Besluit van college van burgemeester en wethouders van de gemeente Neder-Betuwe houdende regels omtrent het Privacyreglement Buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand

1. Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens rond de voltrekking van huwelijken en registratie van partnerschappen of de omzetting van partnerschappen in huwelijken door een BABS.

2. Op deze verwerking zijn alle artikelen van de AVG van toepassing.

1. Het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van persoonsgegevens bij de uitvoering van de taken als BABS;

2. Het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen als bedoeld in artikel 1.

1. De persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan:

• a.

  de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand die de huwelijken en partnerschappen voltrekken;

• b.

  de ambtenaren van de burgerlijke stand voor het opmaken van de akte en het maken van het trouw-/partnerschapsboekje;

• c.

  de gemeentebode die betrokken is bij de organisatie en de ceremonie;

• d.

  de organisatie, genoemd in artikel 10 om inzicht te verkrijgen in het gebruik van de persoonsgegevens en elektronische communicatiemiddelen door de BABS;

2. De BABS heeft geen zeggenschap over de ter beschikking gestelde persoonsgegevens. Zo neemt hij geen beslissingen over ontvangst en gebruik van de gegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van gegevens. De zeggenschap over de persoonsgegevens verstrekt onder dit reglement komt nimmer bij de BABS te berusten;

3. De BABS zal te allen tijde op eerste verzoek van de verantwoordelijke de ter beschikking gestelde persoonsgegevens met betrekking tot dit reglement ter hand stellen, terugbezorgen of wissen.

1. Het verwerken van persoonsgegevens geschiedt uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden als BABS, genoemd in artikel 2;

2. De BABS mag persoonsgegevens alleen op een opslagmedium opslaan die is goedgekeurd door de verantwoordelijke.

1. De BABS zal de verantwoordelijke onmiddellijk – doch uiterlijk binnen 2 uur na de eerste ontdekking – informeren over alle (vermoedelijke) inbreuken op de beveiliging alsmede andere incidenten die op grond van wetgeving moeten worden gemeld aan de AP of FG of de betrokkene, onverminderd de verplichting de gevolgen van dergelijke inbreuken en incidenten zo snel mogelijk ongedaan te maken dan wel te beperken. De BABS zal voorts, op het eerste verzoek van de verantwoordelijke, alle inlichtingen verschaffen die de verantwoordelijke noodzakelijk acht om het incident te kunnen beoordelen.

2. De BABS zal het doen van meldingen aan de AP overlaten aan de verantwoordelijke.

1. Ingeval van vermoedens dat een BABS de persoonsgegevens schriftelijk, mondeling, telefonisch, via e-mail of internetfaciliteit gebruikt op een wijze die niet in overeenstemming is met het doel ervan, kan de verantwoordelijke een gemotiveerd verzoek indienen om hem inzage te verlenen in de elektronische communicatiemiddelen, die de BABS gebruikt ter uitvoering van zijn/haar taak.

1. Controle op het gebruik van persoonsgegevens gebeurt ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van persoonsgegevens bij de uitvoering van de taken als BABS.

2. Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen als bedoeld in artikel 1, wordt zo beperkt mogelijk gehouden en staat in redelijke verhouding tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.

3. Controle beperkt zich in beginsel tot verkeersgegevens van het verwerken van de persoonsgegevens en elektronische communicatiemiddelen. Alleen bij ernstige vermoedens van misbruik vindt controle op de inhoud plaats.

4. De verantwoordelijke is te allen tijde gerechtigd de verwerking van persoonsgegevens te (doen) controleren. De BABS is verplicht de verantwoordelijke of , de onder geheimhouding, controlerende instantie in opdracht van de verantwoordelijke toe te laten en verplicht medewerking te verlenen zodat de controle daadwerkelijk uitgevoerd kan worden.

5. De verantwoordelijke zal de controle slechts (laten) uitvoeren na een voorafgaande schriftelijke melding aan de BABS.

1. Dit reglement wordt op de voor de gemeente gebruikelijke wijze gepubliceerd.

2. Dit reglement treedt in werking op de dag na de bekendmaking ervan.

3. Dit reglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle BABS’en van de gemeente Neder-Betuwe.