is opgedragen;

• d.

  de prestaties van de medewerkers die onder de adjunct-afdelingsmanager vallen.

3. Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de directie voor de kwaliteit van de ambtelijke advisering, is ten aanzien van de specifiek vaktechnische inhoud van de advisering uitgangspunt, dat de verantwoordelijkheid daarvan berust bij de afdelingsmanager.

4. De afdelingsmanager treft, met inachtneming van de richtlijnen en aanwijzingen van het college en van de directie, maatregelen en voorzieningen die hij/zij voor een goede uitvoering van de taken door de medewerkers die hij/zij aanstuurt nodig acht.

5. Hij/zij stelt uiterlijk twee maanden voor het begin van elk kalenderjaar op aanwijzing van de directie een afdelingsplan voor het nieuwe jaar op, met daarin een planning van de aan zijn/haar afdeling opgedragen taken. Hij/zij legt over de uitvoering van de aan zijn/haar afdeling opgedragen taken periodiek verantwoording af via onder meer halfjaarlijkse rapportages en het jaarverslag en de jaarrekening.

6. De afdelingsmanager is wat betreft de taken en producten van zijn afdeling verantwoordelijk voor integrale samenwerking.

1. De hoofdtaken van de adjunct-afdelingsmanager zijn:

• a.

  afstemming met de afdelingsmanager over de verdeling van taken in de aansturing van (de medewerkers van) de afdeling (dit met inachtneming van artikel 13 lid 2);

• b.

  sturing en beheersing van activiteiten die nodig zijn om de producten te leveren die in de begroting van de afdeling zijn opgenomen of anderszins door het bestuur zijn vastgesteld (en de bijbehorende werkzaamheden in de P&C-cyclus), voor zover het geen strategische betreft;

• c.

  leiding geven aan en coachen (begeleiden in hun ontwikkeling) van de medewerkers binnen de afdeling, voor zover het geen medewerkers die rechtstreeks door de afdelingsmanager worden aangestuurd betreft.

2. Onverminderd de verantwoordelijkheden van de directie en de afdelingsmanager voor de kwaliteit van de ambtelijke advisering en de prestaties van de afdeling, is de adjunct-afdelingsmanager verantwoordelijk voor:

• a.

  de specifiek vaktechnische inhoud van advisering door medewerkers die onder zijn aansturing vallen;

• b.

  een adequate beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering binnen het hem toebedeelde werkgebied;

• c.

  de uitvoering van het gemeentelijk middelenbeleid binnen zijn/haar afdeling voor zover dit aan hem/haar is opgedragen

3. De adjunct-afdelingsmanager treft, met inachtneming van de richtlijnen en aanwijzingen van het college, van de directie en van de afdelingsmanager, maatregelen en voorzieningen die hij/zij voor een goede uitvoering van de taken door de medewerkers die hij/zij aanstuurt nodig acht.

4. De adjunct-manager ondersteunt de afdelingsmanager bij het maken van een afdelingsplan en verantwoordingsdocumenten en voorziet hem/haar van tijdige en adequate informatie ten behoeve van de aansturing van de afdeling.

1. Wanneer een taak of product zich structureel over het werkgebied van meerdere afdelingen uitstrekt wijst de directie een eerstverantwoordelijke afdeling aan, die verantwoordelijk is voor de voorbereiding, uitvoering, tijdsplanning en voortgangsbewaking van die taak of dat product.

2. De eerstverantwoordelijke afdeling bewaakt de integraliteit en planning van de taak of het product, onverlet de verantwoordelijkheid van de andere betrokken afdelingen voor hun aandeel in de taak of het product.

3. Indien een taak of product incidenteel het werkgebied van een andere afdeling raakt vraagt de behandelende afdeling aanvullend advies aan die afdeling, onverminderd de bevoegdheid van iedere afdeling om op eigen initiatief te adviseren.

4. Het aanvullende advies wordt uitgebracht aan de behandelende afdeling. Wanneer deze het advies niet overneemt of integreert in zijn voorstel blijft dit advies voor het bestuur afzonderlijk kenbaar.

5. In dit artikel kan voor ‘afdeling’ ook ‘werkeenheid’ gelezen worden.

1. Deze verordening treedt per 1 mei 2015 in werking.

2. Met ingang van de dag van de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Verordening op de ambtelijke organisatie gemeente Neder-Betuwe 2013, vastgesteld op 20 augustus 2013.

3. Dit besluit wordt aangehaald als “Verordening op de ambtelijke organisatie gemeente Neder-Betuwe 2015”.

4. Bij eventuele tegenstrijdigheden tussen deze verordening en het vigerende bedrijfsvoerings-/managementconcept is deze verordening leidend. De directie adviseert het college minstens jaarlijks over aanpassing van het bedrijfsvoeringsconcept en/of deze verordening, enerzijds om aansluiting tussen het bedrijfsvoeringsconcept en deze verordening te bewerkstelligen en anderzijds om interne en externe ontwikkelingen tijdig in de organisatie(structuur) in te (kunnen) bedden.