Reglement van Orde van de vergaderingen van het College van Burgemeester en Wethouders

Geldend van 01-07-2013 t/m heden

Intitulé

Reglement van Orde van de vergaderingen van het College van Burgemeester en Wethouders

REGLEMENT VAN ORDE VOOR VERGADERINGEN EN WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering van één van de wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van zijn verhindering.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de gemeentesecretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel iedere dinsdagochtend. Verder vergadert het college zo vaak als de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2. Als een wethouder een extra vergadering nodig vindt, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De gemeentesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering -onder vermelding van de te bespreken onderwerpen- die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren per e-mail aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de gemeentesecretaris.

  • 2. Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft zij daarvan kennis aan de voorzitter, en aan de locogemeentesecretaris.

Artikel 4 Agenda

  • 1. Donderdag voorafgaand aan de B&W-vergadering wordt een concept-besluitenlijst met daarop alle collegevoorstellen digitaal aan de leden van het college gestuurd. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden op de kamer van de secretaris ter inzage.

  • 2. De collegeleden paraferen de collegevoorstellen hetzij voor akkoord hetzij voor bespreken. Uiterlijk maandag voorafgaand aan de B&W-vergadering zijn de parafen gezet.

  • 3. Aan de hand van de parafen word op maandag door de voorzitter en de gemeentesecretaris de agenda van de B&W-vergadering opgemaakt. De agenda bestaat uit de voorgestelde hamerstukken, de bespreekpunten en de rondvraagpunten.

    Collegeleden kunnen bij de gemeentesecretaris rondvraagpunten aanleveren.

  • 4. Collegevoorstellen die niet tijdig worden aangeleverd gaan naar de volgende B&W-vergadering, tenzij de gemeentesecretaris toestemming geeft voor de spoedprocedure. Het stuk komt dan per e-mail zo spoedig mogelijk naar het college en ter inzage en parafering in de spoedmap op de kamer van de gemeentesecretaris.

  • 5. Op de agenda staat als vast agendapunt een lijst van ingekomen stukken. De in gekomen stukken die op deze lijst voorkomen worden na afloop van de vergadering zonder nadere besluitvorming geacht door het college voor kennisgeving te zijn aangenomen.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

  • 1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de haar opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

  • 2. De gemeentesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college en is er verantwoordelijk voor dat de aangeboden ambtelijke voorstellen geschikt zijn voor besluitvorming.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen om zijn/haar mening over een onderwerp te geven of om een toelichting te geven op een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen

  • 1. Als geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Als een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3. a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij besloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8 Verslagen en besluitenlijst

  • 1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de openbare en niet openbare besluitenlijst van de vergadering.

  • 2. Het verslag bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

    • d.

      een rondvraagverslag.

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4. Het verslag en de openbare besluitenlijst worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Het verslag wordt zo spoedig mogelijk na de B&W-vergadering in Corsa gezet.

  • 5. De gemeentesecretaris zorgt voor toezending van de openbare besluitenlijst naar de leden van de gemeenteraad en publicatie daarvan op Intranet en Internet.

Artikel 9 Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2013. Op dat moment vervalt het op 18 april 2006 vastgestelde reglement.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 11 juni 2013.

De secretaris, De burgemeester,

Toelichting

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het Reglement van Orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.

De achtergrond voor herzien van het uit 1994 stammende Modelreglement van Orde en andere werkzaamheden van het college is de ingrijpende wijzigingen in de positie van de secretaris en de nieuwe functie van griffier. Hierdoor is voor de raad een Reglement van Orde in een dualistisch stelstel uitgebracht en de Handreiking ambtelijke ondersteuning duale raad (inclusief een modelinstructie voor de griffier). De nieuwe instructie voor de gemeentesecretaris wordt geïntegreerd opgenomen in de voorbeeld organisatiebesluiten. Vanwege deze ontwikkelingen is het modelreglement voor het college nog eens kritisch bekeken en geactualiseerd. De Wet dualisering gemeentebestuur op zich heeft weinig concrete wijzigingen in het modelreglement van orde voor het college als gevolg. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2 Dag en plaats van vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Als uitgangspunt wordt nu vastgelegd dat het college op dinsdagochtend vergadert. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Hier is bepaald dat voor de extra vergadering de stukken per e-mail worden verzonden.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de voorbeeld organisatiebesluiten waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen.

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

In het artikel is vastgelegd hoe de agendering door middel van parafering door de collegeleden wordt gerangschikt naar hamerstukken, bespreekpunten en rondvraagstukken.

Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen uit de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft de rol van de gemeentesecretaris weer bij de voorbereiding van de collegevergaderingen.

Artikel 7 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het Reglement van Orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het Reglement van Orde voor de raad zijn opgenomen (in het model artikelen 28, 30, 31 en 32). Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat, indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr. AH9850, zaak nr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het Reglement van Orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.

Zie wat betreft de parafering ook de toelichting bij artikel 4.

Artikel 8 Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip “besluitenlijst”. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In Nuenen worden de besluitenlijsten van het college ter kennis gebracht van de raad.

Artikel 9 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet worden.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.