Besluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent privacy (Privacyprotocol toegang en beveiliging Noord-Holland 2019)

1. Het protocol is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens gerelateerd aan het gebruik van de toegangspas.

2. Het protocol is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de camera’s die zich bevinden in de ruimten van de Provincie.

3. Degene die het initiatief neemt om een camera te laten plaatsen, bepaalt voorafgaand daaraan volgens de daarvoor vastgestelde procedure of een PIA vereist is. Indien dit het geval blijkt te zijn, zal de camera pas geplaatst worden nadat een PIA is uitgevoerd conform artikel 35 AVG. De FG wordt tevens geraadpleegd bij de beoordeling van de vraag of een PIA vereist is.

4. Dit protocol documenteert de wijze waarop de Provincie persoonsgegevens van de toegangspas gebruikt en hoe zij omgaat met camera’s, het bewaren en het bekijken van de camerabeelden, al dan niet in combinatie met de persoonsgegevens op basis van de toegangspas.

1. De Provincie maakt gebruik van cameratoezicht en van persoonsgegevens gerelateerd aan het gebruik van de toegangspas ten behoeve van de volgende doelen:

• -

  het beveiligen van de personeelsleden en overige personen die zich in de ruimten bevinden;

• -

  het beveiligen van provinciale bezittingen, bezittingen van personeelsleden en bezittingen van overige personen die zich in de betreffende gebouwen of op de terreinen van de Provincie bevinden;

• -

  het onderzoeken en het verzamelen van bewijs met betrekking tot een incident.

2. De persoonsgegevens met betrekking tot de uitgifte van de toegangspas worden gebruikt voor het beheer van de toegangspas.

1. Door middel van het cameratoezicht worden persoonsgegevens verwerkt. De camera’s leggen de volgende persoonsgegevens vast:

• -

  herkenbare beelden van iedere betrokkene;

• -

  de bijbehorende datum;

• -

  het bijbehorend tijdstip.

2. Door gebruikmaking van de toegangspas worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• -

  de naam, het adres en de woonplaats;

• -

  het personeelsnummer;

• -

  de datum in dienst;

• -

  de datum uit dienst;

• -

  de afdeling;

• -

  de locatie;

• -

  de gegevens met betrekking tot de aan het personeelslid verleende bevoegdheden tot het betreden van de ruimten, en

• -

  gegevens met betrekking tot het feitelijk gebruik van deze bevoegdheden, te weten de tijdstippen en locaties waarop de toegangspas is aangeboden om een toegangspoort te openen.

1. Inzage in de camerabeelden dan wel in de gegevens met betrekking tot het gebruik van de toegangspas is beperkt tot bij Incidenten. Wanneer hiervan sprake is zal conform artikel 8 worden gehandeld.

2. De inzage is beperkt tot de tijdspanne waarbinnen het incident vermoedelijk heeft plaatsgevonden, om door bestudering van de camerabeelden vast te stellen of een incident heeft plaatsgevonden en de aard en omstandigheden van het Incident te beoordelen en vast te stellen.

3. De inzage is uitsluitend mogelijk door de sectormanager van de sector Facility Management en de leidinggevende gezamenlijk.

4. In geval van inzage houdt de sectormanager van de sector Facility Management een logboek bij. Incidenten die inzage dan wel het bewaren van beelden noodzakelijk maken, worden in geanonimiseerde vorm geregistreerd en gedocumenteerd in het logboek. Dit logboek bevindt zich digitaal bij en onder verantwoordelijkheid van de sectormanager van de sector Facility Management. De FG heeft te alle tijden toegang tot dit logboek.

5. De camera’s, communicatiekanalen, het systeem waar de camerabeelden worden opgeslagen en het systeem waar de persoonsgegevens met betrekking tot het gebruik van de toegangspas zijn opgeslagen, zijn enkel toegankelijk voor de sectormanager van de sector Facility Management en de technisch beheerder onder zijn verantwoordelijkheid.

1. In geval van een onderzoek naar een incident, start de leidinggevende met het aanleggen van een onderzoeksdossier.

2. Indien hierbij sprake is van een voldoende gerechtvaardigd belang in de vorm van een redelijk vermoeden van een incident, informeert de leidinggevende de directeur. Hierna start de leidinggevende in opdracht van de directeur met nader onderzoek. De leidinggevende informeert het personeelslid schriftelijk hierover, over de mogelijke vervolgstappen en de functietitels van de personen die daarbij betrokken zullen zijn.

3. In geval van melding van een incident wordt onderzocht of de Regeling melden vermoedens van een misstand van toepassing is. Als deze van toepassing is, wordt conform gehandeld.

4. Voordat inzage in de camerabeelden dan wel in de persoonsgegevens gerelateerd aan het gebruik van de toegangspas kan plaatsvinden, verzoekt de sectormanager van de sector Facility Management samen met de leidinggevende de FG om advies omtrent het nadere onderzoek. Bij het adviesverzoek wordt een schriftelijke onderbouwing van de noodzaak tot inzage verstrekt, indien mogelijk met onderbouwende stukken. Hierbij worden de naam van het personeelslid en andere direct identificerende elementen geanonimiseerd in het verzoek, de onderbouwing en de overige stukken.

5. Zodra het advies van de FG is ontvangen vraagt de sectormanager van de sector Facility Management samen met de leidinggevende de algemeen directeur om toestemming, onder toezending van het adviesverzoek, de daarbij behorende stukken en het afgegeven advies. Het advies van de FG is zwaarwegend, maar de algemeen directeur kan hier gemotiveerd van afwijken.

6. Indien de algemeen directeur geen toestemming verstrekt, sluit de sectormanager van de sector Facility Management het onderzoeksdossier en zorgt voor verwijdering hiervan 6 maanden na sluiting van het onderzoek. Deze termijn vangt aan op het moment waarop bekend wordt dat geen toestemming wordt verleend. Het personeelslid wordt hierover geïnformeerd door de leidinggevende.

7. Indien de algemeen directeur toestemming geeft, kan de inzage in de camerabeelden dan wel in de persoonsgegevens gerelateerd aan het gebruik van de toegangspas aanvangen. De leidinggevende informeert hierna de directeur en verstrekt een verslag van de inzage. Dit verslag maakt onderdeel uit van het onderzoeksdossier.

8. De inzage is beperkt tot beelden respectievelijk persoonsgegevens gerelateerd aan het gebruik van de toegangspas vlak voor, tijdens en vlak na afloop van het incident.

9. Na de inzage vindt een gesprek plaats over het incident tussen de directeur, de leidinggevende en het personeelslid. Hierbij ontvangt het personeelslid van de directeur een kopie van het schriftelijke verslag van de inzage. Waarbij het personeelslid wordt geïnformeerd over de mogelijkheid om binnen zes weken na dagtekening mondeling en/of schriftelijk bij de directeur te reageren op het verslag.

10. Afhankelijk van het onderzoeksdossier en de mogelijke reactie van het personeelslid:

• a.

  Is er sprake van opheldering en décharge. De leidinggevende stelt het personeelslid hiervan schriftelijk op de hoogte. De sectormanager van de sector Facility Management sluit het onderzoeksdossier en vernietigt dit 6 maanden na sluiting van het onderzoek. Deze termijn vangt aan op het moment van de gerelateerde kennisgeving aan het personeelslid.

• b.

  Wordt het incident bevestigd en vindt een gesprek plaats tussen het personeelslid en volgens het besluit aangewezen functionaris over het incident. Hierna wordt door de aangewezen functionaris een besluit genomen, waarbij conform het geldende sanctiebesluit van de Provincie afhankelijk van de omstandigheden van het geval een disciplinaire maatregel kan worden opgelegd. Het besluit wordt opgenomen in het personeelsdossier. Het onderzoeksdossier wordt gedurende 1 jaar bewaard door de sectormanager van de sector Facility Management, waarna deze het dossier vernietigt.

11. Bij sluiting van het onderzoeksdossier worden alle gerelateerde correspondentie en overige gegevens en documenten uit de eigen bestanden verwijderd door de bij het onderzoek betrokken personen.

1. De persoonsgegevens kunnen door de sectormanager van de sector Facility Management worden verstrekt aan personen of instanties die betrokken zijn bij of belast zijn met strafrechtelijke of civielrechtelijke acties, indien de Provincie daartoe verplicht is op basis van wet- en regelgeving dan wel een rechtelijke uitspraak. De sectormanager van de sector Facility Management vraagt hiervoor voorafgaande goedkeuring van de FG.

2. Andere verstrekkingen zijn uitgesloten.

1. De beveiliging van informatiemiddelen is in de Provincie onderworpen aan kaders vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid en het informatiebeveiligingsbeleid van de Provincie dat verantwoordelijkheden en toezicht op de informatiebeveiliging regelt.

2. De classificatie van informatie en de toepasselijke beveiliging worden geregistreerd in het Register van Verwerkingen.

1. Camerabeelden met bijbehorende gegevens worden gedurende 10 dagen opgeslagen. Deze beelden worden daarna automatisch verwijderd, tenzij sprake is van een uitzonderingssituatie als bedoeld in artikel 9 waardoor de camerabeelden langer bewaard moeten blijven, dan wel gedurende een onderzoek als bedoeld in artikel 8.

2. Camerabeelden die verstrekt worden aan personen of instanties, worden in overleg met deze betrokkenen verwijderd.

3. Indien camerabeelden buiten het standaardsysteem worden opgeslagen of doorgegeven, zorgt de sectormanager van de sector Facility Management voor passende beveiliging en zekerheid over de adressering en aflevering.

4. Gegevens met betrekking tot het gebruik van de toegangspas worden gedurende één jaar bewaard en daarna automatisch verwijderd, tenzij sprake is van een uitzonderingssituatie als bedoeld in artikel 9 waardoor de gegevens langer bewaard moeten blijven dan wel gedurende een onderzoek als bedoeld in artikel 8. In die gevallen worden de gegevens pas verwijderd op het moment dat het Incident is afgehandeld respectievelijk na overleg met de politie.

1. Dit protocol treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin het wordt geplaatst.

2. Dit protocol wordt aangehaald als: Privacyprotocol toegang en beveiliging Noord-Holland 2019