Beleidsregels indiening WOB-verzoeken Nieuwegein

Geldend van 05-02-2016 t/m heden

Intitulé

Beleidsregels indiening WOB-verzoeken Nieuwegein

Het college van burgemeester en wethouders;

gelet op de Wet openbaarheid van bestuur en artikel 2:15 en 4:4 van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluit vast te stellen

Beleidsregels indiening WOB-verzoeken Nieuwegein

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze beleidsregels wordt verstaan onder:

  • a.

    Awb: Algemene wet bestuursrecht;

  • b.

    wet: Wet openbaarheid van bestuur;

  • c.

    WOB-verzoek: een verzoek als bedoeld in artikel 3 van de Wet openbaarheid van bestuur;

  • d.

    verantwoordelijke: beleidsafdeling, beleidsambtenaren, griffie, raadscommissie en commissie Bezwaarschriften;

  • e.

    WOB-coördinator: de WOB-coördinator werkzaam bij de afdeling Communicatie, Juridische en Personeelszaken.

Artikel 2 Reikwijdte

  • 1. Deze beleidsregels zijn van toepassing op een WOB-verzoek dat wordt ingediend bij het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de gemeenteraad.

  • 2. Deze beleidsregels zijn van overeenkomstige toepassing op een WOB-verzoek dat wordt ingediend bij een raadscommissie of de commissie bezwaarschriften.

Artikel 3 Wijze indiening WOB-verzoek

  • 1. Een WOB-verzoek wordt in behandeling genomen indien het op één van de volgende wijzen is ingediend:

    • a.

      digitaal via het formulier op de gemeentelijke website www.nieuwegein.nl met behulp van een DigiD;

    • b.

      per post;

    • c.

      mondeling bij de desbetreffende verantwoordelijke.

  • 2. Een WOB-verzoek als bedoeld in het eerste lid, onder, wordt ingediend met behulp van het formulier ‘Indiening verzoek om informatie neergelegd in documenten Wet openbaarheid van bestuur ( WOB -verzoek)’.

  • 3. Het formulier, bedoeld in het tweede lid, wordt vastgesteld conform het formulier zoals opgenomen in de bijlage bij deze beleidsregel.

Artikel 4 Procedure van afhandeling

Bij de afhandeling van een WOB-verzoek is de WOB-coördinator verantwoordelijk voor:

  • a.

    de termijnbewaking van de ingediende WOB-verzoeken;

  • b.

    het uitzetten van vragen over het aanleveren van informatie neergelegd in documenten bij de desbetreffende afdeling;

  • c.

    het van de beslissing op het gedane WOB-verzoek in samenspraak met beleidsmedewerker;

  • d.

    coördinatie van de afhandeling van een WOB-verzoek waarbij meerdere beleidsafdelingen zijn betrokken.

Artikel 5 Gelegenheid tot aanvulling

  • 1. Indien een WOB-verzoek in strijd met artikel 3 is ingediend, wordt de indiener volgens artikel 4:5 Awb in de gelegenheid gesteld het verzoek op de juiste wijze in te dienen gedurende zeven dagen na verzending van het verzoek om aanvulling.

  • 2. Een verzoek om aanvulling als bedoeld in het eerste lid, wordt aan de verzoeker per post gestuurd aan het adres waarop hij zijn adres heeft volgens de basisregistratie personen als bedoeld in de Wet basisregistratie personen of aan het adres waar een bedrijf volgens het register van de Kamer van Koophandel gevestigd is.

  • 3. Indien registratie van het adres of de vestiging als bedoeld in het tweede lid ontbreekt of niet te achterhalen is, wordt het verzoek om aanvulling per post gestuurd naar het adres dat de indiener heeft vermeld in het WOB-verzoek.

  • 4. Indien het adres van de indiener ontbreekt of niet te achterhalen is op grond van de registraties, bedoeld in het tweede lid, en deze in het WOB-verzoek geen adres heeft vermeld waaraan het verzoek om aanvulling per post verzonden kan worden, wordt het verzoek om aanvulling aan de indiener verzonden op de wijze waarop deze het WOB-verzoek heeft ingediend.

  • 5. De termijn bedoeld in het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op WOB-verzoeken als bedoeld in artikel 3, eerste lid.

Artikel 6 Citeertitel

Deze beleidsregels worden aangehaald als: Beleidsregels indiening WOB-verzoeken Nieuwegein.

Artikel 7 Inwerkingtreding

Deze beleidsregels treden in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 26 januari 2016

De secretaris, de burgemeester,

Toelichting bij de Beleidsregels afhandeling Wob-verzoeken Nieuwegein

Algemeen

Het doel van deze beleidsregels is om een beleidskader te hebben op grond waarvan de afhandeling van WOB-verzoeken op een eenduidige wijze kan plaatsvinden (coördinatie van de afhandeling van verzoeken). Bovendien is de bedoeling om de wijze van indiening van WOB-verzoeken te kanaliseren, namelijk via een web formulier gecombineerd met een Digid inlogcode (of e-herkenning). Daarnaast blijft het indienen van WOB-verzoeken per post en mondeling nog mogelijk. Verwezen wordt naar de toelichting bij artikel 3.

Artikelsgewijs

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel is ter verduidelijking en afbakening van een aantal begrippen specifieke definities.

Artikel 2 Reikwijdte

Het merendeel van de WOB-verzoeken wordt ingediend bij het college van burgemeester en wethouders (en de burgemeester). In de praktijk kan ook bij de gemeenteraad, raadscommissie of commissie Bezwaarschriften een WOB-verzoek worden ingediend. De onderhavige beleidsregels zijn dan van (overeenkomstige) toepassing.

Artikel 3 Wijze indiening WOB-verzoek

De ratio van deze bepaling is dat de indiening WOB-verzoeken per e-mail en/of fax niet langer mogelijk is. In de afgelopen jaren worden steeds vaker WOB-verzoeken ingediend. Bij veel verzoeken bestaat het vermoeden dat deze niet daadwerkelijk gericht zijn op het verkrijgen van informatie, maar waarbij gespeculeerd wordt op een termijnoverschrijding bij de behandeling van het verzoek en daarmee op het incasseren van een dwangsom op grond van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen of het verkrijgen van proceskostenvergoeding na het indienen van een bezwaarschrift.

De e-mail en de fax bieden deze verzoekers de mogelijkheid om op een eenvoudige manier een (bijna) identiek WOB-verzoek tegelijkertijd bij een groot aantal overheidsinstellingen in te dienen. Behandeling van deze verzoeken kost veel tijd en ambtelijke capaciteit. Bovendien kan daardoor de kans vergroot worden dat de gemeente vaker een dwangsom moet verbeuren. Daarom vindt het college het, zolang de WOB niet wordt gewijzigd, niet gewenst om de mogelijkheid tot het indienen van een WOB-verzoek per e-mail en fax nog langer open te stellen. Daarnaast is besloten om voor het indienen van een WOB-verzoek een -minder misbruikgevoelig - webformulier met DigiD (en E-Herkenning) identificatie open te stellen om het elektronisch indienen van WOB-verzoeken mogelijk te maken, naast de bestaande mogelijkheid om schriftelijk per brief of mondeling een WOB-verzoek in te dienen.

Artikel 4 Procedure van afhandeling

Uitgangspunt is dat binnengekomen WOB-verzoeken worden gecoördineerd door de WOB coördinator.

Artikel 5 Gelegenheid tot aanvulling

Volgens artikel 4:5 Awb kan een bestuursorgaan besluiten een aanvraag niet te behandelen indien deze geweigerd wordt op grond van artikel 2:15 Awb. In dat geval is het wel nodig dat de indiener de gelegenheid heeft gehad de aanvraag binnen een door het bestuursorgaan gestelde termijn aan te vullen. Voor het opnieuw opsturen per post van een reeds opgesteld verzoek, is een termijn van zeven dagen voldoende. Deze termijn is van overeenkomstige toepassing op Wob-verzoeken als bedoeld in het eerste lid.

Veel indieners van een oneigenlijk WOB-verzoek vermelden geen adres (b.v. in een e-mail), of een postadres waar men niet woont. Dit roept twijfels op over de identiteit van de indiener. Er zijn ook gevallen bekend van verzoekers die zich voordoen als gemachtigde van een ander, of van personen die weliswaar gemachtigd zijn maar waarbij de volmachtgever niet de intentie had om een WOB-verzoek in te dienen.

Om op dit punt duidelijkheid te krijgen, wordt een verzoek om aanvulling zoveel mogelijk per post naar het woonadres gestuurd waar de verzoeker is geregistreerd op grond van de Wet basisregistratie personen, of bij een zakelijke verzoeker naar het adres waar deze volgens het register van de Kamer van Koophandel is gevestigd.

Daarnaast wordt er uiteraard op gelet dat een verzoek ondertekend is en dat een machtiging op een juiste wijze is verstrekt.

Indien een verzoeker niet geregistreerd is en geen (duidelijk) adres in zijn verzoek heeft vermeld, zal toch getracht worden deze een verzoek om aanvulling te sturen. Indien dit aanvullingsverzoek de indiener niet of niet op tijd bereikt, komt dat in dat soort gevallen voor zijn eigen risico.