Reglement functioneren en beoordelen 2010

Geldend van 29-06-2010 t/m heden

Intitulé

Reglement functioneren en beoordelen 2010

Burgemeester en wethouders van Nieuwkoop;

Gelet op het in de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling (CAR), de Uitwerkingsovereenkomst (UWO) en de bezoldigingsregeling (2007);

na instemming van de Ondernemingsraad Gemeente Nieuwkoop als bepaald in artikel 27 sub g van de Wet op de Ondernemingsraden;

na instemming van de commissie voor Georganiseerd Overleg;

besluiten:

vast te stellen het

REGLEMENT FUNCTIONEREN EN BEOORDELEN 2010

Artikel 1. Begripsbepaling

  • a. medewerker: de functionaris die is aangesteld op basis van de artikelen 2:4 en 2:5 van de CAR/UWO;

  • b. leidinggevende: de direct leidinggevenden verantwoordelijk voor P&O-aangelegenheden binnen de organisatie, zijnde de gemeentesecretaris/algemeen directeur, afdelingsmanagers en teamleiders;

  • c. ges prekscyclus: de periodieke (jaarlijkse) systematische cyclus van gesprekken die leidinggevende met de medewerker voert waarin het functioneren van de medewerker centraal staat, bestaande uit een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek.

  • d. functioneringsgesprek gesprek : een periodiek (jaarlijks) gesprek tussen leidinggevende en medewerker, bestaande uit twee gedeelten: het Persoonlijk Ontwikkel Plan en het functioneren; een tweezijdig gesprek waarin leidinggevende en medewerker afspraken maken over kwalitatieve en kwantitatieve verwachtingen ten aanzien van een medewerker en de daarbij behorende faciliteiten

  • e. beoordelings gesprek: een periodiek (jaarlijks) gesprek tussen leidinggevende en medewerker, bestaande uit een evaluatie over het afgelopen tijdvak voor wat betreft het Persoonlijk Ontwikkel Plan en anderzijds bestaande uit een beoordeling over de uitoefening van de functie; in het gesprek wordt de medewerker beoordeeld op de uitoefening van zijn functie;

  • f. Persoonlijk Ontwikkel Plan: het plan m.b.t. de persoonlijke en functionele ontwikkeling van de medewerker, zoals dat jaarlijks in het functioneringsgesprek wordt vastgesteld of bijgesteld;

  • g. beoordeelde: de medewerker, waarover een beoordeling wordt uitgebracht;

  • h. beoordeling: het oordeel over de functievervulling door de medewerker dat volgens de voorschriften van dit reglement tot stand komt;

  • i. beoordelaar: de direct leidinggevende van de medewerker als bedoeld onder punt b van dit artikel;

  • j. informant: degene die uit hoofde van een functionele relatie met de beoordeelde, informatie kan geven over (een deel van) diens functioneren (bijvoorbeeld een andere leidinggevende, medewerker of bestuurder);

  • k. P&O- adviseur: een functionaris op het terrein van personeel & organisatie die uit hoofde van zijn functie is belast met het toezicht op en hantering van het systeem van de gesprekscyclus en die de beoordelaar en beoordeelde van advies dient in de beoordelingsprocedure;

  • l. functie: het geheel van werkzaamheden, waarmee de medewerker krachtens de hem of haar door of vanwege het bevoegd gezag gegeven opdracht in het beoordelingstijdvak in feite is belast;

  • m. functievervulling: het totaal van prestaties en gedragingen van de te beoordelen medewerker tijdens de uitoefening van zijn/haar functie;

  • n. tijdvak : de periode waarover ten aanzien van een medewerker de kwalitatieve en kwantitatieve verwachtingen en gemaakte afspraken worden vastgelegd;

  • o. bezwarencommissie: de commissie als bedoeld in de Verordening Commissie Bezwaarschriften;

  • p. beoordelingsformulier: het door de gemeentesecretaris vastgestelde formulier waarop de beoordeling van de medewerker wordt vastgelegd.

Artikel 2. Functioneringesprek (POP en functioneren)

  • 1. Een maal per jaar houden leidinggevende en medewerker een functioneringsgesprek. Dit functioneringsgesprek bestaat uit twee delen: a. een Persoonlijk Ontwikkel Plan, waarin medewerker en leidinggevende overeenkomen welke ontwikkelingsactiviteiten worden ondernomen het komende tijdvak en welke faciliteiten hiervoor ter beschikking staan, en b. het functioneringsgesprek, waarin medewerker en leidinggevende afspraken maken over in ieder geval functievervulling, functieontwikkeling, opleiding en training, samenwerking, leiding, motivatie en organisatorische condities.

  • 2. Het functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek waarbij de gesprekspartners gelijkwaardige rollen hebben, ondanks het functionele verschil in positie en verantwoordelijkheid

  • 3. De leidinggevende stelt in goed overleg met de medewerker en in principe jaarlijks in het functioneringsgesprek een ontwikkelplan op, waarin o.a. in hoofdlijnen de kwalitatieve en kwantitatieve verwachtingen ten aanzien van de medewerker, alsmede gemaakte (ontwikkel)afspraken, worden vastgelegd. Dit ontwikkelplan bestaat dus uit het activiteitenplan volgend uit het POP en de afspraken uit het functioneringsgesprek.

  • 4. De kwalitatieve en kwantitatieve verwachtingen zijn gebaseerd op het voor de medewerker betrekking hebbende functieprofiel en het afdelingsplan. De in het afdelingsplan opgenomen normen met betrekking tot kwaliteit en kwantiteit zijn in principe bindend, tenzij uit het overleg als bepaald in lid 3 van dit artikel blijkt dat dit gegeven de omstandigheden niet haalbaar is.

  • 5. Bij de opstelling van het ontwikkelplan genoemd onder lid 3 van dit artikel wordt rekening gehouden dat bepaalde factoren van invloed kunnen zijn op de kwalitatieve en kwantitatieve verwachtingen ten aanzien van de medewerker, zoals bijvoorbeeld werkklimaat van de afdeling, opleiding en ervaring van de medewerker, vacatures op de afdeling, etc. In hoeverre deze factoren van invloed zijn op de kwantitatieve en kwalitatieve verwachtingen van de medewerker wordt zo mogelijk expliciet in het ontwikkelplan vermeld;

  • 6. Indien de leidinggevende niet in goed overleg met de medewerker een ontwikkelplan als bedoeld in lid 3 van dit artikel kan opstellen, wordt dit voorgelegd aan een naast hogere leidinggevende. Deze beslist na het horen van beide partijen onder schriftelijke vermelding van de gronden van het besluit.

  • 7. Bij overeenstemming tussen leidinggevende en medewerker over het ontwikkelplan als genoemd in lid 3 van dit artikel tekenen beiden het POP en het verslag van het functioneringsgesprek. De afdelingsmanager (indien deze nog niet de leidinggevende is) tekent het POP voor gezien en het verslag van het functioneringsgesprek voor akkoord. De medewerker ontvangt een kopie, de originelen worden door de leidinggevende ter archivering overgedragen aan het team P&O.

  • 8. Voor zowel het POP als het functioneringsgesprek zijn formats ontwikkeld, die gebruikt worden voor de verslaglegging. Deze formats vormen een leidraad voor de gespreksonderdelen, waarvan afgeweken kan worden indien het format belemmerend werkt.

  • 9. In het verslag wordt tevens opgenomen, wanneer eventueel een tussentijds functioneringsgesprek aan de orde is. De resultaten van een tussentijds functioneringsgesprek worden schriftelijk vastgelegd. Daarnaast wordt in het verslag een datum vastgelegd waarop een beoordelingsgesprek aan de orde is.

  • 10. Desgewenst kan door de leidinggevende als door de medewerker advies worden gevraagd aan de P&O-adviseur ten aanzien van het gestelde in dit artikel.

  • 11. De leidinggevende meldt aan de P&O-adviseur dat het functioneringsgesprek heeft plaatsgevonden en wanneer.

  • 12. Het functioneringsgesprek draagt een vertrouwelijk karakter, dat door de gesprekspartners wordt gewaarborgd. Enkel de afdelingsmanager als naast hogere leidinggevende ondertekent het verslag aanvullend voor gezien. De P&O-adviseur bekijkt de documenten in verband met de procesbegeleiding ten aanzien van afgesproken ontwikkelactiviteiten.

  • 13. De resultaten van het functioneringsgesprek vormen geen basis voor het nemen van rechtspositionele beslissingen in de aanstelling. Het verslag wordt doorgestuurd naar het team P&O ter archivering en wordt hierdoor onderdeel van het personeelsdossier.

  • 14. Tegen de inhoud van het POP en het functioneringsgespreksverslag bestaat geen mogelijkheid van bezwaar. Indien wenselijk kunnen medewerker en leidinggevende een formeel beoordelingsgesprek voorstellen, waartegen wel de mogelijkheid tot bezwaar open staat.

Artikel 3. Beoordelingsgesprek

  • 1. Jaarlijks vindt een beoordelingsgesprek plaats tussen leidinggevende en medewerker over het tijdvak zoals afgesproken in het functioneringsgesprek. Het beoordelingsgesprek bestaat uit twee delen:

    a. de evaluatie van de ontwikkelactiviteiten in het kader van het eerder gevoerde functioneringsgesprek en b. de formele beoordeling van de medewerker over het afgelopen tijdvak.

  • 2. De evaluatie van de ontwikkelactiviteiten over de afgelopen periode gaat vooraf aan de formele beoordeling in dit gesprek.

  • 3. Voorafgaande aan het opmaken van de concept beoordeling kan op verzoek van zowel de beoordeelde als de beoordelaar, informatie met betrekking tot het functioneren van de beoordeelde worden gevraagd aan een of meer informanten. De beoordeelde dan wel beoordelaar dienen elkaar tijdig vooraf te informeren met betrekking tot het inschakelen van een informant.

  • 4. De conceptbeoordeling wordt voor aanvang van het beoordelingsgesprek opgesteld door de direct leidinggevende. Deze conceptbeoordeling wordt ter voorbereiding op het gesprek aan de medewerker ter beschikking gesteld minimaal een week voordat het gesprek plaats vindt.

  • 5. De conceptbeoordeling wordt uiterlijk binnen 2 weken na het opstellen ervan door de beoordelaar besproken met en toegelicht aan de beoordeelde tijdens het beoordelingsgesprek. Tijdens het gesprek wordt in ieder geval de beoordeelde in de gelegenheid gesteld om mondeling zijn zienswijze over de concept beoordeling te geven.

  • 6. Op verzoek van de beoordelaar of beoordeelde kan de P&O-adviseur bij het beoordelingsgesprek aanwezig zijn. Dit is echter niet standaard. De boordelaar of beoordeelde dient voorafgaand aan het gesprek hierover te zijn geïnformeerd.

  • 7. De concept beoordeling kan tijdens of na het beoordelingsgesprek worden aangepast. Het is ook mogelijk dat een eventueel rechtspositioneel gevolg van de beoordeling nog in positieve zin door de beoordelaar worden aangepast, indien er tijdens het gesprek factoren aan de orde zijn geweest die het functioneren van beoordeelde gedurende het tijdvak hebben beïnvloed.

  • 8. Het beoordelingstijdvak strekt niet uit over een periode waarover reeds een beoordeling is opgemaakt.

  • 9. Van het gesprek tussen de beoordelaar en de informant wordt een verslag gemaakt en ter kennis gebracht aan de beoordeelde. Voor de verslaglegging is een format beschikbaar, het beoordelingsformulier.

  • 10. De beoordeelde ondertekent binnen twee weken na ontvangst van de beoordeling naar aanleiding van het beoordelingsgesprek de beoordeling ter kennisneming. De beoordelaar geeft daarbij schriftelijk gemotiveerd aan of na afloop van het beoordelingsgesprek nog een aanpassing als genoemd in lid 7 van dit artikel heeft plaatsgevonden.

  • 11. De beoordeelde kan gedurende de in lid 5 van dit artikel genoemde termijn van veertien dagen schriftelijk aangeven of hij met de beoordeling wel of niet akkoord gaat onder vermelding van de redenen.

  • 12. In aanvulling van het bepaalde in lid 1 van dit artikel, vindt in ieder geval een beoordeling plaats bij:

    • a.

      het aflopen van de aanstelling bij wijze van proef;

    • b.

      het voornemen tot een bevordering naar een hogere functieschaal;

    • c.

      het voornemen tot het toekennen van een of meer (extra) periodieken;

    • d.

      het voornemen tot onthouding van een periodiek;

    • e.

      het ondergaan van een ingrijpende wijziging van de functie van de medewerker, dan wel het belasten van de medewerker met een nieuwe functie;

    • f.

      het verzoek van de medewerker bij de leidinggevende hierom mondeling of schriftelijk met redenen omkleed;

    • g.

      het verzoek van de leidinggevende van de medewerker hierom mondeling of schriftelijk met redenen omkleed verzoekt bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

  • 13. In geval van beoordeling van een teamleider treedt de afdelingsmanager op als beoordelaar. Dit is ook het geval bij de beoordeling van een medewerker die geen teamleider als direct-leidinggevende boven zich kent.

  • 14. In geval van beoordeling van een afdelingsmanager treedt de gemeentesecretaris/algemeen directeur op als beoordelaar.

  • 15. In geval van beoordeling van de gemeentesecretaris/algemeen directeur treedt de portefeuillehouder P&O op als beoordelaar. De portefeuillehouder P&O maakt daarbij gebruik van informanten zoals bijvoorbeeld de raad, fractievoorzitters, wethouders, MT en OR.

Artikel 4. Vaststelling beoordeling

  • 1. De beoordelaar legt na ondertekening van de beoordeling door de beoordeelde (medewerker), de beoordeling ter vaststelling voor aan de afdelingsmanager; indien er binnen de afdeling geen sprake is van een tweede beoordelaar vindt vaststelling plaats door gemeentesecretaris/algemeen directeur.

  • 2. In afwijking van het gestelde onder lid 1 van dit artikel vindt in geval van de vaststelling van de beoordeling van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de vaststelling door de portefeuillehouder P&O en een tweede lid namens het college.

  • 3. Na de vaststelling genoemd onder lid 1 van dit artikel wordt een getekend exemplaar van de beoordeling toegezonden naar de beoordeelde. Het origineel gaat ter archivering (en bij rechtspositionele consequenties ter uitvoering) naar het team P&O via de P&O-adviseur.

Artikel 5. Bezwaar

  • 1. Indien de beoordeelde conform artikel 3 lid 11 heeft aangegeven niet akkoord te gaan met de beoordeling, zal een gesprek plaatsvinden met de beoordeelde, de beoordelaar en de leidinggevende van de beoordelaar.

  • 2. In dit gesprek worden beoordeelde en beoordelaar gehoord en wordt getracht alsnog tot voldoende wederzijdse overeenstemming te komen. Zo mogelijk kan de beoordeelde een schriftelijke reactie op de beoordeling laten toevoegen aan het reeds vastgestelde verslag.

  • 3. Op basis van de resultaten van dit gesprek stelt de leidinggevende van de beoordelaar vast of de beoordeling qua proces goed is verlopen en qua inhoud voldoende is gemotiveerd en geeft zijn zienswijze hierop aan zowel beoordeelde als beoordelaar.

  • 4. Indien de beoordeelde en beoordelaar niet in voorgaand gesprek tot wederzijdse overeenstemming zijn gekomen, kan beoordeelde binnen zes weken na de datum, waarop de vastgestelde beoordeling naar hem is toegezonden, een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij burgemeester en wethouders.

  • 5. Op het bezwaarschrift als genoemd in lid 4 van dit artikel is de Algemene Wet Bestuursrecht van toepassing. In de Verordening Commissie Bezwaarschriften is de procedure hiertoe beschreven.

Artikel 6. Slotbepaling

  • 1.

    In gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslissen burgemeester en wethouders gehoord het advies van de Ondernemingsraad Gemeente Nieuwkoop.

  • 2.

    Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement Functioneren en Beoordelen 2010” en treedt in werking op 25 augustus 2010.

  • 3.

    Het Reglement Functioneren en Beoordelen 2008 vervalt met ingang van deinwerkingtreding van het “Reglement Functioneren en Boordelen 2010.

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 29 juni 2010.