Privacyreglement e-mail- en internetgebruik

1. Dit Privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen.

2. Dit Privacyreglement geldt voor medewerkers in dienst van de gemeente en personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband.

1. De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:

• a.

  het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;

• b.

  het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

2. De omvang van de controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen als bedoeld in het eerste lid sub b, wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.

1. Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

2. Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

3. Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit (zoals onder meer het verstrekken van gegevens aan hiertoe bevoegde personen op grond van dit Privacyreglement).

1. Betrokkenen gebruiken de elektronische communicatiemiddelen primair voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

2. Uitsluitend incidenteel en kortstondig privé-gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkenen is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met dit Privacyreglement en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken en/of storend is voor dan wel ten koste gaat van (de snelheid, capaciteit e.d.) van het netwerk.

3. Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van de e-mail faciliteiten kettingbrieven, pornografisch of terroristisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel dreigende, terroristische, seksueel intimiderende, racistische of discriminerende opmerkingen of anderszins onrechtmatig gebruik en/of misbruik te maken. Evenmin is het betrokkenen toegestaan met behulp van de e-mail faciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden gelijk of groter dan 8 mb zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen. Bij wijziging van het voornoemde aantal mb’s zal mededeling worden gedaan door of namens de verantwoordelijke.

4. Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites die pornografisch, terroristisch, dan wel racistisch, illegaal of discriminerend materiaal bevatten te bezoeken, mee te doen in nieuwsgroepen, chat-sessies, online te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden gelijk of groter dan 2,5 mb te downloaden, ofwel anderszins onrechtmatig gebruik en/of misbruik te maken van de internet faciliteiten. Bij wijziging van het voornoemde aantal mb’s zal mededeling worden gedaan door of namens de verantwoordelijke.

5. Zonder voorafgaande toestemming van het afdelingshoofd/eenheidsmanager waaronder betrokkene valtis het betrokkenen niet toegestaan met behulp van de e-mail faciliteiten een elektronisch bericht aan alle of vrijwel alle medewerkers van de gemeente tegelijkertijd te versturen. De in de bijlage genoemde personen en geledingen behoeven, voor zover het zijn/haar taakveld betreft, geen voorafgaande toestemming zoals bedoeld in dit lid.

6. Indien betrokkenen met gebruik van de internetfaciliteiten handelingen verrichten die als e-mailtoepassingen zijn te kwalificeren, dan zijn de bepalingen van artikel 5, derde en vijfde lid, van overeenkomstige toepassing.

7. Betrokkenen zullen bij het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

1. Elektronisch vastleggen van persoonsgegevens geschiedt (automatisch) door de door de gemeente ingezette software.

2. De vastlegging beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking als bedoeld in artikel 3, te weten:

• a.

  voor het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen worden alleen stroom- en soortgegevens vastgelegd;

• b.

  voor het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen op individueel en inhoudelijk niveau gevolgd; dit geschiedt slechts bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

1. In de in artikel 7 genoemde vastlegging worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens opgenomen:

• a.

  gebruikersidentificatie, naam, voornaam of voorletters van de betrokkene;

• b.

  naam en/of codering van de sector/eenheid, afdeling/bureau waaronder de betrokkene valt;

• c.

  gegevens over de toegang tot internet die door de gemeente is geboden aan de betrokkene, inclusief gebruikersnaam, e-mailadres en internet Protocoladres;

• d.

  gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het openen en sluiten van de toegang tot internet door de betrokkene en gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het verzenden, dan wel ontvangen van e-mailberichten door de betrokkene;

• e.

  gegevens, inclusief datum en tijdstip, betreffende de door de betrokkene bezochte internetsites (internet Protocoladressen en (de onderdelen van) de webpagina’s);

• f.

  de inhoud van de door de betrokkene verzonden, dan wel ontvangen e-mailberichten.

2. Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkene, kan door de verantwoordelijke en/of (leden van) het directieteam opdracht worden gegeven om de in het eerste lid, sub e en/of sub f van dit artikel bedoelde gegevens vast te leggen en te verstrekken aan de personen bedoeld in artikel 10.

3. Vastlegging -behoudens de normale bedrijfsmatige geautomatiseerde vastlegging- en verstrekking van de gegevens zoals bedoeld in het eerste lid sub f van dit artikel van leden van het bedrijfsmaatschappelijk werk is in beginsel niet toegestaan voor zover het de werkzaamheden in het kader van het bedrijfsmaatschappelijk werk betreft, met dien verstande dat wel mag worden overgegaan tot vastlegging en verstrekking indien dit noodzakelijk is om, bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkene(n), zulks te kunnen onderzoeken. Onder noodzakelijk wordt in dit verband verstaan dat er geen ander middel of methode (meer) voorhanden is om het redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen te kunnen onderzoeken (noodzakelijkheidsvereiste).

1. De in artikel 8, eerste lid, genoemde persoonsgegevens worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen in die periode. In dat geval worden de gegevens uit die zes maanden bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een betrokkene noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een betrokkene worden de gegevens terstond verwijderd.

2. Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9, eerste lid, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.

1. De betrokkene heeft recht de over hem/haar verwerkte gegevens in te zien. Aan de betrokkene die daarom aan verantwoordelijke verzoekt wordt een overzicht en/of desgewenst een afschrift (voorzover mogelijk) van de hem/haar betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan dit verzoek in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast.

Verzoeken als bedoeld in dit lid worden binnen 4 weken ingewilligd.

2. Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem/haar betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat gemotiveerd de aan te brengen wijzigingen.

3. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij/zij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.

4. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

1. Overtreding van dit Privacyreglement kan voor medewerkers in dienst van de gemeente resulteren in:

• a.

  disciplinaire maatregelen als bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente en/of het Ambtenarenreglement;

• b.

  het in handen geven van het openbaar ministerie van de verwerkte gegevens indien er sprake is van een redelijk vermoeden van strafbare handelingen op grond van wet- en regelgeving.

2. Overtreding van dit Privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in:

• a.

  maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen;

• b.

  het op een zo kort mogelijke termijn, voorzover wettelijk en/of contractueel toegestaan, ontbinden van een eventuele overeenkomst ter zake van hun (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente (anders dan in ambtelijk dienstverband);

• c.

  het in handen geven van het openbaar ministerie van de verwerkte gegevens indien er sprake is van een redelijk vermoeden van strafbare handelingen op grond van wet- en regelgeving.

1. Dit Privacyreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan al degenen die, direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.

2. Dit Privacyreglement treedt in werking op 1 september 2004.

1. Onverminderd het bepaalde in dit Privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de Wbp van toepassing zijn.

2. Waar in dit Privacyreglement wordt gesproken van afdelingshoofd(en)/bureauhoofd(en), dient na invoering van de reorganisatie vanwege de realisatie van het Masterplan en Concernplan, te worden begrepen eenheidsmanager(s)/clustermanager(s).

3. Waar in dit Privacyreglement wordt gesproken van sector(en), afdeling(en), bureau(s), dient na invoering van de reorganisatie vanwege de realisatie van het Masterplan en Concernplan, te worden begrepen eenheid/eenheden en cluster(s).

4. Specifieke functiebenamingen zoals deze thans in dit Privacyreglement staan te lezen (zoals het bureauhoofd automatisering), zullen na invoering van de reorganisatie vanwege de realisatie van het Masterplan en Concernplan, een andere - nieuwe - functiebenaming kunnen hebben. Deze andere - nieuwe - functiebenamingen worden alsdan geacht in de plaats te komen van de eerder bedoelde specifieke functiebenamingen.