Regeling vervallen per 28-12-2019

Financiële verordening Noord-Holland 2015

Geldend van 14-10-2015 t/m 27-12-2019

Intitulé

Financiële verordening Noord-Holland 2015

Provinciale Staten van Noord-Holland,

Besluiten vast te stellen:

Financiële verordening Noord-Holland 2015.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    activa: het geheel van materiële en immateriële bezittingen van een organisatie die een zekere waarde vertegenwoordigen;

  • b.

    activering: het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd;

  • c.

    afrekeningsverschil: bedragen die bij afsluiting van het begrotingsjaar nog moeten worden betaald dan wel ontvangen worden op de balans gezet. Wanneer de definitieve betaling of ontvangst blijkt af te wijken van het balansbedrag is sprake van een afrekeningsverschil. Het afrekeningsverschil wordt ten gunste of ten laste van het lopende begrotingsjaar gebracht;

  • d.

    beleidsvoornemens: door Provinciale Staten vastgestelde beleidsuitgangspunten voor het lopende begrotingsjaar;

  • e.

    boekwaarde: de huidige waarde van een bezit van de provincie, zoals deze voorkomt op de balans;

  • f.

    garantstelling: een schriftelijke verklaring van de provincie aan een geldverstrekker (doorgaans een bank) dat de geldnemer aan zijn verplichtingen zal voldoen, waarbij wordt geregeld dat wanneer de geldnemer in betalingsproblemen komt, de provincie zorgt dat de financiële verplichtingen waarvoor zij garant staat, worden nagekomen;

  • g.

    investeringen met een economisch nut: investeringen die verhandelbaar zijn of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van heffingen, leges of prijzen;

  • h.

    investeringen met een maatschappelijk nut: investeringen in de openbare ruimte die een publieke taak vervullen en geen middelen genereren. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, vaarwegen en groenvoorzieningen;

  • i.

    verplichting: een jegens de provincie bestaande aanspraak op grond van een onvoorwaardelijke schriftelijke verbintenis of een besluit tot subsidieverstrekking;

  • j.

    weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover de provincie kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. De weerstandscapaciteit blijkt bijvoorbeeld uit de omvang van de reserves en uit de resterende belastingcapaciteit;

  • k.

    weerstandsvermogen: de verhouding tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s die de provincie loopt.

Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2.1 Voorbereiding van de begroting

Jaarlijks, tijdig voor het zomerreces sturen Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten ter vaststelling toe de concept kaderbrief met daarin de voorgestelde uitgangspunten voor de begroting van het komende jaar.

Artikel 2.2 De begroting en de meerjarenraming

  • 1. Jaarlijks, uiterlijk in de maand september zenden Gedeputeerde Staten de in artikel 194 van de Provinciewet bedoelde ontwerpbegroting ter vaststelling en de ontwerpmeerjarenraming ter informatie aan Provinciale Staten toe, ingedeeld volgens de door Provinciale Staten vastgestelde programma-indeling.

  • 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting worden voor nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet weergegeven. Voor de lopende investeringen worden het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet, in het lopende en het eerstvolgende begrotingsjaar, weergegeven.

Artikel 2.3 Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

  • 1. Provinciale Staten autoriseren met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.

  • 2. Nieuwe investeringskredieten worden bij het vaststellen van de begroting ter besluitvorming aan Provinciale Staten voorgelegd.

  • 3. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, zenden Gedeputeerde Staten voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel inclusief een dekkingsplan en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan Provinciale Staten.

  • 4. Indien Gedeputeerde Staten voorzien dat een geautoriseerd programmabudget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door Gedeputeerde Staten in de eerstvolgende vergadering aan Provinciale Staten gemeld. Gedeputeerde Staten voegen hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

  • 5. Voor beleidsvoornemens in de loop van het begrotingsjaar die gevolgen hebben voor de begroting, maar die niet in de begroting zijn opgenomen, zenden Gedeputeerde Staten een voorstel voor een begrotingswijziging inclusief toelichting aan Provinciale Staten.

  • 6. Indien de in het vijfde lid genoemde beleidsvoornemens financiële gevolgen voor de meerjarenraming hebben, zenden Gedeputeerde Staten een toelichting aan Provinciale Staten waaruit blijkt hoe deze gevolgen in de meerjarenraming kunnen worden ingepast.

  • 7. Begrotingswijzigingen vinden in principe alleen plaats bij de formele planning en control momenten: de begroting, de eerste begrotingswijziging, de zomernota en de laatste begrotingswijziging.

Artikel 2.4 Tussentijdse rapportage

  • 1.

    Gedeputeerde Staten informeren Provinciale Staten door middel van een of meer tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting.

  • 2.

    De tussentijdse rapportage bevat tenminste de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

    • a.

      de baten en lasten per programma, en het saldo van baten en lasten;

    • b.

      de mutaties in de reserves;

    • c.

      het geraamde resultaat.

  • 3

    In de eerste begrotingswijziging kunnen uitgestelde intenties worden meegenomen. Incidenteel voor een beleidsintentie geraamde middelen, ten laste waarvan in het jaar waarin zij geraamd zijn, als gevolg van factoren van buitenaf, geen verplichtingen zijn aangegaan, kunnen gedurende maximaal 1 jaar voor deze beleidsintenties worden gereserveerd.

Artikel 2.5 De jaarstukken

  • 1. Jaarlijks zenden Gedeputeerde Staten het concept jaarverslag en de concept jaarrekening van het voorgaande jaar tijdig ter vaststelling aan Provinciale Staten.

  • 2. In de jaarrekening worden van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de nog te besteden bedragen weergegeven.

Hoofdstuk 3 Activa

Artikel 3.1 Register van bezittingen en overeenkomsten

  • 1. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

  • 2. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een actuele en volledige registratie van overeenkomsten.

Artikel 3.2 Activering

  • 1. Investeringen met een economisch nut als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onderdeel a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en met een verkrijgingsprijs kleiner dan € 500.000,– worden niet geactiveerd.

  • 2. Apparaatskosten worden uitsluitend geactiveerd in het geval provinciale medewerkers worden ingezet voor de voorbereiding, administratie of toezicht van een kapitaalwerk.

  • 3. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onderdeel c, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten worden bij voorkeur niet geactiveerd.

Artikel 3.3 Nota deelnemingen en verbonden partijen

Gedeputeerde Staten zenden tenminste eenmaal in de vier jaar een nota ter vaststelling aan Provinciale Staten waarin het voorgestelde beleid met betrekking tot deelnemingen en verbonden partijen wordt behandeld.

Artikel 3.4 Waardering

In de toelichting op de balans wordt informatie opgenomen over de boekwaarde van de activa. In de paragraaf Grondbeleid van de begroting en jaarrekening wordt informatie opgenomen over de boekwaarde en de marktwaarde van de gronden in eigendom van de provincie. De boekwaarde mag niet hoger zijn dan de marktwaarde.

Artikel 3.5 Afschrijving op activa

  • 1. Gedeputeerde Staten hanteren primair de lineaire afschrijvingsmethode. Daar waar een andere methode de voorkeur geniet, wordt dit beargumenteerd bij de beschikbaarstelling van het investeringskrediet besloten.

  • 2. De te hanteren afschrijvingsduur van de verschillende soorten vaste activa is in onderstaande tabel vastgelegd.

  • 3. Op investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut als bedoeld in artikel 59, vierde lid, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten kan, in afwijking van het bepaalde in de vorige leden, extra worden afgeschreven.

  • 4. Met afschrijven op vaste activa wordt een begin gemaakt op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het werk gereed is gekomen.

  • 5. In afwijking van het vorige lid wordt met het afschrijven op activa met maatschappelijk nut een begin gemaakt op 1 januari van het jaar, volgend op het jaar waarin de uitgaven zijn gedaan.

  • Soort vaste activa

    Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

    Afschrijvingstermijn

    Immateriële vaste activa

    a.Kosten agio en disagio geldleningen

    Looptijd lening tot maximaal 10 jaar

    b.Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief

    4 jaar

    Materiële vaste activa

    a.Investeringen met economisch nut

    Bedrijfsgebouwen*): a. Aankoop 40 jaar b. renovatie maximaal 25 jaar Machines, apparaten en technische installaties: verwachte toekomstige gebruiksduur

    b.Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut

    Aanleg/reconstructie van grond-, weg en waterbouwkundige werken: maximaal 25 jaar

    Financiële vaste activa

    Bijdragen aan activa in eigendom van derden als bedoeld in artikel 61 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

    Gelijk aan afschrijvingstermijn van eigen activa

  • *) Voorbereidingskosten met aankoop of groot onderhoud mee-activeren. Technische installaties bij aankoop of nieuwbouw bedrijfsgebouw niet op levensduur activeren maar meenemen met afschrijvingstermijn aankoop/nieuwbouw.

Artikel 3.6 Rentetoerekening aan activa

  • 1. Tijdens de werkzaamheden van onderhanden zijnde investeringen vindt rentetoerekening plaats op basis van het percentage van 3-maands Euribor over de tot dan toe gedane uitgaven. Deze rentetoerekening (bouwrente) wordt mee geactiveerd. Het op de eerste werkdag van het jaar geldende percentage wordt voor het gehele jaar gehanteerd.

  • 2. Met ingang van 1 januari van het jaar volgend op het jaar van afronding van investeringen waarvan de afschrijvingstermijn 5 jaar of minder is, wordt rente toegerekend aan deze investering op basis van het percentage van 3 jaar staatspapier over de gemiddelde boekwaarde. Deze percentages worden op 1 januari van het jaar van afronding van de investering bepaald.

  • 3. Met ingang van 1 januari van het jaar volgend op het jaar van afronding van investeringen waarvan de afschrijvingstermijn langer is dan 5 jaar wordt rente toegerekend aan deze investering op basis van het percentage van 10 jaar staatspapier over de gemiddelde boekwaarde. Deze percentages worden op 1 januari van het jaar van afronding van de investering bepaald.

  • 4. De gemiddelde boekwaarde wordt berekend door de boekwaarde op 1 januari en de boekwaarde op 31 december te middelen.

  • 5. In afwijking van het hiervoor bepaalde wordt rente toegerekend aan de boekwaarde van de gronden per 1 januari van het boekjaar alsmede aan de nieuw aangekochte gronden op basis van het percentage van 3 jaar staatspapier, geldend op 1 januari van dat boekjaar.

  • 6. Voor investeringen in grond-, weg en waterbouwkundige werken geldt dat de rentetoerekening, in afwijking van het bepaalde in het derde lid plaatsvindt op 1 januari van het jaar, volgend op het jaar waarin de uitgaven zijn gedaan. De rentetoerekening gebeurt eveneens op basis van 10 jaar staatspapier over de gemiddelde boekwaarde.

Hoofdstuk 4 Passiva

Artikel 4.1 Algemene reserve

De algemene reserve maakt deel uit van een buffer voor financiële tegenvallers van een omvang die niet uit de algemene dekkingsmiddelen is op te vangen. De buffer is minimaal gelijk aan het saldo van het netto risicobedrag dat voor het boekjaar waarop deze jaarrekening en begroting betrekking hebben, is bepaald.

Artikel 4.2 Bestemmingsreserves

  • 1.

    Voor de instelling van elke bestemmingsreserve zenden Gedeputeerde Staten ter vaststelling een conceptbesluit aan Provinciale Staten met daarin een overzicht van de beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves of waarin minimaal wordt aangegeven:

    • a.

      Het specifieke doel van de reserve;

    • b.

      De voeding van de reserve;

    • c.

      De maximale hoogte van de reserve;

    • d.

      De maximale looptijd.

  • 2.

    Jaarlijks bij de jaarrekening vindt een toetsing van de reserves plaats aan de onderbouwing ervan.

  • 3

    Jaarlijks bij begroting worden de verwachte onttrekkingen geactualiseerd.

Artikel 4.3 Nota reserves en voorzieningen

Gedeputeerde Staten zenden tenminste eenmaal in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aan Provinciale Staten. Deze nota behandelt in ieder geval het voorgestelde beleid met betrekking tot reserves en voorzieningen, de noodzaak tot het aanhouden van de specifieke bestemmingsreserves en voorzieningen en het verloop van de reserves en voorzieningen.

Hoofdstuk 5 Budgetbevoegdheden

Artikel 5.1 Investeringskredieten en voorzieningen

Gedeputeerde Staten zijn bevoegd tot het doen van uitgaven ten laste van investeringskredieten die op basis van artikel 2.3, tweede lid zijn geautoriseerd tot het totale bedrag van het investeringskrediet. Gedeputeerde Staten zijn tevens bevoegd tot het doen van uitgaven ten laste van voorzieningen, tot het totale bedrag van de betreffende voorziening.

Artikel 5.2 Onvoorziene uitgaven

Gedeputeerde Staten kunnen uitsluitend bij wijze van begrotingswijziging voorstellen doen tot het beschikken over de post onvoorzien.

Artikel 5.3 Balansposten

Naast de openstaande crediteuren van voorgaande boekjaren, worden op de balanspost crediteuren aan het einde van een boekjaar slechts bedragen opgenomen voor zover er per 31 december verplichtingen zijn aangegaan, en deze verplichtingen verband houden met een aan het boekjaar toe te rekenen prestatie.

Artikel 5.4 Maximumtermijn en afrekeningsverschillen

  • 1. Voor de in de balanspost crediteuren opgenomen bedragen wegens subsidieverplichtingen wordt jaarlijks beoordeeld of de openstaande verplichting naar verwachting nog tot betaling zal leiden. Bedragen die niet meer uitgekeerd worden vloeien terug naar de algemene reserve.

  • 2. Voor zover de in de balanspost crediteuren opgenomen bedragen wegens privaatrechtelijke verplichtingen uiterlijk drie maanden na afloop van een dienstjaar nog niet zijn besteed, vloeien deze terug naar de algemene reserve.

  • 3. Gedeputeerde Staten overleggen bij het toezenden van de jaarrekening een samenvatting per programma van de geboekte afrekeningsverschillen die op grond van het vorige lid hebben plaatsgevonden.

Artikel 5.5 Nota Leningen en garantstellingen

Geldleningen en financiële garantstellingen worden uitsluitend verstrekt uit hoofde van de publieke taak, binnen de vastgestelde financiële kaders. Voor het verstrekken van geldleningen en garantstellingen worden door Gedeputeerde Staten richtlijnen voor de uitvoering vastgesteld.

Hoofdstuk 6 Organisatie financieel beheer

Paragraaf 1 De financiële administratie

Artikel 6.1 De financiële administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de provinciale organisatie als geheel en in de directies;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de activa, vorderingen, voorraden, schulden, contracten en garanties;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting

en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 6.2 Administratieve organisatie

Gedeputeerde Staten dragen zorg voor en leggen vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de provinciale financiële organisatie en een eenduidige toewijzing van taken;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de beschrijvingen van procedures, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden inzake het beheer van de administratie, met inachtneming van algemene eisen ten aanzien van functiescheiding en controle en op basis van een risicoanalyse van de processen.

Artikel 6.3 Interne controle

Gedeputeerde Staten zorgen voor de interne controle op de getrouwheid van de informatieverstrekking ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, alsmede de rechtmatigheid van de beheerhandelingen. Tevens zorgen Gedeputeerde Staten er voor dat deze interne toetsing tenminste bestaat uit een planmatige periodieke controle en dat bij afwijkingen voor zover mogelijk maatregelen tot herstel worden genomen.

Artikel 6.4 Risicomanagement en weerstandsvermogen

Gedeputeerde Staten zenden tenminste eenmaal in de vier jaar een nota ter vaststelling aan Provinciale Staten waarin het voorgestelde beleid met betrekking tot het risicomanagement wordt behandeld. In de nota wordt ook de beschikbare weerstandscapaciteit gedefinieerd en wordt de norm voor het gewenste weerstandsvermogen bepaald.

Paragraaf 2 Beheer van vermogenswaarden

Artikel 6.5 Richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie

  • 1.

    Voor de provincie tijdelijk overtollige middelen mogen op de volgende wijzen worden uitgezet:

    • a.

      door middel van deposito’s bij het Ministerie van Financiën;

    • b.

      door het uitlenen aan decentrale overheden waarvan de provincie geen toezichthouder is.

  • 2.

    De wijze waarop voor de provincie tijdelijk overtollige middelen mogen worden uitgezet is vastgelegd in het Financieringsstatuut.

  • 3.

    Het aantrekken en tijdelijk uitzetten van alle benodigde middelen vindt plaats aan de hand van een liquiditeitsprognose van de provincie en een renteverwachting van de markt.

Artikel 6.6 Financieringsstatuut

Gedeputeerde Staten leggen tenminste elke vier jaar een financieringsstatuut ter vaststelling voor aan Provinciale Staten, waarin het beleid ten aanzien van de financieringsfunctie en de beschrijvingen van procedures, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden inzake het beheer van vermogenswaarden zijn opgenomen, met inachtneming van de algemene eisen ten aanzien van functiescheiding en controle.

Paragraaf 3 Beleid en verantwoording

Artikel 6.7 Informatievoorziening en verantwoording

  • 1. Gedeputeerde Staten geven in de financieringsparagraaf in de ontwerpbegroting informatie over de algemene ontwikkelingen in de financieringsfunctie en het in het begrotingsjaar te voeren financieringsbeleid.

  • 2. Gedeputeerde Staten doen in de financieringsparagraaf in het jaarverslag verslag van het gerealiseerde financieringsbeleid.

Hoofdstuk 7 Grondslagen voor berekening van prijzen en tarieven

Artikel 7.1 Prijzen

  • 1. De prijzen die in een privaatrechtelijke relatie in rekening worden gebracht, dekken in redelijkheid ten minste alle variabele en vaste aan de betreffende activiteit toe te rekenen kosten. Deze bepaling geldt niet in alle gevallen voor grondtransacties.

  • 2. Voor door de provincie specifiek te verrichten diensten worden rechten als bedoeld in artikel 223 van de Provinciewet geheven op basis van kostendekkende tarieven.

  • 3. Tot de lasten, bedoeld in artikel 223, eerste lid, van de Provinciewet worden niet gerekend de kosten van beroep, bezwaar, controle en toezicht.

  • 4. De tarieven, bedoeld in artikel 225, eerste lid, van de Provinciewet worden zodanig vastgesteld, dat de hoogte geen belemmering vormt voor het bereiken van provinciale beleidsdoelstellingen.

Artikel 7.2 Rechten

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de rechten als bedoeld in artikel 223 Provinciewet wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd waarbij naast de directe kosten alleen die indirecte kosten worden betrokken die samenhangen met de dienstverlening.

Hoofdstuk 8 De Concerncontroller

Artikel 8.1 Benoeming

Gedeputeerde Staten benoemen voor de algemene dienst een concerncontroller.

Artikel 8.2 Positie

  • 1. De functie van concerncontroller is onderdeel van de ambtelijke organisatie en valt hiërarchisch rechtstreeks onder de algemeen directeur / provinciesecretaris.

  • 2. De functie van concerncontroller is onverenigbaar met enige andere functie binnen de provinciale organisatie.

Artikel 8.3 Verantwoordelijkheden

  • 1.

    De concerncontroller is verantwoordelijk voor:

    • a.

      het adviseren over en toetsen van de inrichting van de processen die de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende inzet van provinciale middelen en de informatievoorziening daarover moeten waarborgen;

    • b.

      het toezicht op de in onderdeel a bedoelde processen en informatievoorziening.

  • 2.

    De concerncontroller is verantwoordelijk voor de interne auditfunctie als bedoeld in hoofdstuk 9.

Artikel 8.4 Bevoegdheden en taken

  • 1.

    De concerncontroller adviseert gevraagd en ongevraagd:

    • a.

      de directeuren;

    • b.

      de algemeen directeur/provinciesecretaris;

    • c.

      Gedeputeerde Staten.

  • 2.

    Gedeputeerde Staten stellen een controlstatuut vast waarin de taken van de concerncontroller nader worden uitgewerkt.

  • 3.

    De concerncontroller is bevoegd, indien het provinciaal belang dit naar zijn oordeel vereist, en gehoord Gedeputeerde Staten, zich rechtstreeks tot Provinciale Staten te richten.

  • 4.

    De taakuitoefening van de concerncontroller kan niet worden ingeperkt door die van provinciale commissies of instanties met een vergelijkbare taakstelling.

  • 5.

    De concerncontroller is te allen tijde bevoegd informatie en gegevensbronnen en -bestanden te onderzoeken of te laten onderzoeken, processen en systemen te toetsen en te doen wat hij overigens noodzakelijk acht om zijn taken te kunnen vervullen. De concerncontroller heeft daartoe ongehinderd toegang tot alle informatie en personen binnen de Provincie Noord-Holland die hij voor de uitoefening van zijn taken nodig acht.

  • 6.

    Provinciale ambtenaren zijn verplicht hun medewerking te verlenen aan het gestelde in het vijfde lid.

Artikel 8.5 Informatievoorziening

  • 1. De concerncontroller stelt jaarlijks een jaarplan op dat hij ter vaststelling voorlegt aan Gedeputeerde Staten. De concerncontroller blijft echter bevoegd om, indien de actuele situatie dit naar zijn inzicht vergt, af te wijken van een vastgesteld jaarplan.

  • 2. Jaarlijks stelt de concerncontroller een openbaar verslag op van zijn werkzaamheden, dat hij vervolgens voorlegt aan Gedeputeerde Staten.

  • 3. De concerncontroller rapporteert over elke adviesopdracht aan de desbetreffende opdrachtgever en voegt daarbij een voorstel voor verdere behandeling.

  • 4. De opdrachtgever kan de bevindingen van de concerncontroller voorzien van zijn opmerkingen of aanbevelingen.

Artikel 8.6 Ondersteuning

  • 1. Ter ondersteuning van zijn werkzaamheden, met inbegrip van de interne audit, worden aan de concerncontroller één of meer medewerkers toegevoegd. Deze medewerkers vallen hiërarchisch onder de concerncontroller.

  • 2. Het bepaalde in artikel 8.2, tweede lid en artikel 8.4, vijfde lid, van deze verordening is van overeenkomstige toepassing op de in het eerste lid bedoelde medewerkers.

Hoofdstuk 9 Interne audit

Artikel 9.1 Positie

  • 1. De interne auditfunctie is onderdeel van de ambtelijke organisatie en valt hiërarchisch onder de concerncontroller.

  • 2. De interne auditfunctie is onverenigbaar met enig andere functie binnen de provinciale organisatie.

Artikel 9.2 Verantwoordelijkheden

De interne auditfunctie is verantwoordelijk voor de uitvoering van audits en overige werkzaamheden als bedoeld in artikel 9.3.

Artikel 9.3 Taken en bevoegdheden

  • 1.

    De interne auditfunctie heeft tot taak:

    • a.

      audits uit te voeren op grond van de Provinciewet, artikel 217a;

    • b.

      overige audits uit te voeren;

    • c.

      andere werkzaamheden.

  • 2.

    Voor audits in het kader van artikel 217a van de Provinciewet treden uitsluitend Gedeputeerde Staten op als opdrachtgever.

  • 3.

    Voor de overige audits en werkzaamheden als bedoeld in het eerste lid, onderdelen b en c, kunnen Gedeputeerde Staten, de Algemeen directeur, een directeur of de concerncontroller als opdrachtgever optreden.

  • 4.

    De positie, relatie tot de concerncontroller, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de interne auditfunctie worden nader geregeld in het Auditstatuut.

  • 5.

    Het Auditstatuut wordt vastgesteld door Gedeputeerde Staten.

Artikel 9.4 Informatievoorziening

  • 1. De interne auditfunctie stelt jaarlijks een auditjaarplan op dat ter vaststelling wordt voorgelegd aan Gedeputeerde Staten.

  • 2. De interne auditfunctie rapporteert over de realisatie van het auditjaarplan in het verslag als bedoeld in artikel 8.5, tweede lid.

Hoofdstuk 10 De auditstuurgroep

Artikel 10.1 Benoeming

  • 1. Er is een auditstuurgroep die bestaat uit tenminste 5 leden.

  • 2. De auditstuurgroep bestaat uit de portefeuillehouder Concern Controlling (voorzitter), de provinciesecretaris en de concerncontroller, de programmamanager Interne Audit alsmede een extern onafhankelijk door Gedeputeerde Staten aan te wijzen lid. Overige leden worden door Gedeputeerde Staten benoemd.

Artikel 10.2 Doel en werkzaamheden

  • 1. De auditstuurgroep is belast met het voorbereiden van besluiten op het gebied van de interne auditfunctie.

  • 2. De auditstuurgroep heeft tot doel het verhogen van de doeltreffendheid van de interne auditfunctie.

Artikel 10.3 Taken en bevoegdheden

  • 1.

    Tot de taken van de auditstuurgroep behoren:

    • a.

      het adviseren van Gedeputeerde Staten met betrekking tot de onderzoeken als bedoeld in artikel 9.4, eerste lid, onderdeel a, het Auditstatuut als bedoeld in artikel 9.4, vierde lid, het auditjaarplan als bedoeld in artikel 9.5, eerste lid, het jaarverslag als bedoeld in artikel 9.5, derde lid en overige zaken die naar mening van deauditstuurgroep relevant zijn voor de doeltreffendheid van de interne audit;

    • b.

      het periodiek bespreken van de voornaamste bevindingen van de concerncontroller en eventuele verschillen van inzicht tussen de concerncontroller en Gedeputeerde Staten of de provinciesecretaris;

    • c.

      toezicht houden op de naleving van hoofdstuk 9 van deze verordening.

  • 2.

    De auditstuurgroep adviseert Gedeputeerde Staten gevraagd en ongevraagd.

  • 3.

    De auditstuurgroep adviseert de concerncontroller gevraagd en ongevraagd.

  • 4.

    De auditstuurgroep kan zich doen bijstaan door anderen voor specifieke onderwerpen, in het bijzonder de portefeuillehouder van het onderwerp dat in een audit aan de orde is dan wel een interne of externe specialist, die aan een audit heeft bijgedragen.

Artikel 10.4 Informatievoorziening

  • 1. De programmamanager Interne Audit stelt de opgestelde auditrapporten beschikbaar aan de leden van de auditstuurgroep.

  • 2. De concerncontroller verschaft informatie aan de auditstuurgroep over de opvolging van de aanbevelingen van Interne Audit, de externe accountant en de Randstedelijke Rekenkamer.

Hoofdstuk 11 Slotbepalingen

Artikel 11.1 Afwijkingsmogelijkheid voor Provinciale Staten

Provinciale Staten kunnen van bepalingen uit deze Financiële verordening afwijken.

Artikel 11.2 Intrekking

De Financiële verordening Noord-Holland 2011 wordt ingetrokken op de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin deze verordening wordt geplaatst.

Artikel 11.3 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin zij wordt geplaatst.

Deze verordening wordt aangehaald als Financiële verordening Noord-Holland 2015.

Ondertekening

Haarlem, 28 september 2015.
Provinciale Staten van Noord-Holland,
J.R. Loggen M.Sc, waarnemend statengriffier .
G.E.A. van Craaikamp, provinciesecretaris.

TOELICHTING

bij de geactualiseerde Financiële verordening Noord-Holland 2015

Algemene toelichting

De Provinciewet schrijft voor dat elke provincie jaarlijks begrotings- en verantwoordingsstukken moet opstellen. Het Besluit begroting en verantwoording (BBV) bevat de regelgeving daarvoor. Met de Financiële verordening regelen PS op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. Deze verordening bevat aanvullende regels op, en een uitwerking van, de regels in het BBV. Met de financiële verordening creëren PS waarborgen voor de kwaliteit van de financiële functie van de provincie. Ook geeft de verordening een nadere invulling aan de (financiële) verantwoording van GS aan PS.

Er is voor gekozen om deze Financiële verordening beknopt te houden zodat het meer een ‘kapstok-verordening’ blijft, en om te voorkomen dat de verordening vaker of sneller dan gewenst moet worden aangepast als gevolg van veranderende details. Hiertoe is een aantal bepalingen uit de vorige versie (2011) ingekort of geschrapt omdat deze al in andere wetgeving zijn opgenomen.

Toelichting op de hoofdstukken 1 t/m 7

Art. 1.1

De belangrijkste begrippen die in de verordening worden gebruikt, zijn hier toegelicht.

Art. 2.2, lid 2

De zinsnede “in het lopende en het komende boekjaar” is vervangen door “het lopende en het eerstvolgende begrotingsjaar”.

Art 2.2, lid 3 en lid 4

Verplaatst naar Art 2.3, zie de toelichting bij Art 2.3, lid 5 en lid 6.

Art. 2.3, lid 2

De term “investeringen” is vervangen door “investeringskredieten” omdat de juiste formulering is (investeringskredieten worden door PS vastgesteld).

Art 2.3, lid 5

Was Art 2.2 lid 3.

Art 2.3, lid 6

Was Art 2.2 lid 4.

Art 2.3, lid 7

Dit lid is toegevoegd om aan te geven dat tussentijdse begrotingswijzigingen alleen plaatsvinden in formele P&C-documenten, waarbij een totaalbeeld van de begroting wordt voorgelegd aan PS. De bedoeling van het artikel is te voorkomen, dat door ambtenaren in een voordracht wordt opgenomen dat de begroting wordt gewijzigd.

Art. 2.4, lid 2

  • -

    De zinsnede “Een uiteenzetting over de uitvoering en” is verwijderd, omdat tussentijdse begrotingswijzigingen bijstellingen van het beleid weergeven.

  • -

    Het woord “tenminste” is toegevoegd omdat de tussentijdse rapportages ook andere informatie bevatten.

  • -

    Punt c) gewijzigd in “het geraamde totaal saldo van baten en lasten volgend uit onderdelen a en b”.

  • -

    Punten d) “de mutaties in de reserves” en e) “het geraamde resultaat” toegevoegd.

Art. 2.4, lid 3

Dit artikel is toegevoegd om aan te geven dat een incidenteel budget voor maximaal 1 jaar kan worden doorgeschoven, en om de criteria die hieraan zijn verbonden te beschrijven. In de vorige wijziging is de RUI vervallen.

Art. 2.5, lid 1

De term “vergezeld van een productenrealisatie als bedoeld in hoofdstuk VI van het Bbv met toelichting” is verwijderd.

Art. 2.5, lid 2

In de eerste regel is “wordt” gewijzigd in “worden”.

Art 3.1, lid 1

De laatste zin van dit artikel “In de registratie worden ook opgenomen de niet geactiveerde kunstvoorwerpen en de niet geactiveerde gebruiksvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde.” Is geschrapt. De definitie van bezittingen is verhelderd in de begrippenlijst.

Art. 3.1, lid 2

De term “lopende privaatrechtelijke overeenkomsten” is gewijzigd in “overeenkomsten”, omdat de overeenkomsten die de provincie afsluit in essentie altijd privaatrechtelijk van aard zijn. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld bestuursovereenkomsten.

Art. 3.2, lid 2

“Administratie en toezicht” is gewijzigd in “administratie of toezicht”.

Art. 3.2, lid 3

  • -

    Dit artikel blijft ongewijzigd omdat we dit artikel duidelijk wordt gemaakt dat de voorkeur er naar uitgaat dat investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut niet wordt geactiveerd. Dit is conform artikel 46, lid 4 van het BBV, waarin staat dat investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut kunnen worden geactiveerd.

  • -

    De verwijzing naar artikel 35, lid b) van het BBV is gewijzigd naar artikel 35, lid c) omdat dit de juiste verwijzing is.

Art 3.4

  • -

    In de eerste zin is het woord “waarde” gewijzigd in “boekwaarde”, omdat de boekwaarde kan afwijken van de werkelijke waarde.

  • -

    Aan de eerste zin is toegevoegd “als bedoeld in artikel 1.1”, als verwijzing naar de definitie van het begrip bezittingen.

  • -

    De tweede zin “Hierbij worden in elk geval betrokken de deelnemingen, de kunstcollectie, de geactiveerde gebruiksvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde en de gebouwen.” is verwijderd. In artikel 1.1 (begripsbepalingen) is beschreven wat wordt bedoeld met bezittingen.

  • -

    In de voorlaatste zin is de verwijzing naar de toelichting op de balans gewijzigd in een verwijzing naar de paragraaf Grondbeleid in de begroting en jaarrekening.

Art 3.5, lid 1

In de laatste zin is het woord “specifiek” gewijzigd in “beargumenteerd”, om te benadrukken dat het gebruik van een andere afschrijvingsmethode goed beargumenteerd moet worden.

Art. 3.5, lid 3

De term “de activa” is vervangen door “investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut”, conform de in het Bbv gebruikte terminologie.

Art. 3.5, lid 5

Het woord “wegen” is vervangen door “activa met maatschappelijk nut”.

Art 3.6, lid 1

De zin toegevoegd “Het op de eerste werkdag van het jaar geldende rentepercentage wordt voor het gehele jaar gehanteerd”. Zie ook de toelichting bij (het schrappen van) Art 3.6, lid 5.

Art 3.6, lid 2 en lid 3

Zowel aan lid 2 als aan lid 3 de zin toegevoegd “Deze percentages worden op 1 januari van het jaar van afronding van de investering bepaald”. Zie ook de toelichting bij (het schrappen van) Art 3.6, lid 5.

Art. 3.6, lid 5

Dit artikel is geschrapt. Het artikel luidde als volgt:

“De op de eerste werkdag van het jaar geldende waarde van de in het eerste lid genoemde rentepercentage wordt voor het gehele jaar gehanteerd. De percentages genoemd in het tweede en derde lid worden op 1 januari van het jaar van afronding van de investering bepaald”. Artikel 3.6, lid 1, lid 2 en lid 3 zijn hierop aangepast. Zie de toelichting hierboven.

Art. 3.6, lid 5 (nieuw)

Dit was eerst lid 6. Duidelijk is gemaakt dat met “het percentage van 3 jaar staatspapier” wordt bedoeld het rentepercentage geldend op 1 januari van dat boekjaar.

Art 4.1

De bepaling dat de omvang van de algemene reserve tenminste 25% van de structurele algemene dekkingsmiddelen bedraagt is geschrapt omdat deze bepaling achterhaald is. In de tekst is verduidelijkt dat de algemene reserve deel uitmaakt van de buffer voor het opvangen van financiële tegenvallers, en dat deze buffer minimaal gelijk is aan het saldo van het netto risicobedrag dat voor het boekjaar waarop de betreffende begroting en jaarrekening betrekking hebben is bepaald. In de laatste zin is “jaarrekening” daarom gewijzigd in “jaarrekening en begroting”.

Art 4.2, lid 1

De tekst is gewijzigd, in overeenstemming met het BBV.

Art 4.2, lid 2

De laatste zin “Behoudens indien bij het instellen van een reserve anders is besloten vallen de middelen die aan het einde van een boekjaar vrij besteedbaar zijn, terug naar de algemene middelen” is verwijderd, omdat in de nota Reserves en Voorzieningen is vastgelegd hoe wordt omgegaan met middelen uit een reserve die aan het einde van een boekjaar vrij besteedbaar zijn.

Art 4.2, lid 3

  • -

    Oorspronkelijk lid 3 is geschrapt omdat de definitie van vrij besteedbare middelen is opgenomen onder artikel 1.1 (begripsbepalingen).

  • -

    Nieuw lid 3 ingevoegd: “Jaarlijks bij de begroting worden de verwachte onttrekkingen geactualiseerd”.

Art 4.2, lid 4

Geschrapt omdat het wettelijk is bepaald dat een bestemmingsreserve geen negatief saldo mag hebben. Het is dus overbodig om dit ook hierin op te nemen.

Art 4.2, lid 5

Geschrapt omdat de reserve Afwikkeling Opgeheven Reserves niet (meer) bestaat.

Art 4.3

Geschrapt omdat het beleid m.b.t. reserves is vastgelegd in de nota Reserves en Voorzieningen.

Art 4.4

Geschrapt omdat de bepaling over de rentetoevoeging overlopende passiva achterhaald is.

Art. 4.5 is art. 4.3 geworden.

Art. 5.2

De term “post onvoorziene uitgaven” is gewijzigd in “post onvoorzien” omdat dit de enige juiste benaming van deze post is.

Art. 5.4, lid 1

De tekst is gewijzigd. In plaats van subsidieverplichtingen die na 3 jaar nog niet zijn besteed te laten terugvloeien in de algemene reserve, wordt de balanspost jaarlijks geëvalueerd.

Art. 5.4, lid 3

De term “afboekingen” is ter verduidelijking vervangen door “geboekte afrekeningsverschillen”.

Art. 5.4, lid 4

Geschrapt omdat dit in de praktijk niet meer voorkomt.

Art. 5.5

Dit artikel is toegevoegd als verwijzing naar de richtlijnen voor het vertrekken van geldleningen en garantstellingen. De nota Leningen en Garantstellingen wordt door GS vastgesteld, nadat deze geactualiseerde Financiële verordening door PS is vastgesteld.

Art. 6.2, punt d)

Aan de bepaling is toegevoegd “en op basis van een risicoanalyse van de processen”, omdat op dit moment alleen de procedures zijn beschreven waar een risico aan zit

Art 6.3

De laatste zin is anders geformuleerd, om te benadrukken dat Gedeputeerde Staten zorgen voor een interne toetsing die tenminste bestaat uit een planmatige periodieke controle.

Art 6.4

  • -

    Geschrapt omdat het zorgen voor een aanvaardbaar renteresultaat sinds de introductie van het verplicht schatkistbankieren niet meer aan de orde is.

  • -

    Nieuw Art 6.4 toegevoegd om vast te leggen dat Gedeputeerde Staten eens per vier jaar een nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement aan Provinciale Staten voorleggen.

Art 6.5

De tekst is aangepast aan de mogelijkheid dat Nederlandse medeoverheden onderling geld aan elkaar mogen uitlenen. Naast het uitzetten in deposito’s is het ook toegestaan om tijdelijk overtollige middelen uit te lenen aan andere decentrale overheden.

Art. 6.7, lid 2

Geschrapt omdat het rapporteren over het in de begroting opgenomen financieringsbeleid tegenwoordig niet meer gebeurt bij het aanbieden van tussentijdse rapportages.

Art 6.7, lid 3

Dit is lid 2 geworden door het schrappen van het oorspronkelijke lid 2, zie de toelichting hierboven.

Art. 7.1

In lid 1 (ongewijzigd) is bepaald dat de prijzen die in een privaatrechtelijke relatie in rekening worden gebracht in redelijkheid ten minste alle variabele en vaste aan de betreffende activiteit toe te rekenen kosten dekken.

  • -

    Deze bepaling geldt niet in alle gevallen voor grondtransacties. De term ‘grondtransacties’ kan naast de aan- en verkoop ook betrekking hebben op het vestigen van zakelijke rechten en het door middel van huur, pacht of bruikleen in gebruik geven van grond. Bijvoorbeeld het anti-kraak laten bewonen van een gebouw.

  • -

    De uitzondering voor situaties waarin niet in concurrentie wordt getreden met ondernemingen (lid 2) is geschrapt omdat dit achterhaald is en mogelijk strijdig is met de huidige tijdsgeest en de huidige Wet Markt en Overheid.

  • -

    In lid 3 is de bepaling m.b.t. prijzen die in een privaatrechtelijke relatie in rekening worden gebracht, verhelderd en nader gespecificeerd, en toegelicht in relatie tot de Provinciewet.

Toelichting op de hoofdstukken 8, 9 en 10

Algemeen

De belangrijkste wijziging is het toevoegen van een nieuw artikel 9 over Interne Audit. Daarvoor is gekozen vanwege de gewenste onafhankelijke positionering van de interne auditfunctie onder een eigen leidinggevende en om ook duidelijker control- en audittaken te onderscheiden.

Art. 8.2, lid 3 en lid 4

Deze bepalingen zijn verplaatst naar het nieuwe artikel 9, lid 3 om de onder ‘algemeen’ vermelde reden.

Art. 8.3, lid 1

Deze bepaling is aangepast naar aanleiding van het 5-puntenprogramma versterking financiële functie en de gegroeide praktijk van Concerncontrolling. Het CAR-model (Control, Audit, Risk) is centraal komen te staan. Dit model is gericht op het onderkennen en mitigeren van risico’s op het gebied van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de provinciale processen. Concerncontrolling toetst en adviseert over de inrichting van die processen houdt daar toezicht op.

Art. 8.4, lid 1a)

Deze bepaling is verplaatst naar het nieuwe artikel 9, lid 3 om de onder ‘algemeen’ vermelde reden.

Art. 8.4 (oud)

Dit artikel is vervallen met uitzondering van lid 1a) (zie hierboven). In de voorstellen tot wijziging is een nieuw artikel 8.4 opgenomen waarin zowel de taken (oud artikel 8.4) als bevoegdheden (oud artikel 8.5) van de Concerncontroller zijn opgenomen. De taakomschrijving is aangepast aan het 5-puntenprogramma en de huidige denkbeelden binnen de provincie over de functie van de Concerncontroller.

Art. 8.4 (nieuw)

In artikel 8.4, lid 2 is bepaald dat de taken van de Concerncontroller worden uitgewerkt in het controlstatuut. Voor een dergelijk statuut is gekozen naar analogie met het auditstatuut. Dat maakt een meer flexibele sturing op de taken van de concerncontroller mogelijk, omdat dan niet voor alle wijzigingen aanpassing van de Financiële verordening noodzakelijk is. De verordening bevat een abstracte omschrijving van de taken die de goedkeuring van PS behoeven. De concrete invulling gebeurt via het controlstatuut dat wordt vastgesteld door GS (lid 6).

In het nieuwe artikel 8.4 is een lid 5b) opgenomen dat de Concerncontroller toegang geeft tot alle informatie en personen die nodig zijn voor de uitoefening van zijn functie.

In lid 7 is opgenomen dat de taken van de concerncontroller nader worden uitgewerkt in het controlstatuut. Het gaat hierbij in ieder geval om de volgende taken:

  • a)

    Het toezien op de handhaving van kaders en besluiten van Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en directie en het toezien op de beheersing van majeure projecten;

  • b)

    Het toetsen van en adviseren over ontwerpbesluitvorming ten behoeve van directies en Gedeputeerde Staten;

  • c)

    Het rapporteren over de wijze waarop deze verordening wordt uitgevoerd.

Art. 8.6, lid 2

De in artikel 8.4 (nieuw) bedoelde bevoegdheid is van overeenkomstige toepassing verklaard voor de medewerkers van Concerncontrol inclusief de interne auditfunctie.

Hoofdstuk 9 (oud)

Het oude hoofdstuk 9 is nu hoofdstuk 10.

Hoofdstuk 9 (nieuw)

Dit hoofdstuk betreft de interne auditfunctie en is zoveel mogelijk op dezelfde wijze opgebouwd als hoofdstuk 8. Belangrijk verschil is dat hoofdstuk 8 op de functie (persoon) is geschreven en hoofdstuk 9 op het organisatieonderdeel.

Art. 9.3

Dit artikel betreft de taken van de interne auditfunctie. Die taken komen overeen met de taken die eerder in artikel 8.4 van de financiële verordening 2011 stonden vermeld. In de oude verordening stonden de Algemeen Directeur en Concerncontroller niet genoemd als opdrachtgever voor audits. Daar was in de praktijk wel behoefte aan. Dat is in dit artikel nu geregeld.

Art. 9.4, lid 1

Naar aanleiding van het 5 puntenprogramma is er een programmamanager interne audit aangesteld die leiding geeft aan de interne auditfunctie. Gelet op de in dat programma beschreven gewenste onafhankelijke positie is ervoor gekozen om in artikel 9.4, lid 1 de programmanager de auditrapporten ter beschikking te laten stellen van de auditstuurgroep (i.p.v. de concerncontroller).

Art. 9.4, lid 2

In het tweede lid is in verband met de hierboven beschreven bepaling in artikel 9.4, lid 1 “aanbevelingen concerncontroller” vervangen door “aanbevelingen interne audit”.

Art. 10, lid 1

Hier is de rol van de auditstuurgroep meer toegesneden op het adviseren van GS over zaken gerelateerd aan de interne auditfunctie.