Controleverordening 2013 gemeente Noordwijk

De raad der gemeente Noordwijk;

gelezen de voordracht van het college van burgemeester en wethouders dd. 5 maart 2013, inzake vaststelling verordening ex artikel 213 GW;

gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten,

BESLUIT:

vast te stellen de navolgende:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Noordwijk (Controleverordening 2013 gemeente Noordwijk)

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant

  een door de raad benoemde

• •

  registeraccountant, of

• •

  accountant - administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3 van de wet op de Accountant - Administratieconsulenten, of

• •

  organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,

  belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole

  de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant ten behoeve van

• 1.

  het verstrekken van een accountantsverklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 3, inzake

  • •

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen

  • •

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties

  • •

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet

• 2.

  het verstrekken van een verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 4, inzake

  • •

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken

  • •

    onrechtmatigheden in de jaarrekening

    waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet in acht worden genomen.

• c.

  rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

  Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

• d.

  deelverantwoording

  een in opdracht van de gemeenteraad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

  Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal vier jaar.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De gemeenteraad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen voor de jaarlijkse accountantscontrole worden opgenomen

• a.

  de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringtoleranties bij de controle van de jaarrekening

• b.

  de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties en rapporteringtoleranties

• c.

  de inrichtingseisen voor en het tijdstip van aanlevering van het verslag van bevindingen

• d.

  de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles

• e.

  de frequentie, het tijdstip en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering

• 4.

  De raad stelt jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening vast, waaraan de accountant bij zijn controle specifieke aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

• 6.

  Het college legt de gemeenteraad ter vaststelling een (meerjarig) controleprotocol voor, waarin de accountant een aanwijzing wordt gegeven over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties.

  Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze voor 1 april aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen tijdig aan de raad, zodanig dat de vaststelling van de jaarstukken door de gemeenteraad elk jaar uiterlijk in de raadsvergadering van juni kan plaatsvinden.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

  Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan in voorkomende gevallen controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt minimaal eenmaal per jaar (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiging uit de raad, de concerncontroller en de manager van de afdeling Dienstverlening.

  Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente, voor zover dit niet in strijd is met geldende privacybeschermende regelingen.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

  Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen van het Rijk. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoordingen moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

  Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  De accountant brengt naar aanleiding van zijn tussentijdse controle jaarlijks in managementletter verslag uit aan het college, nadat hij deze voor bespreking heeft voorgelegd aan de wethouder Financiën, de directeur Bedrijfsvoering en de controller.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een vertegenwoordiging uit de raad.

  Artikel 8. Intrekken oude verordening

  De “Controleverordening 2004 gemeente Noordwijk”, vastgesteld bij raadsbesluit van 28 oktober 2003, wordt ingetrokken.

  Artikel 9. Inwerkingtreding

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 mei 2013; zij is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2013 en volgende.

  Artikel 10. Citeertitel

  Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening 2013 gemeente Noordwijk”.

  Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 24 april 2013.

  , voorzitter,

  , griffier