REGELS bij het selecteren van personeel

1. Nadat een vacature is ontstaan, wordt de vacature ingebracht bij het CMT waarna de directie goedkeuring verleent aan het vervullen van de vacature. Hierna wordt de verantwoordelijke manager in kennis gesteld en wordt in overleg met de P&O adviseur de tekst van de vacature opgesteld.

2 Indien er sprake is van interne kandidaten wordt er een selectie gemaakt uit deze interne kandidaten. Er wordt een sollicitatiegesprek (op dezelfde wjize zoals beschreven is bij 5.) gevoerd alvorens tot benoeming wordt overgegaan. De volgende medewerkers behoren tot de groep van interne kandidaten:

a: ambtenaren met tijdelijke en vaste aanstelling;

b: uitzendkrachten, gedetacheerden, stagiaires en interim-managers die langer dan een half jaar werkzaam zijn bij de bestuursdienst, voor zover het de “eigen functie” betreft.

NB: bij een gelijke geschiktheid van kandidaten in categorie A en B zal een kandidaat uit categorie A de voorkeur genieten.

3. De eenheidsmanager kan bepalen dat de voorselectie ter vervulling van een vacature aan een ter zake deskundig extern bureau wordt opgedragen. In die gevallen wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de reguliere procedure, waarbij de inbreng van managers en medewerkers gewaarborgd blijft.

4. Elke vacature wordt eerst intern bij alle organisatieonderdelen bekend gemaakt. In uitzonderingsgevallen kan – na overleg met de OR - tegelijk intern en extern geworven worden.

5. Nadat eventuele interne kandidaten over de verdere procedure zijn geïnformeerd, wordt de vacature opengesteld voor externe gegadigden:

• -

  wanneer zich geen interne kandidaat heeft gemeld, of

• -

  wanneer het niet verantwoord wordt geacht een interne kandidaat in de vacature te benoemen.

  Vóór externe plaatsing wordt eerst datum en tijdstip bepaald waarop sollicitatiegesprekken worden gehouden. De verzending van een wervingsadvertentie vindt plaats door BMO/P&O. De keuze van de media vindt, na advies van de P&O-adviseur, plaats door de verantwoordelijke manager.

6. De advertentie vermeldt, naast de relevante kenmerken (functie-eisen, taakinhoud, aard van dienstverband enz.) van de vacature, de wijze van solliciteren, eventuele bijzondere selectieprocedures, zoals bv. assessment en de termijn waarbinnen gesolliciteerd moet worden. Wanneer het stellen van een leeftijdsgrens noodzakelijk is, wordt de reden daarvan weergegeven. Indien een voorkeursbeleid ten behoeve van bepaalde groepen wordt gevoerd, wordt daarvan uitdrukkelijk melding gemaakt in de advertentie en de reden weergegeven. Toepassing van deze regels zal nimmer strijdigheid met enige wettelijke regeling mogen opleveren. Het betreft hier de wervingstekst zoals geplaatst op de website www.noordoostpolder.nl. Voor de advertenties in andere media wordt gekozen voor de functiebenaming en eventueel een korte omschrijving. In de advertentie wordt doorverwezen naar de vacatureomschrijving op de website van de gemeente Noordoostpolder.

7. De portefeuille met open sollicitaties wordt door BMO/P&O geraadpleegd en geschikte kandidaten worden meegenomen in de procedure.

1. De sollicitatiebrieven worden door BMO/P&O genummerd en ingeschreven.

2. De sollicitanten ontvangen per direct een ontvangstbevestiging met eventuele nadere informatie over de te volgen procedure.

1. De selectie van de binnengekomen sollicitatiebrieven geschiedt, zoals beschreven staat in 4.

2. De sollicitanten worden door BMO/P&O schriftelijk uitgenodigd, onder vermelding van de samenstelling van de sollicitatiecommissie waarmee sollicitatiegesprekken zullen worden gevoerd en de verwachte duur van het gesprek.

3. De niet geschikt geachte kandidaten worden per omgaande schriftelijk geïnformeerd.

4. De kandidaten, van wie de sollicitatie wordt aangehouden, worden hierover schriftelijk geïnformeerd met vermelding van de termijn waarbinnen nader bericht volgt.

5. Kandidaten, die afgewezen worden, ontvangen zo spoedig mogelijk – ook tijdens de procedure – schriftelijk bericht van hun afwijzing. In deze brief wordt de naam vermeld van de persoon die eventueel een toelichting kan geven op de afwijzing.

6. Schriftelijke gegevens afkomstig van een sollicitant worden binnen één jaar na de afwijzing vernietigd.

7. BMO/P&O verzorgt een vacaturedossier. Hierin worden de afspraken vastgelegd tussen de leidinggevende en de P&O adviseur ten aanzien van de te volgen stappen in de procedure (bijlage 4).

1. Uitgangspunt bij de selectie zijn de gestelde functie-eisen en de kerncompetenties van de gemeente Noordoostpolder. In de bij deze regeling behorende bijlagen wordt ingegaan op deze kerncompetenties en op welke wijze deze getoetst kunnen worden in het selectiegesprek.

2. Er worden alleen vragen gesteld over de aspecten die voor functie en/of voor de functievervulling relevant zijn.

1. Er worden in principe twee sollicitatiegesprekken gevoerd: bij het eerste gesprek zijn ten hoogste 4 vertegenwoordigers van de organisatie aanwezig. Deze commissie selecteert de kandidaten die doorgaan naar een tweede gesprek.

2. Het tweede sollicitatiegesprek wordt, bij voorkeur op een andere dag, gevoerd door een commissie, die (gedeeltelijk) bestaat uit andere personen, dan die bij het eerste gesprek aanwezig waren. Ook deze commissie bestaat uit ten hoogste4 personen.

3. In één van de sollicitatiegesprekken (desgewenst in beide) is tenminste vertegenwoordigd: de direct leidinggevende, een P&O adviseur, 2 medewerkers (bij voorkeur 1 medewerker in het 1ste gesprek en 1 medewerker in het 2de gesprek) van het betrokken cluster, eventueel een “cliënt” van het cluster en/of de eenheid en desgewenst de eenheidsmanager.

4. In de sollicitatieprocedure voor de functie van directie- en CMT-ledenwordt ook de ondernemingsraad betrokken bij het selectieproces door zitting te nemen in één van de sollicitatiecommissies.

5. Na de gevoerde gesprekken door beide commissies wordt uiteindelijk door de direct leidinggevende een definitief besluit genomen over de meest geschikte kandidaat voor de vacante functie. Met deze kandidaat wordt de procedure vervolgd.

6. Tijdens de procedure kan de sollicitant worden verzocht zich te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.

7. Desgewenst kunnen één of meer leden van het college van burgemeester en wethouders worden betrokken bij het selectieproces door zitting te nemen in één van de sollicitatiecommissies.

1. De verantwoordelijke manager kan in overleg met de P&O adviseur een psychologisch onderzoek of assessment deel laten uit maken van de procedure. Dit dient in de wervingsadvertentie vermeld te worden.

2. Vanaf het niveau clustermanager wordt altijd een psychologisch onderzoek of (ontwikkel-)assessment gedaan.

3. Een psychologisch onderzoek of assessment kan alleen plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van een psycholoog met inachtneming van de richtlijnen van het Nederlands Instituut voor Psychologen (NIP).

4. Het onderzoek vindt plaats door of onder verantwoordelijkheid van een erkend psychologisch bureau, wat door P&O geselecteerd is.

5. Na toestemming van de sollicitant wordt rapport uitgebracht aan de opdrachtgever. De sollicitant heeft het recht zich naar aanleiding van deze rapportage terug te trekken uit de procedure zonder dat het rapport naar de opdrachtgever gaat.

6. Het rapport wordt vertrouwelijk aan de P&O adviseur toegezonden. Het rapport wordt uiterlijk na één jaar vernietigd.

1. Een medisch onderzoek in verband met de aanstelling kan slechts plaatsvinden indien er aan de vervulling van de functie bijzondere eisen op het punt van medische geschiktheid moeten worden gesteld (zie bijlage 5).

2. Een medisch onderzoek vindt pas plaats aan het einde van de selectieprocedure als alle overige beoordelingen van geschiktheid hebben plaatsgevonden.

3. Voor een vacature wordt in eerste aanleg niet meer dan één kandidaat gevraagd deel te nemen aan de medische aanstellingskeuring.

4. De medische aanstellingskeuring wordt uitgevoerd door een arts, onder verantwoordelijkheid van de arbodienst, volgens de wettelijke regels.

Ten aanzien van de rol van de keuringarts en de gevolgde procedure gelden de volgende regels:

• -

  alleen deugdelijk geachte onderzoeksmethoden worden gebruikt;

• -

  de uitslag van de keuring is een advies;

• -

  de sollicitant heeft het recht als eerste kennis te nemen van het advies;

• -

  indien wenselijk geschiedt dat door toedoen van de huisarts;

• -

  de keurende arts wint alleen inlichtingen in bij andere artsen na de toestemming van de sollicitant;

• -

  de keuringsgegevens worden strikt vertrouwelijk (medisch geheim) behandeld; aan de opdrachtgevers wordt gerapporteerd in termen van medisch bezwaar/geen medisch bezwaar;

• -

  de sollicitant heeft recht op herkeuring door (een) andere arts(en).

1. Inlichtingen bij derden en/of andere bronnen worden alleen gevraagd na toestemming van de sollicitant. De beoogde informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature en mag geen onevenredige inbreuk maken op de persoonlijke levensfeer van de sollicitant

2. Binnen de sollicitatiecommissie worden afspraken gemaakt wie de inlichtingen inwint.

3. De verkregen informatie zal, indien relevant, met de sollicitant worden besproken.

1. Het arbeidsvoorwaardengesprek wordt gehouden door de verantwoordelijke manager en de P&O adviseur met de te benoemen sollicitant.

2. De afspraken, die in dit gesprek gemaakt worden, worden schriftelijk vastgelegd in een afsprakenlijst.

3. Deze afsprakenlijst wordt, ondertekend door de kandidaat en namens de gemeente door de verantwoordelijke eenheidsmanager, een lid van de directie en de bij de selectieprocedure betrokken P&O adviseur, voordat het benoemingsbesluit wordt genomen.

1. Nieuwe medewerkers worden benoemd in algemene dienst (daar waar mogelijk met een proefjaar, conform de regeling in de CAR-UWO). Daaraan worden specifieke functie-afspraken toegevoegd (voor de duur van 3 jaar).

2. De formele beslissing over de benoeming van nieuwe medewerkers wordt genomen door het college. Met inachtneming van het Organisatiestatuut gemeente Noordoostpolder kan het college de benoeming van nieuwe medewerkers mandateren.

1. De organisatie onderzoekt schriftelijke klachten van de sollicitanten die van oordeel zijn dat zij onzorgvuldig, onbillijk of onjuist zijn behandeld, waarna de sollicitant schriftelijk en gemotiveerd wordt geïnformeerd over de bevindingen van de organisatie.

2. De ondernemingsraad wordt jaarlijks geïnformeerd over het aantal, de aard en de wijze van afhandeling van ingediende klachten.