Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Nieuwegein

1. De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.

2. De raad stelt per programma vast:

• a.

  de beoogde maatschappelijke effecten;

• b.

  de wijze waarop gestreefd wordt die effecten te bereiken;

• c.

  de indicatoren om dit te meten;

• d.

  de raming van de baten en lasten.

3. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de maatschappelijke effecten en van de wijze waarop de maatschappelijke effecten worden bereikt, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

4. De activiteiten om de maatschappelijke effecten te realiseren worden voorzien van een planning. De planning wordt opgenomen bij de programma-overzichten;

5. Iedere programmabegroting bevat een overzicht van algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van de reservemutaties en een overzicht van de stelposten.

6. Het college biedt de ontwerp-programmabegroting aan de raad aan vóór 15 oktober van het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar.

1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productenraming aan de programma’s uit de programmabegroting.

2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

1. In de Kadernota biedt het college het kader aan voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren. Hierin wordt meerjarig de actuele stand van zaken van de financiële positie aangegeven.

2. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in het budgettaire kader en in de bijbehorende meerjarenraming is opgenomen.

3. Het college doet in de Kadernota een voorstel aan de raad over de bestuurlijke prioriteiten voor het volgende begrotingsjaar.

4. Het college draagt er zorg voor dat de prioriteiten die de raad heeft vastgesteld, concreet worden uitgewerkt en met een financiële vertaling als voorstel in de begroting worden opgenomen.

1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2. Het college draagt er ten aanzien van de productenraming zorg voor dat:

• a.

  de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten;

• b.

  de budgetten en kredieten voor vervangingsinvesteringen passen binnen de kaders waarmee de raad in de Kadernota heeft ingestemd.

3. Aanpassing van het totaal van de lasten en baten van een programma, alsmede van het overzicht algemene dekkingsmiddelen, de stelposten en de reservemutaties is alleen mogelijk door middel van een door de raad goedgekeurde begrotingswijziging (programmabegrotingswijziging).

4. Het college kan door middel van een collegebesluit de raming van de lasten en baten van de producten wijzigen (productenramingswijziging), mits dit niet leidt tot een wijziging van het totaal van de lasten en baten van een programma, het overzicht algemene dekkingsmiddelen en de reserve mutaties.

5. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de begroting en de door de raad vastgestelde begrotingswijzigingen niet worden overschreden.

1. Het college informeert de raad door middel van de Voorjaarsnota en de Najaarsnota over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste drie maanden respectievelijk de eerste acht maanden van het lopende boekjaar.

2. Het college biedt de nota’s aan de raad aan op de volgende tijdstippen;

• a.

  de Voorjaarsnota vóór 1 juli van het lopende begrotingsjaar;

• b.

  de Najaarsnota vóór 1 december van het lopende begrotingsjaar.

3. De inrichting van beide nota’s sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

4. De rapportages gaan in op afwijkingen van lasten en baten en van geplande activiteiten om de maatschappelijke effecten te realiseren. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen op en ontwikkelingen ten aanzien van de budgetten op het overzicht algemene dekkingsmiddelen (inclusief een toelichting op het calculatieresultaat) en over ontwikkelingen ten aanzien van de grondexploitatie.

5. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

• a.

  investeringen groter dan € 500.000;

• b.

  mutaties van voorzieningen waarbij wordt afgeweken van de besluitvorming van de raad hierover;

• c.

  mutaties van egalisatiereserves;

• d.

  mutaties in deelnemingen waar de gemeente een meerderheidsbelang in heeft.

1. Met de jaarstukken legt het college verantwoording af aan de raad over de uitvoering van in de begroting vastgestelde programma’s.

2. Door middel van een productenrekening legt het college verantwoording af omtrent de productrealisatie.

3. De jaarstukken en productenrekening worden opgesteld conform de wettelijke bepalingen, het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en met in acht name van overige specifieke gemeentelijke bepalingen en regelingen.

4. De jaarstukken zijn onderverdeeld in het jaarverslag en de jaarrekening. De inrichting van de jaarstukken en productenrekening komt overeen met de indeling van de begroting.

5. Het jaarverslag bestaat uit:

• a.

  de programmaverantwoording: In de programmaverantwoording legt het college verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • -

    welke begrote effecten zijn bereikt;

  • -

    welke activiteiten zijn uitgevoerd;

  • -

    wat zijn de gerealiseerde lasten en baten ten opzichte van de begroting.

• b.

  de verplicht voorgeschreven paragrafen conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. In de paragrafen wordt gerapporteerd aan de hand van de uitgangspunten gesteld bij de begroting.

6. De jaarrekening bestaat uit:

• a.

  de programmarekening en toelichting: in de programmarekening wordt gedetailleerde informatie opgenomen over de totstandkoming en bestemming van het financiële resultaat. De programmarekening geeft een overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per programma, de gerealiseerde dekkingsmiddelen en een overzicht van het resultaat vóór en nadat toevoeging of onttrekking aan reserves heeft plaatsgevonden. In de programmarekening is eveneens een analyse van de afwijkingen ten opzichte van de in de begroting geraamde bedragen opgenomen;

• b.

  de balans en toelichting: de balans geeft een uitgebreide uiteenzetting van de vermogenspositie van de gemeente.

7. De productenrekening bevat financiële informatie op productniveau omtrent de uitvoering van de productenraming. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de productverantwoording naar de programmaverantwoording.

8. De programmarekening wordt door het college ter vaststelling aan de raad aangeboden. Door vaststelling van de programmarekening door de raad wordt het college gedechargeerd betreffende het daarin verantwoorde financiële beheer.

9. De productenrekening wordt door het college vastgesteld. Door vaststelling door het college worden de gemeentesecretaris en de concerndirecteuren gedechargeerd betreffende het gevoerde beheer.

10. Het college biedt de ontwerp-jaarstukken aan de raad aan vóór 15 mei van het jaar na het rekeningsjaar.

1. De kaders van het gemeentelijk beleid met betrekking tot de waardering en afschrijving van vaste activa worden aangegeven in de nota ‘Investerings- en afschrijvingsbeleid’. Het college biedt ten minste één keer in de vijf jaar deze nota aan de raad aan.

2. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven tenzij de raad anders besluit.

3. De afschrijvingstermijn is gebaseerd op de verwachte levensduur van het actief. Deze zijn voor de verschillende soorten investeringen vastgelegd in de ‘Afschrijvingstabel activa gemeente Nieuwegein’ behorend bij de nota investerings - en afschrijvingsbeleid.

4. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 15.000 worden niet geactiveerd.

5. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van wegen, bruggen en viaducten, groen en kunstwerken.

6. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden in principe ten laste van de exploitatie gebracht (onder aftrek van eventuele bijdragen van derden en bestemmingsreserves.) Bij raadsbesluit kan worden besloten deze goederen te activeren. In geval van activering wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven tijdsduur.

7. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

8. Kosten van agio en disagio worden lineair afgeschreven over de restant looptijd van de betreffende lening.

9. In de kadernota als bedoeld in artikel 4 lid 1 geeft het college de hoogte van het aan investeringen toe te rekenen rentepercentage voor het volgende begrotingsjaar aan.

1. Er wordt ten tijde van het opmaken van de eindbalans een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van ervaringscijfers van oninbaarheid voor openstaande vorderingen betreffende de belastingen genoemd in Titel IV, Hoofdstuk XV van de Gemeentewet alsmede betreffende gemeentelijke belastingen krachtens andere wetten dan deze voor zover deze door de gemeente worden geheven.

2. Voor de overige vorderingen wordt ten tijde van het opmaken van de eindbalans een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

1. Voor het bepalen van de tarieven van lokale heffingen voor producten en diensten van de gemeente Nieuwegein wordt een systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd. De tarieven worden gebaseerd op de geraamde kosten van het betreffende begrotingsjaar.

2. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook indirecte kosten betrokken. Kostentoerekening van de indirecte kosten vindt via eenduidige verdeelsleutels plaats via de kostenverdeelstaat.

3. in de kostprijsberekening worden mede betrokken:

• a.

  de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa;

• b.

  de compensabele BTW voor zover deze betrekking heeft op kosten voor rioolheffing en afvalstoffenheffing.

4. Indien een egalisatiereserve is gevormd voor vereffening van positieve of negatieve exploitatieresultaten, zal rekening worden gehouden met het saldo van de reserve alsmede met het daarop betrekking hebbende meerjarenplan.

1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

• a.

  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

• b.

  het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

• c.

  het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

• d.

  het minimaliseren van de kosten van het betalingsverkeer.

2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

• a.

  het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij tegenpartijen met een creditrating van AAA, afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;

• b.

  overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

• c.

  derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;

• d.

  overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;

• e.

  voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke bepalingen. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisico norm dreigen te worden overschreden.

3. Het college kan besluiten gelden te beleggen bij partijen met een hoger debiteurenrisico als daarmee een bijzonder belang van de gemeente Nieuwegein wordt gediend. Zij doet hiervan onverwijld melding aan de raad.

4. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

5. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met vierde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een Besluit Financieringsstatuut. Het college zendt het Besluit Financieringsstatuut ter kennisneming aan de raad.

1. Het college verleent geen gemeentegaranties anders dan onder de voorwaarden van het gestelde in lid 2 tot en met 4.

2. Het verlenen van gemeentegaranties voor sport is mogelijk onder voorwaarde dat de Stichting Waarborgfonds Sport (SWS) mede garant staat.

3. Het verlenen van gemeentegarantie is mogelijk in incidentele gevallen indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• a.

  De te realiseren voorziening dient het algemeen belang en er worden geen commerciële activiteiten verricht;

• b.

  Zonder gemeentegarantie komt de voorziening niet van de grond;

• c.

  Geen andere mogelijkheden binnen het gemeentelijk beleid bieden uitkomst;

• d.

  Uit meerdere offerten blijkt dat financiële instellingen niet bereid zijn financiering te verzorgen zonder gemeentegarantie;

• e.

  Het risico aanvaardbaar is door zekerheidsrechten of bestuurlijke invloed.

4. Voor het oversluiten van reeds gegarandeerde geldleningen voor door de gemeente gesubsidieerde instellingen is het mogelijk de garantstelling te verlengen onder de voorwaarden dat:

• a.

  De conversielening binnen de oorspronkelijke looptijd afloopt;

• b.

  Er niet meer wordt gegarandeerd dan de pro-resto hoofdsom;

• c.

  Een exploitatievoordeel wordt bereikt door het afsluiten tegen een lagere rente;

• d.

  Het risico voor de gemeente niet groter wordt.

1. Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen en schulden. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet of netto geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

2. Het college draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 3 jaar.

3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

4. Het college draagt zorg voor verzekering tegen schade, verlies of diefstal van bovengenoemde bezittingen.

1. De administratie van de gemeente is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders en andere personen of instellingen voor het maken van kostencalculaties en andere nader aan te wijzen doeleinden;

• d.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving en het afleggen van verantwoordelijkheid daarover;

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

2. Voor de inrichting van de administratie geldende de volgende bepalingen:

• a.

  de verantwoording voor de inrichting van de organisatie van het beheer en de administratie van vermogenswaarden van de gemeente en van de gemeentelijke administratie berust bij het college van burgemeester en wethouders; hij neemt de bepalingen van deze verordeningen hierbij in acht;

• b.

  het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en rechtmatigheid. Hierbij hoort het ontwikkelen en het in stand houden van een systeem van management control.

3. Het college draagt zorg voor een adequate beveiliging van de informatievoorziening van de gemeente Nieuwegein. Het college stelt daartoe het Gegevensbeveiligingsplan vast dat om de vier jaar wordt geactualiseerd.

4. Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders berust de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het beheer en voor de administratie bij de leiding van een verbijzonderd organisatieonderdeel zoals genoemd in de ‘Organisatieregeling Nieuwegein’ of bij andere door burgemeester en wethouders aangewezen personen of instellingen.

5. De in de leden 2a en 2b van dit artikel bedoelde verantwoordelijkheden omvatten mede de zorg voor de administratieve organisatie en interne controle zoals bedoeld in artikel 25 van deze verordening.

1. Het college biedt tenminste één keer in de vijf jaar aan de raad een regeling Budgethouderschap aan. In deze regeling worden de taken en verantwoordelijkheden van de ambtelijke budgethouders vastgelegd.

2. Het college draagt op grond van deze regeling zorg voor het vastleggen van verleenden mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en kapitaalkredieten conform de bepalingen van deze regeling en het financieringsstatuut.

1. Het college stelt tenminste één keer in de vier jaar een nota vast waarin het aangeeft op welke manier de werking van de administratieve organisatie en het doen van rechtmatige financiële beheershandelingen zal worden getoetst en hoe misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen zal worden tegengegaan.

2. Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsprocessen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

3. Als de resultaten van de interne toetsing als bedoeld in het tweede lid daartoe aanleiding geven, neemt het college maatregelen ter verbetering van de administratieve organisatie.

1. In geval van verliesgevende complexen wordt in het jaar waarin het bestemmingsplan en de bijbehorende exploitatieopzet door de raad zijn geaccordeerd, het voorzienbare verlies genomen middels de vorming van een voorziening.

2. In geval van winstgevende complexen wordt resultaat genomen vanaf het moment dat 50% van de verwachte opbrengst uit grondverkopen is gerealiseerd. Het resultaat wordt vervolgens genomen naar rato van de realisatie van opbrengst uit grondverkopen, waarbij een risicofactor wordt ingebouwd die omgekeerd evenredig is met de realisatie van de verkopen. Dit wordt geïllustreerd in de volgende staffel.

Aan de winstneming worden de volgende voorwaarden gesteld:

• A.

  de kostprijsberekening geeft een betrouwbare inschatting van de nog te maken kosten;

• B.

  er zijn geen belangrijke onzekerheden omtrent de nog te realiseren opbrengsten;

• C.

  de nog niet verantwoorde winst bedraagt minimaal 5% van de nog te maken opbrengsten respectievelijk kosten (het hoogste bedrag is leidend) in het complex.

3. Rentebijschrijving op de boekwaarde van het onderhanden werk is alleen toegestaan voor winstgevende complexen.

4. Gelijktijdig met de jaarrekening stelt de raad elk kalenderjaar de exploitatieopzetten van het grondbedrijf vast.

5. Kredietaanvragen van het grondbedrijf kunnen worden aangevraagd in de primitieve begroting indien deze binnen de vastgestelde grondexploitatie passen. Dit vindt plaats onder specificatie van de investeringen op het betreffende programmaveld in de begroting.