Besluit van het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Nieuw Reijerwaard houdende regels omtrent het inkoop- en aanbestedingsbeleid

In de financiële verordening GR Nieuw Reijerwaard is in artikel 16 vastgelegd dat het Dagelijks Bestuur de interne regels vastlegt voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen. Met deze nota inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt hieraan voldaan. Deze nota dient om de medewerkers te ondersteunen bij een correcte, efficiënte en effectieve uitvoering van hun taak. De nota is bindend voor alle medewerkers. Verder dient deze nota als toetsingsmiddel voor de accountant en het algemeen bestuur om te beoordelen of de organisatie zich houdt aan de regels en afspraken.

Achtereenvolgens wordt in deze nota inkoop- en aanbestedingsbeleid aandacht besteed aan:

• 1.

  Begripsbepaling

• 2.

  Doelstelling van het inkoop en aanbestedingsbeleid

• 3.

  Juridische uitgangspunten

• 4.

  Ethische en ideële uitgangspunten

• 5.

  Economische uitgangspunten

Het begrippenkader is opgesteld zodat de inkoop gerelateerde begrippen voor iedereen duidelijk zijn.

Artikel 1 Begrippenkader

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Aanbestedingswet:

• Herziene aanbestedingswet 2012 gebaseerd op de richtlijn 2014/24/EU die op 18 april 2019 in werking is getreden.

• b.

  Aanbesteden:

• De uitnodiging aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden maakt onderdeel uit van het inkoopproces en heeft betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert en tot een afspraak met een of meerdere partijen komt;

• c.

  Diensten:

• Overheidsopdrachten voor diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012

• d.

  Drempelwaarden Europese aanbestedingen:

• Vastgestelde Europese aanbestedingsrichtlijnen waarin drempelbedragen zijn vastgesteld conform artikel 7 van de richtlijn 2004/18/EG. Voor speciale sectoren zijn deze vastgelegd in richtlijn 2004/17/EG

• e.

  Enkelvoudig aanbesteden:

• Een opdrachtverstrekking waarbij slechts één natuurlijke of rechtspersoon tot inschrijving wordt uitgenodigd.

• f.

  Europees aanbesteden:

• Een Europese aanbesteding is een aanbesteding volgens bepaalde Europese richtlijnen. Een aantal richtlijnen van de Europese Unie verplicht Europese overheden om overheidsopdrachten die een bepaald bedrag te boven gaan uit te schrijven via de procedure van een Europese aanbesteding.

• g.

  Inkoop:

• Rechtshandelingen van de GR Nieuw Reijerwaard gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

• h.

  Leveringen:

• Overheidsopdrachten voor leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012

• i.

  Meervoudig onderhands aanbesteden:

• Bij meervoudig onderhands aanbesteden nodigt de aanbestedende dienst op basis van objectieve criteria een aantal (minimaal 3 en maximaal 5) gegadigden uit om een offerte in te dienen op basis van een door hem vervaardigd beschrijvend document of bestek met daarin alle relevante informatie. Indien gekozen wordt om af te wijken van het voorschrift om drie tot vijf ondernemers uit te nodigen, dan wordt deze afwijking gemotiveerd in de aanbestedingsstukken.

• j.

  Nationaal aanbesteden:

• Een aanbesteding welke openbaar bekend wordt gemaakt waarop meerdere natuurlijke of rechtspersonen kunnen inschrijven. De procedure waarbij de aanbestedende dienst via een publicatie in Nederland (TenderNed) bekend maakt dat zij een opdracht wil laten uitvoeren en (uitsluitend) Nederlandse Ondernemers vraagt om een offerte in te dienen. E.e.a. overeenkomstig de procedure zoals vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012, niet zijnde Europees aanbesteden.

• k.

  Offerte:

• Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek (BW).

• l.

  Offerteaanvraag:

• Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van GR Nieuw Reijerwaard voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

• m.

  Ondernemer:

• Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

• n.

  Opdracht:

• Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor werken, leveringen of diensten of een raamovereenkomst.

• o.

  Social Return on Investment(SROI):

• Het opnemen van een voorwaarde in de aanbesteding die ondernemers aanzet tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt.

• p.

  Werken:

• Is het product van bouw dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat ertoe is bestemd als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

• Overheidsopdrachten voor werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.

Artikel 2 Doelstellingen GR Nieuw Reijerwaard

De GR Nieuw Reijerwaard wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• -

  Rechtmatigheid en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De GR Nieuw Reijerwaard leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na.

• -

  Efficiënt en effectief inkopen. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en het verlagen van de middelen van de GR Nieuw Reijerwaard staat centraal. De GR Nieuw Reijerwaard houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot opdrachten van de GR Nieuw Reijerwaard.

Artikel 3 Algemeen juridisch kader

De GR Nieuw Reijerwaard leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de GR Nieuw Reijerwaard restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• -

  Aanbestedingswet

• Dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• -

  Europese wet- en regelgeving

• Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en de Rechtsbeschermingsrichtlijn vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Europese richtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen en dergelijke van de Europese Commissie. Tot slot is ook het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van belang.

• -

  Wet Overheid en Markt.

• Het wettelijke kader ter voorkoming van oneerlijke concurrentie door de overheid bij uitvoering van economische activiteiten.

• -

  Burgerlijk Wetboek

• Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• -

  Gemeentewet

• Het wettelijke kader voor gemeenten.

• -

  Gids Proportionaliteit

• De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die een aanbestedende dienst maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding dienen te staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht.

• -

  Wet Gemeenschappelijke Regelingen

• het wettelijk kader voor gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 5 Uniforme documenten:

De GR Nieuw Reijerwaard streeft ernaar om zo veel mogelijk uniforme documenten te hanteren. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.

Artikel 6 Mandaat

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de GR Nieuw Reijerwaard. De GR Nieuw Reijerwaard wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. De mandaatbevoegdheid is opgenomen in de Instructie- en Mandaatregeling Directeur GR Nieuw Reijerwaard d.d. 4 november 2019

Artikel 7 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een besluit van het Dagelijks Bestuur van de GR Nieuw Reijerwaard en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. De afwijkingen worden schriftelijk vastgelegd in DB-besluiten.

Artikel 9 Maatschappelijk verantwoord inkopen

De GR Nieuw Reijerwaard zal daar waar mogelijk op een duurzame wijze inkopen, welke maatschappelijk verantwoord is. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en, indien passend bij het onderwerp van aanbesteding, de regeling social return on investment (afgekort SROI). De GR Nieuw Reijerwaard heeft daar waar mogelijk oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. We stimuleren daarom – waar mogelijk en doelmatig – de participatie van arbeidsgehandicapten, langdurig werkeloze uitkeringsgerechtigden of jongeren in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

Artikel 10 Product en marktanalyse

De GR Nieuw Reijerwaard hanteert als uitgangspunt voor een optimale werking van de GR, dat tot het bedrag van enkelvoudige aanbestedingen de product en marktanalyse niet plaats vindt. Inkoop voor meervoudige- nationale- en Europese aanbestedingen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

Artikel 11 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De GR regeling Nieuw Reijerwaard acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk:

• -

  De GR Nieuw Reijerwaard streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De GR Nieuw Reijerwaard moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en). Wel moet (Europese) wet- en regelgeving worden nageleefd.

Artikel 12 Bepalen van de inkoopprocedure

Bepalen inkoopprocedure:

• -

  Binnen de Regeling Nieuw Reijerwaard worden verschillende aanbestedingsvormen gehanteerd. Bij de afweging is onder meer van belang of het om een Werk, Dienst of Levering gaat.

• -

  Het is van evident belang dat op efficiënte en effectieve wijze wordt omgegaan met inkopen en aanbestedingen. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Regeling Nieuw Reijerwaard is gericht op het beheersen en zo mogelijk verlagen van de beïnvloedbare kosten voor de GR Nieuw Reijerwaard. Het gaat hierbij om zowel directe kosten (de inkoopprijs) als indirecte kosten (zoals bijvoorbeeld inkoopkosten, administratiekosten, voorraadkosten en onderhoudskosten gedurende de gehele levensduur van het product of de dienstverlening), kwaliteit en arbeidsomstandigheden. Om de indirecte kosten, kwaliteit en duurzaamheid bij de beoordeling te kunnen betrekken zal bij voorkeur moeten worden aanbesteed en gegund volgens het principe van de ‘economisch voordeligste aanbieding’. Indien de indirecte kosten niet van belang zijn of slechts moeizaam zijn te bepalen, zal worden gegund volgens het criterium de ‘laagste prijs’.

• -

  Bij het bepalen van de inkoop- en/of aanbestedingsprocedure hanteert de GR Nieuw Reijerwaard in beginsel als uitgangspunt dat de GR Nieuw Reijerwaard bij onderstaande bedragen de volgende procedures hanteert, tenzij blijkt dat de betreffende procedure niet aansluit bij het type inkoop en/of aanbesteding en/of het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren.

De genoemde Europese drempelbedragen zijn geldig tot 1 januari 2020 en zijn exclusief btw.

De mogelijkheden zijn:

• 1.

  Enkelvoudige aanbesteden

• Een opdrachtverstrekking waarbij slechts één natuurlijke of rechtspersoon tot inschrijving wordt uitgenodigd.

• 2.

  Meervoudig onderhands aanbesteden

• De aanbestedende dienst nodigt op basis van objectieve criteria een aantal (minimaal 3 en maximaal 5) gegadigden uit om een offerte in te dienen op basis van een door hem vervaardigd beschrijvend document of bestek met daarin alle relevante informatie.

• 3.

  Nationaal aanbesteden

• De procedure waarbij de aanbestedende dienst via een publicatie in Nederland (TenderNed) bekend maakt dat zij een opdracht wil laten uitvoeren en (uitsluitend) Nederlandse Ondernemers vraagt om een offerte in te dienen. E.e.a. overeenkomstig de procedure zoals vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012, niet zijnde Europees aanbesteden.

• 4.

  Europese aanbesteding

• Een aanbesteding volgens bepaalde Europese richtlijnen. Een aantal richtlijnen van de Europese Unie verplicht Europese overheden om overheidsopdrachten die een bepaald bedrag te boven gaan uit te schrijven via de procedure van een Europese aanbesteding

Artikel 13 Onderverdeling diensten

Bij GR Nieuw Reijerwaard wordt gebruik gemaakt van diensten. Binnen de diensten is er onderscheidt in:

• a.

  diensten door ambtenaren van deelnemende gemeenten

• b.

  diensten van leden van projectbureau

• c.

  diensten vanuit vervolgonderzoek

• d.

  overige diensten.

• a.

  Diensten door ambtenaren van deelnemende gemeenten

• Het inzetten van ambtenaren van deelnemende gemeenten zou zonder offertetraject ingesteld moeten kunnen worden. Voorgesteld wordt daarom om deze inhuur tot de Europese drempelwaarden met enkelvoudige opdrachtverstrekking te kunnen uitvoeren. De overeenstemming van tijdsbesteding en tarief is daarmee voldoende om de opdracht uit te laten voeren.

• b.

  Diensten van leden van projectbureau

• Voor het goed functioneren van het bedrijfsbureau is het noodzakelijk dat er binnen het kleine team goed wordt samengewerkt. Voor een goede samenwerking is een goede onderlinge relatie nodig en goede kennis van het maatwerk- ICT bij GR Nieuw Reijerwaard. Hierdoor is het voor het inhuren van het bedrijfsbureau nodig dat er met name naar het sociale aspect beoordeeld wordt: de menselijke connectie met het team in plaats van de prijs. Voor de inhuur van medewerkers bedrijfsbureau wordt de grens van enkelvoudige opdrachtverstrekking van € 70.000 gebruikt.

• Per opdracht wordt beoordeeld tot hoe lang deze opdracht eigenlijk zou moeten lopen. Er zijn meer afgebakende opdrachten zoals verwerving, waardecreatie en beheer, en opdrachten die een intentie tot verlenging in zich hebben. Voordat offertes worden opgevraagd zal dit aspect worden meegewogen (zie aangepaste interne procesbeschrijvingen) om te beoordelen of de grens van € 70.000, al dan niet bereikt wordt. Als er reden is om aan te nemen dat de opdracht in principe voor meerdere jaren aannemelijk is, zullen deze jaren ook op waarde gezet worden in deze afweging .

• c.

  Diensten vanuit vervolgonderzoek

• De GR Nieuw Reijerwaard bevindt zich in de voorbereidende fase op meerdere gebieden. In de praktijk blijkt geregeld dat er vervolgwerkzaamheden plaatsvinden. Te denken valt aan archeologisch onderzoek. Een aspect wordt onderzocht en die uitkomsten worden gebruikt voor het verdere onderzoek. Van tevoren is niet bekend waar er archeologisch onderzoek gedaan moet worden zodat een totale aanbesteding niet mogelijk is en gewerkt moet worden met deelopdrachten. Om te voorkomen dat de GR Nieuw Reijerwaard bij elke stap een aanbesteding moet uitschrijven en de bedrijven mogelijk geregeld wijzigen, wordt de mogelijkheid geboden voor vervolgonderzoek. Voor diensten vanuit vervolgonderzoek wordt de mogelijkheid geboden om deze uit te voeren tot een jaarmaximum van de Europese drempel voor diensten.

• d.

  Overige diensten

• Diensten die vallen onder de definitie als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012

Artikel 14 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De GR Nieuw Reijerwaard wil niet het risico lopen dat verplichtingen niet kunnen worden nagekomen

Artikel 15 Criteria

• 1.

  Selectiecriteria:

• Bij aanbesteden is het de doelstelling om die selectiecriteria te hanteren die noodzakelijk zijn voor een goed aanbestedingsresultaat. Hiermee beoogt de GR Nieuw Reijerwaard de administratieve lasten voor zowel de aanbieders als de uitvoeringsorganisatie zelf te beperken. Dit maakt de inschrijving voor aanbieders meer laagdrempelig.

• 2.

  Gunningscriteria:

• De gunningcriteria bepalen uiteindelijk welke leverancier(s) we contracteren (keuze van de aanbieding). Bij de beoordeling van de offertes staat een overheidsorganisatie twee gunningscriteria ter beschikking:

  • -

    De laagste prijs;

  • -

    De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI).

Laagste prijs:

Gunning tegen de laagste prijs dient te worden beperkt tot de inkopen die een hoge mate van standaardisatie kennen en goed technisch zijn te specificeren. Voor de meeste inkopen dient het gunningcriterium ‘de economisch meest voordelige de offerteaanvragen inclusief eventueel programma van inschrijving’ te worden gehanteerd.

Bij gunning tegen de laagste prijs is het beoordelen van de offertes relatief eenvoudig. Gecontroleerd wordt of de aanbiedingen voldoen aan de vooraf gestelde minimum c.q. selectie-eisen, waarna de prijs de doorslag geeft. Het Programma van Eisen c.q. het bestek moet in dat geval wel een gedetailleerde (technische) specificatie bevatten. Gunning tegen de laagste prijs is bij uitstek geschikt voor producten en diensten die de Regeling Nieuw Reijerwaard gedetailleerd kan omschrijven in een bestek of waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd. Inschrijvers kunnen zich dan niet onderscheiden met de inhoud van hun aanbieding, maar alleen met hun prijs.

EMVI:

Bij gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving worden naast de prijs aanvullende criteria geformuleerd zoals gebruikskosten, uitvoeringstermijn, functionaliteit, milieuvriendelijkheid, garanties, levertijd, planning, technische waarde, esthetische kenmerken e.d. Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van de economisch meest voordelige inschrijving is een eenduidige beoordelingssystematiek.

Europese aanbesteding:

Bij een Europese aanbesteding dient de score en de weging die men aan de criteria toekent vooraf te worden bepaald en dient te worden opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. Het vermelden van de wegingsfactoren geldt voor alle aanbestedingsdocumenten, dus ook al voor de aankondiging van de opdracht. Subjectieve criteria als bijvoorbeeld kwaliteit van presentaties van leveranciers dienen te worden vermeden. Tijdens de selectieprocedure mogen de criteria niet worden gewijzigd.

Artikel 16 Dossiervorming

Om zowel interne als externe controle op de juiste toepassing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid te kunnen uitvoeren is een eenduidige vastlegging van de beslissingen en de documenten welke daarbij worden gebruikt van groot belang. Derhalve dienen bij opdrachtverstrekkingen de volgende zaken vast te liggen:

• -

  de offerteaanvragen inclusief eventueel programma van eisen;

• -

  de offertes;

• -

  afschrijvingen van offertes;

• -

  argumentatie keuze opdrachtnemer(s);

• -

  Opdrachtverstrekking en/of overeenkomst;

• -

  aanvullingen hierop gedurende de periode van levering of uitvoering.

Artikel 17 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op 16 oktober 2019. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van 13 december 2017 komt hiermee te vervallen.