Reglement Personeelspas 2008

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• 1.

  provincie: de provincie Noord-Holland;

• 2.

  verantwoordelijke: Gedeputeerde Staten van de Provincie Noord-Holland;

• 3.

  betrokkene: gebruiker van de door de provincie ter beschikking gestelde personeelspas, die aan te merken is als:

  • a.

    ambtenaar aangesteld in dienst van de provincie;

  • b.

    persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de provincie verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband, niet zijnde leden van Provinciale Staten;

• 4.

  personeelspas: de door of namens de provincie aan betrokkenen ter beschikking gestelde personeelspas;

• 5.

  bezoekerspas: de door of namens de provincie aan betrokkenen ter beschikking gestelde bezoekerspas;

• 6.

  provinciale gebouwen: die gebouwen die zijn uitgerust met een kaartlezer ten behoeve van de personeelspas;

• 7.

  parkeergelegenheid: de parkeergelegenheid behorend bij het provinciale kantoorgebouw aan de Zijlweg of de parkeergelegenheid behorend bij het provinciale gebouw aan de Dreef;

• 8.

  persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• 9.

  verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

• 10.

  beheerder: degene die belast is met het beheer van de persoonsgegevens in het kader van dit reglement, zoals bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens en die tevens is belast met het beheer van de uitgifte van de personeelspassen.

Artikel 2 Doel van de verwerking

De verwerking van de persoonsgegevens inzake het gebruik van de personeelspas heeft de volgende doeleinden:

• 1.

  het kunnen vaststellen of de personen die in de provinciale gebouwen aanwezig zijn daartoe geautoriseerd zijn;

• 2.

  in een geval van een zich voordoende calamiteit het snel kunnen beschikken over gegevens met betrekking tot het aantal zich in de provinciale gebouwen bevindende personen;

• 3.

  in voorkomende gevallen de aan- en afwezigheid van de bij de organisatie werkzame personen te kunnen verifiëren.

Artikel 5 Vastgelegde persoonsgegevens

Uitsluitend de volgende (persoons)gegevens worden in het kader van dit reglement verwerkt:

• a.

  de naam, adres en woonplaats van de betrokkene;

• b.

  personeelsnummer;

• c.

  datum in dienst;

• d.

  afdeling;

• e.

  locatie;

• f.

  gegevens met betrekking tot de aan betrokkene verleende bevoegdheden tot het betreden van provinciale gebouwen (waaronder de parkeergelegenheid bij de werkplek);

• g.

  gegevens met betrekking tot het feitelijk gebruik van deze bevoegdheden (aankomsttijden en vertrektijden).

Artikel 6a Bewaartermijn persoonsgegevens

De in artikel 5 genoemde gegevens worden na afloop van een termijn van 1 maand na de vastlegging ervan niet langer verstrekt voor het in artikel 2, derde lid, genoemde doeleinde.

Artikel 6b Verwijdering persoonsgegevens

De in artikel 5 genoemde gegevens worden verwijderd uiterlijk 6 maanden nadat het recht op toegang tot de provinciale gebouwen van betrokkene is vervallen.