Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Gemeente Noordwijk

Archief- en Documentatieverordening

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OverheidsorganisatieGemeente Noordwijk
Officiële naam regelingArchief- en Documentatieverordening
CiteertitelArchief- en Documentatieverordening van de gemeente Noordwijk
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpalgemeen
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Archiefwet 1962, art. 23
  2. Archiefwet 1962, art. 24
  3. Archiefwet 1962, art. 25, lid 1
  4. Archiefwet 1962, art. 25, lid 2

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerking-

treding

Terugwerkende

kracht tot en met

Datum uitwerking-

treding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

20-12-200624-10-2013nieuwe regeling

25-06-1991

Weekendkrant, 30-12-2006

Onbekend.

Tekst van de regeling

Besluit van de raad van de gemeente Noordwijk van 25 JUNI 1996 (De Zeekant van PUBLICATIEDATUM)

De raad der gemeente Noordwijk;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 19 juni 1991, nr. 77;

gelet op artikelen 23, 24 en 25, 1e en 2e lid van de Archiefwet 1962;

besluit:

onder intrekking van de Archiefverordening van 17 november 1970 vast te stellen de navolgende "ARCHIEF- EN DOCUMENTATIEVERORDENING".

HOOFDSTUK I

Algemene bepalingen

Artikel 1.

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1962;

  • b.

    archief- en documentatiebescheiden: bescheiden als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder b van de wet;

  • c.

    archiefbewaarplaats: de in artikel 24 van de wet bedoelde gemeentelijke archiefbewaarplaats;

  • d.

    archiefruimte: ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van gemeentelijke archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats;

  • e.

    de gemeentesecretaris, zijnde de in artikel 25, eerste lid van de wet bedoelde funktionaris.

HOOFDSTUK II

Zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van de archiefbewaarplaats en archiefruimten, een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van een voldoende aantal ambtenaren zowel voor het beheer van de archiefbewaarplaats als voor het verrichten van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders stellen, met inachtneming van hetgeen daaromtrent bij of krachtens de wet is bepaald, voorschriften vast voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende bescheiden, alsmede voor het beheer van de archiefbescheiden, welke nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de uitgaven ter bestrijding van de kosten, welke aan de uitoefening van de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden, jaarlijks op de gemeentebegroting worden geraamd.

HOOFDSTUK III

Aanwijzing archiefbewaarplaats

Artikel 6

Als archiefbewaarplaats wordt bij deze aangewezen de hiervoor bestemde, als zodanig door Gedeputeerde Staten bij besluit nr. B 74524 van 10 september 1985 goedgekeurde, archiefbewaarplaats.

HOOFDSTUK IV

Toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden

Artikel 7

De secretaris ziet toe dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en van ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 8

De secretaris en degenen die hem vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van de geheimen, toegang tot de ruimten, waarin de archiefbescheiden worden bewaard.

Artikel 9

  • 1.

    De secretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan degene, die door burgemeester en wethouders is belast met het beheer van de archiefbescheiden, alsmede wanneer hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders.

  • 2.

    De secretaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders schriftelijk verslag uit van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht gedurende het afgelopen jaar.

HOOFDSTUK V

Slotbepalingen

Artikel 10

Burgemeester en wethouders kunnen, de secretaris gehoord, bepalen dat ook niet-gemeentelijke bescheiden, in de archiefbewaarplaats opgenomen worden.

Artikel 11

Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal in de vijf jaren aan de gemeenteraad verslag omtrent hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 23 van de wet.

Artikel 12

Deze regeling kan worden aangehaald als Archief- en Documentatieverordening van de gemeente Noordwijk.

Aldus vastgesteld in de openbare

vergadering van 25 juni 1991

, voorzitter

, secretaris

TOELICHTING

Artikel 1

a t/m d: Bij de omschrijving van de begrippen wordt verwezen naar het betreffende artikel in de archiefwet. Het verwijzen naar deze artikelen wordt verder in de archief- en documentatieverordening achterwege gelaten, hetgeen de leesbaarheid ten goede komt.

b. : Archief- en documentatiebescheiden: daar de definitie in artikel 1, lid 1, onder b3, van de archiefwet niet (zoals onder b1 en b2) de bestemming als kriterium hebben, kunnen hieronder ook worden begrepen bescheiden (documenten) die geen archiefstuk zijn (bijvoorbeeld een aangeboden fotokollektie).

c. : Archiefbewaarplaats: in elke gemeente/waterschap dient door de raad/dagelijks bestuur een archiefbewaarplaats te worden aangewezen.

d. : Archiefruimte: met archiefruimte worden tevens bedoeld de ruimten waarin dynamische archieven worden bewaard.

e. : De gemeentesecretaris.

Artikel 2 t/m 5

Een regeling van de zorg voor archiefbescheiden behoort voor te schrijven, dat burgemeester en wethouders moeten zorgen:

- voor een door Gedeputeerde Staten goedgekeurde archiefbewaarplaats alsmede adequate archiefruimten;

- aanstelling van gekwalificeerd personeel zowel voor het beheer van statische, semi-statische als dynamische archieven;

- het uitvaardigen van voorschriften teneinde een goed beheer te garanderen;

- het jaarlijks op de begroting opvoeren van de benodigde financiën ter realisering van de voornoemde zorgelementen (daaronder ook begrepen de benodigde gelden voor inventarisatie, restauratie, conservering e.d..

Artikel 6

Aanwijzing archiefbewaarplaats, ingevolge artikel 24/30 van de wet, kan ook bij afzonderlijk besluit geschieden. De formulering van artikel 6 zou in dat geval kunnen luiden: "Bij afzonderlijk besluit wordt, voor de bewaring van de op grond van de wet over te brengen archiefbescheiden, een archiefbewaarplaats aangewezen".

Artikel 7

Van toezicht door de secretaris op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden kan vanzelfsprekend alleen sprake zijn in die gemeenten waar geen archivaris is benoemd.