Besluit inzake de interne regels (protocol) van de gemeente Neder-Betuwe voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Inkoop: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat.

b. Aanbesteden: de uitnodiging aan één of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht.

c. Enkelvoudig onderhands aanbesteden: de gemeente kiest zelf een leverancier uit.Er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers.

d. Meervoudig onderhands aanbesteden: aanbesteden waarbij een beperkt aantal leveranciers wordt uitgenodigd. Hierbij geldt dat minimaal 4 leveranciers worden uitgenodigd.

e. Europees (openbaar) aanbesteden: aanbesteden waarbij de gemeente op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle EU-leveranciers. De Europese aanbestedingsregels zijn hier van toepassing.

Artikel 2 Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid

Doelstellingen van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn:

het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving;

  het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid;

  het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke gelden;

  het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen;

  het optimaliseren van kostenbeheersing en kwaliteit in casu het stimuleren van bedrijven tot het aanbieden van de economisch voordeligste aanbieding;

  het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau.

Artikel 3 Gecoördineerde inkoopfunctie (Inkoopbureau Regio Rivierenland)

De gecoördineerde inkoopfunctie identificeert jaarlijks organisatie overstijgende inkooppakketten voor gebundelde inkoop.

  De gebundelde inkoop vindt plaats door de gecoördineerde inkoopfunctie.

Artikel 4 Centrale adviesfunctie aanbesteden (inkoopbureau Regio Rivierenland)

1. De centrale adviesfunctie aanbesteden brengt zowel gevraagd als ongevraagd advies uit over aanbestedingen aan de voor de aanbestedingen verantwoordelijke personen.

  2. Bij opdrachten met een geraamde waarde – gerekend exclusief BTW – gelijk aan of hoger dan € 25.000 moet de centrale adviesfunctie verplicht om advies worden gevraagd. In overleg met de inkoopadviseur kan van het verplichte advies worden afgeweken.

De functie kan advies uitbrengen ten aanzien van: a.het voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

  b. de wijze van aanbesteden. Het waarborgen van een optimaal (economisch) resultaat door onder meer de geformuleerde selectie- en gunningscriteria;

  c. het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningsadvies;

  3. De centrale adviesfunctie houdt een registratie bij van de afgesloten gemeenschappelijke contracten met begin-  en eindtijden.

Artikel 5 Beslissingsbevoegdheden/mandatering

De aanbesteding van dienstoverschrijdende opdrachten vindt plaats door de directie aangewezen mandataris.

  Uitvoering vindt desgewenst plaats door multidisciplinaire ad hoc inkoopteams, samengesteld uit medewerkers van de desbetreffende diensten, de gecoördineerde inkoopfunctie, de centrale adviesfunctie.

Artikel 6 Bepaling aanbestedingsprocedure

Bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure dient uitgegaan te worden van de volgende regels:

Enkelvoudig onderhandse aanbesteding vindt plaats (1 leverancier): bij leveringen, diensten en werken tot een bedrag van € 25.000,-. Voorwaarde bij gunning uit de hand en/of herhalingsopdrachten is dat jaarlijks niet dezelfde leverancier de opdracht gegund zal krijgen.

  Meervoudig onderhandse aanbesteding vindt plaats (minimaal 4 leveranciers): bij leveringen, diensten van € 25.000,- tot een bedrag van € 206.000,- en bij werken vanaf  € 25.000,- tot  € 5.150.000,-. Voor enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen worden portefeuillehouders betrokken en vooraf op de hoogte gesteld welke partijen er worden uitgenodigd.

  Europese aanbesteding vindt plaats: bij leveringen diensten en werken vanaf het wettelijke minimumbedrag.

Artikel 7 Drie beginselen

De drie beginselen transparantie, openbaarheid en non-discriminatie moeten ook in acht worden genomen bij aanbestedingen onder het drempelbedrag.

Artikel 8 Dooronderhandelen

Bij het voornemen tot dooronderhandelen met één of meerdere inschrijvers in geval van te hoge of te lage inschrijvingen, dient altijd advies te worden gevraagd bij de centrale adviesfunctie aanbesteden, alvorens wordt besloten hoe met die afwijking zal worden omgegaan. Van dit advies kan niet worden afgeweken, anders dan met instemming van de budgethouder (dienstspecifieke opdrachten) of de algemeen directeur (dienstoverschrijdende opdrachten).

  Bij Europese aanbestedingen is dooronderhandelen niet toegestaan.

Artikel 9 Nacalculatie

In overleg met de centrale adviesfunctie kan nacalculatie van de inschrijving ten opzichte van de raming  plaatsvinden.

Artikel 10 Inschakelen NMa

Indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, dient door tussenkomst van de centrale adviesfunctie aanbesteden contact te worden opgenomen met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa).

Artikel 11 Vergoeding inschrijvingskosten

De gemeente Neder-Betuwe hanteert het beleid dat in beginsel geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend.

Artikel 12 Evaluatie inkoop- en aanbestedingsbeleid

Eens per twee jaar zal het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geëvalueerd. Indien de wetgeving hier aanleiding toe geeft, zal eerdere aanpassing plaatsvinden.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking per 1 november 2009.

Artikel 14 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald onder de naam ‘Inkoop- en aanbestedingsbesluit’ gemeente Neder-Betuwe. Met vaststelling van dit besluit wordt het besluit inzake interne regels (protocol) van de gemeente Neder-Betuwe voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken, d.d. 28 mei 2009, ingetrokken.