Overig besluit van algemene strekking van de gemeentearchivaris van de gemeente Noordoostpolder houdende raadpleging van de archiefbescheiden Bezoekersreglement Gemeentearchief Noordoostpolder

1. Inzage van de archieven,collecties en verzamelingen van het gemeentearchief staat open voor iedereen die de collecties wil raadplegen.

2. Alle archieven, collecties en verzamelingen zijn, op een enkele uitzondering na, openbaar.

3. Het gemeentearchief is na telefonische afspraak iedere dag van 9.00 tot 16.00 uur te bezoeken.

4. Voor het maken van een afspraak moet een afspraak gemaakt worden met de gemeentearchivaris, mw. E. Vermeeren-de Jonge, tel. 0527-633234.

5. Vanaf een half uur voor sluitingstijd worden geen aanvragen voor collectiestukken meer in behandeling genomen.

1. In de studieruimte mag niet gegeten of gedronken worden;

2. In de daarvoor bestemde ruimte (pantry) is gelegenheid daartoe

1. Om archiefbescheiden uit de archieven, collecties en verzamelingen te raadplegen, moet diegene staan ingeschreven als bezoeker.

Bij het eerste bezoek aan het gemeentearchief dient de bezoeker zich met een geldig identiteitsbewijs bij de gemeentearchivaris als bezoeker in te schrijven.

2. De persoonlijke gegevens vallen onder de Wet bescherming persoonsgegevens en worden niet aan derden ter inzage gegeven.

3. Bij ieder vervolgbezoek wordt gecontroleerd of de bezoeker geregistreerd staat, desgewenst met legitimatie. De bezoekdata worden bijgeschreven.

4. Bij het eerste bezoek ontvangt de bezoeker een exemplaar van dit bezoekersreglement

1. Tot de archiefbewaarplaats en de ruimten waarin de archieven, collecties en verzamelingen worden bewaard, heeft niemand toegang anders dan uit hoofde van zijn functie of met toestemming van de gemeentearchivaris.

2. Onder gebruik wordt verstaan het raadplegen en het maken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen als bedoeld in art. 14 van de Archiefwet 1995.

3. Voor publicatie van afbeeldingen is schriftelijke toestemming van de gemeentearchivaris vereist. Bij de publicatie van archiefbescheiden is bronvermelding verplicht.

4. Indien de bezoeker voor gegevens over nog levende personen gebruik maakt van de archieven, collecties en verzamelingen van de gemeente, dan mag de bezoeker op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens deze informatie niet publiceren of op een andere wijze openbaar maken op een zodanige wijze dat de belangen van deze personen geschaad kunnen worden.

5. Voor het doen van onderzoek is rust en stilte belangrijk.

Overleg met anderen dient men buiten de studieruimte te voeren.

6. Telefoneren is in de studieruimte niet toegestaan.

7. Het is toegestaan foto’s te maken van archiefbescheiden, mits geen gebruik wordt gemaakt van een flitser.

1. De bezoeker mag de ter raadpleging verstrekte archiefbescheiden op geen enkele manier vervreemden of beschadigen. Wanneer vervreemding wordt geconstateerd wordt altijd de politie ingeschakeld.

2. De bezoeker dient rekening te houden met de kwetsbaarheid van archiefbescheiden, betracht uiterste voorzichtigheid en doet al het mogelijke om schade aan archiefbescheiden te voorkomen.

3. Het vouwen of kreuken van bescheiden wordt vermeden.

4. Het gebruik van stukken als onderlegger is niet toegestaan.

5. Het leunen of het plaatsen van voorwerpen op archiefbescheiden is niet toegestaan.

6. Likken aan of bevochtigen van de vingers bij het omslaan van bladzijden is niet toegestaan.

7. De archiefbescheiden moeten zo min mogelijk met de vingers aangeraakt worden.

De studieruimtemedewerker kan voor het raadplegen van kwetsbare archiefbescheiden als kaarten, charters en foto's verplichten speciale, door de gemeente beschikbaar gestelde, handschoenen te gebruiken.

8. Het verwijderen van labels, nietjes of ander bindmateriaal van het archiefstuk is niet toegestaan.

9. Het (opnieuw) ordenen van losse archiefbescheiden is niet toegestaan

10. De bladen van archiefbescheiden mogen niet uitgewaaierd worden.

11. Het maken van aantekeningen op archiefbescheiden is niet toegestaan.

12. Het overtekenen archiefbescheiden met behulp van transparant papier is niet toegestaan.

13. Het toevoegen van eigen documenten aan archiefbescheiden is niet toegestaan.

14. Beschadigingen of verkeerd opgeborgen archiefbescheiden dienen aan de studieruimtemedewerker gemeld te worden

15. De bezoeker is aansprakelijk voor eventuele door hem aangebrachte schade en is verplicht deze schade te vergoeden

1. Een bezoeker kan bij de studieruimtemedewerker archiefbescheiden aanvragen voor raadpleging.

2. De archiefbescheiden worden zo snel mogelijk opgehaald. De maximale wachttijd bedraagt 30 minuten.

3. Een bezoeker kan tot 30 minuten voor sluitingstijd archiefbescheiden opvragen.

1. De volgende categorieën archiefbescheiden worden niet in origineel aan een bezoekerter beschikking gesteld:

• a.

  bescheiden uit archieven, collecties en verzamelingen die in bewerking zijn;

• b.

  bescheiden, die zodanig kwetsbaar zijn, dat raadpleging een groot risico op onherstelbare schade oplevert

• c.

  archiefbescheiden of (delen van) archieven, collecties en verzamelingen waarvan vervangende dragers beschikbaar zijn

2. De gemeentearchivaris is bevoegd om een uitzondering hierop te maken.

1. De bezoeker mag archiefbescheiden, waarop een beperking van de openbaarheid berust, slechts inzien na overlegging van een schriftelijk machtiging (dispensatie) van de daarvoor bevoegde functionaris of organisatie.

2. De bezoeker dient aanvragen voor het inzien van archiefbescheiden waarop een beperking op de openbaarheid berust, schriftelijk in te dienen bij de gemeentearchivaris

1. Het kopiëren van archiefbescheiden gebeurt door de studieruimtemedewerker.

2. Daarbij gelden de de volgende voorwaarden:

• a.

  indien het archiefbescheid digitaal beschikbaar is, wordt altijd een kopie van de scan gemaakt;

• b.

  ter voorkoming van scheur- en kreukvorming bij tekeningen, wordt uitsluitend de gehele tekening afgedrukt en niet een gedeelte er van;

3. Als de materiële staat en afmeting van het archiefbescheid het niet toelaat, ter beoordeling van de studieruimtemedewerker, worden niet gefotokopieerd:

• a.

  gebonden archiefdelen dikker dan 2 centimeter;

• b.

  alle archiefstukken, die materieel niet in goede staat verkeren, of;

• c.

  archiefstukken en boeken waarvan de band het niet toelaat.

4. De studieruimtemedewerker bepaalt hoeveel kopieën direct worden vervaardigd. De overige kopieën worden zo snel mogelijk nagezonden. Voor het vervaardigen van kopieen zijn legeskosten verschuldigd.

1. Dit hoofdstuk is van toepassing op de raadpleging van de archiefbescheiden over bouw- en omgevingsvergunningen.

2. Deze archiefbescheiden mogen ter inzage worden gegeven aan bezoekers door de medewerkers van de afdeling(en) belast met informatieverstrekking over en verlening van omgevingsvergunningen.

3. De inzage geschiedt aan de publieksbalie onder direct toezicht van een medewerker van de afdeling belast met informatieverstrekking over omgevingsvergunningen.

1. Behoudens wettelijke bepalingen en het vorenstaande wordt aan een bezoeker niets uitgeleend uit de archieven, collecties en verzamelingend, tenzij de gemeentearchivaris daartoe in bijzondere gevallen redenen aanwezig acht.

2. Uitlening geschiedt in dat geval voor een overeengekomen termijn en uitsluitend ten behoeve van tentoonstellingen.

3. Er worden voldoende waarborgen genomen voor het transport, de bewaring, de verzekering en beveiliging van het ter leen gegevene, tegen vergoeding van de kosten en op de door de gemeentearchivaris te stellen voorwaarden.

1. De bezoeker dient te allen tijde zich te houden aan de inhoud van dit reglement en de aanwijzingen van een studieruimtemedewerker op te volgen;

2. De gemeentearchivaris kan een bezoeker zonodig de toegang tot de archiefbewaarplaats ontzeggen.

1. Wanneer archiefbescheiden niet bij de gemeente opgeslagen zijn neemt de bezoeker tevens kennis van een eventueel aanwezig bezoekersregelement en de geldende huisregels aldaar.

2. Het bezoekersreglement van de gemeente Noordoostpolder blijft echter onverminderd van kracht.