Besluit van Provinciale Staten van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent de rechtspositie van politieke ambtsdragers (Verordening rechtspositie politieke ambtsdragers provincie Noord-Holland 2019)

Ondertekening

Toelichting bij Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers Noord-Holland 2019

Algemene toelichting

Wettelijke regelingen

Tot 28 maart 2019 is de rechtspositie van de decentrale politieke ambtsdragers in allerlei AMvB’s en ministeriële regelingen vastgelegd. Met ingang van 28 maart 2019 worden het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, het Rechtspositiebesluit commissaris van de Koning en het Rechtspositiebesluit gedeputeerden vervangen door één nieuw besluit: het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (hierna: het Besluit).

Tevens worden de ministeriële regelingen in één nieuwe regeling gebundeld: de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers (hierna: de Regeling).

In het Besluit en de Regeling zijn veel elementen van de rechtspositie van decentrale politieke ambtsdragers uitputtend geregeld. Ook is de herziening gebruikt om de rechtspositie van alle decentrale politieke ambtsdragers te uniformeren en te regelen in dwingende bepalingen.

Zodoende geven het Besluit en de Regeling nog maar op enkele onderdelen ruimte om op provinciaal niveau bepaalde keuzes te maken of nadere regels te stellen.

De volgende onderwerpen zijn reeds uitputtend geregeld in het Besluit en de Regeling:

• -

  De hoogte van de bezoldiging of de vergoeding voor de werkzaamheden;

• -

  De reiskostenvergoeding;

• -

  De vaste onkostenvergoeding;

• -

  De toelage voor een lid van een vertrouwenscommissie, de rekenkamerfunctie en de fractievoorzitter;

• -

  De tegemoetkoming in de kosten van een ziektekostenverzekering voor de Statenleden;

• -

  De financiële bijdrage van de commissaris of een gedeputeerde voor een ter beschikking gestelde woning;

• -

  De vergoeding aan een Statenlid, de commissaris of een gedeputeerde in verband met beroepsziekte of dienstongeval;

• -

  De uitkering bij overlijden van de commissaris of een gedeputeerde;

• -

  Vergoeding van kosten van loopbaanoriëntatie door de commissaris of gedeputeerden;

• -

  De verhuiskostenvergoeding voor de commissaris bij verhuizing vanwege ontslag of niet herbenoeming;

• -

  De vergoedingen voor waarneming en vervanging;

• -

  De kosten van bewaking en beveiliging;

• -

  De kosten van lidmaatschap van een beroepsvereniging;

• -

  Welke vergoedingen en toelagen worden aangemerkt als eindheffingsbestanddeel als bedoeld in de Wet op de loonbelasting 1964.

Hoofdlijnen provinciale verordening

In de provinciale verordening zijn geen bepalingen opgenomen ten aanzien van onderwerpen die reeds uitputtend zijn geregeld in het Besluit en/of de Regeling.

Aangezien Provinciale Staten geen bevoegdheid hebben om bij verordening te besluiten over zaken die via een Rechtspositiebesluit specifiek aan Gedeputeerde Staten toekomen, is van belang dat Provinciale Staten slechts inhoudelijk over de verordening hebben besloten voor zover de bepalingen betrekking hebben op hun rechtspositie. Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning hebben inhoudelijk besloten over de verordening voor zover deze betrekking heeft op hun rechtspositie. Vanwege de leesbaarheid en gebruiksvriendelijkheid zijn deze delen samengevoegd in een provinciale rechtspositieverordening.

De verordening bevat bepalingen inzake:

• -

  De hoogte van de toelage van een lid van een onderzoekscommissie

• -

  Een financiële bijdrage aan Statenleden voor voorzieningen voor arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden;

• -

  De vergoeding van reis- en verblijfkosten voor buitenlandse dienstreizen;

• -

  Het ter beschikking stellen van een auto aan de commissaris of de gedeputeerde en de wijze van gebruik;

• -

  De provinciale parkeervoorziening;

• -

  De kosten van scholing;

• -

  De bedrijfsgeneeskundige zorg;

• -

  Betalingen en declaraties.

De verordening behoeft de goedkeuring van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties op grond van artikel 96, tweede lid, Provinciewet.

Fiscale behandeling van de vergoeding voor de werkzaamheden en de onkostenvergoeding voor staten- en commissieleden

Staten- en commissieleden zijn niet in (fictieve) dienstbetrekking bij de provincie. De provincie is dus niet de formele werkgever en inhoudingsplichtige voor de loonheffingen. Dit betekent onder meer dat Statenleden niet vallen onder de werknemersverzekeringen, zoals de Werkloosheidswet, Ziektewet en WIA. Statenleden worden aangemerkt als werknemer in de zin van de Zorgverzekeringswet, maar zijn een eigen bijdrage verschuldigd. Er is geen sprake van werkgeversheffing.

Opting-in regeling voor loon- en inkomstenbelasting

Statenleden kunnen opteren voor de loonbelasting. Het Statenlid kan met de provincie overeenkomen dat deze loonheffing(en) inhoudt. Dit wordt de “opting-in regeling” genoemd. De administratie van de provincie is zodanig ingericht dat wordt voldaan aan de daaraan gestelde wettelijke eisen. In een gezamenlijke verklaring melden de provincie (als opdrachtgever) en het Statenlid aan de Belastingdienst dat wordt geopteerd voor de loonheffingen. Als gezamenlijk wordt gekozen voor de loonheffingen, houdt de provincie loonbelasting, premie volksverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) in op de vergoeding en draagt deze af aan de Belastingdienst. Omdat een Statenlid geen werknemer in de formele zin van het woord is, valt hij niet onder de socialezekerheidswetgeving. Om die reden worden over de statenvergoeding ook geen premies werknemersverzekeringen ingehouden of betaald. De vergoedingen worden als loon belast in box 1 van de inkomstenbelasting waarbij de reeds ingehouden loonheffing door het Statenlid (opting-inner) als voorheffing in mindering kan worden gebracht op de totaal verschuldigde belasting. Het Statenlid hoeft in dat geval geen administratie bij te houden. Hier staat tegenover dat eventuele kosten die worden gemaakt niet kunnen worden afgetrokken. Bij opting-in kan de provincie onder de voorwaarden zoals opgenomen in de Wet op de loonbelasting 1964 vergoedingen en verstrekkingen doen en zaken ter beschikking stellen aan het Statenlid.

Fiscale standaardpositie

Als niet voor de loonheffingen wordt geopteerd, geldt voor het Statenlid dat hij voor de Wet inkomstenbelasting 2001 in beginsel resultaat uit overige werkzaamheden geniet. Alle opbrengsten die een Statenlid heeft ontvangen, moet hij opgeven in zijn aangifte inkomstenbelasting. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld de vergoeding voor gemaakte reiskosten. De gemaakte (zakelijke) kosten mag het Statenlid vervolgens conform de Wet op de inkomstenbelasting 2001 in mindering brengen op de opbrengsten. Het verschil is het resultaat uit overige werkzaamheden voor het Statenlid dat zal worden belast in de inkomstenbelasting. Over dit resultaat uit overige werkzaamheden is het Statenlid tevens een bijdrage verschuldigd voor de Zorgverzekeringswet (Zvw). De provincie dient jaarlijks alle vergoedingen en verstrekkingen op grond van deze verordening aan de Belastingdienst te melden middels een opgave IB47. Eventuele verstrekkingen moeten naar de waarde in het economische verkeer worden opgegeven.

De vergoedingensystematiek

Voor de uitoefening van het politieke ambt moeten bestuurders niet het eigen inkomen hoeven aan te spreken. De verordening gaat ervan uit dat zoveel mogelijk kosten direct in rekening worden gebracht bij de provincie of direct ten laste komen van de provincie. Aan de mogelijkheid om declaraties in te dienen zal echter behoefte blijven bestaan.

Voor een goed begrip van de vergoedingssystematiek moet onderscheid worden gemaakt tussen verschillende categorieën voorzieningen:

• 1.

  Voorzieningen die rechtstreeks worden aangeboden door de organisatie, zoals bedrijfsvoering en bestuurskosten;

• 2.

  Voorzieningen die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het ambt die niet rechtstreeks zijn aan te bieden door de organisatie, maar waar het Besluit en de Regeling de mogelijkheid bieden om deze (onbelast) te vergoeden;

• 3.

  Voorzieningen die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het ambt die niet declarabel zijn, maar waarvoor het Besluit en de Regeling de mogelijkheid bieden om een vaste vergoeding te verstrekken.

Concreet betekent deze vergoedingssystematiek het volgende:

1. Voorzieningen die zijn ondergebracht in de bedrijfsvoering:

• -

  bruikleen van computer- en communicatieapparatuur;

• -

  zakelijk gebruik van dienstauto’s;

• -

  deelname aan scholing.

De zakelijke uitgaven hoeven niet te worden voorgeschoten door de ambtsdrager of het commissielid, maar worden direct door de provincie voldaan en de voorzieningen worden om niet in bruikleen gegeven. Zij vallen derhalve buiten de vergoedingssfeer.

2. Voorzieningen die niet in de bedrijfsvoering zitten maar onbelast kunnen worden vergoed

Voor een aantal zakelijke uitgaven, zoals reis- en verblijfkosten, blijft het systeem overeind dat de gedane zakelijke uitgaven aan de ambtsdrager of het commissielid op basis van declaratie worden vergoed. Deze kunnen, als is voldaan aan de gestelde voorwaarden, onbelast worden vergoed.

3. Voorzieningen die niet in de bedrijfsvoering zitten en niet onbelast kunnen worden vergoed

Voor een aantal andere beroepskosten wordt een vaste onkostenvergoeding verstrekt. In het Besluit en de Regeling onder onkostenvergoeding is aangegeven om welke beroepskosten het gaat. De Statenleden dienen alle vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer als opbrengst te verantwoorden. Waar zij mogelijk hun werkelijk gemaakte kosten fiscaal kunnen verrekenen, worden hun vergoedingen niet gebruteerd toegekend.

Controle en verantwoording

Voor de bestuurlijke uitgaven is - net als voor de besteding van alle andere publieke middelen - transparantie van groot belang. Daartoe dienen enerzijds inzichtelijke regels en richtlijnen die voor het vergoedingen- en voorzieningenstelsel gelden en anderzijds een duidelijke verantwoording van het daadwerkelijk gebruik. Op deze wijze kan worden voorkomen dat er onnodige discussies plaatsvinden omtrent het gebruik van onkostenregelingen of voorzieningen door provinciebestuurders en over de eventueel verschuldigde belasting. Dat is ook in hun belang, omdat zij hun functie moeten kunnen uitoefenen zonder te worden gehinderd door onzekerheden omtrent de financiering van de functionele uitgaven. Daartoe is vereist dat er een zodanig sluitende financiële en administratieve organisatie is ingericht dat er vertrouwen kan bestaan omtrent de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven.

In hoofdstuk 7 is in verband hiermee een aantal procedures vastgelegd over rechtstreekse facturering van functionele uitgaven, declaratie van vooruitbetaalde kosten en het gebruik van creditcards.

Daarnaast is het van belang om in de bruikleenovereenkomsten heldere afspraken op te nemen over het gebruik van de computer- en communicatieapparatuur die beschikbaar wordt gesteld voor de uitoefening van de politieke functie.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

Een groot deel van de definities in dit artikel is overgenomen uit het Besluit en de Regeling. Omwille van de leesbaarheid is niet verwezen naar de definities in het Besluit en de Regeling, maar zijn de definities in de verordening herhaald.

Artikel 2 Vergoedingen Statenleden

Statenleden ontvangen een vergoeding voor de werkzaamheden op grond van artikel 2.1.1 van het Besluit. Tevens ontvangen zij een onkostenvergoeding op grond van artikel 2.1.6 van het Besluit en een vergoeding voor reis- en verblijfkosten op grond van artikel 2.1.7 van het Besluit en 2.1 van de Regeling. Het Besluit en de Regeling stellen regels omtrent deze vergoedingen. De grondslagen zijn verankerd in dit artikel. Beslissingen omtrent deze vergoedingen worden op basis van het Besluit en de Regeling genomen.

Artikel 3 Toelage lid onderzoekscommissie

De onderzoekscommissie heeft een grondslag in artikel 151a Provinciewet. Het werk van die commissie vindt in de praktijk vaak gedurende een kort tijdsbestek en onder hoge belasting plaats. Zodoende wordt in dit artikel de hoogte van de toelage voor een Statenlid dat lid is van een onderzoekscommissie vastgesteld op jaarlijks 300% van de maandelijkse vergoeding voor de werkzaamheden als vastgelegd in artikel 2.1.1 van het Besluit. Indien de duur van de activiteiten niet een heel kalenderjaar bedraagt, wordt de toelage naar rato toegekend.

Artikel 4 Voorziening arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden

Op grond van artikel 2.1.9 van het Besluit wordt aan Statenleden jaarlijks een bedrag toegekend ten hoogte van de maandelijkse vergoeding voor de werkzaamheden als Statenlid, waarmee zij een voorziening kunnen treffen voor arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden.

Artikel 5 OV-chipkaart

Aan een Statenlid wordt op aanvraag een OV-chipkaart ter beschikking gesteld. Bij gebruik van het openbaar vervoer wordt reizen met de tweede klasse voor het desbetreffende openbaar vervoermiddel vergoed. De met de OV-chipkaart gemaakte reizen worden verantwoord in een daartoe door de provincie opengestelde persoonlijke digitale omgeving.

Artikel 6 Verblijfkosten Staten- en commissieleden

Verstrekking van maaltijden vindt plaats als de maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft. Daarvan is niet zonder meer sprake bij deelname aan staten- en commissievergaderingen, maar wel bij tot in de avond doorlopende vergaderingen waardoor men niet op de gewone tijd kan eten. Als het zakelijk karakter van niet meer dan bijkomstig belang is, wordt de vergoeding of de waarde in het economisch verkeer van de verstrekking tot het loon gerekend. Bij verstrekkingen in de vorm van maaltijden in bedrijfskantines met een privékarakter wordt de waarde van een kantinemaaltijd vastgesteld op een forfaitair bedrag.

Voor Statenleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikel 7 en 8 Ter beschikking gestelde auto

Voor uitsluitend zakelijk gebruik wordt een auto met chauffeur voor gemeenschappelijk gebruik aan de commissaris en de gedeputeerden ten laste van de provincie ter beschikking gesteld .

Artikel 9 Reis- en verblijfkosten buitenlandse dienstreis

Een buitenlandse dienstreis is een reis die een gedeputeerde buiten Nederland maakt ten behoeve van de uitoefening van het ambt. De reis- en verblijfkosten voor de buitenlandse dienstreis worden slechts vergoed, indien voor deze reis vooraf toestemming van Gedeputeerde Staten is verkregen. Voor een reis naar een Europese instelling is geen voorafgaande toestemming van Gedeputeerde Staten vereist.

Voor een buitenlandse dienstreis komen de noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte reis- en verblijfkosten voor vergoeding in aanmerking.

In het kader van vliegreizen wordt er binnen Europa gevlogen in economyclass en buiten Europa in businessclass, tenzij er redelijke gronden bestaan om businessclass te reizen.

Artikel 10 Vergoedingen commissieleden

Commissieleden hebben ingevolge artikel 2.4.1 van het Besluit recht op een vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen van de commissie. Ingevolge artikel 2.4.3 van het Besluit en artikel 2.1 van de Regeling hebben commissieleden tevens aanspraak op vergoeding van reis- en verblijfkosten. Het Besluit en de Regeling stellen regels omtrent deze vergoedingen. De grondslagen zijn verankerd in dit artikel. Beslissingen omtrent deze vergoedingen worden op basis van het Besluit en de Regeling genomen.

Artikel 11 Vergoeding kosten scholing

In dit artikel wordt onderscheid gemaakt tussen scholing die door of vanwege de provincie in het provinciaal belang is georganiseerd en scholing waaraan een individuele ambtsdrager of een commissielid in verband met de vervulling van de functie op eigen initiatief wil deelnemen. In het laatste geval zijn er aanvullende voorwaarden gesteld. Bij een dergelijke aanvraag moeten een motivatie, inhoudelijke informatie over de cursus en een kostenspecificatie worden verstrekt.

Scholing is functiegericht als zij beoogt de voor de functie benodigde vakkennis en vaardigheden te verwerven dan wel actueel te houden. Onder deze scholingskosten worden verstaan de cursus- en lesgelden, de kosten van het studiemateriaal, examen- en diplomakosten en de aanschafkosten van verplicht gesteld studiemateriaal.

Statenleden en commissieleden vallend onder de verantwoordelijkheid van Provinciale Staten dienen de aanvraag voor scholing die niet door de provincie wordt verzorgd of aangeboden in bij de commissaris. De kosten van deze scholing komen voor rekening van de provincie indien de scholing naar het oordeel van het Presidium (namens Provinciale Staten) van belang is in verband met de vervulling van de functie. De maximumvergoeding voor deze scholing bedraagt voor een Staten- of commissielid € 5000,- per lid per benoemingsperiode. Het Presidium kan namens Provinciale Staten hiervan afwijken indien de toepassing van de maximumvergoeding leidt tot onbillijkheden van overwegende aard.

Een gedeputeerde of commissielid vallend onder de verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten dienen de aanvraag voor scholing die niet door de provincie wordt verzorgd of aangeboden in bij de commissaris. De commissaris dient de aanvraag in bij de provinciesecretaris. De kosten van deze scholing komen voor rekening van de provincie indien de scholing naar het oordeel van Gedeputeerde Staten van belang is in verband met de vervulling van het ambt of de functie. De maximumvergoeding voor deze scholing bedraagt voor een gedeputeerde en de commissaris € 5000,- per ambtsdrager per benoemingsperiode. Gedeputeerde Staten kunnen hiervan afwijken indien de toepassing van de maximumvergoeding leidt tot onbillijkheden van overwegende aard. Gedeputeerde Staten kunnen nadere regels stellen in een scholingsplan.

Reizen ten behoeve van het bijwonen van scholing zijn zakelijke reizen. Derhalve komen reis- en verblijfkosten voor vergoeding in aanmerking. Voor commissieleden geldt dat zij slechts recht hebben op een reiskostenvergoeding voor reizen binnen de provincie. De Provinciewet biedt geen grondslag voor de vergoeding van kosten voor zakelijke reizen die provinciale commissieleden maken buiten de provincie.

Artikel 12 Bruikleen informatie- en communicatievoorzieningen

Ingevolge het Besluit wordt voor de werkzaamheden noodzakelijke informatie- en communicatieapparatuur, inclusief de benodigde abonnementen, ter beschikking gesteld aan de ambtsdrager en het commissielid.

Voor de administratie wordt in een bruikleenovereenkomst vastgelegd welke faciliteiten ter beschikking zijn gesteld. Na afloop van de zittingsperiode dienen de voorzieningen weer bij de provincie ingeleverd te worden.

Artikel 13 Voorziening tijdelijke functionele beperking

De provincie vergoedt een geschikte vervoersvoorziening of stelt deze ter beschikking aan een staten- of commissielid, de commissaris of een gedeputeerde met een functionele beperking.

In het geval van functioneel beperkte Statenleden en commissieleden vallend onder de verantwoordelijkheid van Provinciale Staten, oordelen Provinciale Staten of de gewenste vervoersvoorziening geschikt is en door de provincie kan worden vergoed of ter beschikking gesteld.

In het geval van een functioneel beperkte commissaris, gedeputeerden en commissieleden vallend onder de verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten, oordelen Gedeputeerde Staten of de gewenste vervoersvoorziening geschikt is en door de provincie kan worden vergoed of ter beschikking gesteld.

Artikel 14 Bedrijfsgeneeskundige zorg

Voor bedrijfsgeneeskundige zorg voor de Statenleden, de commissaris en de gedeputeerden wordt aangesloten bij de bedrijfsgeneeskundige zorg voor de ambtenaren van de provincie.

Artikel 15 Parkeerfaciliteiten

De commissaris, gedeputeerden, staten- en commissieleden krijgen kosteloos toegang tot aangewezen parkeerfaciliteiten van de provincie indien en voor zover zij uit hoofde van hun functie aanwezig moeten zijn in het provinciehuis.

Artikelen 16-19 Betaling van kosten

In de verordening zijn drie manieren van betaling opgenomen. Ook wordt er duidelijke volgorde aangebracht in de manieren van betalen. De voorkeursvariant is rechtstreekse facturering aan de provincie. Als dat niet mogelijk is, kan de uitgave worden gedaan met een provinciale creditcard.

Alleen als de betaling niet op die manieren kan gebeuren, kan de ambtsdrager of het commissielid de betaling uit eigen middelen doen en vervolgens declareren bij de provincie. Met deze aanpak wordt zo veel als mogelijk vermeden dat privémiddelen door de commissaris of de gedeputeerde (moeten) worden gebruikt voor zakelijke uitgaven.

Ook is per betaalwijze aangegeven op welke wijze de commissaris of de gedeputeerde de uitgaven verantwoordt of declareert en welke procedurevoorschriften in acht genomen moeten worden.

De accountant toetst de toepassing van de declaratieregels voor Provinciale Staten steekproefsgewijs. Verder wordt op basis van deze toetsing jaarlijks een geaggregeerd overzicht van gedeclareerde kosten, voorzien van het oordeel van de accountant van Provinciale Staten en een algemene toelichting, gepubliceerd op de provinciale website.