Reglement informatieve bijeenkomsten Nieuwegein 2012

1. De Raadsinformatiebijeenkomst beoogt de leden:

• a.

  te informeren over nieuw beleid of maatschappelijke ontwikkelingen;

• b.

  informatie te verstrekken over een onderwerp, waar via een voorstel nog nadere

  beraadslaging en/ of besluitvorming over plaatsvindt;

• c.

  bij te praten over lopende onderwerpen, waarover al eerder besluitvorming heeft

  plaatsgevonden;

2. Met een Ontmoeting wordt beoogd:

• a.

  zicht te krijgen op het functioneren van een maatschappelijke organisatie

• b.

  Nieuwe maatschappelijke (beleids)ontwikkelingen te verkennen

• c.

  maatschappelijke problematiek te bespreken

3. Per bijeenkomst wordt aangegeven welk doel wordt beoogd.

1. De vorm van een informatieve bijeenkomst is vrij en wordt in hoofdlijnen vooraf door het presidium bepaald. De gespreksleider bepaalt binnen deze kaders de uiteindelijke invulling. 2. Iedere informatieve bijeenkomst wordt geopend en afgesloten door de gespreksleider.

3. Er wordt tijdens een informatieve bijeenkomst uitsluitend informatie uitgewisseld.

1. Een raadsinformatiebijeenkomst is primair bestemd voor leden.

2. Inwoners, verenigingen, instellingen of bedrijven zijn welkom bij een raadsinformatie-bijeenkomst, voor zover het karakter van de bijeenkomst zich hiertegen niet verzet.

3. Een Ontmoeting is per definitie bestemd voor leden, inwoners, instellingen, verenigingen en bedrijven.

4. Burgemeester en wethouders worden geacht voor informatieve bijeenkomsten te zijn uitgenodigd, voor zover zij hieraan al niet inhoudelijk bijdragen.

1. Het presidium wijst per informatieve bijeenkomst een gespreksleider aan, die de bijeenkomst opent, begeleidt en afsluit.

2. Bij informatieve bijeenkomsten vormt de gespreksleider het aanspreekpunt namens de raad richting gasten.

3. In geval van een raadsinformatiebijeenkomst kan het presidium het inhoudelijke deel van de bijeenkomst laten vormgeven door of namens het college. In overige gevallen is het presidium verantwoordelijk voor de vormgeving van het inhoudelijke deel.

1. In iedere bijeenkomst is een secretaris aanwezig, ter ondersteuning van de gespreksleider en een goed verloop van de bijeenkomst.

2. De secretaris draagt zorg voor het de benodigde faciliteiten voor een bijeenkomst en legt eventuele bestuurlijke toezeggingen vast via een terugkoppelingsformulier.

1. Ieder verzoek om een informatieve bijeenkomst wordt door tussenkomst van de griffier bij het presidium ingediend.

2. Een verzoek bevat ten minste:

• a.

  een aanduiding van het onderwerp;

• b.

  een doel als bedoeld in artikel 3

• c.

  een gemotiveerde aanduiding van de gewenste datum

• d.

  een indicatie van het programma, betrokken partijen en de tijdsduur

3. Het presidium kan besluiten een verzoek dat niet aan het tweede lid voldoet, niet te honoreren of aan te houden tot dit is gecompleteerd.

4. Een verzoek van een of meer leden wordt gehonoreerd, indien ten minste een vijfde van de raadsleden dit verzoek schriftelijk of digitaal ondersteunt.

5. Een verzoek van inwoners, verenigingen, instellingen en bedrijven wordt als genummerd stuk verspreid, waarbij fracties kunnen binnen twee weken kunnen aangeven of zij het verzoek ondersteunen. Het vierde lid is van overeenkomstige toepassing. De initiatiefnemers worden over de uitkomst geïnformeerd.

1. De initiatiefnemer van een informatieve bijeenkomst kan bij de aanmelding onder gelijktijdige overlegging daarvan verzoeken om met de agenda stukken beschikbaar te stellen.

2. Het presidium bepaalt op welke wijze stukken beschikbaar worden gesteld en bevordert daarbij dat deze openbaar en digitaal toegankelijk zijn.

1. Desgewenst wordt aan inwoners, verenigingen, instellingen of bedrijven gelegenheid geboden om over het geagendeerde onderwerp het woord te voeren.

2. De gespreksleider bepaalt, gehoord de aanwezige leden, op welk moment hiervoor ruimte wordt geboden, in welke vorm en hoe lang.

3. Er is sprake van een informele bijeenkomst, waarin alle sprekers en aanwezigen de algemeen gangbare fatsoensnormen in acht nemen.

4. De gespreksleider bewaakt de orde in de bijeenkomst en kan na herhaalde waarschuwing een aanwezige het verdere verblijf in de bijeenkomst ontzeggen, indien diens gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert.