Instructie voor de secretaris

1. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder.

2. Directieteam: het orgaan, bestaande uit de gemeentesecretaris/directeuren de algemeen directeur/loco-secretarisdat eindverantwoordelijk is voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie.

3. Cluster: een organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van dit statuut een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het directieteam heeft.

4. Manager: leidinggevende van een cluster.

1. Het directieteam draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2. Het directieteam draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. Het directieteam draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert het directieteam het college ten behoeve van de door het college te nemen besluiten.

4. Het directieteam is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.

5. Het directieteam draagt er zorg voor dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd (in een besluitenlijst) en dat een presentielijst wordt bij gehouden.

1. Het directieteam staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijke coördinator terzijde.

2. Het directieteam bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3. Tevens bevordert het directieteam hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming en samenwerking tussen de griffie enerzijds en het overig ambtelijk apparaat anderzijds.

4. Voorts is het directieteam de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

5. Het bepaalde in artikel 2 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

1. Het directieteam heeft het recht bij alle aan het college ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

2. Het directieteam ziet toe op een efficiënt verloop van de informatiestromen.

3. Voor zover het directieteam zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze instructie is bepaald nodig acht, stelt het directieteam procedures vast voor de behandeling van zaken die door het college en/of de burgemeester aan de ambtelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

4. Het directieteam bevordert een goede samenwerking en samenhang tussen de clusters. Het directieteam doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan het college tot het geven van aanwijzingen aan de managers om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

1. Deze instructie is van overeenkomstige toepassing op degene die door het college is belast met de vervanging van de gemeentesecretaris/directeur.

2. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt het directieteam voor zover nodig met het college en/of de burgemeester overleg.

3. Deze instructie treedt in werking met ingang van 1 januari 2015.

4. Op dat tijdstip vervalt de Instructie voor de secretaris zoals die 1 maart 2006 in werking is getreden.