Organisatieregeling

Organisatieregeling

Inhoudsopgave

• 1. De structuur van de ambtelijke organisatie

  • 1.1 Hoofdkenmerken

  • 1.2 Organisatorische eenheden

  • 1.3 Beheer

  • 1.4 Benoeming, vervanging en ontslag

• 2. Taken en verantwoordelijkheden van de ambtelijke organisatie

  • 2.1 Gemeentesecretaris/algemeen directeur

  • 2.1.1 Gemeentesecretaris in relatie tot directie en afdelingen

  • 2.2 Directeuren

  • 2.3 Afdelingshoofden

  • 2.4 Concernstaf

• 3. Verbanden

  • 3.1 Directieoverleg

  • 3.2 Strategisch beraad B&W-directie

  • 3.3 Managementteam

• 4. Programma’s en projecten

  • 4.1 Programma’s

  • 4.2 Interne projecten

  • 4.3 Externe projecten

  • 4.4 Bestuursopdrachten

  • 4.5 Opdrachtnemer

• 5. Slotbepalingen

  • 5.1 Bevoegdheden college van burgemeester en wethouders

  • 5.2 Verstrekken gegevens

  • 5.3 Inwerkingtreding organisatieregeling en citeertitel

• Bijlage: Structuur

1 De structuur van de ambtelijke organisatie

1.1 Hoofdkenmerken

Lid 1

Het college is het bevoegd gezag voor de ambtelijke organisatie en is verantwoordelijk voor het algemeen beheer. De gemeentesecretaris stuurt de ambtelijke organisatie aan.

Lid 2

Het college richt zich met name op de uitvoering van de hoofdlijnen van het vastgestelde beleid, als richtinggevend kader voor alle gemeentelijke afdelingen, en op de coördinatie tussen de verschillende beleidsterreinen.

Lid 3

Organisatorische eenheden worden gevormd op basis van samenhangende werkterreinen.

Lid 4

De voorbereiding en uitvoering van het beleid vindt plaats binnen de afdelingen en door samenwerking tussen afdelingen. Tussen voorbereiding en uitvoering dient een wisselwerking te zijn.

1.2 Organisatorische eenheden

Lid 1

De ambtelijke organisatie van de gemeente Nieuwegein is ingedeeld in organisatorische eenheden. Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met de algemene benaming van “afdeling”.

Lid 2

De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie bestaat uit de directie en afdelingen. Sommige afdelingen worden daarbij rechtstreeks door een directeur aangestuurd. In de bijlage is weergegeven welke afdelingen er zijn.

Lid 3

Bij de voorbereiding van voorstellen tot wijziging van de structuur wordt gehandeld overeenkomstig het flankerend beleid.

Lid 4

De organisatiestructuur wordt vastgesteld door het college op voordracht van de directie.

1.3 Beheer

Lid 1

Het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie berust bij het college van burgemeester en wethouders.

Lid 2

Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie opgedragen aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is tevens algemeen directeur van de organisatie.

1.4 Benoeming, vervanging en ontslag

Benoeming

Lid 1

In de Mandaatregeling gemeente Nieuwegein is de bevoegdheid voor het nemen van benoemingsbesluiten vastgelegd.

Lid 2

In de selectieprocedure van de gemeentesecretaris zijn het college, de directie, conform artikel 30 van de Wet op de ondernemingsraden de Ondernemingsraad en de ambtelijke organisatie betrokken volgens door het college vastgestelde richtlijnen.

Lid 3

De directeuren worden in algemene dienst benoemd. Afdelingshoofden, die vanaf het in werking treden van deze organisatieregeling worden benoemd, worden tevens in algemene dienst aangesteld.

Vervanging binnen het managementteam

Lid 1

Vervanging tijdens vakantie en kortdurend ziekteverzuim vindt binnen het management altijd horizontaal plaats. Dit betekent dat directieleden elkaar en afdelingshoofden elkaar vervangen.

Lid 2

De in het eerste lid bedoelde vervanging vindt plaats volgens een vervangingsschema.

Lid 3

Op de taken van concerncontroller is wanneer deze door een directeur wordt vervuld de vervangingsregeling van de directie niet van toepassing. Deze taken worden bij afwezigheid van de directeur vervuld door één van de controllers van de concernstaf.

Lid 4

Bij opstellen van het vervangingsschema geldt zoveel mogelijk het nabijheidsprincipe. Dat houdt in dat de vervanging zoveel mogelijk bij een afdeling is die fysiek redelijk nabij is en waarbij waar het werkveld enigszins aansluit. Inhoudelijke nabijheid wordt van groter belang geacht dan fysieke nabijheid.

Lid 5

Vervanging omvat de volgende taken:

• -

  Ondertekening stukken (onder vermelding ‘bij afwezigheid’ op naam reguliere afdelingshoofd/directeur);

• -

  Aangaan contractuele verplichtingen;

• -

  Budgetbewaking;

• -

  Ziekteverzuimbegeleiding;

• -

  Oppakken personele vraagstukken.

Lid 6

Vervanging voor inhoudelijke en praktische zaken regelt het afdelingshoofd naar eigen inzicht met senior medewerkers (tevens inhoudend teamleiders en teamcoördinatoren) uit de afdeling of met de vervanger. Daarbij heeft het in het algemeen de voorkeur dat senior medewerkers inhoudelijk aanspreekpunt zijn en zorgen voor verdeling van werk e.d..

Lid 7

Indien de vervanging langere tijd gaat duren worden nadere afspraken gemaakt.

Ontslag

In de Mandaatregeling gemeente Nieuwegein is de bevoegdheid voor het nemen van ontslagbesluiten vastgelegd. Bij ontslag is de CAR/UWO van toepassing.

2 Taken en verantwoordelijkheden van de ambtelijke organisatie

2.1 Gemeentesecretaris/algemeen directeur

Lid 1

De gemeentesecretaris is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de organisatie. De gemeentesecretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie direct verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders.

Lid 2

Op deze functie is de Instructie voor de gemeentesecretaris van toepassing

2.1.1 Gemeentesecretaris in relatie tot directie en afdelingen

Lid 1

De gemeentesecretaris geeft conform de portefeuilleverdeling binnen de directie hiërarchisch leiding aan directeuren en niet rechtstreeks aan afdelingshoofden.

Lid 2

De gemeentesecretaris is bevoegd maatregelen te nemen die de bevoegdheden – zoals omschreven in deze organisatieregeling - van andere leden van de directie doorkruisen dan wel inperken. Hij kan deze bevoegdheden alleen maar uitoefenen nadat:

• -

  hij dit van te voren in het directieoverleg heeft besproken en

• -

  het college hiermee instemt.

Lid 3

De gemeentesecretaris draagt zorg voor:

• a

  het bevorderen van een goede samenwerking en samenhang tussen directieleden en de afdelingen;

• b

  de instelling van tijdelijke organisatorische verbanden tussen de afdelingen, ter voorbereiding en/of uitvoering van concernbreed beleid. Het beheer van zo'n verband wordt opgedragen aan een projectleider/programmamanager (zie hoofdstuk 4 van deze regling);

• c

  het scheppen van voorwaarden voor een goed werkklimaat voor en een goed kwaliteitspeil van het personeel;

• d

  de toetsing van de bij het college ingediende beleidsvoorstellen zoals verwoord in de Instructie voor de gemeentesecretaris.

Lid 4

Voor zover de gemeentesecretaris bij de uitoefening van zijn taken behoefte heeft aan ambtelijke bijstand, kan hij daarvoor een beroep doen op de afdelingen. Hij heeft het recht ten behoeve van de uitoefening van zijn taken op grond van deze paragraaf bij alle aan het college van burgemeester en wethouders ondergeschikte medewerkers de inlichtingen in te winnen die daartoe nodig zijn.

2.2 Directeuren

Lid 1

De directeur is hiërarchisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris en legt aan hem verantwoording af.

Lid 2

De directeur geeft conform de portefeuilleverdeling binnen de directie hiërarchisch leiding aan afdelingshoofden.

Lid 3

De directeur draagt zorg voor:

• a

  sturing op en vormgeving van externe en interne afstemming over strategische thema’s;

• b

  sturing op en vormgeving van een efficënte en effectieve bedrijfsvoering van de organisatie;

• c

  een kwalitatief goede en integrale beleids- en besluitvoorbereiding en uitvoering, alsmede een effectieve werkplanning dienaangaande;

• d

  de maatregelen en voorzieningen die hij voor een doelmatige uitvoering van de hem opgedragen taken nodig acht. Indien daartoe maatregelen door het college zijn te nemen, rapporteert en adviseert hij daaromtrent aan de gemeentesecretaris. Maatregelen en rapportages brengt de directeur ter kennis van de andere leden van de directie;

• e

  het scheppen van voorwaarden voor een goed werkklimaat voor en een goed kwaliteitspeil van het personeel.

2.3 Afdelingshoofden

Lid 1

Het afdelingshoofd is over de uitoefening van zijn taken en bevoegdheden verantwoording schuldig aan een lid van de directie.

Lid 2

Het afdelingshoofd is als integraal manager verantwoordelijk voor het opstellen van het afdelingsplan en het realiseren van de daarin opgenomen doelstellingen en activiteiten. Daarbij is hij bevoegd tot het inzetten van bedrijfsvoeringsmiddelen binnen de centraal vastgestelde kaders.

Lid 3

Het afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteiten uit het afdelingsplan en de afstemming in en tussen afdelingen. Hieronder worden tevens specifiek aangewezen projecten verstaan, waarbij het afdelingshoofd verantwoordelijk is voor het bewaken van en het tijdig opstellen c.q. actualiseren van de projectplannen en voor het aanwijzen van aspecten van samenhang.

Lid 4

Van elk afdelingshoofd wordt actief meedenken over mogelijkheden voor integraal werken verwacht en dat hij in redelijkheid eigen tijd en mensen beschikbaar stelt voor concernbrede projecten (concerndenken).

2.4 Concernstaf

Lid 1

De Concerncontroltaak worden uitgevoerd door de concernstaf.

Lid 2

De directeur die op basis van de portefeuilleverdeling binnen de directie de concernstaf in zijn portefeuille heeft, is eindverantwoordelijk voor de concerncontroltaak. Daarbij kan deze directeur tevens concerncontroller zijn, maar deze taak kan ook apart vervuld worden.

Lid 3

Voor concerncontroller geldt de Instructie voor de concerncontroller. De concerncontroller is onafhankelijk in zijn/haar adviserende en toetsende taak.

Lid 4

De bedrijfseconomische, juridische en beleidscontrollers van de concernstaf ondersteunen de directeur door toetsing en advisering.

Lid 5

De concerncontroller heeft de bevoegdheid om zich gevraagd en ongevraagd rechtstreeks tot het college van burgemeester en wethouders te wenden. Hij stelt hiervan de directie in kennis.

Lid 6

De concernstaf stelt in opdracht van de directie concernbrede kaders en richtlijnen op.

Lid 7

De concernstaf stemt het beleid van de verschillende organisatieonderdelen op elkaar af en onderzoekt op grond van de verordening ex artikel 213a Gemeentewet de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid.

3 Verbanden

3.1 Directieoverleg

Lid 1

Ter bevordering van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met de directeuren. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming “directieoverleg”.

Lid 2

De gemeentesecretaris is voorzitter van dit overleg en is uit dien hoofde verantwoordelijk voor het goed functioneren van de directie.

Lid 3

Indien een onderwerp daartoe aanleiding geeft, kan de directie medewerkers, collegeleden en externe sprekers uitnodigen om ter vergadering een bijdrage te leveren bij de behandeling van het betreffende agendapunt.

Lid 4

De leden van de directie streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Bij het ontbreken van overeenstemming neemt de gemeentesecretaris het besluit.

Lid 5

De directie bewaakt de integraliteit van de beleidsvoorbereiding, advisering en uitvoering van beleid. Strategische, afdelingoverstijgende aangelegenheden en de voortgang van het directieplan worden in het directieoverleg behandeld.

Lid 6

De directie is binnen bestuurlijk vastgestelde kaders gezamenlijk primair verantwoordelijk voor:

• a

  strategieontwikkeling: ondersteunen van de strategieontwikkeling van het college en het oppakken van strategische thema´s van het concern;

• b

  planning: vaststellen, (doen) uitvoeren en monitoren van het directieplan;

• c

  aansturing: vaststellen van afdelingsplannen, formuleren van (integrale) opdrachten aan de organisatie in de vorm van te bereiken (strategische) doelen, maatschappelijke effecten en meetbare prestatie-indicatoren.

• d

  advisering over en aansturing van bestuursopdrachten;

• e

  kaderstelling: stellen van normen en kaders voor de organisatie ten aanzien van de bedrijfsvoering, efficiency, effectiviteit en kwaliteit van producten;

• f

  facilitering: scheppen van voorwaarden waarbinnen de organisatie haar werk kan doen in termen van personeel, organisatie, financiën, ICT, huisvesting, overleg en medezeggenschap;

• g

  toezicht: zorgdragen voor voortgangsbewaking, rapportages, verantwoording, evaluatie en bijsturing van plannen overeenkomstig de planning en control cyclus; monitoring programma’s uit de programmabegroting.

Lid 7

In geval van afwezigheid van de gemeentesecretaris treedt diens vervanger op als voorzitter van het directieoverleg. Deze vervangt ook de gemeentesecretaris in het overleg met de Ondernemingsraad.

3.2 Strategisch beraad B&W-directie

Lid 1

Tenminste vier keer per jaar worden werkbesprekingen georganiseerd tussen de directie en het college van burgemeester en wethouders. In dit gestructureerde overleg komen met name beleidsontwikkelingen en bezinning op problemen die een beleidsrelevantie op lange termijn hebben aan de orde. Indien in deze besprekingen afspraken worden gemaakt, worden deze in een verslag vastgelegd.

Lid 2

Naast de in het eerste lid genoemde werkbesprekingen geeft de directie gevraagd en ongevraagd advies aan het college van burgemeester en wethouders.

Lid 3

Het bepaalde in het eerste en tweede lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.

3.3 Managementteam

Lid 1

Het managementteam bestaat uit de gemeentesecretaris, de directeuren en de afdelingshoofden.

Lid 2

De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementteam en is uit dien hoofde verantwoordelijk voor het goed functioneren ervan.

Lid 3

In het managementteam vindt:

• a

  terugkoppeling plaats uit de vergaderingen van het college en de directie en uit de vergaderingen van de raadscommissies en de raad;

• b

  onderlinge informatie-uitwisseling, consultatie en afstemming plaats (themabijeenkomsten);

• c

  een vertaling plaats van college- en directiebesluiten van strategisch naar tactisch/operationeel niveau.

Lid 4

In geval van afwezigheid van de gemeentesecretaris treedt diens vervanger op als voorzitter van het managementteam.

4 Programma’s en projecten

4.1 Programma’s

Lid 1

Het college van burgemeester en wethouders alsook de directie kan besluiten tot het samenvoegen van een aantal projecten. Dit overkoepelende verband wordt aangeduid met “programma”.

Lid 2

Bij het besluit tot het instellen van een dergelijk programma wordt een ambtelijk opdrachtgever, een politiek opdrachtgever en een programmamanager aangewezen.

Lid 3

De politiek opdrachtgever is het college van burgemeester en wethouders. De ambtelijk opdrachtgever is de directie. Tezamen vormen zij de stuurgroep.

Lid 4

De projectleiders van de onderliggende projecten rapporteren aan de programmamanager. De programmamanager rapporteert vervolgens aan de stuurgroep.

4.2 Interne projecten

Lid 1

Het college van burgemeester en wethouders alsook de directie kan besluiten tot het instellen van (tijdelijke) organisatorische verbanden tussen afdelingen, ter voorbereiding en/of uitvoering van projecten die afdelingsoverstijgend zijn. Tot het instellen van projecten door het college van burgemeester en wethouders wordt niet besloten dan nadat de directie is gehoord.

Lid 2

Bij het besluit tot het instellen van een dergelijk project wordt een ambtelijk opdrachtgever, een politiek opdrachtgever en een projectleider aangewezen.

Lid 3

De politiek opdrachtgever is van het college van burgemeester en wethouders.

Lid 4

De ambtelijk opdrachtgever is een lid van de directie dan wel een afdelingshoofd. De ambtelijke opdrachtgever rapporteert aan de politiek opdrachtgever en de directie.

Lid 5

De projectleider rapporteert aan de ambtelijk opdrachtgever. De projectleider is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project binnen de gestelde kaders en wordt zonodig bijgestaan door een projectteam.

4.3 Externe projecten

Het college van burgemeester en wethouders kan besluiten tot het instellen van (tijdelijke) organisatorische verbanden tussen organisatieonderdelen van de gemeente en andere organisaties (derden). Tot het instellen van zo’n verband wordt niet besloten dan nadat de directie is gehoord.

4.4 Bestuursopdrachten

Lid 1

Bij tijdelijke organisatorische verbanden zoals in dit hoofdstuk aangegeven geeft het college een kader aan voor de inbreng van het ambtelijk apparaat: de bestuursopdracht.

Lid 2

Deze bestuursopdracht omvat ten minste bepalingen over het te bereiken einddoel van de opdracht, de eindtermijn en eventuele tussentermijnen, de kosten en budgetten, de ambtelijk primaathouder en de verantwoordelijke portefeuillehouder uit het college.

Lid 3

Per bestuursopdracht is er één primaathouder verantwoordelijk voor het totale uitvoeringsproces en één portefeuillehouder voor de afstemming op de bestuurlijke uitgangspunten en randvoorwaarden. Een primaathouder is altijd een directeur of de gemeentesecretaris.

Lid 4

Tussentijdse aanvullende opdrachten lopen via het college.

Lid 5

Alle bestuursopdrachten worden opgenomen in een algemene planning. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de totstandkoming en de uitvoering van deze planning.

Lid 6

De primaathouder (lid directie) zorgt voor afstemming met het college van burgemeester en wethouders en eventuele verschuivingen in het takenpakket worden daarbij ook bestuurlijk geregeld. Hieruit resulteert (indien nodig) een herziening van het jaarwerkplan.

4.5 Opdrachtnemer

Lid 1

De primaathouder wijst, in overleg met de directie en betrokken afdelingshoofden een opdrachtnemer/projectleider aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding, de uitvoering, de tijdsplanning en bewaking van de voortgang.

Lid 2

De directie kan voor diverse onderdelen van beleid ambtenaren aanwijzen die rechtstreeks overleg voeren met het verantwoordelijk lid van het college. Deze ambtenaren ontvangen daarvoor mandaat.

Lid 3

Programmamanagers hebben de bevoegdheden projectmedewerkers aan te sturen en de inzet van middelen te bepalen die passend zijn in de bestaande situatie. Het aangaan van financiële verplichting binnen de opdracht ligt bij de directie.

Lid 4

Voor een programma of project wordt een projectplan opgesteld met de volgende aspecten:

• -

  Opdracht

• -

  Activiteiten

• -

  Tijd

• -

  Geld

• -

  Kwaliteit

• -

  Informatie

• -

  Organisatie

• -

  Communicatie

• -

  Risico’s

• -

  Evaluatie

5 Slotbepalingen

5.1 Bevoegdheden college van burgemeester en wethouders

Het college van burgemeester en wethouders kan ter zake van de uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden mandaat verlenen. Dit is geregeld in de Mandaatregeling gemeente Nieuwegein.

5.2 Verstrekken gegevens

Het college van burgemeester en wethouders stelt vast welke gegevens ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel door de afdelingen moeten worden verstrekt. De aard, inhoud en vorm ervan en de frequentie van de gegevensverstrekking wordt daartoe per categorie nader bepaald.

5.3 Inwerkingtreding organisatieregeling en citeertitel

Lid 1

Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 februari 2010 en kan worden aangehaald als de “Organisatieregeling gemeente Nieuwegein”.

Lid 2

Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum wordt de op 24 augustus 2004 vastgestelde “Organisatieregeling gemeente Nieuwegein” ingetrokken.

Bijlage: Structuur

Gemeentesecretaris

Directie

Afdelingen:

• a

  afdeling Stadswinkel

• b

  afdeling Ingenieursbureau

• c

  afdeling Werk en Inkomen

• d

  afdeling Maatschappelijke ondersteuning

• e

  afdeling Juridische zaken en handhaving

• f

  afdeling Programma’s en projecten

• g

  afdeling Handhaving Bebouwde omgeving

• h

  afdeling Stadstoezicht

• i

  afdeling Grondbedrijf en vastgoedzaken

• j

  afdeling Ruimtelijke ontwikkeling

• k

  afdeling Duurzame ontwikkeling

• l

  afdeling Beheer

• m

  afdeling Financiën

• n

  afdeling Facilitair Bedrijf

• o

  afdeling Documentaire dienstverlening, informatisering en automatisering

• p

  afdeling Communicatie, Juridische zaken en Personeelszaken

• q

  Concernstaf

• r

  Projectbureau binnenstad