Regeling vervallen per 01-01-2020

Besluit van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent mandaat, volmacht- en machtiging Human Resource Management (Besluit mandaat, volmacht- en machtiging Human Resource Management Noord-Holland)

Geldend van 06-08-2019 t/m 31-12-2019

Intitulé

Besluit van Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent mandaat, volmacht- en machtiging Human Resource Management (Besluit mandaat, volmacht- en machtiging Human Resource Management Noord-Holland)

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland en de commissaris van de Koning,

ieder voor wat zijn/haar bevoegdheden betreft;

Overwegende dat het naar aanleiding van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies 2018, laatstelijk gewijzigd bij besluit van 19 maart 2019, en in het kader van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren wenselijk is om het mandaatbesluit te actualiseren en hernieuwd vast te stellen;

Gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluiten vast te stellen:

Besluit mandaat, volmacht- en machtiging Human Resource Management Noord-Holland

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a

    CAP 2019: de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies 2018, laatstelijk gewijzigd bij besluit van 19 maart 2019;

  • b

    portefeuillehouder: het lid van Gedeputeerde Staten met de portefeuille Personeel en Organisatie.

Artikel 2 Open mandaat

  • 1. Mandaat voor het nemen van besluiten en beschikkingen ter uitvoering van de bepalingen in de CAP 2019, de daaraan gerelateerde uitvoerings¬regelingen en de provinciale rechtspositieregelingen of protocollen en volmacht en machtiging tot het uitoefenen van de daarmee verbonden procedurele bevoegdheden wordt verleend aan:

    • a.

      de portefeuillehouder en zijn/haar plaatsvervangers;

    • b.

      de algemeen directeur en zijn/haar plaatsvervangers en;

    • c.

      de directeur voor zover de aangelegenheid behoort tot zijn/haar werkterrein en zijn/ haar plaatsvervangers.

  • 2. Aan de voorzitter van Gedeputeerde Staten en de portefeuillehouder gezamenlijk wordt mandaat verleend voor het nemen van beschikkingen die de rechtspositie van de algemeen directeur betreffen en wordt volmacht en machtiging verleend tot het uitoefenen van de daarmee verbonden procedurele bevoegdheden.

Artikel 3 Bevoegdheden voorbehouden aan Gedeputeerde Staten

Het mandaat, de volmacht en de machtiging, bedoeld in artikel 2, heeft geen betrekking op beslissingen met betrekking tot:

  • a.

    de vaststelling of wijziging van de hoofdlijnen van provinciaal personeels- en organisatiebeleid;

  • b.

    de vaststelling van een lijst van functies waarvoor een verklaring omtrent het gedrag vereist is als bedoeld in artikel 2.2.1, derde lid, van de CAP 2019;

  • c.

    het vaststellen van nadere regels inzake de rechtspositie in verband met het uitvoeren van andere werkzaamheden, bedoeld in artikel 6.1, zevende lid, van de CAP 2019;

  • d.

    het vaststellen van nadere regels omtrent de te volgen procedure bij reorganisaties en omtrent de personele gevolgen van reorganisaties, bedoeld in artikel 11.2.1 van de CAP 2019;

  • e.

    het vaststellen van een vaste toelage voor de ambtenaar onderscheidenlijk voor een groep van ambtenaren als bedoeld in artikel 3.3.2, vierde lid, van de CAP 2019;

  • f.

    het vaststellen van nadere regels voor arbeidsmarkttoelage en bindingspremie en het bepalen van de groepen van ambtenaren aan wie die kunnen worden toegekend, bedoeld in artikel 3.3.3, zevende lid, van de CAP 2019;

  • g.

    het vaststellen van werktijdenregelingen, bedoeld in artikel 4.2 van de CAP 2019;

  • h.

    het vaststellen van regels met betrekking tot de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de begeleiding van ziekteverzuim en verplichtingen inzake ziek- en herstelmelding, bedoeld in artikel 7.1.1 van de CAP 2019;

  • i.

    het vaststellen van een lijst met functies waarvoor een medische keuring bij aanstelling of functiewijziging is vereist als bedoeld in artikel 2.2.2, eerste lid, van de CAP 2019;

  • j.

    het aanwijzen van ambtenaren die werkzaamheden verrichten waaraan het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie is verbonden, bedoeld in artikel 2.5.4, tweede lid, van de CAP 2019;

  • k.

    het vaststellen van nadere regels inzake integriteit, bedoeld in artikel 2.5.4, vierde lid, van de CAP 2019;

  • l.

    het vaststellen van een procedure tot bescherming van de ambtenaar bij vermoedens van misstanden als bedoeld in artikel 2.5.5 van de CAP 2019;

  • m.

    het stellen van regels inzake vergoeding van reis- en verblijfkosten wegens dienstreizen en inzake vergoeding van verhuiskosten en pensionkosten, bedoeld in artikel 3.1.4, eerste en tweede lid, van de CAP 2019;

  • n.

    het vaststellen van regels inzake vergoeding van kosten voor dienstkleding en onderscheidingstekens, bedoeld in artikel 3.1.4, derde lid, van de CAP 2019;

  • o.

    het vaststellen van regels voor vergoeding voor andere kosten in verband met de functievervulling, bedoeld in artikel 3.1.4, vierde lid, van de CAP 2019;

  • p.

    het aanwijzen van doelen binnen het Individueel Keuze Budget op grond van artikel 3.5.3, onderdeel g, CAP 2019;

  • q.

    de benoeming, schorsing en het ontslag van de algemeen directeur en de directeuren;

  • r.

    beslissingen op bezwaar indien het desbetreffende organisatieonderdeel dat het primaire besluit heeft voorbereid (op onderdelen) contrair gaat aan het advies van de bezwarencommissie personeelsbesluiten;

  • s.

    het vaststellen van het Reglement op de behandeling van bezwaarschriften personeel provincie Noord-Holland;

  • t.

    het vaststellen van een lijst bezwarende werkomstandigheden als bedoeld in artikel 3.3.6, eerste lid, van de CAP 2019;

  • u.

    het vaststellen van privacyreglementen of protocollen met betrekking tot persoonsgegevens van ambtenaren;

  • v.

    met betrekking tot de beslissing op bezwaar op rechtspositionele besluiten van portefeuillehouders.

Artikel 4 Bevoegdheden voorbehouden aan Gedeputeerde Staten of de portefeuillehouders

Het mandaat, de volmacht en de machtiging aan de algemeen directeur, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel b, heeft geen betrekking op beslissingen:

  • a.

    met betrekking tot uitsluitend zijn/haar eigen rechtspositie;

  • b.

    die strekken tot definitieve vaststelling van een ontwerpbesluit waarmee het Georganiseerd Overleg heeft ingestemd;

  • c.

    met betrekking tot individuele gevallen, bedoeld in artikel 13.1 van de CAP 2019;

  • d.

    over het maken van nadere afspraken met de vakorganisaties van overheidspersoneel over de wijze van overleg, bedoeld in artikel 12.2.2, eerste lid, van de CAP 2019;

  • e.

    tot het treffen van een bijzondere voorziening als bedoeld in artikel 13.1, tweede lid, van de CAP 2019 of indien gebruik wordt gemaakt van één van de hardheidsclausules die in de CAP 2019 zijn voorzien;

  • f.

    tot het vervangen van bijlage 1 van de CAP 2019 waarin het salarisgebouw is vastgelegd, bedoeld in artikel 3.1.2, eerste lid, van de CAP 2019;

  • g.

    tot het regelen van de faciliteiten in geval een opleiding van een ambtenaar buiten de werktijd plaatsvindt, bedoeld in artikel 8.3.3, vierde lid, van de CAP 2019;

  • h.

    het aanwijzen van leden van de delegatie voor het overleg met vakorganisaties van overheidspersoneel, bedoeld in artikel 12.2.1, tweede lid, van de CAP 2019;

  • i.

    met betrekking tot de beslissing op bezwaar op rechtspositionele besluiten.

Artikel 5 Bevoegdheden voorbehouden aan Gedeputeerde Staten of portefeuillehouders of algemeen directeur

Het mandaat, de volmacht en de machtiging aan de directeuren, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c, heeft geen betrekking op beslissingen met betrekking tot:

  • a.

    uitsluitend zijn/haar eigen rechtspositie, de rechtspositie van functionarissen die hiërarchisch rechtstreeks onder de directeuren vallen en de rechtspositie van de sectormanagers;

  • b.

    het verlenen van ontslag als disciplinaire straf, bedoeld in artikel 11.1.1, onderdeel m, van de CAP 2019, op voordracht van de directeur van het desbetreffende organisatieonderdeel;

  • c.

    het vaststellen van de zwaarte van de functie met behulp van een systeem van methodische functiewaardering, bedoeld in artikel 3.2.1, tweede lid, van de CAP 2019;

  • d.

    het jaarlijks aanwijzen van maximaal 7 werkdagen als collectieve roostervrije dagen, bedoeld in artikel 4.3 van de CAP 2019;

  • e.

    het opleggen van de disciplinaire straf van ontslag, bedoeld in artikel 10.3, eerste lid, onderdeel d, van de CAP 2019, op voordracht van de directeur van het desbetreffende organisatieonderdeel;

  • f.

    het niet ten uitvoerleggen van de disciplinaire straf, bedoeld in artikel 10.3, tweede lid, van de CAP 2019;

  • g.

    het zorgdragen voor het niet benadelen van de ambtenaar in verband met activiteiten als lid van een vakorganisatie, bedoeld in artikel 9.1 van de CAP 2019;

  • h.

    het aangaan van een collectieve overeenkomst zorgverzekering, bedoeld in artikel 7.3.1, eerste lid, van de CAP 2019;

  • i.

    het vaststellen van het Protocol vertrouwenspersoon en contactpersoon bij melding misstanden provincie Noord-Holland 2017;

  • j.

    het vaststellen van een Regeling inzake de rechtspositie van een stagiair;

  • k.

    het vaststellen van de Uitvoeringsregeling sportbijdrage;

  • l.

    het vaststellen van het werving- en selectiebeleid;

  • m.

    het verlenen van een ontheffing, genoemd in artikel 6.3 van de Regeling gedragscode ambtelijke integriteit Noord-Holland 2006, op het verbod om voormalige provinciale ambtenaren binnen 2 jaar na ontslag in te huren om voor de provincie werkzaamheden te verrichten;

  • n.

    het ingevolge de Klachtenregeling ongewenst gedrag provincie Noord-Holland 2010:

    • 1°

      instellen van een klachtencommissie ongewenst gedrag;

    • 2°

      benoemen van een provinciaal ambtenaar als secretaris;

    • 3°

      nemen van een beslissing met betrekking tot de klacht.

  • o.

    het aanwijzen van de interne vertrouwenspersonen volgens het Protocol vertrouwenspersoon en contactpersoon bij melding misstanden provincie Noord-Holland 2017;

  • p.

    het geven van toestemming voor het maken van een buitenlandse dienstreis ingevolge de Regeling reis- en verblijfkosten, verhuiskosten en pensionkosten provincie Noord-Holland 2016;

  • q.

    het buiten toepassing laten van artikel 4, derde lid, van de Regeling Talent Budget Noord-Holland 2017.

Artikel 6 Ondermandaat, ondervolmacht en -machtiging

  • 1. De algemeen directeur kan ter uitoefening van het aan hem/ haar verleende mandaat, de volmacht en de machtiging schriftelijk rechtstreeks ondermandaat, ondervolmacht en -machtiging verlenen aan sectormanagers, unitmanagers en medewerkers.

  • 2. Het verlenen van ondermandaat geschiedt zo nodig onder het stellen van aanvullende voorwaarden en beperkingen.

Artikel 7 Ondermandaat aan medewerkers

Ondermandaat, ondervolmacht en –machtiging aan medewerkers kan slechts verleend worden voor:

  • a.

    het afwijzen van open sollicitaties en verzoeken om stageplaatsen;

  • b.

    het voeren van correspondentie van informatieve aard in verband met bezwaar en beroep tegen rechtspositionele besluiten.

Artikel 8 Ondermandaatlijst

  • 1. Elk verleend ondermandaat, verleende ondervolmacht en -machtiging en elke wijziging daarvan wordt aangetekend op een als zodanig gewaarmerkte ondermandaatlijst die de algemeen directeur vaststelt en goedkeurt.

  • 2. Bekendmaking van het ondermandaat, de ondervolmacht en -machtiging geschiedt door plaatsing van het ondermandaat, de ondervolmacht en -machtiging in het provinciaal blad.

Artikel 9 Uitoefening ondermandaten

De uitoefening van de verleende ondermandaten, ondervolmachten en machtigingen geschiedt binnen de grenzen van de daarvoor vastgestelde budgetten en met inachtneming van het geldende recht en de geldende beleids- en uitvoerings¬regels.

Artikel 10 Mandaatregister

De sectormanager Human Resource Management van de provincie houdt een mandaatregister bij, waarin dit besluit en de ondermandaat- volmacht en machtigingslijst, genoemd in artikel 8, wordt opgenomen.

Artikel 11 Informatieplicht

  • 1. De gemandateerden stellen Gedeputeerde Staten of de portefeuillehouder in kennis van krachtens mandaat, ondervolmacht of -machtiging genomen besluiten waarvan zij moeten aannemen dat kennisneming door Gedeputeerde Staten of de betrokken portefeuillehouder van belang is.

  • 2. De portefeuillehouder kan zich door de gemandateerden laten informeren over de krachtens mandaat genomen besluiten.

  • 3. De ondergemandateerden stellen de betrokken directeur of de algemeen directeur in kennis van krachtens ondermandaat genomen besluiten waarvan zij moeten aannemen dat kennisneming door de directeur of de algemeen directeur van belang is.

Artikel 12 Intrekking

Het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Human Resource Management Noord-Holland 2016 wordt ingetrokken.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van de uitgifte van het provinciaal blad waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 14 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit mandaat, volmacht- en machtiging Human Resource Management Noord-Holland.

Ondertekening

Haarlem, 16 juli 2019

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland,

A.Th.H. van Dijk, voorzitter

R. Bergkamp, provinciesecretaris

Commissaris van de Koning

A.Th. H. van Dijk

TOELICHTING

Algemeen

Het Mandaatbesluit Human Resource Management heeft uitsluitend betrekking op de verlening van mandaat voor bevoegdheden van Gedeputeerde Staten op personeelsgebied, te weten het vaststellen van nadere regels (het nemen van besluiten van algemene strekking) en het nemen van rechtspositionele besluiten ten aanzien van ambtenaren (het treffen van beschikkingen) op basis van de CAP en bijbehorende uitvoeringsregelingen aan individuele leden van gedeputeerde staten, aan de algemeen directeur en aan de directeuren.

Tevens heeft dit mandaat ook betrekking op het besluit tot en het aangaan van overeenkomsten die voortvloeien uit de CAP. Te denken valt bijvoorbeeld aan het afsluiten van arbeidsovereenkomsten.

  • 1.

    Karakter mandaat

    Als mandaatverlenend orgaan zijn en blijven Gedeputeerde Staten altijd bevoegd om zelf de gemandateerde besluiten te nemen. Ook kunnen zij voor bijzondere gevallen een regeling treffen die afwijkt van het bepaalde in dit besluit. De algemeen directeur kan op verzoek van de directeuren een ondermandaat voor de desbetreffende directie vaststellen.

    Uit het systeem in deze regeling volgt dat een (onder)gemandateerde niet bevoegd is een beschikking te nemen die zijn/haar eigen rechtspositie raakt.

  • 2.

    Financieel kader

    Aan een verleend mandaat ligt tevens het uitgangspunt ten grondslag dat dit ook betrekking heeft op de bijbehorende bevoegdheid om te beschikken over de daarvoor benodigde financiële middelen. Dat geeft meteen aan dat men als gemandateerde geen besluiten kan nemen als hiervoor geen of onvoldoende financiële middelen beschikbaar zijn.

  • 3.

    Beslissingen op bezwaar

    Beslissingen op bezwaar mogen alleen worden genomen op een hoger niveau dan het niveau van de functionaris die de beschikking heeft getroffen.

Artikelsgewijs

Artikel 2 Open mandaat

Lid 1 onder a, b en c

Het mandaat aan de portefeuillehouder personeel en organisatie, de algemeen directeur en de directeuren is open, dat wil zeggen dat zij bevoegd zijn alle besluiten en beslissingen te nemen waartoe Gedeputeerde Staten bevoegd zijn.

Beschikkingen ten aanzien van de algemeen directeur worden in mandaat genomen door de voorzitter van Gedeputeerde Staten en de portefeuillehouder P&O gezamenlijk (lid 2).

Uitgezonderd hiervan zijn/haar benoeming, ontslag en schorsing van de algemeen directeur en de directeuren: dat gebeurt door GS plenair (artikel 3 onder r).

Onder procedurele bevoegdheden worden de bevoegdheden verstaan die samenhangen met de inhoudelijke besluitvorming. Zonder de uitoefening van deze bevoegdheden wordt de inhoudelijke besluitvorming belemmerd. Gelet op het afgeleide karakter van deze bevoegdheden moet met name worden gedacht aan feitelijke handelingen zoals het afdoen en voeren van correspondentie, verstrekken van informatie, het inwinnen van adviezen, het aangaan van bindend overleg en het verlenen van inspraak. Als er specifieke voorschriften zijn gegeven - bijvoorbeeld regels die de rechtspositie van de ambtenaar beogen te beschermen - moeten deze daarbij in acht worden genomen. In het algemeen is het niet noodzakelijk, dat uit de correspondentie of voorbereidingshandeling blijkt, dat zij verband houdt met een gemandateerde bevoegdheid.

Artikel 3, 4 en 5

Artikel 3 betreft een opsomming van de bevoegdheden die uitsluitend door GS plenair (GS-minute) worden uitgeoefend. Artikel 4 heeft betrekking op de bevoegdheden die door GS en de portefeuillehouders worden uitgeoefend).

Artikel 5 ziet toe op de uitoefening van een aantal bevoegdheden door GS, de portefeuillehouders en de algemeen directeur.

Met uitzondering van de bevoegdheden die zijn opgesomd in de artikelen 3, 4 en 5 kan de directeur de overige bestuursbevoegdheden uitoefenen. Onder het mandaat en volmacht van de directeur valt in ieder geval het nemen van een besluit tot het aangaan en het aangaan van een arbeidsovereenkomst op grond van artikel 610 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek.

Artikel 6 en 7

De algemeen directeur kan het aan hem/ haar verleende mandaat ondermandateren aan (adjunct)sectormanagers, unitmanagers en – voor enkele onderwerpen – aan medewerkers. Dit ondermandaat heeft het karakter van een benoemd mandaat, met andere woorden: op de ondermandaatlijst moet nauwkeurig worden aangegeven aan welke functie waarvoor ondermandaat wordt verleend. Zaken die niet op de ondermandaatlijst staan vermeld, kunnen alleen worden afgedaan door de directeuren zelf, indien hun mandaat daartoe de bevoegdheid biedt. Anders zijn in ieder geval de algemeen directeur, de portefeuillehouder P&O en zijn/haar plaatsvervanger of uiteraard GS-plenair bevoegd.

Bij afwezigheid van de (onder)gemandateerde kan de formele plaatsvervanger het mandaat uitoefenen. De plaatsvervanger treedt immers in de functie van de (onder)gemandateerde. De ondermandaatstructuur wordt daarom opgehangen aan functiebenamingen en niet aan met name genoemde personen.

Artikel 9

Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden moet steeds de resterende budgetruimte in ogenschouw te worden genomen, aangezien overschrijding ervan in beginsel niet kan leiden tot bijstelling van het toegekende budget.

Afwijking van beleids- en uitvoeringsregels is alleen mogelijk, indien dat uitdrukkelijk is toegestaan. Indien de regeling of het beleid beleidsvrijheid biedt, dan spreekt het voor zich dat de uitoefening van de bevoegdheid ook in overeenstemming dient te zijn met beleid dat door de algemeen directeur in overleg met de ondernemings¬raad is vastgesteld. De gemandateerde bevoegdheden dienen, ook wanneer er een zekere beleidsvrijheid is, altijd met inachtneming van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur te worden uitgeoefend.