Regeling procedure en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 2 Tot een misstand wordt niet gerekend een handeling of besluit inzake de rechtspositie van degene die een vermoeden van een misstand meldt.

• 3 Voor de toepassing van de artikelen 2 tot en met 12 wordt degene die anders dan op basis van een ambtelijke aanstelling of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht bij de provincie werkzaam is, gelijkgesteld met een ambtenaar in dienst van de provincie.

Artikel 2 Interne melding

• 1 De ambtenaar die een vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie wil melden doet dat bij zijn direct leidinggevende of, als het vermoeden van een misstand betrekking heeft op zijn direct leidinggevende, bij zijn naast hogere leidinggevende. Indien de ambtenaar melding aan een van zijn leidinggevenden niet wenselijk acht kan hij een vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie melden bij een vertrouwenspersoon.

• 2 De gewezen ambtenaar die een vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie wil melden doet dit bij een vertrouwenspersoon. Hij doet dit uiterlijk binnen twaalf maanden na zijn ontslag bij de provincie. Melding kan alleen worden gedaan indien hij als ambtenaar bij de provincie kennis heeft gekregen van een vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie. Voor de toepassing van de artikelen 3 tot en met 12 wordt onder ambtenaar mede verstaan de gewezen ambtenaar die overeenkomstig deze regeling een vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie meldt.

• 3 De vertrouwenspersoon bij wie overeenkomstig het eerste of tweede lid een melding is gedaan, maakt de identiteit van de ambtenaar of gewezen ambtenaar die de melding heeft gedaan, op diens verzoek niet bekend.

Artikel 3 Behandeling interne melding

• 1 De leidinggevende of de vertrouwenspersoon stelt de provinciesecretaris onverwijld op de hoogte van een bij hem gemeld vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie en van de datum waarop de melding is ontvangen.

• 2 De provinciesecretaris

  • a.

    informeert Gedeputeerde Staten over de melding;

  • b.

    stuurt een schriftelijke bevestiging van de ontvangst van de melding aan de ambtenaar die de melding heeft gedaan of, in voorkomend geval, aan de vertrouwenspersoon die hem ingevolge het eerste lid van de melding op de hoogte heeft gesteld;

  • c.

    informeert de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad;

  • d.

    zorgt ervoor dat onverwijld een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand wordt gestart en dat dit onderzoek niet wordt verricht door een persoon die betrokken is of is geweest bij de vermoede misstand waarop de melding betrekking heeft;

  • e.

    zorgt ervoor dat bij de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, wederhoor wordt toegepast, tenzij daardoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad. Afhankelijk van de situatie en met bescherming van de belangen van de ambtenaar die de melding heeft gedaan, bepaalt de provinciesecretaris het moment van de wederhoor. De klokkenluider wordt geïnformeerd dat de wederhoor plaatsvindt, tenzij hierdoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad.

  • f.

    zorgt ervoor dat de identiteit van de ambtenaar die overeenkomstig het bepaalde in artikel 2 een melding heeft gedaan, niet verder bekend wordt dan noodzakelijk is voor de behandeling van de melding.

• 3 Als toepassing is gegeven aan artikel 2, derde lid, stuurt de vertrouwenspersoon de ontvangstbevestiging door aan de ambtenaar.

• 4 Indien de melding betrekking heeft op de provinciesecretaris wijzen Gedeputeerde Staten voor de uitvoering van diens taken op grond van dit artikel een vervanger aan.

Artikel 4 Oordeel naar aanleiding van de interne melding

• 1 Binnen acht weken na de melding van een vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie stellen Gedeputeerde Staten de ambtenaar of, in voorkomend geval, de vertrouwenspersoon, alsmede de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, van hun oordeel daarover en van de eventuele consequenties die zij daaraan verbinden.

• 2 De in het eerste lid genoemde termijn van acht weken kan met maximaal vier weken worden verlengd. De ambtenaar of, in voorkomend geval, de vertrouwenspersoon, alsmede de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, worden daarvan schriftelijk in kennis gesteld.

Artikel 5 Externe melding

• 1 De ambtenaar kan het vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie melden bij de OIO, indien:

  • a.

    hij het niet eens is met het oordeel, bedoeld in artikel 4, eerste lid;

  • b.

    hij geen oordeel heeft ontvangen binnen de termijnen, bedoeld in artikel 4;  

• 2 De ambtenaar doet de melding schriftelijk binnen zes weken na ontvangst van het oordeel, bedoeld in artikel 4, dan wel binnen zes weken na afloop van de in artikel 4 bedoelde termijnen als hij binnen die termijnen het oordeel niet heeft ontvangen.

• 3 In afwijking van het bepaalde in artikel 2 kan de ambtenaar een vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie rechtstreeks schriftelijk melden bij de OIO, indien zwaarwegende belangen toepassing van dat artikel in de weg staan. Het bepaalde in de tweede en derde volzin van artikel 2, tweede lid, is van toepassing.

Artikel 7 Taak en werkwijze van de OIO

• 1 De OIO heeft tot taak een door een ambtenaar gemeld vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie te onderzoeken en Gedeputeerde Staten daaromtrent te adviseren.

• 2 De OIO besluit bij meerderheid van stemmen.

• 3 De OIO

  • a.

    bevestigt schriftelijk de ontvangst van de melding aan de ambtenaar die de melding heeft gedaan;

  • b.

    informeert schriftelijk Gedeputeerde Staten over de melding;

  • c.

    informeert schriftelijk de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad.

• 4 De OIO maakt de identiteit van de ambtenaar die overeenkomstig artikel 5 een melding heeft gedaan, op diens verzoek niet bekend.

Artikel 9 Niet-ontvankelijkheid

• 1 De OIO adviseert Gedeputeerde Staten binnen acht weken schriftelijk en gemotiveerd de melding van een vermoeden van een misstand in de provinciale organisatie niet-ontvankelijk te verklaren, indien:

  • a.

    er naar het oordeel van de OIO geen sprake is van een misstand of van een misstand van voldoende gewicht;

  • b.

    de ambtenaar de procedure, bedoeld in artikel 2 niet heeft gevolgd, tenzij hij de melding naar het oordeel van de OIO op goede gronden rechtstreeks schriftelijk aan de OIO heeft gedaan als bedoeld in artikel 5;

  • c.

    de ambtenaar de procedure, bedoeld in artikel 2 wel heeft gevolgd, maar de termijnen als bedoeld in artikel 4 nog niet zijn verstreken en er nog geen oordeel van Gedeputeerde Staten is ontvangen als bedoeld in artikel 4.

• 2 De OIO zendt de ambtenaar een afschrift van het advies.

Artikel 10 Inhoudelijk advies OIO

• 1 Indien de OIO het gemeld vermoeden van een misstand ontvankelijk acht legt zij binnen acht weken haar bevindingen schriftelijk en gemotiveerd neer in een advies aan Gedeputeerde Staten.

• 2 De OIO kan de in het eerste lid genoemde termijn van acht weken met maximaal vier weken verlengen. De OIO stelt Gedeputeerde Staten en de ambtenaar van deze verlenging in kennis.

• 3 De OIO zendt de ambtenaar een afschrift van het advies met inachtneming van het mogelijk vertrouwelijke karakter van aan de OIO verstrekte inlichtingen.

• 4 Het advies wordt in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijk karakter van aan de OIO verstrekte informatie en van de ter zake geldende wettelijke bepalingen openbaar gemaakt op een wijze die de OIO geëigend acht, tenzij naar het oordeel van de OIO zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. Kosten van de openbaarmaking komen ten laste van de provincie.

• 5 Het advies van de OIO wordt niet eerder openbaar gemaakt dan nadat Gedeputeerde Staten hun standpunt over het gemelde vermoeden van een misstand en over het daarop betrekking hebbende advies van de OIO aan de ambtenaar hebben medegedeeld.

• 6 Indien de OIO van oordeel is dat er sprake is van een situatie die onmiddellijk optreden noodzakelijk maakt, adviseert zij Gedeputeerde Staten om, lopende het onderzoek, passende voorlopige maatregelen te treffen.

Artikel 11 Standpunt naar aanleiding van het advies van de OIO

• 1 Gedeputeerde Staten bepalen op basis van het advies van de OIO, bedoeld in de artikelen 9 en 10, hun standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand en stellen de ambtenaar, de OIO en de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, binnen vier weken na ontvangst van dit advies, schriftelijk op de hoogte van hun standpunt.

• 2 Als toepassing is gegeven aan artikel 7, vierde lid, stuurt de OIO het standpunt van Gedeputeerde Staten door aan de ambtenaar.

Artikel 12 Jaarverslag

• 1 De OIO stelt jaarlijks een verslag op en biedt dit aan Gedeputeerde Staten aan.

• 2 In dat verslag worden in geanonimiseerde vorm vermeld:

  • a.

    het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand;

  • b.

    het aantal meldingen dat niet tot een onderzoek heeft geleid;

  • c.

    het aantal ondernomen onderzoeken dat de OIO heeft verricht, en

  • d.

    het aantal adviezen en de aard van de adviezen die de OIO heeft uitgebracht.

Artikel 13 Bescherming ambtenaar tegen benadeling

• 1 Onder nadelige gevolgen als bedoeld in artikel 125 quinquies, derde lid, van de Ambtenarenwet worden in ieder geval verstaan besluiten ten aanzien van de ambtenaar die strekken tot:

  • a.

    het verlenen van ongevraagd ontslag;

  • b.

    het niet verlengen van een aanstelling voor bepaalde tijd;

  • c.

    het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in een aanstelling voor onbepaalde tijd;

  • d.

    de opgelegde benoeming in een andere functie;

  • e.

    het treffen van ordemaatregelen, schorsing en disciplinaire straffen als bedoeld in hoofdstuk G van de CAP;

  • f.

    het onthouden van een salarisverhoging, van een incidentele beloning voor prestaties of extra inzet en van toelagen, uitkeringen of vergoedingen als bedoeld in hoofdstuk C van de CAP;

  • g.

    het onthouden van promotiekansen en

  • h.

    het afwijzen van een verlofaanvraag,

    voor zover dit besluit wordt genomen vanwege een door de ambtenaar gedane melding overeenkomstig deze regeling.

• 2 Gedeputeerde Staten dragen ervoor zorg dat de ambtenaar ook anderszins bij de uitoefening van zijn functie geen nadelige gevolgen ondervindt van de door hem gedane melding overeenkomstig deze regeling.

• 3 Het bepaalde in het eerste en tweede lid is van overeenkomstige toepassing op de ambtenaar die te goeder trouw een vermoeden van een misstand in een andere dan de provinciale organisatie volgens de in die organisatie geldende regels bij die organisatie heeft gemeld. De bescherming geldt slechts als de ambtenaar

  • a.

    uit hoofde van zijn functie met die organisatie samenwerkt of heeft samengewerkt;

  • b.

    uit hoofde van zijn functie kennis heeft gekregen van de misstand die wordt vermoed;

  • c.

    het vermoeden van de misstand in die andere organisatie tijdig vooraf bij zijn leidinggevende heeft gemeld, en

  • d.

    zich heeft gehouden aan de afspraken die de provincie met hem heeft gemaakt en de aanwijzingen die de provincie hem heeft gegeven ter zake van eventuele melding van de vermoede misstand.