Regeling vervallen per 01-01-2018

Regels bij het selecteren van personeel 2013 gemeente Noordoostpolder

Geldend van 01-10-2015 t/m 31-12-2017

Intitulé

Regels bij het selecteren van personeel 2013 gemeente Noordoostpolder

Burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder,

overwegende, dat het wenselijk is de regels aan te passen voor te houden procedures voor werving en selectie van personeel voor de gemeentelijke bestuursdienst;

B E S L U I T :

vast te stellen de volgende regeling

Regels bij het selecteren van personeel 2013 gemeente Noordoostpolder

Deze gedragsregels zijn getoetst aan de sollicitatiecode die opgesteld is door de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) in overleg met de Stichting van de Arbeid. Deze sollicitatiecode bevat basisregels die organisaties naar het oordeel van de NVP in acht behoren te nemen bij de werving en selectie ter vervulling van vacatures. Deze code sluit aan bij bestaande Europese (inclusief Nederlandse) wet- en regelgeving. Deze code is gebaseerd op een aantal uitgangspunten, zoals dat van sollicitanten slechts informatie wordt gevraagd die nodig is voor de beoordeling van geschiktheid voor de functie en dat de van sollicitanten verkregen informatie vertrouwelijk en zorgvuldig wordt behandeld.

De NVP-sollicitatiecode is gebaseerd op een procedure waarin extern geworven wordt via een personeelsadvertentie. Uiteraard vindt werving lang niet altijd op dezelfde wijze plaats. In die gevallen waarin werving op een andere wijze plaatsvindt (bijvoorbeeld intern, via een uitzendbureau enz.) geldt de sollicitatiecode voor zover van toepassing.

De gemeente Noordoostpolder hanteert deze sollicitatiecode als uitgangspunt voor de regeling.

Artikel 1 Ontstaan en openstelling vacature

  • 1. Nadat een vacature is ontstaan, wordt de vacature ingebracht bij het betreffende lid van het DT, waarna de directie goedkeuring verleend aan het vervullen van de vacature. Hierna wordt de verantwoordelijke manager in kennis gesteld en wordt in overleg met de P&O-adviseur de tekst van de vacature opgesteld.

  • 2. Voordat de vacature intern bekend gemaakt wordt, is onderzocht (door P&O) of er een voorkeurskandidaat is. Voorkeurskandidaten zijn medewerkers waarmee afspraken zijn gemaakt vanwege: re-integratie in verband arbeidsongeschiktheid, bovenformatief geplaatst als gevolg van bezuiniging/organisatiewijziging of loopbaanontwikkeling.

  • 3. Een geschikte (of geschikt te maken) voorkeurskandidaat wordt met voorrang benoemd (er ontstaat dan geen interne vacature).

  • 4. Indien er sprake is van interne kandidaten, wordt er een selectie gemaakt uit deze interne kandidaten.

    Er wordt een sollicitatiegesprek (op dezelfde wijze zoals beschreven is bij 5.) gevoerd alvorens tot benoeming wordt overgegaan. De volgende medewerkers behoren tot de groep van interne kandidaten:

    • a.

      ambtenaren met een tijdelijke en vaste aanstelling, werkzaam bij de gemeente Noordoostpolder, dan wel ambtenaren van organisaties de deelnemen aan SWiF en die op het gebied van werving- en selectie hun interne arbeidsmarkt aan elkaar hebben opengesteld;

    • b.

      uitzendkrachten, gedetacheerden, stagiaires en interim-managers die langer dan een half jaar werkzaam zijn bij de bestuursdienst, voor zover het de “eigen functie” betreft;

    • c.

      medewerkers in dienst van Concern voor Werk (voor de periode van 01-10-2015 tot 01-10-2017).

  • 5. Elke vacature wordt eerst intern bekend gemaakt. In uitzonderingsgevallen kan – na overeenstemming met de Ondernemingsraad - gelijktijdig intern en extern geworven worden.

  • 6. Nadat eventuele interne kandidaten over de verdere procedure zijn geïnformeerd, wordt de vacature opengesteld voor externe gegadigden:

    • a.

      wanneer zich geen interne kandidaat heeft gemeld, of

    • b.

      wanneer het niet verantwoord wordt geacht een interne kandidaat in de vacature te benoemen.

    Vóór externe plaatsing wordt eerst datum en tijdstip bepaald waarop sollicitatie-gesprekken worden gehouden. De verzending van een wervingsadvertentie vindt plaats door Service & Ondersteuning/P&O. De keuze van de media vindt, na advies van de P&O-adviseur, plaats door de verantwoordelijke leidinggevende.

  • 7. De directeur kan bepalen dat de voorselectie ter vervulling van een vacature aan een terzake deskundig extern bureau wordt opgedragen. In die gevallen wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de reguliere procedure, waarbij de inbreng van managers en medewerkers gewaarborgd blijft.

  • 8. De advertentie vermeldt, naast de relevante kenmerken (functie-eisen, taakinhoud, aard van dienstverband enz.) van de vacature, de wijze van solliciteren, eventuele bijzondere selectieprocedures, zoals bv. assessment en de termijn waarbinnen gesolliciteerd moet worden. Wanneer het stellen van een leeftijdsgrens noodzakelijk is, wordt de reden daarvan weergegeven. Indien een voorkeursbeleid ten behoeve van bepaalde groepen wordt gevoerd, wordt daarvan uitdrukkelijk melding gemaakt in de advertentie en de reden weergegeven. Toepassing van deze regels zal nimmer strijdigheid met enige wettelijke regeling mogen opleveren. Het betreft hier de wervingstekst zoals geplaatst op de website www.noordoostpolder.nl. Voor de advertenties in andere media wordt gekozen voor de functiebenaming en eventueel een korte omschrijving. In de advertentie wordt verwezen naar de vacatureomschrijving op de website van de gemeente Noordoostpolder.

  • 9. De portefeuille met open sollicitaties wordt door Service & Ondersteuning/P&O geraadpleegd en geschikte kandidaten worden meegenomen in de procedure (alle in portefeuille genomen sollicitaties worden na een bewaartermijn van zes maanden vernietigd).

Artikel 2 Inschrijven sollicitaties en toezenden ontvangstbevestigingen

  • 1. De sollicitatiebrieven worden door Service & Ondersteuning/P&O genummerd en ingeschreven.

  • 2. De sollicitanten ontvangen per direct een ontvangstbevestiging met eventuele nadere informatie over de te volgen procedure.

Artikel 3 Selectie van de binnengekomen sollicitaties

  • 1. De selectie van de binnengekomen sollicitatiebrieven geschiedt, zoals beschreven staat in 4.

  • 2. De geselecteerde sollicitanten worden door Service & Ondersteuning/P&O schriftelijk uitgenodigd voor een gesprek, onder vermelding van de samenstelling van de sollicitatiecommissie waarmee sollicitatiegesprekken zullen worden gevoerd en de verwachte duur van het gesprek.

  • 3. Interne sollicitanten die op basis van de briefselectie niet geschikt zijn bevonden, worden hierover geïnformeerd.

  • 4. De niet geschikt geachte kandidaten worden per omgaande schriftelijk geïnformeerd.

  • 5. De kandidaten, van wie de sollicitatie wordt aangehouden, worden hierover schriftelijk (als dit interne kandidaten zijn, worden zij hierover mondeling geïnformeerd) geïnformeerd met vermelding van de termijn waarbinnen nader bericht volgt.

  • 6. Kandidaten, die afgewezen worden na een sollicitatiegesprek, ontvangen zo spoedig mogelijk –ook tijdens de procedure– bericht van hun afwijzing.

  • 7. Schriftelijke gegevens afkomstig van een sollicitant worden binnen één jaar na de afwijzing vernietigd.

  • 8. Service & Ondersteuning/P&O verzorgt een vacaturedossier. Hierin worden de afspraken vastgelegd tussen de leidinggevende en de P&O-adviseur ten aanzien van de te volgen stappen in de procedure.

Artikel 4 De selectiecriteria

  • 1. Uitgangspunt bij de selectie zijn de gestelde functie-eisen en de kerncompetenties van de gemeente Noordoostpolder.

  • 2. Op het internet (openbaar en dus voor iedereen toegankelijk) wordt (om integriteitsredenen) door de leidinggevende en/of P&O-adviseur nagegaan of er bijzonderheden worden aangetroffen betreffende de uit te nodigen sollicitant.

  • 3. Er worden alleen vragen gesteld over de aspecten die voor functie en/of voor de functievervulling relevant zijn.

Artikel 5 De sollicitatiegesprekken

  • 1. Er worden in principe twee sollicitatiegesprekken gevoerd: bij het eerste gesprek zijn ten hoogste 4 vertegenwoordigers van de organisatie aanwezig. Deze commissie selecteert de kandidaten die worden uitgenodigd voor een tweede gesprek.

  • 2. Het tweede sollicitatiegesprek wordt, bij voorkeur op een andere dag, gevoerd door een commissie, die (gedeeltelijk) bestaat uit andere personen, dan die bij het eerste gesprek aanwezig waren. Ook deze commissie bestaat uit ten hoogste4 personen.

  • 3. In één van de sollicitatiegesprekken (desgewenst in beide) is tenminste vertegenwoordigd: de direct leidinggevende, een P&O-adviseur, 2 medewerkers (bij voorkeur 1 medewerker in het 1ste gesprek en 1 medewerker in het 2de gesprek) van het betrokken cluster, eventueel een ‘cliënt’ van het cluster en/of de eenheid en desgewenst de directeur.

  • 4. In de sollicitatieprocedure voor de functie van directeur wordt ook de Ondernemingsraad betrokken bij het selectieproces door zitting te nemen in één van de sollicitatiecommissies.

  • 5. Na de gevoerde gesprekken door beide commissies wordt uiteindelijk door de direct leidinggevende een definitief besluit genomen over de meest geschikte kandidaat voor de vacante functie. Met deze kandidaat wordt de procedure vervolgd.

  • 6. Tijdens de procedure kan de sollicitant worden verzocht zich te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.

  • 7. Desgewenst kunnen één of meer leden van het college van burgemeester en wethouders worden betrokken bij het selectieproces door zitting te nemen in één van de sollicitatiecommissies.

Artikel 6 Het selectie-assessment

  • 1. De verantwoordelijke leidinggevende kan in overleg met de P&O-adviseur een selectie-assessment deel laten uit maken van de procedure. Dit dient in de wervingsadvertentie te worden vermeld.

  • 2. Vanaf schaal 9 en hoger wordt altijd een selectie-assessment uitgevoerd.

  • 3. Een selectie-assessment vindt plaats door of onder verantwoordelijkheid van een psycholoog met inachtneming van de richtlijnen van het Nederlands Instituut voor Psychologen (NIP).

  • 4. Het selectie-assessment vindt plaats door of onder verantwoordelijkheid van een erkend psychologisch bureau dat door P&O geselecteerd is.

  • 5. Na toestemming van de sollicitant wordt rapport uitgebracht aan de opdrachtgever. De sollicitant heeft het recht zich naar aanleiding van deze rapportage terug te trekken uit de procedure zonder dat het rapport naar de opdrachtgever gaat.

  • 6. Het rapport wordt vertrouwelijk aan de P&O-adviseur toegezonden. (Een assessmentrapport is 2 jaar geldig en wordt uiterlijk na de wettellijke bewaartermijn van 7 jaar vernietigd.)

Artikel 7 Het medisch onderzoek

  • 1. Een medisch onderzoek in verband met de aanstelling kan slechts plaatsvinden indien er aan de vervulling van de functie bijzondere eisen op het punt van medische geschiktheid moeten worden gesteld.

  • 2. Een medisch onderzoek vindt pas plaats aan het einde van de selectieprocedure als alle overige beoordelingen van geschiktheid hebben plaatsgevonden.

  • 3. Voor een vacature wordt in eerste aanleg niet meer dan één kandidaat gevraagd deel te nemen aan de medische aanstellingskeuring.

  • 4. De medische aanstellingskeuring wordt uitgevoerd door een arts, onder verantwoordelijkheid van de arbodienst, volgens de wettelijke regels. Ten aanzien van de rol van de keuringarts en de gevolgde procedure gelden de volgende regels:

    • a.

      alleen deugdelijk geachte onderzoeksmethoden worden gebruikt;

    • b.

      de uitslag van de keuring is een advies;

    • c.

      de sollicitant heeft het recht als eerste kennis te nemen van het advies;

    • d.

      indien wenselijk geschiedt dat door toedoen van de huisarts;

    • e.

      de keurende arts wint alleen inlichtingen in bij andere artsen na de toestemming van de sollicitant;

    • f.

      de keuringsgegevens worden strikt vertrouwelijk (medisch geheim) behandeld;

    • g.

      aan de opdrachtgevers wordt gerapporteerd in termen van medisch bezwaar/geen medisch bezwaar;

    • h.

      de sollicitant heeft recht op herkeuring door (een) andere arts(en).

Artikel 8 Referenties

  • 1. Voor iedere indiensttreding worden referenties opgevraagd (voordat er arbeidsvoorwaardelijke afspraken zijn gemaakt).

  • 2. Inlichtingen bij derden en/of andere bronnen worden alleen gevraagd na toestemming van de sollicitant. De beoogde informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature en mag geen onevenredige inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant.

  • 3. Binnen de sollicitatiecommissie worden afspraken gemaakt wie de inlichtingen inwint.

  • 4. De verkregen informatie zal, indien relevant, met de sollicitant worden besproken.

Artikel 9 Arbeidsvoorwaarden

  • 1. Het arbeidsvoorwaardengesprek wordt gehouden door de verantwoordelijke leidinggevende en de P&O-adviseur met de te benoemen sollicitant.

  • 2. De afspraken, die in dit gesprek gemaakt worden, worden schriftelijk vastgelegd in een afsprakenlijst.

  • 3. Deze afsprakenlijst wordt voordat het benoemingsbesluit wordt genomen, geparafeerd door de bij de selectieprocedure betrokken P&O-adviseur en ondertekend door de kandidaat, de leidinggevende en de verantwoordelijke directeur.

Artikel 10 De benoeming

  • 1. Medewerkers worden benoemd:

    • a.

      met een tijdelijke aanstelling die van rechtswege afloopt, of

    • b.

      met een tijdelijke aanstelling voor bepaalde tijd, of

    • c.

      met een tijdelijke aanstelling bij wijze van proef, of

    • d.

      met een vaste aanstelling.

  • 2. Nieuwe medewerkers worden benoemd in algemene dienst. Daarnaast worden specifieke functieafspraken toegevoegd.

  • 3. De formele beslissing over de benoeming van nieuwe medewerkers wordt genomen door het college. Met inachtneming van het Organisatiestatuut gemeente Noordoostpolder kan het college de benoeming van nieuwe medewerkers mandateren.

Artikel 11 Klachtenbehandeling

  • 1. De organisatie onderzoekt schriftelijke klachten van de sollicitanten die van oordeel zijn dat zij onzorgvuldig, onbillijk of onjuist zijn behandeld, waarna de sollicitant schriftelijk en gemotiveerd wordt geïnformeerd over de bevindingen van de organisatie.

  • 2. De Ondernemingsraad wordt jaarlijks geïnformeerd over het aantal, de aard en de wijze van afhandeling van ingediende klachten.

Artikel 12 Slotbepaling

  • 1. Deze regeling treedt in werking per 2 juli 2013.

  • 2. De regeling “Regels bij het selecteren van personeel 2012”, zoals vastgesteld op 29 mei 2012, wordt per 2 juli 2013 ingetrokken.

Ondertekening

Emmeloord, 2 juli 2013
Het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris, de burgemeester,