Verordening op de raadscommissie in verband met de vervulling van de vacature van burgemeester van Nieuwkoop

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. De commissaris: de commissaris van de Koning in Zuid-Holland;

b. De commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbeveling tot vervulling van de vacature burgemeester.

c. De minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

Artikel 2 Taak en werkwijze van de commissie

De commissie heeft tot taak de, in afstemming met de commissaris, geselecteerde kandidaten te beoordelen, onder andere op basis van de door de raad vastgestelde profielschets. En om een conceptaanbeveling van twee personen aan de gemeenteraad voor te leggen.

Artikel 3 Samenstelling commissie

1. De commissie bestaat uit zes leden, door de raad uit haar midden benoemd.

2. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

3. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.

Artikel 4 Adviseur en ambtelijke ondersteuning

1. Een wethouder van de gemeente Nieuwkoop, wordt adviseur van de commissie. De adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

2. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

3. De gemeentesecretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie en treedt indien nodig op als plaatsvervangend secretaris.

4. De adviseur noch de ambtelijke ondersteuning zijn lid van de commissie en ze hebben dus ook geen stemrecht in de commissie.

Artikel 5 Vergaderingen

1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

2. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

3. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

a. de leden van de commissie;

b. de adviseur van de commissie;

c. de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft.

4. De in het derde lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste drie dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste twee uren voorafgaand aan de vergadering.

Artikel 6 Stemming

De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 7 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel 7 Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de commissaris en aan de gemeenteraad. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris bevat in ieder geval:

a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

b. een concept aanbeveling van twee personen met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

Artikel 8 Geheimhouding

1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim”

a. door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd of

b. in het geval tijdens de vergadering mandaat is verleend aan de secretaris alleen door de secretaris ondertekend en verstuurd.Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘geheim’ gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd.

4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 9 Archivering van stukken

1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

3. Alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden worden onmiddellijk vernietigd en indien nodig digitaal verwijderd.

Artikel 10 Gesprekken met de kandidaten

1. De secretaris nodigt, in overleg met de commissie, namens de voorzitter de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie.

2. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 11 Ontbinding commissie

Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

Artikel 12 Onvoorziene aangelegenheden

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 13 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Nieuwkoop 2019’.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.