Instructie voor de griffier van de gemeenteraad van Nieuwegein 2018

1. De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.

2. De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van de in lid 1 bedoelde vergaderingen en van de besluitvorming door de raad.

1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch en functioneel leiding aan medewerkers van de griffie en de secretaris van de rekenkamer(commissie).

2. De griffier heeft op grond van de Wet op de ondernemingsraden periodiek overleg met medewerkers van de griffie.

3. De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die onder zijn verantwoordelijkheid de raad ondersteunen.

4. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

5. De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over (uitvoering van) de activiteiten de griffie.

6. De griffier beheert de budgetten van de raad, de griffie en de rekenkamer(commissie), signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad hierover.

1. De griffier neemt actief en constructief deel aan de driehoek (burgemeester en secretaris).

2. De griffier en de secretaris overleggen periodiek tenminste over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

3. De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

4. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

1. De griffier is secretaris van het presidium.

2. De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda’s van de vergaderingen van de raad, de raadscommissies en andere raadsbijeenkomsten.

3. De griffier adviseert het presidium over de raadskalender voor de raad.

4. De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen aan de raad.

1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

2. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

4. De griffier bevordert de tijdigheid van de informatieverstrekking aan de raad en diens leden door het college en de burgemeester.

5. De griffier bewaakt de afdoening van moties en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college en de burgemeester.

1. De griffier draagt zorg voor het ambtelijk secretariaat van de rekenkamercommissie.

2. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a Gemeentewet.

3. De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door raadsleden gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.

2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van documenten zoals bepaald is in de Gemeentewet artikel 19 lid 2, en 23 lid 5.

3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over mogelijkheden tot deelname aan de commissievergaderingen of inbreng in het politieke besluitvormingsproces.