Protocol geheimhouding gemeente Noordenveld

Algemeen

1. Openbaarheid is een groot goed en het uitgangspunt in het openbaar bestuur. Geheimhouding wordt slechts bij wijze van uitzondering opgelegd.

2. De burgemeester, het college, de commissie(voorzitter) of de raad kunnen geheimhouding opleggen aan zichzelf, aan andere organen of aan individuele raadsleden. Individuele raadsleden en wethouders kunnen geen geheimhouding opleggen.

3. Geheimhouding kan worden opgelegd op (delen van) stukken, op het verhandelde tijdens een vergadering en op besluitenlijsten van besloten vergaderingen.

4. Geheimhouding moet zijn genormeerd aan de hand van de weigeringsgronden genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. Bij elk besluit tot het opleggen van geheimhouding geeft het bestuursorgaan dat om geheimhouding vraagt aan welk belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, naar zijn oordeel prevaleert boven het belang van openbaarheid.

5. Als het college gebruik maakt van zijn bevoegdheid ex artikel 25, tweede lid van de Gemeentewet om geheimhouding op te leggen, dan wordt voor de betreffende stukken, op het verhandelde tijdens een vergadering en op besluitenlijsten in overeenstemming met de terminologie van de Gemeentewet, altijd de kwalificatie 'geheim' gebruikt.

6. Geheimhouding geldt voor degenen die bij de behandeling aanwezig waren en voor hen die kennis dragen van de stukken.

7. Schending van de geheimhoudingsplicht is strafbaar gesteld in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.

Geheimhouding

1. Van de geheimhouding op stukken wordt melding gemaakt door het plaatsen van een stempel op de voorpagina en de volgende pagina’s. Bij digitale stukken wordt dit op het digitale exemplaar kenbaar gemaakt (zowel in de benaming van het document als op de pagina’s in het document zelf).

2. Geheimhouding wordt beperkt tot dat deel van de stukken dat daadwerkelijk geheim moet zijn.

3. De stukken waarop geheimhouding rust, kunnen ingezien worden op de griffie. Het inzien van deze stukken geschied in het bijzijn van de griffier of een medewerker/-ster van de griffie. Er wordt een lijst bijgehouden van degenen die de stukken inzien. De lijst wordt door degene die inzage wenst vooraf getekend.

4. Kopiëren (in welke vorm dan ook) van stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd is niet toegestaan. Digitale stukken mogen niet aan derden worden doorgestuurd of getoond.

5. Elk besluit van het college tot het opleggen van geheimhouding ten aanzien van stukken die het aan de raad overlegt, gaat vergezeld van een gemotiveerd raadsvoorstel en ontwerpraadsbesluit tot bekrachtiging van de geheimhouding in de eerstvolgende vergadering van de raad.

6. In het geval de raad de geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering niet bekrachtigt, vervalt de geheimhouding per direct. Het college heeft in dat geval de mogelijkheid om de betreffende stukken terug te nemen zodat deze niet inhoudelijk behandeld worden door de raad.

Als de raad de geheimhouding niet bekrachtigd zijn de stukken daarmee niet direct openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor openbaarheid in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur is een besluit op basis van deze wet vereist.

7. Als de raad de geheimhouding bekrachtigt door middel van een raadsbesluit geldt de geheimhoudingsplicht tot dat de raad deze opheft. Het college kan daartoe een voorstel doen. Ook kan een raadslid middels een initiatiefvoorstel de raad voorstellen de geheimhouding op te heffen.

8. Als het college, de burgemeester of de voorzitter van een commissie een stuk onder geheimhouding aanbiedt aan leden van de raad in plaats van de gehele raad (of aan een commissie) is geen bekrachtiging nodig. De geheimhouding wordt in deze gevallen in acht genomen totdat het orgaan, dat de verplichting heeft opgelegd, deze opheft.

9. Zo mogelijk wordt in het besluit tot geheimhouding vermeld wanneer de geheimhouding vervalt.

10. Van door de gemeenteraad bekrachtigde besluiten tot geheimhouding wordt door de griffie een register bijgehouden. De griffie legt jaarlijks het register voor aan de raad, zo nodig voorzien van een advies van het college met betrekking tot het opheffen van de geheimhouding.

11. Tijdens een besloten vergadering moet een besluit worden genomen of op het besprokene geheimhouding wordt gelegd.

12. In een besloten raadsvergadering wordt wel of niet geheimhouding opgelegd op de besluitenlijst. Een duidelijke motivering daarvoor wordt vastgelegd in de besluitenlijst.

Niet-openbare besluitenlijsten van het college

1. In beginsel zijn alle besluiten van het College openbaar.

2. Slechts in bepaalde gevallen neemt een college een besluit dat niet-openbaar kan zijn. Hieraan liggen altijd de gronden van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur ten grondslag.

3. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan.

Besloten bijeenkomsten, niet zijnde raadsvergaderingen

1. Als het college buiten het formele kader van de raadsvergadering om in beslotenheid wil overleggen met de gemeenteraad, of als de raad dat zelf wil, kan worden gekozen voor een andere overlegvorm. In deze bijeenkomsten neemt de raad geen besluiten.

2. Het college en/of de raad is terughoudend in de organisatie van dergelijke besloten bijeenkomsten aangezien openbaarheid uitgangspunt is. Een dergelijke besloten bijeenkomst zal in principe slechts worden gehouden indien voldaan wordt aan de uitzonderingsgronden die in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur zijn aangegeven.

3. Het college en/of de raad kan echter ook menen dat een dergelijke besloten bijeenkomst op andere gronden gewenst is, zoals bij de vooraankondiging van collegebesluiten met grote maatschappelijke impact en bepaalde technische beraden.

4. Deze besloten bijeenkomsten hebben geen formeel karakter en kennen geen wettelijke bepalingen. Voorafgaand en aan het begin van een dergelijk overleg wordt door het college gemotiveerd wat doel en status van de bijeenkomst zijn en hoe raadsleden met de besproken informatie om dienen te gaan. Deze afspraken worden gemaakt op basis van vrijwilligheid en vertrouwen. Indien een raadslid zich niet wil houden aan deze afspraken zal betrokkene niet deelnemen aan de bijeenkomst.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 14 maart 2018 van de gemeente Noordenveld

De voorzitter, de griffier.

In de vergadering van 30 januari 2018 hebben het college en de burgemeester besloten zich aan dit protocol te conformeren.

De burgemeester, de secretaris,

K. Smid M. van der Wal.

De burgemeester van de gemeente Noordenveld,

K. Smid.