Besluit van Provinciale Staten van de provincie Noord-Brabant van 22 april 2020 tot instelling van een klankbordcommissie commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant en vastlegging van de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van die commissie (Reglement klankbordcommissie commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant)

1. De commissie is belast met het periodiek voeren van functioneringsgesprekken met de commissaris namens Provinciale Staten.

2. De commissie neemt bij haar werkzaamheden als uitgangspunt de profielschets op basis waarvan de commissaris is benoemd, alsmede de wettelijke taken van de commissaris.

3. Voor zover van toepassing betrekt de commissie bij haar oordeelsvorming tevens het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

1. De commissie bestaat uit ten minste vijf leden en ten hoogste zoveel leden als er op het moment van benoeming fracties zijn in Provinciale Staten.

2. Provinciale Staten benoemen de leden van de commissie uit hun midden, met dien verstande dat per fractie maximaal één lid in de commissie benoemd kan worden.

3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

4. Provinciale Staten wijzen uit de leden van de commissie een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

5. Indien een lid van de commissie gedurende meer dan een maand wegens ziekte niet in de gelegenheid is deel te nemen aan de werkzaamheden van de commissie, kan de commissie Provinciale Staten verzoeken een vervangend lid te benoemen.

6. Het vijfde lid is van overeenkomstige toepassing in geval van overlijden van een lid van de commissie.

7. Het lidmaatschap van de commissie eindigt in ieder geval op het moment dat de leden van Provinciale Staten na de periodieke verkiezing in oude samenstelling aftreden.

1. De griffier van Provinciale Staten is secretaris van de commissie en verleent uit dien hoofde ambtelijke bijstand aan de commissie.

2. De griffier neemt met raadgevende stem deel aan de vergaderingen van de commissie.

3. De griffier kan de plaatsvervangend griffier uitnodigen bij een vergadering van de commissie aanwezig te zijn om hem te ondersteunen bij de werkzaamheden, bedoeld in het eerste lid.

1. De commissie houdt tweejaarlijks met de commissaris een klankbordgesprek over zijn functioneren.

2. Indien de commissie dan wel de commissaris de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

3. De commissie maakt voorafgaand aan het klankbordgesprek aan de commissaris kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de commissaris.

4. Tijdens het gesprek stelt de voorzitter zowel de leden van de commissie als de commissaris in de gelegenheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

5. De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

1. De secretaris stelt een beknopt verslag in conceptvorm op. Het verslag vermeldt het tijdstip waarop en de plaats waar het gesprek plaatsvond, de rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft een duidelijk beeld van het besprokene.

2. Alvorens het verslag definitief vast te stellen, krijgt de commissaris de gelegenheid te reageren op het door de commissie vastgestelde concept.

3. Het verslag wordt in drievoud opgesteld en door ondertekening door de voorzitter, de secretaris en de commissaris vastgesteld.

4. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt, maar de leden van Provinciale Staten kunnen het verslag bij de secretaris inzien.

5. Van het verslag is een exemplaar bestemd voor de commissaris en een exemplaar wordt aan de minister toegezonden. Het derde exemplaar wordt gearchiveerd.

1. Ten aanzien van al hetgeen voor, tijdens of na het verrichten van de werkzaamheden van de commissie direct of indirect door de commissie wordt besproken, schriftelijk wordt vastgelegd of aan de leden van de commissie wordt voorgelegd, geldt voor de voorzitter en leden van de commissie, de secretaris en de plaatsvervangend griffier een geheimhoudingsplicht.

2. Voor zover de commissie aan Provinciale Staten stukken, gegevens of informatie overlegt, mededeelt of anderszins ter kennis brengt, geschiedt dit overeenkomstig artikel 91, derde lid, van de Provinciewet, onder oplegging van geheimhouding.

3. Voor zover het in een geval als bedoeld in het eerste of tweede lid gaat om overlegging van documenten, wordt van de opgelegde geheimhouding op die stukken melding gemaakt.

1. De secretaris draagt er zorg voor dat na iedere gespreksronde alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" ter beschikking worden gesteld aan de beheereenheid belast met de uitvoering van de documentaire informatievoorziening.

2. De voorzitter en de leden alsmede de plaatsvervangend griffier overhandigen alle aan hun verstrekte bescheiden, dan wel kopieën die zij van deze bescheiden onder zich hebben, na afronding van de desbetreffende gespreksronde aan de secretaris, dan wel eerder indien de secretaris daarom verzoekt.

3. De in het tweede lid bedoelde bescheiden, alsmede de bescheiden en de kopieën die de secretaris onder zich heeft, worden, voor zover het geen archiefbescheiden betreffen, door de secretaris onverwijld vernietigd.