Regeling vervallen per 01-01-2015

Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Geldend van 13-10-1998 t/m 31-12-2014

Intitulé

Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwegein;

gelet op artikel 8 van de Archiefverordening;

b e s l u i t :

vast te leggen de navolgende "Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats".

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

Dit besluit verstaat onder:

a.

archiefverordening:

de in de artikel 30, eerste lid en artikel 32, tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 2 juli 1998;

b.

documenten:

de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

c.

beheer van documenten:

het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

d.

informatiebestand:

documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

e.

informatievoorziening:

het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, de inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten.

Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid

Artikel 2

Als beheerseenheden worden in verband met dit besluit aangemerkt alle organisatie-onderdelen van de gemeente Nieuwegein, die archiefbescheiden in de zin van de wet beheren.

Artikel 3

Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede het beheer van de documenten van de beheerseenheid.

Artikel 4

Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Hoofdstuk III Archiefvorming en -ordening

Productie van documenten

Artikel 5

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige maatregelen geschiedt, dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 6

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 7

Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 8

Het hoofd van de beheerseenheid draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Identificering van documenten

Artikel 9

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. Het hoofd van de beheerseenheid is daarmee verantwoordelijk voor het kunnen garanderen van de context van elk document gedurende de voor het betreffende document door de wet gestelde periode.

  • 2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze en binnen een redelijke termijn kunnen worden teruggevonden.

  • 3. Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 10

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.

Ordening en toegankelijkheid van documenten

Artikel 11

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.

Artikel 12

Het hoofd van de beheerseenheid ziet er op toe, dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

Artikel 13

Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Hoofdstuk IV Beheer van documenten

Bewaring van documenten

Artikel 14

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 15

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 16

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten, behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.

Beveiliging en raadpleging van documenten

Artikel 17

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 18

Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.

Artikel 19

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 20

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

  • 2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

  • 3. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het eerste lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen ten minste éénmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

  • 4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

Vervanging van documenten

Artikel 21

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het archiefbesluit, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

Vervreemding en overdracht van documenten

Artikel 22

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het archiefbesluit, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

Artikel 23

Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 26 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.

Selectie en vernietiging van documenten

Artikel 24

De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.

Artikel 25

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

  • 3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 genoemd inventaris.

Artikel 26

Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Overbrenging van documenten

Artikel 27

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 28

Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het is vastgesteld. Het Besluit Post- en Archiefzaken van de gemeente Nieuwegein vastgesteld op 2 mei 1972 en de daarbij behorende wijziging worden ingetrokken op het moment dat dit besluit in werking treedt.

Artikel 29

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer gemeente Nieuwegein 1998.

Hoofdstuk VI

Artikel 30

Voor een formeel document, op grond van enig wettelijk voorschrift voorzien van een handtekening, via de elektronische weg ontvangen, is de afzender verantwoordelijk voor toezending van het document in papieren vorm.

Artikel 31

Inkomende, formele documenten moeten niet in elektronische, maar in papiervorm worden bevestigd.

Artikel 32

Het is niet toegestaan uitgaande, formele documenten als elektronische post te verzenden. Uitgaande, formele documenten moeten te allen tijde in papiervorm worden verzonden.

Artikel 33

Het is niet toegestaan als persoonlijk c.q. vertrouwelijk aangemerkte uitgaande documenten, of afschriften daarvan, langs de elektronische weg te verzenden.

Artikel 34

Elektronisch verzonden afschriften moeten als afschrift zijn aangemerkt, voorzien van een disclaimer.

Artikel 35

Uitgaande, elektronische documenten moeten immer zijn voorzien van de mededeling dat hieraan geen rechten kunnen worden ontleend.

Artikel 36

Inkomende en uitgaande, informele documenten, van belang voor de interne bedrijfsvoering en verantwoording, moeten ter archivering worden aangeboden aan archiefbeherende organisatie-onderdelen.

Artikel 37

Intern elektronisch (berichten)verkeer met een formele status moet op een zelfde wijze worden behandeld als ware het inkomende en/of uitgaande formele documenten. De individuele medewerker is zelf verantwoordelijk voor registratie en afhandeling.

Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwegein van 13 oktober 1998.

de voorzitter, de secretaris,

Algemene toelichting

Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening gemeente Nieuwegein 1998. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.

Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en -ordening en inzake het beheer van documenten.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Onder d en e, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.

Artikel 2

Ten minste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt.

Artikel 5

Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid van het archiefbesluit bedoelde ministeriële regeling.

Artikel 6

De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.

Artikel 7

Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevold.

Artikel 8

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 9

In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.

Artikel 10

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 11

In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).

Artikel 12 en 13

De bepaling van deze artikelen heeft een algemeen strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.

Artikel 15

Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid van het archiefbesluit genoemde ministeriële regeling.

Artikel 17

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 19

Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Persoonsregistraties bepaalt - evenals verschillende andere privacywetten - in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden aangepast.

Artikel 20

Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.

Artikel 21 en 22

Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het archiefbesluit rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.

Artikel 24

Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de archivaris worden genomen. Ook de hoofden van beheerseenheden kunnen dit voor hun organisatie-onderdeel doen.

Artikel 25

De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.

Artikel 26

Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het archiefbesluit bedoelde verklaring en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.

Artikel 27

Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit mogelijk is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 van het archiefbesluit te stellen ministeriële regels.

Aanvullende begrippen

Formeel document

Een formeel document is een bericht dat tussen natuurlijke en rechtspersonen enerzijds en de gemeente anderzijds wordt uitgewisseld en dienovereenkomstig dan wel krachtens wettelijke bepalingen als rechtshandelingen met een beoogd rechtsgevolg zijn te kwalificeren.

Persoonlijk document

Voor als persoonlijk te kwalificeren emailverkeer tussen medewerkers en burgers, instellingen, organisaties etc. en tussen individuele medewerkers onderling is de ontvanger c.q. verzender individueel verantwoordelijk.

Elektronische post

Elektronische post (email; @-mail) is een communicatiemiddel. Op elektronische wijze worden berichten geschreven, verzonden, ontvangen, verstuurd en beantwoord door burger en gemeentelijke overheid, maar ook tussen medewerkers onderling.

Elektronische (snel)weg

Onder elektronische (snel)weg moet worden verstaan het elektronisch berichtenverkeer. In technologische zin is email een applicatie door middel waarvan het overbrengen van berichten geschiedt, kortom het transportmiddel waarmee het elektronisch berichtverkeer mogelijk wordt. De aard van het transportmiddel (kabels of straling etc.) is niet van belang.

Extern emailverkeer

Hieronder wordt verstaan het elektronische berichtenverkeer tussen burger en gemeentelijke overheid. Deze berichten kunnen bestaan uit formele of persoonlijke documenten.

Intern emailverkeer

Hieronder wordt verstaan het elektronisch berichtenverkeer tussen medewerkers onderling dat plaatsvindt binnen de gemeentelijke organisatie. Deze berichten kunnen bestaan uit formele of persoonlijke documenten.

Gegevensdrager

Gegevensdrager is de drager van informatie. De aard van de gegevensdrager is niet van belang voor toepassing van regelgeving zoals gesteld in de Archiefwet (1995). Op alle dragers, papier, fax, microfilm, diskette, cd-rom en dus ook email zijn archiefrechtelijke regels van toepassing indien ze voldoen aan de formele kenmerken van het begrip archiefbescheiden.

Vertrouwelijk/persoonlijk

Typeringen aangegeven door de verzender van specifieke, niet-openbare informatie, enkel gericht aan een of meerdere personen of instanties, veelal de geadresseerde(n).

Origineel

Een origineel is het formele document zoals dat door de gemeente wordt ontvangen dan wel verzonden.

Afschriften

Een afschrift is een schriftelijk stuk waarvan de inhoud identiek is aan het origineel.

Disclaimer

Een disclaimer is een mededeling dat een elektronisch verzonden document nog geen formele status bezit, welke enkel wordt verkregen na registratie en verzending van het betreffende document op een papieren gegevensdrager.

Verantwoordelijkheid

Zie onder hoofdstuk II.