Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwegein houdende regels omtrent vergoeding reis- en verblijfkosten Vergoedingsregeling reis- en verblijfkosten

Artikel 1  Begripsbepalingen

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

• a

  ambtenaar: de ambtenaar in de zin van artikel 1:1, eerste lid, onder a, van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Nieuwegein;

• b

  dienstreis: reis, bedoeld in artikel 15:1:22, eerste lid, van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Nieuwegein, in opdracht van het college naar een bestemming gelegen buiten de plaats waar de ambtenaar gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht, dan wel reis in het kader van opleiding en ontwikkeling van de ambtenaar, als bedoeld in artikel 17:1:1 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Nieuwegein;

• c

  fiscaalvrijgesteldekilometervergoeding: het in artikel 15b, eerste lid onder a. Wet op de loonbelasting 1964 genoemde bedrag

• d

  gemeente: de gemeente Nieuwegein;

• e

  reisafstand: de afstand in kilometers tussen de woning of vaste verblijfplaats en de werkplek van de ambtenaar;

• f

  reisdag: dag waarop ambtenaar reist tussen woning en vaste arbeidsplaats en vice versa;

• g

  reiskosten: de noodzakelijk te maken kosten voor het dagelijks heen en weer reizen tussen de vaste arbeidsplaats en woning of vaste verblijfplaats van ambtenaar, dan wel in het kader van een dienstreis;

• h

  reiskostenvergoeding: de maximaal onbelast door het college te verstrekken vergoeding van reiskosten;

• i

  vastearbeidsplaats: plaats waar de ambtenaar gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht.

Artikel 2  Reiskostenvergoeding

Lid 1

Het college verstrekt de ambtenaar een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer indien:

• a

  het aantal reisdagen per jaar tenminste 150 bedraagt;

• b

  de ambtenaar op vijf dagen per week werkt; en

• c

  de reisafstand meer dan 10 kilometer bedraagt.

Lid 2

Het in het eerste lid opgenomen minimum aantal reisdagen wordt naar rato toegepast indien:

• a

  de ambtenaar op minder dan 5 dagen per week werkt;

• b

  de dienstbetrekking begint of eindigt gedurende het kalenderjaar; of

Lid 3

De reiskostenvergoeding per maand bedraagt: 214, vermenigvuldigd met 2 maal de reisafstand, vermenigvuldigd met de fiscaal vrijgestelde kilometervergoeding, gedeeld door 12.

Lid 4

De vaste reiskostenvergoeding wordt naar rato toegekend, indien een situatie als opgenomen in het tweede lid van toepassing is.

Lid 5

De vaste reiskostenvergoeding per maand bedraagt maximaal:

• -

  € 130,= bij een 5 daagse werkweek;

• -

  € 104,= bij een 4 daagse werkweek;

• -

  € 78,= bij een 3 daagse werkweek;

• -

  € 52,= bij een 2 daagse werkweek;

• -

  € 26,= bij een 1 daagse werkweek.

Artikel 3  Reisafstand en wijzigingen in de situatie

Lid 1

De reisafstand wordt vastgesteld aan de hand van de door het college aangewezen routeplanner. Hierbij wordt – ongeacht de vervoerwijze - de snelste route bepaald.

Lid 2

De ambtenaar is verplicht wijzigingen van de reisafstand en het aantal reisdagen zo spoedig mogelijk door te geven aan het college.  Deze wijzigingen gaan in per de 1e van de maand volgend op die waarin deze wijziging is opgetreden.

Artikel 4  Afwezigheid van ambtenaar

Lid 1

De vergoeding wordt doorbetaald tijdens afwezigheid van de ambtenaar gedurende maximaal zes aaneensluitende weken.

Lid 2

Indien afwezigheid van de ambtenaar van meer dan zes aaneensluitende weken in redelijkheid is te voorzien, wordt de vergoeding de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog uitbetaald en daarna stopgezet.

Lid 3

De uitbetaling van de reiskostenvergoeding wordt hervat met ingang van de eerste dag van de maand volgende op de maand van herstel of terugkeer.

Lid 4

Bij gedeeltelijke langdurige afwezigheid wordt de vergoeding aangepast naar rato van het aantal reisdagen.

Artikel 5  Reiskostenvergoeding

Lid 1

Voor dienstreizen buiten de gemeentegrenzen worden de kosten van reizen per openbaar vervoer 1e klas vergoed, ongeacht of met het openbaar vervoer of het eigen motorrijtuig wordt gereisd.

Lid 2

Een dienstreis met het motorrijtuig van de ambtenaar komt alleen voor vergoeding in aanmerking indien het college daarvoor toestemming heeft verleend.

Lid 3

In afwijking van het eerste lid wordt de ambtenaar voor een dienstreis met een eigen motorrijtuig een vergoeding per afgelegde kilometer toegekend indien:

• a

  het college heeft bepaald dat het gebruik van het motorrijtuig van de ambtenaar voor de vervulling van de functie van de ambtenaar noodzakelijk is;

• b

  het reizen naar een bestemming met het openbaar vervoer niet mogelijk is;

• c

  reizen met het motorrijtuig beduidend minder tijd kost dan met het openbaar vervoer;

• d

  meerdere ambtenaren gebruik maken van één motorrijtuig.

Lid 4

De ambtenaar, die voor een dienstreis gebruik maakt van het eigen motorrijtuig, is verplicht er voor zorg te dragen dat het motorrijtuig te allen tijde voldoet aan de normaal te stellen eisen van veiligheid en technische betrouwbaarheid en voldoende verzekerd is volgens de Wet aansprakelijkheidsverzekering motorvoertuigen.

Lid 5

De vergoeding, genoemd in het derde lid, wordt berekend op grond van de kortste weg naar de plaats van bestemming en wordt vastgesteld met toepassing van het toelagen- en vergoedingenoverzicht.

Artikel 6   Voorschot op reiskostenvergoeding

Lid 1

Indien daar naar het oordeel van het college aanleiding voor is, kan de ambtenaar maandelijks een voorschot aan reiskosten worden toegekend op basis van de werkelijk afgelegde kilometers in het afgelopen kalenderjaar maal de vergoeding bedoeld in artikel 5, vijfde lid.

Lid 2

In afwijking van het eerste lid wordt het voorschot gebaseerd op een geschat aantal kilometers, indien de verwachting bestaat dat de met het motorrijtuig af te leggen kilometers voor de dienst in het komende kalenderjaar in belangrijke mate zullen afwijken van de afgelegde kilometers in het afgelopen kalenderjaar.

Lid 3

Het in het eerste lid genoemde voorschot kan ten hoogste eenmaal per kalenderjaar worden herzien.

Lid 4

De betaling van het voorschot geschiedt in twaalf maandelijkse termijnen tegelijk met de salarisbetaling.

Lid 5

Zo spoedig mogelijk na het einde van het kalenderjaar wordt de definitieve aanspraak op reiskostenvergoeding voor dat kalenderjaar door het college vastgesteld aan de hand van de werkelijk afgelegde kilometers en met toepassing van het toelagen- en vergoedingenoverzicht.

Lid 6

Een positief verschil tussen de definitieve aanspraak op reiskostenvergoeding, als bedoeld in het vijfde lid en het op grond van het eerste lid toekende voorschot, wordt de ambtenaar zo spoedig mogelijk uitbetaald, een negatief verschil zal indien mogelijk met toekomstige betalingen worden verrekend.  

Lid 7

Ingeval een voorschot is toegekend, is de ambtenaar verplicht maandelijks een opgave aan het college te verstrekken van het totaal aantal voor de dienst met het motorrijtuig afgelegde kilometers.

Artikel 7  Verblijfkosten

Lid 1

De door de ambtenaar in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies en voor kleine uitgaven overdag en 's avonds worden vergoed met toepassing van het toelagen- en vergoedingenoverzicht.

Lid 2

Geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten bestaat voor een dienstreis korter dan drie uur en voor een dienstreis binnen de standplaats.

Artikel 8  Onvoorziene gevallen

Het college beslist in individuele gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet.

Artikel 9  Slotbepalingen

Lid 1

Deze regeling treedt in werking na bekendmaking op de volgende wijze:

• -

  I Begrippen, III dienstreizen, IV Verblijfskostenvergoeding bij dienstreizen, V Overige bepalingen: de dag na bekendmaking

• -

  II Woon- Werkverkeer: treedt in werking 01-01-2008

Lid 2

Deze regeling kan worden aangehaald als “Vergoedingsregeling reis- en verblijfkosten”.

Lid 3

Op de dag van inwerkingtreding van deze regeling komt de “Vergoedingsregeling reiskosten woon- werkverkeer 2005” te vervallen.