Protocol personeelsdossiers gemeente Nieuwkoop 2012

• 1.

  Dit protocol geldt voor medewerkers die ambtenaar zijn in de zin van artikel 1:1, lid 1 sub a van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling/Uitwerkingsovereenkomst.

• 2.

  Van iedere (voormalige) medewerker is één personeelsdossier aanwezig. Het dossier is zowel digitaal als analoog toegankelijk.

• 3.

  Onder personeelsdossier wordt verstaan het geheel van stukken die zijn ontstaan als gevolg van rechtspositionele handelingen met betrekking tot de (voormalige) medewerker.

• 4.

  Het (digitale) personeelsdossier is voorzien van een inhoudsopgave, die onderdeel uitmaakt van het “Protocol personeelsdossiers gemeente Nieuwkoop”.

• 5.

  De personeelsdossiers worden bewaard op één locatie.

• 6.

  Archiveren vindt plaats door het team P&O van de afdeling Bedrijfsondersteuning.

• 7.

  Archivering vindt plaats per subonderdeel. De stukken worden chronologisch opgeborgen van oud naar nieuw.

• 8.

  Op de afdelingen mogen geen schaduwdossiers worden bijgehouden.

• 9.

  Uitermatig gevoelige informatie wordt bewaard in een gesloten enveloppe. Op de enveloppe wordt aangegeven wie er toegang heeft tot de informatie en voor hoelang de informatie geheim moet blijven. Met het bewaren in gesloten enveloppen wordt terughoudend omgegaan. Het team Personeel en Organisatie bepaalt of er sprake is van uitermate gevoelige informatie. In het digitale dossier wordt een verwijzing aangebracht.

• 10.

  Alle medewerkers die vanwege hun werkzaamheden recht hebben op toegang tot de personeelsdossiers (medewerkers archief, medewerkers digitaal informatiebeheer, medewerkers P&O, direct leidinggevenden) dienen geheimhouding te bewaren, en de informatie die zij opdoen alleen te gebruiken voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Dit is vastgelegd door het afleggen van de eed/belofte.

• 11.

  Bij indiensttreding ontvangt de medewerker een exemplaar van het “protocol personeelsdossiers gemeente Nieuwkoop” alsmede de folder “Rechten van betrokkene” van het college bescherming persoonsgegevens.

1. Het digitale personeelsdossier is toegankelijk voor de daartoe geautoriseerde medewerkers van P&O, de medewerkers van het team Documentaire informatievoorziening van de afdeling Facilitaire Zaken, de afdelingsmanager en de teamleider van betrokken medewerker.

2. De digitale personeelsdossiers worden beveiligd door middel van toegangsbeveiliging.

1. Complete personeelsdossiers worden vernietigd in het 81ste levensjaar van de voormalige medewerker, met uitzondering van personeelsdossiers van medewerkers die in aanraking zijn geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen. Deze worden vernietigd 40 jaar na einde dienstverband, pensionering of overlijden. Uitzonderingen vinden plaats in overleg tussen het team Documentaire Informatievoorziening en het team Personeel en Organisatie.

2. Delen van personeelsdossiers worden vernietigd op grond van de vastgestelde vernietigings- en selectielijst van de provinciale archiefdienst op grond van de Archiefwet, en op grond van de regels zoals die gesteld worden in de Wet bescherming persoonsgegevens.

• 1.

  De volgende personen hebben recht op inzage in een personeelsdossier:

  • a.

    betrokken (voormalige) medewerker;

  • b.

    alle hiërarchisch leidinggevenden van de medewerker;

  • c.

    medewerkers van het team Personeel en Organisatie;

  • d.

    vertegenwoordigers van controlerende instanties die terzake inspectierecht hebben.

• 2.

  Het inzien van een analoog personeelsdossier gebeurt, met uitzondering van categorie b bij het team Personeel en Organisatie in aanwezigheid van een medewerker van het team Personeel en Organisatie.

• 3.

  Als de medewerker zijn/haar digitale personeelsdossier wil inzien wordt door het team P&O van de afdeling Bedrijfsondersteuning een tijdelijke vertrouwelijkheidscode toegekend, zodat de medewerker het dossier op de eigen werplek kan inzien.

• 4.

  Analoge dossiers worden niet uitgeleend.

• 1.

  Op basis van de inzage in zijn/haar gegevens kan de betrokken (voormalig medewerker) de organisatie verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dit kan als de gegevens die gebruikt worden feitelijk onjuist, onvolledig of niet terzake dienend zijn voor het doel van de personeelsdossiers.

• 2.

  Er dient binnen 4 weken schriftelijk gereageerd te zijn op een verzoek tot correctie.

• 1.

  Jaarlijks vindt een steekproefgewijze controle plaats.

• 2.

  Gecontroleerd worden de volgende zaken:

  Correcte toepassing van het “protocol personeeldossiers”:

  Correcte indeling van de personeelsdossiers aan de hand van de vastgestelde inhoudsopgave

  Correcte toepassing van de bewaartermijnen

• 3.

  Van de controle wordt een kort rapport (met eventuele verbeteringsvoorstellen) opgesteld, hetgeen ter kennisname aan MT en OR wordt gestuurd.

Dit protocol wordt vastgesteld onder intrekking van eerdere regelingen met betrekking tot personeelsdossiers en treedt in werking op 1 februari 2012.

Naast de individuele dossiers worden documenten niet in het eigenlijke personeelsdossier bewaard. Het betreft dan hulpadministraties ten behoeve van de salarisbetalingen. Deze worden op onderwerp en daarbinnen vaak alfabetisch of op boekjaar in ordners bewaard tot het moment dat de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Op deze manier blijft het personeelsdossier hanteerbaar qua omvang en vervuilt het niet. Voorbeelden van dergelijke documenten zijn:

• -

  Declaraties

• -

  Stukken met betrekking tot de uitvoering van het cafetariamodel

Collectieve dossiers kunnen niet vernietigd worden als er in individuele personeelsdossiers een verwijzing naar deze dossiers plaatsvindt, en de regelgeving nog van toepassing is voor medewerkers (al dan niet sprake van overgangsrecht).

De belastingwetgeving schrijft voor dat fiscaal relevante gegevens gedurende 7 jaar bewaard moeten worden. De bewaartermijn van hulpadministraties is derhalve 7 jaar.