Budgethoudersregeling

Budgethoudersregeling gemeente Nuenen

1. Begripsbepalingen

1.1 In deze regeling wordt verstaan onder:

• • a.

    directie: de directie van de gemeente zoals bedoeld in de regels over de ambtelijke organisatie van de gemeente zoals die zijn of worden vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op basis van artikel 160, lid 1 onder c van de Gemeentewet.

  • b.

    masterbudgethouder: de functionaris aan wie door de directie een budget is toegewezen.

  • c.

    (deel)budgethouder: de functionaris die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van een (gedeelte van) een budget waarvoor hij als zodanig door de masterbudgethouder is ondergemandateerd.

  • d.

    budgethouder: verzamelbegrip voor de masterbudgethouder, de (deel)budgethouder en, voor zover van toepassing, de externe projectleider

  • e.

    externe projectleider: Een functionaris van buiten de gemeentelijke organisatie die door de directie is aangewezen om een project te leiden.

  • f.

    griffier: De griffier van de gemeenteraad.

  • g.

    budget: Raming van lasten en baten

  • h.

    verplichting: De machtiging om, binnen een toegewezen budget en met toepassing van de bepalingen uit de inkoop- en aanbestedingsregeling van de gemeente Nuenen c.a., opdracht te geven tot de levering van goederen, aanneming van werk en/of de verlening van diensten aan en/of door de gemeente Nuenen c.a.

  • i.

    recht: Betreft een overeenkomst tussen de gemeente en een derde met betrekking tot de levering of inkomensoverdracht die, bij de realisatie daarvan, leidt tot een inkomst in de gemeentekas.

  • j.

    krediet: Een krediet is een maximumbedrag door de gemeente geautoriseerd voor een investering in activa waarvan het nut zich normaliter uitstrekt over meerdere jaren.

  • k.

    SLA : Service Level Agreement SIEN d.d. 12-03-2010 en 13-04-2010

1.2 De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

1.3 Voor de budgetten, bedoeld in het vorige lid, kan de griffier in samenspraak met de directie een budgethouder aanwijzen.

2. Aanwijzing en verantwoordelijkheden budgethouders

2.1. Als masterbudgethouders worden door de directie aangewezen de functionarissen,aangesteld als afdelingshoofd. Zij zijn bevoegd met inachtneming van deze regeling verplichtingen aan te gaan die leiden tot bestedingen en/of het verkrijgen van middelen en rechten van derden. De masterbudgethouder kan de uitvoering van zijn budgettenondermandateren. Deze ondermandatering vermindert of vervangt niet deverantwoordelijkheid van de masterbudgethouder.

2.2. Bij afzonderlijke opdracht kunnen door de directie externe projectleiders worden aangewezen. Bij de aanwijzing wordt door de directie aangegeven of en in hoeverre de externe projectleider een eigen budget aangewezen krijgt en daarnaast de bevoegdheid ten laste van dit budget verplichtingen aan te gaan die leiden tot bestedingen en/of ten voordelen van dit budget middelen en rechten van derden te verkrijgen. Een en ander laat onverlet het bepaalde in artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht.

2.3. De masterbudgethouders kunnen (deel)budgethouders aanwijzen in de hiërarchische lijn voor de door hen daarbij aangewezen budgetten. De aanwijzing treedt in werking zodra zijde (deel)budgethouder schriftelijk in kennis hebben gesteld van de aanwijzing. Tegelijkertijd met de inkennisstelling als bedoeld in de vorige volzin, stellen zij de afdeling bedrijfsvoeringdaarvan schriftelijk in kennis. De masterbudgethouders verstrekken een actuele lijst met handtekeningen en parafen van hen en de door hen aangewezen budgethouders aan de afdeling bedrijfsvoering.

2.4. De masterbudgethouders kunnen (deel)budgethouders aanwijzen die in de gemeente Son en Breugel, conform SLA, werkzaamheden verrichten voor de gemeente Nuenen. Over de aanwijzing van (deel)budgethouders dient afstemming plaats te vinden met het afdelingshoofd bedrijfsvoering in Son en Breugel. De aanwijzing treedt in werking zodra zijde (deel)budgethouder schriftelijk in kennis hebben gesteld van de aanwijzing. Tegelijkertijd met de inkennisstelling als bedoeld in de vorige zin, stellen zij de afdeling bedrijfsvoering daarvan schriftelijk in kennis. De masterbudgethouder verstrekt daartoe een actuele lijst methandtekeningen en parafen van hem, het afdelingshoofd bedrijfsvoering Son en Breugel en de door de masterbudgethouder aangewezen budgethouders aan de afdeling bedrijfsvoering.

2.5. Voor zover door masterbudgethouders van de gemeente Son en Breugel(deel)budgethouders worden aangewezen in de gemeente Nuenen wordt daarvoor door de vaststelling van deze budgethoudersregeling de noodzakelijke instemming zoals bedoeld in artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht geacht te zijn gegeven.

2.6. De masterbudgethouders kunnen een gedeelte van hun budget mandateren aan een(deel)budgethouder voor de door hen daarbij aangewezen budgetten. De aanwijzing treedt inwerking zodra zij de (deel)budgethouder schriftelijk in kennis hebben gesteld van de aanwijzing. Tegelijkertijd met de inkennisstelling als bedoeld in de vorige zin, stellen zij de afdeling bedrijfsvoering daarvan schriftelijk in kennis. Indien (deel)budgethouders onder een andere afdeling vallen dan de masterbudgethouder dan is voorafgaand aan de aanwijzing deinstemming nodig van het afdelingshoofd van de (deel)budgethouder. De masterbudgethouders verstrekken een actuele lijst met handtekeningen en parafen van henen de door hen aangewezen (deel)budgethouders aan de afdeling bedrijfsvoering. Indien de(deel)budgethouder onderdeel uitmaakt van een andere afdeling dan de masterbudgethouder, dan tekent tevens het hiërarchisch afdelingshoofd van de(deel)budgethouder voor akkoord.

2.7. De budgethouders zijn bevoegd om binnen de ramingen van hun budgetten uitgaven te doen dan wel inkomsten te verantwoorden (dan wel verplichtingen aan te gaan en rechten op te nemen) met inachtneming van de geldende gemeentelijke regelingen, verordeningen en gemaakte schriftelijke afspraken. De budgethouders hebben op die wijze een mandaat als bedoeld in afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht. Zij zijn gehouden aan de regelgeving met betrekking tot mandaat in de gemeente Nuenen.

2.8. De aard van de bestedingen ten gunste of ten laste van een budget dient te passen binnen het bestedingsdoel van dat budget.

De budgethouders kunnen alleen lasten en baten verantwoorden (dan wel verplichtingen aangaan en rechten opnemen) op de aan hen ter beschikking gestelde budgetten. Het is niet toegestaan om op budgetten van anderen te boeken.

Voor het aangaan van verplichtingen / afhandelen van een factuur, het opnemen van rechten en het doen van betalingen die een bedrag van € 50.000,-- incl. BTW te boven gaan, is behalve de paraaf van de (deel)budgethouder tevens een paraaf van de masterbudgethouder nodig. Ingeval de masterbudgethouder optreedt in de hoedanigheid van budgethouder, is tevens een paraaf van de directie nodig. Indien bij het aangaan van een

verplichting reeds een tweede handtekening is geplaatst door de masterbudgethouder dan wel de directie, is bij het afhandelen van de factuur en het doen van betalingen geen tweede handtekening noodzakelijk.

2.9. Bij het aangaan van verplichtingen moeten de regels in acht worden genomen die zijn vastgelegd in de regels met betrekking tot het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

2.10. De (master)budgethouders verstrekken het hoofd van de afdeling bedrijfsvoering alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de begroting, de budgetbewaking en de (jaar)verslaglegging nodig zijn.

2.11. In geval van correctieboekingen is instemming vereist van de (deel)budgethouders waarvan het budget wordt afgeboekt alsmede van het budget waarop wordt opgeboekt.

2.12. Bij langdurige afwezigheid van een budgethouder wijst het naast hogere hiërarchisch niveau een vervanger aan. Bij tijdelijke afwezigheid van een (deel)budgethouder is het naast hogere hiërarchisch niveau de vervanger.

2.13. Ongeacht een eventuele ondermandatering aan (deel)budgethouders blijven de masterbudgethouders verantwoordelijk voor:

• a.

  een volledige en juiste planning;

• b.

  het opstellen van de ramingen voor zijn budgetten en de aanlevering van de daaraan ten grondslag liggende onderbouwingen;

• c.

  de adequate beheersing en bewaking, en

• d.

  de volledige, juiste en tijdige rapportage van de realisatie van activiteiten en de bestedingen/of verkrijging van middelen van het budget.

2.14. Voor zover in dit artikel wordt gesproken over het verlenen van instemming, dient deze instemming schriftelijk kenbaar te zijn gemaakt door het plaatsen van een handtekening of paragraaf of door het verzenden van een elektronisch bericht waaruit deze instemming blijkt.

3. Substitutie dan wel aanvullend beschikbaar stellen van budget

3.1. Substitutie van budgetruimte door de masterbudgethouders binnen en tussen budgetten die onder hen vallen, is mogelijk mits geen sprake is van substitutie tussen:

• a.

  personeelslasten en budgetten voor tijdelijke inhuur anders dan met toestemming van de directie;

• b.

  budgetten die onder verschillende programma’s vallen;

• c.

  budgetten die door derden zijn geoormerkt als doelbesteding;

• d.

  budgetten waarbij één of beide onder een vastgesteld percentage kostendekking vallen;

• e.

  kapitaallasten, mutaties in voorzieningen/reserves en overige lasten;

• f.

  doorbelastingen van (andere) kostenplaatsen;

• g.

  door het college bij de begroting specifiek geoormerkte budgetten en bestedingen;

3.2. Substitutie mag er niet toe leiden dat voor de eigen bestedingsdoelen van een budget onvoldoende ruimte beschikbaar is of zal zijn.

3.3. Substitutie van budgetruimte die ontstaat door het niet (tijdig) vervullen van vacatures mag plaatsvinden ten hoogste tot het daarmee bespaarde geldbedrag en met toestemming van de directie.

3.4. De (master)budgethouders informeren hun financieel consulent tijdig over substituties binnen en tussen hun budgetten.

3.5. Indien substitutie van budgetruimte niet tot de mogelijkheden behoort en onvoldoende ruimte bestaat binnen het budget, zijn de masterbudgethouders en de (deel)budgethouder niet bevoegd tot het aangaan van een verplichting tenzij de gemeenteraad of het collegedaartoe aanvullende budgetruimte beschikbaar heeft gesteld.

3.6. In geval van calamiteiten kan de directie vooruitlopend op de schriftelijke melding als bedoeld in de volgende zin, met instemming van de portefeuillehouder, akkoord gaan met overschrijdingen tot een bedrag van € 50.000,-- incl. BTW. De directie doet het college van burgemeester en wethouders in de eerst volgende collegevergadering melding van deze calamiteit. Deze mededeling wordt opgenomen in de notulen van de collegevergadering.

4. Verantwoording

4.1. De verantwoording voor alle gestelde budgetten en investeringen berust bij de directie.

4.2. De directie verzoekt conform SLA het hoofd van de afdeling bedrijfsvoering van de gemeente Son en Breugel op één of meerdere medewerk(st)ers aan te wijzen voor een adequate registratie van de budgetten, alsmede voor het daarmee samenhangende procesvan informatievoorziening in de verslaglegging. Zulks met inachtneming van – uit een oogpunt van deugdelijke administratieve organisatie – te stellen eisen aan interne controle en, alsmede van de geldende gemeentelijke voorschriften.

4.3. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de tijdige verstrekking van opdrachten voor betaalbaarstelling van de door de gemeente ontvangen facturen c.a. aan de financiële administratie.

4.4. Bij de opdrachten tot betaalbaarstelling als genoemd in het eerste lid dienen de budgethouders gebruik te maken van een door het college vastgesteld geleideformulier bij de factuur. Via dit formulier worden de nummers aangegeven van het budget waarop de last/ baat dan wel verplichting / recht binnen de financiële administratie verantwoord dient te worden. Daarnaast dragen de budgethouders zorg voor de juiste wijze van parafering van de financiële stukken.

4.5. Door het tekenen dan wel paraferen van het in het vorige lid bedoelde geleideformulier brengt de budgethouder tot uitdrukking dat deze een gevolg is van een gemeentelijke verplichting tot betaling en wel voor het bedrag, de vermelde hoeveelheden, eenheidsprijzen,kwaliteit en doel zoals op de factuur is vermeld dan wel waarop deze factuur betrekking heeft.

5. Informatieverstrekking

5.1. Het hoofd van de afdeling bedrijfsvoering draagt er zorg voor, dat de directie en de budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij zijn aangewezen.

5.2. De directie en de budgethouders worden in de gelegenheid gesteld alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.

6. Slotbepaling

6.1. Deze regeling is aan te halen als “Budgethoudersregeling gemeente Nuenen 2012”.

6.2. Deze regeling treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

6.3. Op die datum komt de “Budgethoudersregeling gemeente Nuenen c.a.” vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Nuenen op 6 maart 2007, te vervallen.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Nuenen

d.d. 20 november 2012

De burgemeester, De secretaris,

M.J. Houben drs. P.T.O. van Laarhoven