Organisatieverordening gemeente Neder-Betuwe

Artikel 5

1) Burgemeester en wethouders voeren minimaal vier keer per jaar overleg met het managementteam.

2) De clusterhoofden voeren periodiek overleg met de portefeuillehouder(s) van hun cluster.

3) De brandweercommandant voert periodiek overleg met de burgemeester.

Artikel 6

1) Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kunnen burgemeester en wethouders voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van een of meer bevoegdheden en de ondertekening van stukken mandateren aan door hen aan te wijzen ambtenaren.

2) De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders uitgeoefend. Zij geven te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen.

Artikel 7

Het bepaalde in artikel 6 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.

Artikel 8

1) Het aan de clusterhoofden van de organisatorische eenheden opgedragen dagelijks beheer van de cluster omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van die eenheden.

2) Tot het dagelijks beheer van een organisatorische eenheid wordt eveneens gerekend het realiseren van de met burgemeester en wethouders overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.

Artikel 9

1) Ter uitvoering van het bepaalde in het vorige artikel komen burgemeester en wethouders daartoe, na overleg met de gemeentesecretaris en de clusterhoofden, en onverlet het bepaalde in hoofdstuk XIII van de Gemeentewet, met ieder van hen voor een begrotingsjaar overeen:

a het werkplan van de organisatorische eenheid en in relatie daarmee;

b het budget van elke organisatorische eenheid, ten minste verdeeld naar het toegestane personeelsbudget en het toegestane activiteitenbudget, onderscheiden naar de gewone dienst en de kapitaaldienst;

c de richtlijnen waarbinnen het gemeentelijk middelenbeleid door de organisatorische eenheden, al dan niet op basis van de artikelen 6 en 7 zal worden uitgevoerd.

2) Indien tussen burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris respectievelijk een clusterhoofd geen overeenstemming wordt bereikt als bedoeld in artikel 8, tweede lid en het vorige lid, stellen burgemeester en wethouders deze aangelegenheden eenzijdig vast.

Artikel 10

1) Tot het gemeentelijk middelenbeleid als bedoeld in de artikelen 8 en 9, eerste lid, worden in ieder geval gerekend:

a) het personeelsbeleid;

b) het financiële beleid;

c) het organisatiebeleid;

d) het informatiebeleid;

e) het automatiseringsbeleid;

f) het aanschaffingsbeleid;

g) het huisvestingsbeleid ten aanzien van het gemeentelijk apparaat.

2) De cluster Bedrijfsvoering en de afdeling POI zijn in het bijzonder belast met de coördinatie en de evaluatie van het gemeentelijk middelenbeleid. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast omtrent de voorbereiding van dit beleid voor zover dit aan de organisatorische eenheden is opgedragen en de rapportage door de clusterhoofden en de secretaris inzake de uitvoering ervan.

Artikel 11

Burgemeester en wethouders stellen vast welke gegevens ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel door de organisatorische eenheden moeten worden verstrekt. De aard, inhoud en vorm ervan en de frequentie van de gegevensverstrekking worden daartoe nader bepaald.

Artikel 12

1) Ter bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de gemeentesecretaris respectievelijk de clusterhoofden regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming “managementteam”.

2) In het managementteam hebben naast de gemeentesecretaris de controller en de clusterhoofden van de clusters Bedrijfsvoering, Grondgebiedzaken en Inwonerszaken zitting. De brandweercommandant is (agenda)lid.

3) De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementteam.

4) De voorzitter van het managementteam kan in incidentele gevallen (naar aanleiding van de agenda) functionarissen aanwijzen die tevens aan het overleg deelnemen.

Artikel 13

1) De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. De MT-leden kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter. De voorzitter zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereedgemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het managementteam.

2) Het managementteam draagt, binnen de daartoe door burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de gemeentesecretaris en diens taak, zorg voor:

a) clusteroverschrijdende beleidscoördinatie en integrale advisering op hoofdlijnen en

b) clusteroverschrijdende vormgeving van het middelenbeleid.

3) Het in het tweede lid, sub a, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

a) aangeven van langere-termijnontwikkelingen;

b) advisering over bestuursopdrachten;

c) coördinatie en bewaking van de beleidscyclus;

d) vertaling van bestuursbesluiten in concrete werkplannen voor de ambtelijke organisatie.

3) Het in het tweede lid, sub b, vermelde taakgebied bevat onder andere als deeltaken:

a) advisering aan burgemeester en wethouders over de uitgangspunten van het te voeren middelenbeleid, zoals het personeelsbeleid, financieel beleid en het informatiserings- en automatiseringsbeleid;

b) coördinatie van en toezicht op het beheer en de inzet van deze middelen, alsmede de verantwoording over het gevoerde middelenbeheer;

c) bevordering van een cultuur die bevorderlijk is voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie;

d) advisering aan burgemeester en wethouders over het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden (projectorganisatie);

e) sturing en beheersing van al dan niet tijdelijke, horizontale, interdisciplinaire samenwerkingsverbanden;

f) planning en voortgangsbewaking van belangrijke beleidsprocessen;

g) verantwoordelijkheid voor de structuur van de gemeentelijke ambtelijke organisatie;

h) zorg voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie en de inrichting van de gebouwen.

4) Omtrent de in het derde en vierde lid genoemde taken brengt het managementteam gevraagd en ongevraagd advies uit aan burgemeester en wethouders.

5) Het managementteam heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om de taken te kunnen vervullen.

6) De leden van het managementteam streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Indien consensus in het managementteam ontbreekt, wordt bij volstrekte meerderheid van stemmen besloten. Bij het staken van de stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.

7) Burgemeester en wethouders kunnen nadere richtlijnen vaststellen ten aanzien van de werkwijze, de taakgebieden en de bevoegdheden van het managementteam.

Artikel 14

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 8, 9, 10 en 11 bevordert de voorzitter van het managementteam een goede samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. Hij doet, indien noodzakelijk en met inachtneming van het bepaalde in artikel 16, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van richtlijnen aan de clusterhoofden om de samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 15

Met inachtneming van het bepaalde in artikel 11 ziet de voorzitter van het managementteam toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de clusterhoofden, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

Artikel 16

De voorzitter van het managementteam is bevoegd maatregelen te nemen die de bevoegdheden van andere leden van het managementteam doorkruisen dan wel inperken. Hij kan deze bevoegdheden alleen maar uitoefenen nadat:

a) hij dit van tevoren in het managementteam besproken heeft;

b) burgemeester en wethouders hiermee instemmen.

Artikel 17

Voor zover hij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze verordening is bepaald nodig acht, stelt de voorzitter van het managementteam in overleg met het managementteam procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Artikel 18

1) Indien een zaak het taakgebied van een ander onderdeel binnen een organisatorische eenheid of een andere organisatorische eenheid raakt, vraagt het primair met de voorbereiding of uitvoering belaste organisatieonderdeel aanvullend advies aan dat andere organisatieonderdeel.

2) Het organisatieonderdeel dat aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste organisatieonderdeel, ten einde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

3) Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan het organisatieonderdeel dat met de voorbereiding of uitvoering belast is.

4) Een organisatieonderdeel kan ook eigener beweging aanvullend advies uitbrengen. De voorzitter van het managementteam wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.

5) Bij blijvend verschil van inzicht voegt het organisatieonderdeel dat primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe.

6) Bij blijvend verschil van inzicht tussen de organisatorische onderdelen binnen een cluster of tussen een organisatieonderdeel en het clusterhoofd voegt het hoofd van die cluster zijn standpunt uitdrukkelijk toe aan het advies.

Artikel 19

Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geven burgemeester en wethouders een kader aan voor de inbreng van het ambtelijk apparaat bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming “bestuursopdracht”. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast waaraan de inhoud van bestuursopdrachten moet voldoen.

Artikel 20

1) Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door het organisatieonderdeel tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

2) Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een organisatorische eenheid uitstrekt, en ten aanzien van die zaak geen toepassing is gegeven aan artikel 1, lid 2, wijzen burgemeester en wethouders op voorstel van het managementteam een organisatorische eenheid aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

Artikel 21

De gemeentesecretaris respectievelijk de clusterhoofden kunnen ieder voor hun organisatorische eenheid ambtenaren aanwijzen, die omtrent onderdelen van het beleid waarvoor de genoemde functionarissen verantwoordelijkheid dragen, rechtstreeks overleg voeren met het voor dat beleid primair verantwoordelijke lid van burgemeester en wethouders. Deze ambtenaren ontvangen daartoe mandaat van de gemeentesecretaris respectievelijk de clusterhoofden. Omtrent de inhoud van het overleg stellen zij hem op de hoogte.

Artikel 22

1) Binnen de vastgestelde hoofdstructuur en onverlet het bepaalde in artikel 1, lid 2, regelt het clusterhoofd in samenspraak met de gemeentesecretaris de indeling van zijn organisatorische eenheid.

2) Van zijn op grond van het eerste lid genomen besluiten doet het clusterhoofd schriftelijk mededeling aan burgemeester en wethouders en aan het managementteam.

Artikel 23

Het clusterhoofd draagt in zijn cluster te benoemen medewerkers, niet zijnde afdelingshoofden voor aan burgemeester en wethouders. Burgemeester en wethouders kunnen de beslissingsbevoegdheid om medewerkers, niet zijnde de hoofden van de afdelingen, te benoemen met toepassing van artikel 6 opdragen aan het clusterhoofd. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast voor de inspraak van medewerkers bij benoemingen en de te volgen procedure.

Artikel 24

1) Met inachtneming van door burgemeester en wethouders gestelde regels en in samenspraak met de gemeentesecretaris treft het clusterhoofd de maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn cluster opgedragen taken nodig acht.

Indien daartoe maatregelen door het gemeentebestuur zijn te nemen, rapporteert hij daaromtrent aan burgemeester en wethouders. Maatregelen en rapportages op grond van dit artikel brengt het hoofd van de desbetreffende cluster ter kennis van het managementteam.

2) In de Wet op de ondernemingsraden en de van toepassing zijnde hoofdstukken van de CAR/UWO, is geregeld hoe het personeel hierbij is betrokken.

Artikel 25

1) Periodiek en in elk geval op nader door burgemeester en wethouders aangegeven tijdstippen legt het hoofd van een cluster aan burgemeester en wethouders verantwoording af over het door hem gevoerde dagelijks beheer.

Hij brengt hiertoe aan hen een managementrapport uit. Indien aan het clusterhoofd taakopdrachten zijn verstrekt als bedoeld in artikel 3, derde lid, wordt in het managementrapport op het verloop van die opdracht ingegaan.

2) Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast omtrent de inrichting van het managementrapport.

Artikel 26

De clusterhoofden worden bij afwezigheid vervangen door een ander lid van het Managementteam of door een door hen aan te wijzen afdelingshoofd.

Artikel 27

1) Het hoofd van een afdeling heeft de leiding over de onder hem ressorterende afdeling.

2) Het hoofd van een afdeling is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering, en voor de inhoudelijke advisering via het clusterhoofd en de gemeentesecretaris aan het gemeentebestuur.

3) Het hoofd van een afdeling heeft binnen de afdeling de zorg voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling is de functiebeschrijving zoals die door burgemeester en wethouders is vastgesteld.

4) Het hoofd van een afdeling draagt er zorg voor dat specifieke taken, door het bestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens afdeling, naar behoren worden en kunnen worden vervuld.

5) Het afdelingshoofd heeft de zorg voor een goed functionerend afdelingsoverleg.

6) Het afdelingshoofd heeft de zorg voor het personeel van de afdeling, inclusief begeleiding bij ziekteverzuim, functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken.

7) Het hoofd van een afdeling wordt bij afwezigheid vervangen door het clusterhoofd.

Artikel 28

Het hoofd van een afdeling heeft regelmatig overleg met het hoofd van de cluster waaronder diens afdeling valt. Dit overleg vindt minimaal éénmaal in de twee weken plaats.