Kwetsbare functies in de gemeente Nieuwkoop

1. Inleiding

De laatste jaren is de aandacht voor integriteit in de openbare sector toegenomen. Het functioneren van de gemeente moet getuigen van professionaliteit, zorgvuldigheid en integriteit. De overheid heeft hierin een duidelijk voorbeeldfunctie. Als het om de overheid gaat heeft integriteit een extra dimensie. Dit heeft alles te maken met het gegeven dat burgers in sterke mate afhankelijk zijn van het handelen van de overheid. Als enige instantie beschikt de overheid immers over veel specifieke bevoegdheden die het leven van iedere burger rechtstreeks kunnen beïnvloeden. De overheid verricht handelingen die erop gericht zijn burgers een veilig en leefbaar bestaan te laten leiden en hen te beschermen tegen misdragingen van anderen. Dat stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur en aan degenen die daar werken. Integriteit van de overheid is een voorwaarde voor het aanvaarden van overheidsgezag en het naleven van wet- en regelgeving.

Daarnaast wordt in de Ambtenarenwet (2006) aan integriteit invulling gegeven vanuit het perspectief van goed ambtenaarschap en goed werkgeverschap.

Goed ambtenaarschap betekent dat een ambtenaar zijn bevoegdheden, informatie en middelen op een zorgvuldige en verantwoordelijke wijze gebruikt en oog heeft voor de omgang met collega’s en burgers.

Goed werkgeverschap betekent dat de werkgever verantwoordelijk is voor het voeren van een samenhangend en evenwichtig integriteitsbeleid. Daartoe behoort het zo goed mogelijk in kaart brengen van kwetsbare processen en het zo veel mogelijk wegnemen van integriteitsrisico’s en verleidingen om de medewerker te beschermen tegen misstappen. Ook de zorg voor een open, eerlijke en moreel gezonde organisatiecultuur, waarin het mogelijk is om kritiek te uiten, hoort hierbij.

Eind 2007 is het integriteitsbeleid voor onze organisatie vastgesteld. In dit beleid is aangegeven dat een inventarisatie plaats dient te vinden van functies die in de uitvoering van de taken extra risico’s met zich mee kunnen brengen. Deze notitie geeft hier uitvoering aan.

2. Risicovolle functies

Kwetsbare en risicovolle functies zijn functies die extra risico’s op integriteitsbreuken met zich mee kunnen brengen in verband met onder meer:

• ·

  Het werken met gevoelige informatie/omgaan met vertrouwelijke informatie

• ·

  Het kunnen beschikken over geld (innen en uitkeren van gelden, handelingen met contante en girale gelden in de vorm van budgetten, declaraties, gratificaties, premies, toelagen e.d. )

• ·

  Machts- en monopoliepositie

• ·

  Toekennen van rechten/bevoegdheden aan personeel of burgers (bijvoorbeeld het toekennen van vergunningen en legitimatiebewijzen)

• ·

  Beoordelen en adviseren met grote gevolgen

• ·

  Aanschaffen goederen/diensten/aanbestedingen

• ·

  Handhaven

• ·

  Solistisch handelen

• ·

  Werken in de directe invloedsfeer van burgers en bedrijven

Bij het niet integer uitvoeren van taken die zich kenmerken door bovenstaande kenmerken loopt de gemeente het risico van financiële benadeling, verkwisting van overheidsgeld, verlies van aanzien en aantasting van de goede naam. Het kan leiden tot benadeling van burgers, ondernemers en relaties, waardoor zij het vertrouwen verliezen. Intern heeft het een negatieve invloed op de werksfeer en leidt tot spanningen en normvervaging.

De risicovolle functies zijn opgenomen in bijlage 1.

3. Organisatorische maatregelen

Bij de uitvoering van het integriteitsbeleid wordt aandacht besteed aan bewustwording, individueel normbesef en verantwoordelijkheidsgevoel. Daarnaast kunnen ook organisatorische maatregelen worden getroffen om integriteitsrisico’s zoveel mogelijk te beheersen en te beperken. Deze organisatorische maatregelen zien er als volgt uit:

3.1 Beschrijving van werkprocessen

Voor de rechtmatigheidstoets is het noodzakelijk dat de afdelingen zorgen voor het beschrijven van de werkprocessen. De bedrijfsprocessen rond risicovolle functies zijn of worden beschreven. Hierdoor worden taken en bevoegdheden transparant. Er wordt aandacht geschonken aan de wenselijke, dan wel voorgeschreven functiescheiding.

3.2 Functiescheiding

Er wordt voor gezorgd dat verschillende kwetsbare handelingen binnen één werkproces door verschillende medewerkers worden uitgevoerd. Als in werkprocessen rondom kwetsbare handelingen geen functiescheiding wordt toegepast en verschillende activiteiten door één en dezelfde persoon worden uitgevoerd, brengt dat risico’s met zich mee.

In de geïnventariseerde risicovolle functies dienen:

• ·

  De verschillende kwetsbare deelhandelingen door verschillende medewerkers te worden uitgevoerd

• ·

  Kwetsbare handelingen die niet opgesplitst kunnen worden in deelhandelingen of die niet apart kunnen worden uitgevoerd, in teamverband worden verricht of door een derde worden gecontroleerd.

Medewerkers die gedurende lange tijd dezelfde risicovolle functie vervullen kunnen kwetsbaar worden. Het gevaar bestaat dat er allerlei onwenselijke routines en relaties gaan ontstaan met klanten, leveranciers of andere belanghebbenden. De medewerker kan zich te veel op een bepaalde klant richten en te veel rekening houden met diens belangen.

De afdelingsmanager wijst de functies aan die periodiek worden geëvalueerd vanuit de vraagstelling of er voldoende maatregelen zijn genomen om ongewenste beïnvloeding of belangenverstrenging te voorkomen. Als het niet wenselijk of mogelijk is om de medewerker van functie te laten veranderen, moeten ze in elk geval (indien mogelijk) na vier jaar een andere klantgroep gaan bedienen.

3.3. Belangrijke onderhandelingen voeren met twee personen

Er wordt voor gezorgd dat bij belangrijke onderhandelingen namens de gemeente minimaal twee personen bij de onderhandelingen aanwezig zijn.

3.4 Het afleggen van de ambtseed

Het merendeel van de medewerkers heeft in 2007 de ambtseed- of belofte afgelegd als bewijs van hun voornemen om hun functie integer te vervullen. Nieuwe medewerkers leggen zoveel mogelijk binnen één week na indiensttreding de ambtseed- of belofte af ten overstaan van de algemeen directeur.

3.5 Het uitreiken van de gedragscode

Aan alle medewerkers is een exemplaar van de gedragscode uitgereikt. Deze gedragscode is onderdeel van de notitie “Ambtelijke integriteit gemeente Nieuwkoop”. Nieuwe medewerkers ontvangen een exemplaar van de gedragscode in het welkomstpakket.

3.6 Het periodiek bespreken van de gedragscode in de werkoverleggen

De leidinggevenden hebben een belangrijke rol bij het uitvoeren van het integriteitsbeleid. Hun eigen functies zijn per definitie kwetsbaar, omdat het al dan niet integer handelen van henzelf een directe en zeer grote impact heeft op het gedrag van hun medewerkers.Het is van belang dat de leidinggevende regelmatig aandacht besteed aan integriteitskwesties in het werkoverleg en in ontwikkelgesprekken.

Op de agenda staan:

• ·

  Voorkomen van belangenverstrengeling en vriendjespolitiek

• ·

  Verrichten van nevenfuncties en andere activiteiten in de privésfeer

• ·

  Omgaan met vertrouwelijke informatie

• ·

  Omgaan met relatiegeschenken

• ·

  Omgaan met reizen en diners

• ·

  Omgaan met gemeentelijke eigendommen, middelen en werktijden

• ·

  Klantvriendelijkheid en gelijke behandeling van burgers

• ·

  Samenwerking met collega’s en omgangsvormen

• ·

  Professioneel handelen.

3.7 Introductie nieuwe medewerkers

Het is belangrijk nieuwe medewerkers bij binnenkomst te wijzen op het bijzondere belang dat binnen de organisatie aan integriteit wordt toegekend. Nieuwe medewerkers zijn nog niet bekend met de voorschriften, procedures, omgangsvormen en de heersende waarden en normen van de organisatie. Er gaat enige tijd overheen voordat een nieuwe medewerker zich dit alles eigen heeft gemaakt.

Tijdens de introductie wordt aan de volgende zaken aandacht besteed:

• ·

  Nieuwe medewerkers leggen zoveel mogelijk binnen één week na indiensttreding de ambtseed- of belofte af als bewijs van hun voornemen om hun functie integer te vervullen.

• ·

  Het verstrekken van de gedragscode in het welkomstpakket dat nieuwe medewerkers ontvangen. In een van de eerste gesprekken met de nieuwe medewerker licht de leidinggevende de gedragscode toe.

• ·

  De verplichting tot deelname aan de gemeentelijke introductiedagen voor nieuwe medewerkers. In het introductieprogramma wordt aandacht besteed aan het onderwerp integriteit en de gedragscode. Deelname aan de introductiedag heeft een verplichtend karakter. Verhindering bij een eerste uitnodiging leidt automatisch tot deelname aan de volgende bijeenkomst.

3.8 Gesprekscyclus

De leidinggevenden bespreken jaarlijks in de gesprekken die plaatsvinden in het kader van de jaarlijkse gesprekscyclus de risicovolle taken van de functies die opgenomen zijn de lijst met kwetsbare functies. De risicovolle taken worden doorgenomen en de organisatorische maatregelen die genomen zijn om de risico’s te beperken.

Gebruikte literatuur

Handreiking HRM en Integriteit van het Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector, 2007

Richtlijnen ten aanzien van risicovolle functies, gemeente Nijmegen, 2007

Handboek integriteitsonderzoek deel 1 Integriteit van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst, 2003.

Inventarisatie kwetsbare en risicovolle functies

Algemeen directeur/gemeentesecretaris

Afdelingsmanager

Teamleider

Bedrijfsleider zwembad

Kassier zwembad

Zwemonderwijzer/kassier

Marktmeester

• ·

  Het kunnen beschikken over geld (innen en uitkeren van gelden, handelingen met contante en girale gelden in de vorm van budgetten, declaraties, gratificaties, premies, toelagen e.d.

• ·

  Het aanschaffen van goederen/diensten/aanbestedingen

Voormannen buitendienst

·Het aanschaffen van goederen/diensten/aanbestedingen

Medewerkers die zich bezig houden met de afgifte van documenten (medewerker vakbalie en (sr)medewerker APV, specialist vergunningen, (sr) medewerker vergunningen, specialist voorzieningen, (sr) medewerker voorzieningen en subsidies)

• ·

  Toekennen van rechten/bevoegdheden aan personeel of burgers (bijvoorbeeld het toekennen van vergunningen en legitimatiebewijzen

• ·

  Het werken met gevoelige informatie/omgaan met vertrouwelijke informatie

Inkoopcoördinator

• ·

  Machts- en monopoliepositie

• ·

  Beoordelen/adviseren met grote gevolgen

Medewerker financiële administratie

·Het kunnen beschikken over geld (innen en uitkeren van gelden, handelingen met contante en girale gelden in de vorm van budgetten, declaraties, gratificaties, premies, toelagen e.d. )

Specifiek: bewaakt de liquiditeitspositie en doet voorstellen ter verbetering hiervan.

Medewerker financiën

·Het kunnen beschikken over geld (innen en uitkeren van gelden, handelingen met contante en girale gelden in de vorm van budgetten, declaraties, gratificaties, premies, toelagen e.d. )

Specifiek: treasury

Salarisadministrateur

• ·

  Het werken met gevoelige informatie/omgaan met vertrouwelijke informatie

• ·

  Het kunnen beschikken over geld (innen en uitkeren van gelden, handelingen met contante en girale gelden in de vorm van budgetten, declaraties, gratificaties, premies, toelagen e.d. )

Specifiek: taakscheiding tussen salarismutaties en controle aangebracht door het laten controleren van de handelingen door een derde.

Gegegevensbeheerder/vakspecialist Burgerzaken

Senior gegevensbeheerder GW

Bode

Medewerker DIV

Medewerker Post

Medewerker helpdesk

Medewerker personeelsadministratie

Adviseur P&O

Medewerker I&A

Medewerker bestuurssecretariaat

·Het werken met gevoelige informatie/omgaan met vertrouwelijke informatie

Specialist BWT

(sr) medewerker BWT

Sr toezichthouder

Toezichthouder specialist

Toezichthouder generalist

Specialist handhaving

• .

  Handhaven

Specialist en medewerker voorzieningen en subsidieverlening

• .

  Toekennen van gelden aan personeel of burgers (bijvoorbeeld het toekennen van vergunningen en subsidies)

Opzichter civiel- en cultuurtechniek

Voorman wijkbeheer

Voorman civieltechniek

• .

  Werken in de directe invloedsfeer van burgers en bedrijven

Vakcoördinator civiel en cultuurtechniek

• .

  Het kunnen beschikken over geld (innen en uitkeren van gelden, handelingen met contante en girale gelden in de vorm van budgetten, declaraties, gratificaties, premies, toelagen e.d.

Projectleider

• .

  Beoordelen en adviseren met grote gevolgen

Medewerker gebouwenbeheer

• .

  Solistisch handelen

Teamleider buitendienst

• ·

  Het kunnen beschikken over geld (innen en uitkeren van gelden, handelingen met contante en girale gelden in de vorm van budgetten, declaraties, gratificaties, premies, toelagen e.d.

• ·

  Werken in de directe invloedsfeer van burgers en bedrijven

Beleidsmedewerker planeconomie

Beleidsmedewerker grondzaken

Proces- en projectmanager

• ·

  Machts- en monopoliepositie

• ·

  Beoordelen en adviseren met grote gevolgen

• ·

  Aanschaffen goederen/diensten/aanbestedingen

• ·

  Solistisch handelen

• ·

  Werken in de directe invloedsfeer van burgers en bedrijven