Nota Aanbestedingsbeleid gemeente Nuth 2008

0 Samenvatting

Aanbesteden is slechts een onderdeel van “inkopen”. Het op een juiste wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor gemeenten. Enerzijds kan dit de gemeente een forse besparing opleveren. Anderzijds zijn aan verkeerd aanbesteden bestuurlijke risico’s verbonden. In deze nota wordt beleid vastgelegd ten aanzien van aanbestedingen. Inkopen en aanbestedingen moeten de karakteristieken integer, transparant, non-discriminatoir en objectief bevatten.

Het Hoofddoel van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is:

Het op een zodanige manier inkopen en aanbesteden dat dit de gemeente het beste product voor de beste prijs oplevert.

Hieruit worden de volgende subdoelen afgeleid:

• 1.

  het bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen;

• 2.

  waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern;

• 3.

  bevorderen van economisch aanbesteden, dat wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt;

• 4.

  verantwoorden van gevolgde aanbestedingsprocedures.

Om deze doelstellingen te verwezenlijken dienen er een aantal beleidskeuzes gemaakt te worden. Deze worden in hoofdstuk 4 verder uitgewerkt.

Alle partijen die bij een aanbesteding of de inkoop betrokken zijn dienen zich te houden aan de gangbare normen en waarden in onze maatschappij. Dit houdt in dat een opdrachtnemer zijn werknemers naar redelijkheid beloont, geen gebruik maakt van kinderarbeid en niet discrimineert. De opdrachtgever dient integer, non-discriminatoir, transparant en objectief te handelen.

De gemeente heeft voor opdrachten voor de uitvoering van Werken, Leveringen en Diensten te maken met de regelgeving binnen de Europese Gemeenschap. In een EEG-richtlijn op grond van het EG-verdrag zijn procedureregels voor aanbestedingen aangegeven. Boven bepaalde drempelbedragen is de gemeente verplicht om deze Europese richtlijn te volgen. Beneden de drempelbedragen mag de gemeente zelf beleid maken. Dit is in deze nota vastgelegd.

De keuze van de aanbestedingsprocedure die de gemeente als opdrachtgever maakt heeft invloed op de mate van concurrentie die we daarmee bewerkstelligen. In de onderstaande tabel staat weergegeven wanneer welke procedures gebruikt dienen te worden:

Aanbestedingsvorm Werken Diensten en Leveringen

*Bedragen exclusief BTW

*Deze Europese drempelbedragen worden elke twee jaar door de Europese Commissie opnieuw bepaald.

Alleen met toestemming van het college en in nader aan te geven situaties met instemming van de raad, onder vermelding van de motivatie, kan er van deze uitgangspunten worden afgeweken. Een uitzondering hierop vormen de Europese drempelbedragen, waar onder geen beding van afgeweken mag worden.

Opdrachten kunnen op basis van de laagste prijs gegund worden of op basis van de economisch meest voordelige aanbieding. Vooral eenvoudige opdrachten die eenduidig omschreven kunnen worden, lenen zich voor gunning op basis van de laagste prijs. Inschrijvingen voor complexere of innovatieve opdrachten kunnen beter op meerdere criteria vergeleken worden.

Er zullen groslijsten gevormd worden. Het hanteren van groslijsten heeft een aantal voordelen. Bij onderhandse en enkelvoudige aanbestedingen is de keuze voor een aannemer of leverancier transparant, non-discriminatoir en objectief. Iedereen kan zich tenslotte aanmelden voor opname op de groslijsten.

Inkopen van producten zullen op afdelingsniveau zoveel mogelijk worden gebundeld, zodat er schaalvoordelen behaald kunnen worden.

Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van standaarden. De ARW 2005 is het standaard aanbestedingsreglement voor Europese aanbestedingen bij werken. In de gemeente Nuth wordt, overigens op advies van de VNG, de ARW 2005 óók toegepast bij werken onder de Europese drempel. Voor leveringen en diensten bestaan er geen standaard aanbestedingsreglementen.

De afwijkingen ten opzichte van het vigerende beleid (de Nota Aanbestedingsbeleid 2001) zijn de volgende.

• .

  De drempelbedragen voor de onderhandse aanbestedingen zijn bij de categorie leveringen en diensten verhoogd. Dit om de administratieve belasting die ontstaat bij het doen van een aanbesteding zo zoveel mogelijk te beperken.

• .

  De mogelijkheden voor het college om van de regels af te wijken ten aanzien van de opdrachten onder de Europese drempels zijn nader geconcretiseerd.

• .

  De mogelijkheid is opgenomen dat bij een openbare aanbesteding aan de aannemer de verplichting wordt opgelegd om zijn onderaannemers te kiezen uit de lokale aannemers, mits deze kunnen voldoen aan de gestelde selectie- en gunningscriteria.

• .

  Verder is bepaald dat bij aanbesteding van omvangrijke werken of specifieke contracten (die zich daar goed voor lenen), inschakeling van bijstandgerechtigden moet worden bevorderd.

• .

  Het aanbesteden op basis van milieucriteria met inachtneming van duurzaamheid is expliciet als beleidsuitgangspunt opgenomen.

1 Inleiding

Aanleiding

Op 23 januari 2001 is het huidige aanbestedingsbeleid vastgesteld door de gemeenteraad en is sindsdien niet meer gewijzigd. Inmiddels zijn er veel regels en andere relevante zaken veranderd. De Europese regelgeving is aangescherpt. Het wordt dus tijd dat er nieuwe regels en richtlijnen opgenomen worden in een nieuw Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2008. De regelgeving staat niet stil. Er zijn al weer nieuwe wetten en reglementen in ontwikkeling waar zoveel mogelijk rekening mee gehouden zal worden. Eén daarvan is de vaststelling van een nieuwe Aanbestedingswet die is voorzien voor einde van het jaar 2008. Wat de eventuele consequenties van deze nieuwe wet zijn komt later in deze nota aan de orde.

In 2001 zijn de perikelen rondom de ‘bouwfraude’ gaan lopen. Vooral naar aanleiding hiervan is de aanbesteding van overheidsopdrachten in de schijnwerpers komen te staan. De conclusie die hieruit voor de gemeente Nuth getrokken kan worden is dat inkopen en aanbestedingen de karakteristieken integer, transparant, non-discriminatoir en objectief moeten bevatten.

Doel

Het doel van deze nota is tweeledig. Op de eerste plaats is de nota informatief over aanbestedingen. Aangezien er vaak onduidelijkheid is over de wettelijke en beleidsmatige toepassing van aanbestedingsregels, zijn deze nogmaals op een rij gezet (deel A). Dit deel hoeft door de raad dus niet vastgesteld te worden.

Op de tweede plaats worden in deel B beleidsuitgangspunten over aanbestedingen in Nuth voorgesteld die wel door de gemeenteraad vastgesteld dienen te worden.

Deel A KADER VOOR GEMEENTELIJK INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID

In dit deel wordt het kader voor het gemeentelijk Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2008 gepresenteerd. De manier waarop werken, diensten en leveringen aanbesteed worden is aan regels gebonden. Dit is te verdelen in Europese regelgeving en nationale regelgeving. In hoofdstuk 2 wordt dit wettelijk kader geschetst.

Aanbesteden kan in verschillende vormen, met het volgen van verschillende procedures.

Deze procedures worden in hoofdstuk 3 behandeld.

Wanneer wordt er nu over inkopen gesproken en hoe past het aanbesteden hierin? Dit wordt eveneens in hoofdstuk 3 duidelijk gemaakt.

Hoofdstuk 2 Wettelijk kader

Voordat het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2008 voor de gemeente Nuth geformuleerd kan worden moet duidelijk zijn wat het wettelijk kader is. Het kader wordt bepaald door zowel de Europese als de nationale regelgeving.

2.1 Europese regelgeving

De Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn onder andere opgesteld om binnen de Europese Unie, en ten behoeve van het tot stand komen van een interne markt, de vrije, eerlijke concurrentie te stimuleren. Daarnaast zou een goede toepassing van de richtlijnen opdrachtgevers moeten brengen tot een professioneler inkoopproces, waarbij integriteit van het bestuur, transparantie en het verkrijgen van het beste product tegen de voordeligste prijs (besparingen én efficiëntie) hoog in het vaandel staan.

Niet bij alle aanbestedingen moeten de aanbestedingsrichtlijnen gevolgd worden, zoals zal blijken uit paragraaf 2.1.2. Er zijn geen wettelijke bepalingen die gelden voor aanbestedingen onder de drempelbedragen. De gemeente mag hier zelf haar beleid bepalen.De beginselen van het EG-verdrag zijn wel altijd van kracht. Aanbestedingen die niet volgens de Europese aanbestedingsrichtlijnen hoeven te verlopen, dienen toch de kenmerken transparant, objectief, integer, non-discriminatoir te bevatten en als doel te hebben het verkrijgen van het beste product voor de voordeligste prijs.

2.1.1 Europese aanbestedingsrichtlijnen

Begin februari 2004 heeft de Europese ministerraad de definitieve teksten van de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen vastgesteld. De definitieve teksten betreffen twee nieuwe richtlijnen die de oude vier richtlijnen vervangen: één richtlijn 2004/18/EG voor de zogenaamde klassieke sectoren (werken, leveringen en diensten) en één richtlijn 2004/17/EG voor de nutssectoren water, energie, vervoer en post. Sindsdien is de implementatie van de Europese richtlijnen in de Nederlandse rechtsorde gestart.

Op 1 december 2005 zijn de implementatiebesluiten genaamd Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en Besluit aanbestedingsregels speciale sectoren (Bass) in werking getreden. Gemeenten moeten vanaf dat moment de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen in acht nemen.

2.1.2 Wel of niet Europees aanbesteden?

Dit is één van de eerste vragen die een gemeente zich moet stellen wanneer men gaat aanbesteden. Er zijn drie kwesties die bepalen of er Europees aanbesteed moet worden:

• -

  aanbestedende dienst;

• -

  aard van de opdracht, werk, dienst of levering;

• -

  de geraamde waarde van de opdracht.

Aanbestedende dienst

Wanneer een aanbestedende dienst als zodanig valt onder de omschrijving hiervan in de Europese richtlijnen: “de Staat, zijn territoriale lichamen, publiekrechtelijke instellingen en verenigingen gevormd door één of meer van deze lichamen of één of meer van deze publiekrechtelijke instellingen”, valt deze dienst onder de Europese aanbestedingsregelgeving. Een gemeente is een territoriaal lichaam en valt dus onder de richtlijn1. Ook wanneer een gemeente slechts partner is van een organisatie is de kans groot dat eventuele aanbestedingen Europees moeten. In die gevallen, bijvoorbeeld in het geval van PPS-constructies, moet de organisatie getoetst worden aan de omschrijving van publiekrechtelijke instellingen en verenigingen zoals die in de richtlijnen bepaald is.

Aard van de opdracht

Ook de aard van de werkzaamheden is medebepalend of er Europees aanbesteed moet worden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen diensten, werken, leveringen en daarnaast opdrachten vallend onder de nutssectoren.

Onder werk wordt verstaan : “het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Onder levering wordt verstaan: een opdracht die betrekking heeft op de aankoop,leasing, huur of huurkoop van producten alsmede de daarbij komende werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van de levering”.

Onder diensten vallen alle overheidsopdrachten die geen betrekking hebben op leveringen of werken

Over het algemeen is het wel duidelijk onder welke categorie werkzaamheden vallen, maar er zijn vele nuances waarvan hieronder de belangrijkste staan.

• -

  Bij samengestelde opdrachten dient bekeken te worden welk deel procentueel het grootste is. Kost de levering van de natuurstenen meer dan het straatwerk, dan valt de opdracht onder de categorie Leveringen. Dit kan m.b.t. de verschillende grenswaarden het verschil betekenen tussen wel of niet Europees aanbesteden.

• -

  Regulier onderhoud valt onder Diensten, maar groot onderhoud dat bijvoorbeeld eens in de twee jaar plaatsvindt valt onder Werken.

• -

  In principe vallen advieswerkzaamheden onder de richtlijn Diensten, tenzij deze diensten tegelijk met de uitvoering van een werk aan één opdrachtnemer worden verstrekt conform de richtlijn Werken. Verdere nuances zijn af te leiden uit de richtlijnen.

Waarde van de opdracht

De gemeente als opdrachtgever zal tot een raming van de waarde van de werkzaamheden of opdracht moeten komen. Daarbij moeten twee vragen beantwoord worden:

• -

  Welke opdrachten moeten bij elkaar opgeteld worden om tot de totale waarde te komen;

• -

  Hoe moet de waarde van een opdracht bepaald worden, wanneer die is verspreid over meerdere fasen in de tijd.

Zonder diep in te gaan op deze vragen kan gesteld worden dat alle deelopdrachten die samen één economische en technische functie vervullen als één geheel gezien worden. In hoofdstuk 4 wordt nader ingegaan op de waardebepaling van een opdracht.

Opdrachten mogen niet gesplitst worden teneinde deze aan de toepassing van de richtlijnen te onttrekken. De drempelwaarden zijn vastgesteld in Special Drawing Rights. (SDR). Elke twee jaar wordt door de Europese Commissie de tegenwaarde in Euro´s bepaald. In bijlage I staan als voorbeeld de drempelbedragen voor 2008 en 2009. De drempelwaarden die door de Europese Commissie vastgesteld worden zullen automatisch worden gevolgd.

In paragraaf 4.3.1. wordt nader ingegaan op de waardebepaling van opdrachten.

1Dat heeft tot gevolg dat het Aanbestedingsbeleid van toepassing is op alle gemeentelijke bestuursorganen (de raad, het college en de burgemeester) wanneer die binnen hun eigen bevoegdheden tot een aanbesteding overgaan. In de nota wordt verder, omwille van de leesbaarheid, enkel de term “college” gebruikt.

2.1.3 Europese aanbestedingsprocedure

Bij een Europese aanbesteding is men gehouden aan een aantal vastgelegde procedures afhankelijk van de aanbestedingsvorm. Deze komen voort uit aanbestedingsrichtlijnen. Gelijktijdig met het Bao is ook het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) van kracht geworden (1 december 2005). Door bij aanbestedingen een procedure te volgen uit het ARW 2005 voldoet de aanbesteder aan de voorschriften van het Bao c.q. de Richtlijn werken, leveringen en diensten. De rijksdiensten zijn verplicht om dit reglement toe te passen bij Europese en nationale aanbestedingen van werken. De VNG heeft haar leden geadviseerd het ARW 2005 toe te passen. Zeker bij Europese aanbestedingen is het voor gemeenten ook verstandig de ARW 2005 te gebruiken, omdat dit reglement het eenvoudiger maakt de Europese richtlijnen te volgen (wat ook voor de gemeente verplicht is). Op advies van de VNG past de gemeente Nuth ook op de opdrachten voor werken beneden de Europese drempel het ARW 2005 toe.

Voor diensten en leveringen worden geen standaard aanbestedingsreglementen gebruikt. Bij de aanbesteding van opdrachten van deze aard, dienen de bepalingen uit de Europese richtlijn gevolgd te worden.

Europese aanbestedingsprocedures zijn complex en vergen veel voorbereidingstijd.

Alleen het doorlopen van de procedure vanaf de verzending van de aankondiging duurt al zo’n twee maanden. Dit is iets wat de aanbesteder zich goed moet realiseren. Tijdsdruk is namelijk geen reden om van de richtlijnen af te wijken. De eerder genoemde drempelwaarden zijn echter dermate hoog dat de meeste opdrachten van Nuth niet onder de Europese richtlijnen zullen vallen. Het gaat daarom te ver om alle eisen, bepalingen en voorwaarden die in de richtlijnen gesteld zijn en in de ARW 2005, te behandelen. Hiervoor wordt naar de richtlijnen en het reglement verwezen.

2.1.4 De consequenties bij fout Europees aanbesteden

Omdat de opdrachtgever diegenen die de opdracht niet krijgen of die niet toegelaten worden tot de inschrijving, hierover moet informeren kunnen bedrijven controleren of de opdrachtgever zich aan de regels heeft gehouden. Bedrijven die zich benadeeld voelen kunnen zich wenden tot de nationale rechter en in een kort geding eisen dat de procedure wordt gestopt, eventueel op straffe van een dwangsom. Wanneer het werk al gegund is kan een eis tot ontbinding van de overeenkomst of tot schadevergoeding worden gesteld en voor de nationale rechter worden gebracht. Dit geldt voor zowel Europese als nationale procedures. Wanneer een bedrijf zijn beklag doet bij de Europese commissie wordt de betreffende lidstaat aangesproken op de handelswijze van de opdrachtgever. Het ministerie van Buitenlandse zaken zal de schade proberen te verhalen op de gemeente die fouten gemaakt heeft bij de aanbestedingsprocedure.

Het is voor opdrachtgevers dus van het grootste belang de Europese regelgeving voor aanbestedingen te volgen.

Gelet op de complexiteit van een Europese Aanbesteding en het ontbreken van voldoende expertise daaromtrent in de eigen organisatie zal een Europese Aanbesteding altijd extern worden uitbesteed !

2.2 Nationale regelgeving

Naast de Europese aanbestedingsregels is er ook specifieke nationale wet- en regelgeving voor inkopen en aanbestedingen:

• In de Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen en het Besluit Overheidsaanbestedingen zijn de Europese aanbestedingsrichtlijnen één op één opgenomen in de nationale regelgeving.

• Voor de aanbesteding van werken geldt voor de rijksoverheid het aanbestedingsreglement ARW 2005. Bij Europese aanbestedingen is het voor gemeenten in ieder geval handig dit reglement ook toe te passen. De VNG adviseert gemeenten ook voor nationale aanbestedingen het ARW 2005 te gebruiken, hetgeen de gemeente Nuth dan ook doet. Voor leveringen en diensten worden geen standaardreglementen aanbevolen.

Naast deze specifiek op aanbesteding gerichte wet zijn nog andere wetten relevant voor lokale overheden in hun rol als inkoper:

• De Algemene Wet Bestuursrecht, waarin de algemene regels van bestuursrecht zijn opgenomen zoals de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer zorgvuldigheids-, motiverings-, gelijkheids-, vertrouwens- en redelijkheidsbeginsel);

• De Gemeentewet als wettelijk kader voor het handelen van gemeenten;

• Het EG-verdrag: de overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor wat betreft al hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EG-Verdrag inzake de interne markt;

• Het Burgerlijk Wetboek (BW) ten aanzien van het contractenrecht.

Na vaststelling van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid door de gemeenteraad van Nuth, worden de beleidsuitgangspunten via de Algemene Wet Bestuursrecht als lokale regelgeving van kracht. Als aanbestedende dienst zal de gemeente zich dan ook aan deze uitgangspunten dienen te houden bij haar inkopen en aanbestedingen.

Nieuwe Aanbestedingswet

Het wetsvoorstel voor een nieuwe Aanbestedingswet is op 20 september 2006 door de Tweede Kamer aangenomen. Het wetsvoorstel is daarna voor behandeling naar de Eerste Kamer gegaan. De inwerkingtreding van deze wet is voorzien voor einde van het jaar 2008. Met de nieuwe Aanbestedingswet wil het kabinet een modern wettelijk kader voor het aanbesteden scheppen. Aanleiding hiervoor zijn de geconstateerde gebreken in de uitvoeringspraktijk en de uitvoering van het kabinetsstandpunt naar aanleiding van de Parlementaire enquêtecommissie Bouwnijverheid.

De belangrijkste items in de nieuwe Aanbestedingswet zijn:

• ·

  verplichte toetsing van de integriteit van ondernemers en uitsluiting van niet-integere ondernemers. De toets ziet op veroordelingen voor strafbare feiten en overtredingen van de Mededingingswet. Hij wordt uitgevoerd door het Centraal Orgaan Verklaringen omtrent het Gedrag (COVOG) van het Ministerie van Justitie.

• ·

  voorkomen dat opdrachtgevers onredelijk zware eisen aan ondernemers stellen t.a.v. ervaring en financiële draagkracht, waardoor ondernemers onterecht worden uitgesloten. Bijvoorbeeld: voor het bouwen van een school wordt als ervaring geëist dat er al drie scholen gebouwd zijn, waardoor ondernemers die niet voldoende scholen hebben gebouwd, maar wel ervaring hebben met het bouwen van soortgelijke gebouwen, niet in aanmerking komen.  

• ·

  vermindering van administratieve lasten o.a. door verplichte aankondiging via een elektronisch aanbestedingsinstrument, TenderNed en stroomlijning van het aanbestedingsproces zoals verplicht gebruik van standaard formulieren.

• ·

  harmoniseren van eigen reglementen van aanbestedende diensten, bijvoorbeeld ten aanzien van opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempels.

De nieuwe aanbestedingswet is een raamwet, dat wil zeggen dat deze alleen hoofdzaken regelt. Het beleidsvoornemen is om de aanbestedingsregels uit de nieuwe Aanbestedingswet nader uit te werken in twee algemene maatregelen van bestuur (AMvB’s). Een nieuw Besluit Aanbestedingen zal het huidige Bao (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) vervangen. Het huidige Bass (Besluit aanbestedingen speciale sectoren) zal worden gewijzigd.

De VNG is kritisch over de uitwerking van de Aanbestedingswet zoals die door de minister is voorgesteld. De VNG verwacht dat gemeenten maar heel moeilijk uit de voeten kunnen met de uitwerking van de voorgestelde Aanbestedingswet, zoals de minister die wil. De VNG vindt dat er te weinig is gedaan met de aanbevelingen van de Parlementaire Enquêtecommissie Bouwnijverheid die pleitte voor een meer zakelijke verhouding tussen overheid en bedrijfsleven en professionaliteit. Ook komen de Europese beginselen van het aanbesteden te weten transparantie, objectiviteit, en het beginsel van non-discriminatie onvoldoende uit de verf.

De VNG vindt het verder opmerkelijk dat de minister kiest voor nationale drempelbedragen. Zo wordt het mogelijk dat gemeenten tot aan een bedrag van € 1,5 miljoen meervoudig onderhands kunnen aanbesteden (dus door te werken met bijvoorbeeld 5 offertes). De gemeentelijke praktijk leert echter dat de gemiddelde gemeente in Nederland al veel eerder (gemiddeld vanaf een bedrag van circa € 390.000,00) niet meer meervoudig onderhands aanbesteedt, maar juist een volledig openbare procedure hanteert. In deze nota is het voorstel om de grens voor het openbaar aanbesteden te leggen bij een bedrag van € 200.000.

Verder is het voorstel van de minister om voor de niet-Europese aanbestedingen een zogenaamde “bagatel” te hanteren van € 50.000,00. Dit betekent dat er tot een bedrag van € 50.000,-- één op één gegund mag worden. Dit bagatelbedrag is een verplichting. Uitzonderingen daarop zijn dan niet mogelijk. Praktisch zou dat betekenen dat na inwerkingtreding van dit voorstel men werken van tussen de € 50.000 en € 200.000 niet meer één op één zou kunnen gunnen, terwijl dit in de systematiek van déze nota (zie schema par. 4.3.1 ) met toestemming van de gemeenteraad wel mogelijk zou zijn. Volgens de VNG bemoeilijkt dit de aanbestedingspraktijk omdat er acute omstandigheden kunnen zijn waarbij het noodzakelijk is om boven een bedrag van € 50.000 één op één te kunnen aanbesteden.

Kortom de discussie over de nieuwe Aanbestedingswet is op rijksniveau nog volop gaande. Wat de consequenties voor het aanbestedingsbeleid van de gemeente Nuth zullen zijn is daarom nog niet aan te geven. Deze nota zal te zijner tijd aangepast dienen te worden aan de nieuwe Aanbestedingswet.

Hoofdstuk 3 INKOPEN C.Q. AANBESTEDEN

Inkoop wordt vaak omschreven als alles waar een externe factuur tegenover staat. Dit kunnen kantoorartikelen, computers, maar ook schoonmaakdiensten of het bouwen van een brug zijn. Inkopen omvat dus het hele spectrum van diensten, leveringen en werken.

Inkopen moet gezien worden als een proces, waarvan aanbesteden een onderdeel is.

Het inkoopproces is te verdelen in zeven fasen, zoals hieronder aangegeven.

Inventariseren: De behoefte binnen de eigen organisatie voor een bepaald product of dienst wordt bepaald en bekeken wordt wat het aanbod is op de markt.

Specificeren: De behoefte wordt beschreven in een programma van eisen, een bestek of een productbeschrijving. Het wordt ook wel de ontwerpfase genoemd.

Selecteren: Leveranciers of aannemers worden geselecteerd, er worden offertes of inschrijvingen gevraagd en aan de beste wordt de opdracht gegund.

Contracteren: Met de aannemer of leverancier die de opdracht krijgt wordt onderhandeld en er worden afspraken gemaakt.

Bestellen: Het plaatsen van orders. Dit heeft een overlap met contracteren, maar is het operationele deel hiervan.

Bewaken: De producten die geleverd worden, de diensten of werken die uitgevoerd worden moeten gecontroleerd worden op de afspraken die hierover gemaakt zijn.

Nazorg: Evaluatie van de leverantie, de geleverde dienst of het uitgevoerde werk.

Aanbesteding omvat de fasen specificeren, selecteren en contracteren.

De inkoopprocedure is te verdelen in de tactische inkoop en de operationele inkoop. De tactische inkoop kan gezien worden als de voorbereiding en de operationele inkoop als de uitvoering. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering, waarbij lev e ranciers of aannemers in concurrentie gevraagd worden een aanbieding te doen. Het is een onderdeel van de tactische inkoop, waarbij de stappen specificeren van de opdracht, selecteren en het contracteren van leveranciers of aannemers, gestructureerd doorlopen.

Hoe gaat de gemeente Nuth nu de markt op c.q. benadert de gemeente de markt ?

Er zijn een vijftal mogelijke aanbestedingsprocedures:

Openbaar aanbesteden

Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven.

Openbaar aanbesteden met voorafgaande selectie

Een aanbesteding met voorafgaande selectie is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor ten minste één, doch niet meer dan het aantal gegadigden vermeld in de bekendmaking, kunnen worden uitgenodigd.

Onderhands aanbesteden

Een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving wordt uitgenodigd, met dien verstande dat het uit te nodigen aantal in de regel niet meer bedraagt dan zes.

Onderhands aanbesteden na selectie

Een onderhandse aanbesteding na selectie is een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke of rechtspersonen in de gelegenheid wordt gesteld deel te nemen aan een selectie, waarna een of meer van hen, doch niet meer dan zes, tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd.

Enkelvoudig onderhands

Bij deze vorm van aanbesteden is in principe helemaal geen sprake van een aanbesteding omdat slechts met één partij onderhandeld wordt over de opdracht. Deze vorm van ‘aanbesteding’ wordt ook wel ‘één op één benadering‘ of ‘gunning uit de hand’ genoemd. Dit is geen geregelde aanbestedingsvorm. Deze vorm wordt vaak toegepast bij kleine en eenvoudige opdrachten, waar een aanbestedingsprocedure naar verhouding te veel kosten met zich meebrengt.

DEEL B INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID 2008

In deel B wordt het “Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2008” van de gemeente Nuth gepresenteerd. Onder dit beleid wordt verstaan het aanbesteden van werken, leveringen en diensten. Het aanbesteden van opdrachten moet op een professionele wijze worden uitgevoerd om een zo goed mogelijk product voor de meest voordelige prijs te verwerven. Er wordt een stap gezet in het professionaliseren van het plaatsen van opdrachten door gemeente Nuth. De huidige praktijk leert dat er regelmatig vragen zijn over de toepassing van de regels m.b.t. aanbestedingen zoals die in de huidige nota zijn verwoord. Geprobeerd zal worden om o.a. door het uitwerken van de beleidsdoelstellingen, hier meer duidelijkheid in te scheppen.

Hoofdstuk 4 BELEIDSDOELSTELLINGEN

In dit hoofdstuk wordt aangegeven wat de doelstellingen zijn van de gemeente Nuth bij aanbestedingen. De doelstellingen worden in vier onderdelen verdeeld:

• 1.

  juridische beleidsdoelstellingen;

• 2.

  ethische en ideële beleidsdoelstellingen;

• 3.

  economische beleidsdoelstellingen;

• 4.

  organisatorische beleidsdoelstellingen.

4.1 Juridische beleidsdoelstellingen

Het lijkt vreemd om het naleven van wet- en regelgeving op te nemen als beleidsdoelstelling. Immers, het betreft een verplichting en geen keuze. Toch wordt het opgenomen, omdat de bouwfraude nog fris in het geheugen ligt en blijkt dat vooral de Europese aanbestedingsrichtlijnen niet bij alle gemeenten goed nageleefd worden.

Ook het nastreven van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie is meer een voorwaarde dan een keuze. Desondanks wordt het hier expliciet als beleidsdoelstelling opgenomen om daarmee het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit en de doelmatige besteding van publieke gelden te onderstrepen.

Om het in de praktijk makkelijker te maken aan de bovenstaande doelstellingen te voldoen, worden aanbestedingsreglementen gebruikt. Bij aanbestedingen van werken die volgens de Europese aanbestedingsrichtlijn moeten plaatsvinden, wordt het ARW 2005 gebruikt. De VNG adviseert gemeenten om de ARW 2005 die op 1 december 2005 in werking is getreden toe te passen voor zowel Europese als niet-Europese aanbestedingen.

Voor leveringen en diensten zijn er geen standaard reglementen opgesteld door het rijk.

Bij Europese aanbestedingen van diensten of leveringen zullen de Europese richtlijnen aangehouden moeten worden.

4.2 Ethische en ideële beleidsdoelstellingen

4.2.1 Integriteit van de opdrachtnemer

Leveranciers en opdrachtnemers zullen zich moeten houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Dit betekent onder meer dat hij zijn werknemers redelijk beloont, geen gebruik maakt van kinderarbeid, niet discrimineert en zich niet bezig houdt met criminele activiteiten. Ten aanzien van dit laatste aspect wordt een relatie gelegd met de wet en het besluit BIBOB.

Wet BIBOB

De Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar bestuur (Wet BIBOB) beoogt te voorkomen dat onder meer door “aanbesteding” van een overheidsopdracht als bedoeld in de wet BIBOB, de overheid onbedoeld mogelijk bepaalde “criminele” activiteiten faciliteert.

Teneinde deze doelstelling te realiseren, zal het “Bureau BIBOB” desgevraagd een aanbestedende dienst als bedoeld in de Wet BIBOB, mogen adviseren omtrent de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die aanleiding zouden kunnen vormen een overheidsopdracht in een bepaalde sector niet te gunnen dan wel een terzake gesloten overeenkomst te ontbinden dan wel geen toestemming te verlenen dat een bepaalde onderaannemer ter zake wordt ingeschakeld. Het bureau BIBOB zal daarbij kunnen adviseren omtrent de mate van gevaar dat de uitvoering van een bepaalde overheidsopdracht ten behoeve van “criminele” activiteiten zal worden misbruikt, zodat de aanbestedende dienst maatregelen kan treffen ter voorkoming daarvan.

Het advies dat bureau BIBOB op basis van de uitkomst van haar onderzoek zal uitbrengen geeft een aanbestedende dienst slechts een ondersteuning bij zijn eigen inhoudelijke afweging een overheidsopdracht wel of niet aan een betrokkene te gunnen, wel of niet een overeenkomst inzake een overheidsopdracht te ontbinden, wel of niet toestemming te verlenen dat een bepaalde “onderaannemer” kan worden ingeschakeld.

Met name de afweging om een BIBOB-advies te vragen bij een aanbesteding, dient – juist met het oog op het ingrijpende karakter van het instrument – weloverwogen en met inachtneming van de beginselen van behoorlijk bestuur en de algemene beginselen van aanbestedingsrecht te worden gemaakt. Daarbij spelen proportionaliteit, rechtszekerheid en rechtsgelijkheid een belangrijke rol.

Ook voor aanbestedingen beneden de Europese drempelwaarde kan de Wet BIBOB van toepassing worden gemaakt, mits dit wordt aangegeven in de aankondiging. De voorwaarde is dat de selectiecriteria uit de Europese richtlijnen van toepassing worden verklaard op de desbetreffende aanbesteding. De aanbestedende dienst moet dus goed nagaan of de gestelde criteria in verhouding staan tot de opdracht en proportioneel zijn.

In het licht van de proportionaliteitsgedachte is ervoor gekozen om niet ten aanzien van alle overheidsopdrachten de mogelijkheid open te stellen voor het vragen van een advies aan het bureau BIBOB. In ieder geval geldt dat het moet gaan om opdrachten met een aanzienlijke maatschappelijke of economische waarde, zodat mogelijk misbruik of criminele betrokkenheid aantrekkelijk wordt.

De gemeente Nuth zal bij openbare aanbestedingen de wet BIBOB toepassen. De interne beleidsregels die ten aanzien van de toepassing van de wet BIBOB zijn vastgesteld, zullen daarvoor aangepast dienen te worden

4.2.2 Integriteit van de opdrachtgever

Niet alleen de opdrachtnemers, maar ook de betrokken ambtenaren en bestuurders bij aanbestedingen dienen zich integer op te stellen. Hierbij wordt verwezen naar het Integriteitbeleid dat binnen de gemeente Nuth op 20 november 2007 is vastgesteld.

4.2.3 WWB-gerechtigden

De gemeente tracht op tal van manieren inschakeling van bijstandsgerechtigden op de arbeidsmarkt te bevorderen. Het ligt voor de hand hier ook aandacht aan te besteden bij het verlenen van (grote) opdrachten. Uitgangspunt moet zijn dat bij aanbesteding van omvangrijke werken of specifieke contracten (die zich daar goed voor lenen), inschakeling van bijstandgerechtigden moet worden bevorderd.

4.2.4 Lokale ondernemers

Bij openbare aanbestedingen kan ieder bedrijf, mits wordt voldaan aan de gestelde selectie-eisen, inschrijven op een opdracht. Daarnaast kan bij een openbare aanbesteding voorgeschreven worden dat, in geval van onderaanneming, lokale aannemers uitgenodigd worden een offerte uit te brengen. De hoofdaannemer is natuurlijk niet verplicht aan de lokale onderaannemer te gunnen.

Bij een onderhandse aanbesteding wordt indien mogelijk minimaal één lokale opdrachtnemer uitgenodigd in te schrijven op de opdracht, mits deze ondernemer natuurlijk voldoet aan de gestelde selectie-eisen.

Lokale bedrijven kunnen net als andere bedrijven ook verzoeken in de groslijst opgenomen te worden. Bij onderhandse en enkelvoudige aanbestedingen worden aannemers geselecteerd uit de groslijst. Per opdracht zullen niet elke keer dezelfde bedrijven geselecteerd worden. Lokale aannemers die op de groslijst staan, worden dus op enig moment voor een opdracht uitgenodigd. Zij moeten voor de betreffende opdracht echter wel aan dezelfde selectie-eisen voldoen als alle andere bedrijven. Als een lokale aannemer een gelijkwaardige aanbieding doet als een niet-lokale aannemer, kan de opdracht gegund worden aan de lokale inschrijver.

4.2.5 Milieubewust en duurzaam inkopen

De gemeente Nuth staat een milieubewust inkoopbeleid voor. In de praktijk betekent dit dat bij het aanbesteden milieucriteria worden meegnomen en dat in de bestekken voor het aanbesteden van werken altijd een duurzaamheidparagraaf wordt opgenomen.

4.3 Economische beleidsdoelstellingen

De economische doelstellingen hebben vooral te maken met de manier waarop de markt benaderd wordt en de economische criteria die gebruikt worden bij de selectie van gegadigden en de gunning van opdrachten. De volgende onderdelen zullen aan bod komen:

• 1.

  keuze aanbestedingsprocedure

• 2.

  selectie- en gunningscriteria

• 3.

  groslijsten

4.3.1 Keuze aanbestedingsprocedure

Globaal hebben overheidsinstellingen de keuze uit vier vormen van marktbenadering, te weten:

• A.

  Enkelvoudig aanbesteden: de overheidsorganisatie kiest zelf een leverancier uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers.

• B.

  Onderhands aanbesteden: er is beperkte concurrentie tussen een aantal zelfgekozen leveranciers.

• C.

  Openbaar aanbesteden: de overheidsorganisatie plaatst nationaal een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle leveranciers uit het land.

• D.

  Europees aanbesteden: de overheidsorganisatie plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers.

Voor Europees aanbesteden gelden wettelijk vastgestelde drempelbedragen. Ligt de opdrachtwaarde boven dit bedrag, dan moet de gemeente de opdracht conform de Europese Richtlijn aanbesteden. Blijft de opdrachtwaarde eronder, dan kan de gemeente vrij kiezen welke aanbestedingsvorm zij hanteert. Naarmate concurrentiestelling hoger wordt gewaardeerd, zal meer gebruik worden gemaakt van openbaar aanbesteden (al dan niet met voorgaande selectie).

De wens om in concurrentie aan te besteden neemt toe met de waarde van de opdracht. Daarom wordt de keuze voor een aanbestedingsprocedure afhankelijk gesteld van deze waarde.

De gemeente Nuth hanteert de onderstaande drempelbedragen (bedragen excl. BTW).

De drempelbedragen voor Europees Aanbesteden worden door de Europese commissie om de twee jaar vastgesteld. De gemeente Nuth volgt bij het hanteren van de Europese drempelbedragen de besluiten van de Europese Commissie.

Bij de bepaling van de drempelwaarden is er gekeken naar de drempelwaarden die andere gemeenten gebruiken. Het is voor een relatief kleine gemeente als Nuth verstandig om de drempelwaarden

aan de hoge kant te houden. Vooral bij het opzetten van een openbare aanbesteding is de personele belasting aanzienlijk, wat bij kleine opdrachten en werken niet gerechtvaardigd zou zijn. De drempelwaarden blijven desondanks arbitrair.

Bij onderhandse, openbare en Europese aanbestedingen kan er nog gekozen worden om een voorafgaande selectie van gegadigden te houden. Hiervoor kan gekozen worden bij de aanbesteding van complexe, innovatieve of artistieke opdrachten en/ of wanneer er gegund wordt op het criterium ‘economisch meest voordelige aanbieding’. Het voordeel hierbij is dat de aanbesteder minder inschrijvingen met elkaar hoeft te vergelijken.

Er is bewust voor gekozen om het minimum aantal aan te vragen offertes vast te leggen.

In veel gevallen is het verstandig niet te kiezen voor het minimale aantal offertes, maar in het kader van objectiviteit, transparantie, non-discriminatie en het verkrijgen van het beste product voor

de beste prijs meer gegadigden uit te nodigen voor een inschrijving.

Waardebepaling van de opdracht

De gemeente als opdrachtgever zal tot een raming van de waarde van de opdracht moeten komen. Deze waarde is namelijk bepalend voor de te kiezen aanbestedingsvorm. Bij het bepalen van de opdrachtwaarde dienen de volgende regels in acht genomen te worden:

• -

  Een opdracht mag niet worden gesplitst/opgeknipt in kleinere opdrachten om een bepaalde aanbestedingsvorm te vermijden.

• -

  de waarde van een opdracht omvat de totale vergoeding aan een opdrachtnemer.

• -

  Voor een opdracht die een combinatie is van leveringen en/of diensten en/of werken wordt de waarde van alle onderdelen van de overeenkomst bij elkaar opgeteld. Van toepassing op de opdracht zijn de regels voor de categorie met de hoogste waarde.

• -

  de ramingsmethode mag niet worden gekozen met het doel de toepassing van een richtlijn of aanbestedingsvorm te vermijden. Bij het bepalen van de waarde wordt de volgende tabel toegepast.

Afwijken van de regels van deze nota

Van de Europese richtlijnen en drempelbedragen kan niet afgeweken worden. Gelet op het feit dat het in het kader van aanbestedingen noodzakelijk is (gezien het principe van het beste product voor de laagste prijs) om van de gestelde regels af te kunnen wijken, moet afwijking onder de Europese drempelbedragen wel mogelijk zijn.

Van de regels zoals opgenomen in de tabel in par. 4.3.1 kan door het college, of in voorkomend geval door de raad, worden afgeweken in die zin dat het college zonder verder verantwoording daarover af te leggen de bevoegdheid heeft om één trede in de tabel met drempelwaarden te mogen afwijken. Dit betekent dat wanneer er een onderhandse aanbesteding met 5 offertes is voorgeschreven, het college de vrijheid heeft om te kiezen voor een onderhandse aanbesteding met 3 aannemers. Wil het college twee treden naar beneden (bijvoorbeeld van een onderhandse aanbesteding met 5 offertes naar een enkelvoudige uitnodiging), dan is rapportage aan de gemeenteraad noodzakelijk. Door het stellen van regels over afwijkingsmogelijkheden is het college in staat om het noodzakelijke maatwerk te leveren bij aanbestedingen om zodoende het beste product voor de beste prijs te krijgen en verder blijft dit op die manier transparant. Aan de mogelijkheid tot afwijken door het college worden echter wel grenzen gesteld.

4.3.2 Selectie-eisen en gunningscriteria

Selectie-eisen en gunningcriteria zijn bij openbare aanbestedingen onmisbaar, maar bij onderhandse aanbestedingen kunnen de selectie-eisen achterwegen gelaten worden. Bij een onderhandse aanbesteding worden gegadigden uitgenodigd om in te schrijven, dus zijn dit ondernemingen waar de aanbesteder vertrouwen in heeft.

Selectie-eisen

De selectie-eisen zijn de maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen, waaraan gegadigden moeten voldoen om mee te kunnen doen aan de aanbesteding. Hierin staat bijvoorbeeld dat de opdrachtnemer aan moet tonen dat hij zijn verplichte belastingen en sociale premies afdraagt. Er kunnen ook eisen gesteld worden aan de ervaring van de opdrachtnemer, met soortgelijke opdrachten waaruit dan blijkt of hij voldoende technische en organisatorische capaciteiten heeft om de opdracht te vervullen. Als financieel-economische eis is het bijvoorbeeld gebruikelijk en verstandig om te eisen dat de opdrachtnemer niet in staat van faillissement verkeert en voldoende financieel daadkrachtig is om de opdracht tot een goed eind te brengen. Bij het gebruik van de selectie-eisen moet erop worden gelet dat deze proportioneel en objectief zijn.

Het uitgangspunt is, dat de te stellen selectie-eisen met terughoudendheid toegepast worden en de gegadigden niet onnodig belast worden. Aangezien de aanbesteder de gestelde eisen moet controleren is hij daar ook bij gebaat.

Gunningscriteria

Bij de beoordeling van offertes staan ons twee gunningcriteria ter beschikking, namelijk:

1. De laagste prijs

Wanneer een opdracht tegen de laagste prijs wordt gegund, is het beoordelen van de offertes relatief eenvoudig. Gecontroleerd wordt of de aanbiedingen voldoen aan de selectie-eisen, waarna de prijs de doorslag geeft. Het bestek of programma van eisen moet in dit geval wel een gedetailleerde (technische) specificatie bevatten. Deze methodiek moet gebruikt worden voor producten, diensten en werken waarvan de technische, kwantitatieve en kwalitatieve eisen gedetailleerd omschreven kunnen worden in een programma van eisen of in een bestek waarbij de kans op meerwerk minimaal is.

Inschrijvers kunnen zich dan niet onderscheiden met de inhoud van hun aanbieding, maar alleen met de prijs. De meeste leveranties lenen zich uitstekend voor gunning op basis van de laagste prijs.

2. Economisch meest voordelige aanbieding

Voor andere opdrachten dient de economisch meest voordelige aanbieding gehanteerd te worden. Naast ‘de prijs’ worden aanvullende gunningcriteria opgesteld. Deze kunnen betrekking hebben op het in te kopen product (zoals verrekenprijzen, kwaliteit, milieuvriendelijkheid, levertijd), maar bijvoorbeeld ook op de uitvoering, het beheer en onderhoud daarvan (uitvoeringstermijn, klantvriendelijkheid, service, kwaliteit). Per opdracht zullen de meest relevante gunningcriteria gebruikt worden. Bij het hanteren van de economisch meest voordelige aanbieding wordt gebruik gemaakt van een eenduidige beoordelingmethodiek. De gunning van werken en diensten kan in de meeste gevallen beter op basis van de economisch meest voordelige aanbieding.

4.3.3 Groslijsten

Om uitvoering te geven aan de doelstellingen transparantie en openheid en teneinde het kwaliteitsniveau van onderhandse aanbestedingen te verhogen wordt gewerkt met groslijsten. Groslijsten zijn lijsten waarop aannemers, leveranciers en dienstverleners staan die hun kwaliteit hebben bewezen. Gemeente Nuth zal groslijsten gebruiken bij de selectie van gegadigden voor onderhandse of enkelvoudige aanbestedingen. De op de groslijsten voorkomende bedrijven moeten op een objectieve en transparante wijze worden geselecteerd en beoordeeld. De groslijsten en de wijzigingen hierop worden vastgesteld door het college.

Het voordeel van het werken met groslijsten is dat bij onderhandse en enkelvoudige aanbestedingen niet elke keer opnieuw de aannemers, leveranciers en dienstverleners, gecontroleerd moeten worden op geschiktheid voor het uitvoeren van de opdracht. De selectie van gegadigden bij onderhandse en enkelvoudige aanbestedingen is met groslijsten transparanter, meer non-discriminatoir, objectiever en het verloopt sneller. De geregistreerde aannemers, leveranciers en dienstverleners hebben overigens niet de zekerheid dat ze bij elke aanbesteding uitgenodigd worden. De gemeente zal dit afwisselen.

Het nadeel van groslijsten is dat ze extra administratieve werkzaamheden met zich meebrengen.

In de lijst opgenomen worden

Om op de lijst te komen kunnen aannemers, leveranciers of dienstverleners een verzoek

doen aan de gemeente Nuth met behulp van een daarvoor te ontwikkelen formulier. Wanneer de ondernemer voldoet aan de selectie-eisen worden ze aan de groslijst toegevoegd en kunnen ze uitgenodigd worden bij een onderhandse of enkelvoudige aanbesteding. Elke twee jaar worden de ondernemers op de selectie-eisen gecontroleerd. Bij selectie-eisen moet je denken aan een bepaalde minimale omzet (hoogte afhankelijk van de raming), passende bankverklaringen, relevante studie- of

beroepsdiploma’s van de inschrijver en/ of zijn personeel belast met de leiding, productcertificaten, ISO- en VCA-certificaten e.d. (zie ook paragraaf 4.3.2). Het is ook mogelijk dat de gemeente zelf geschikte bedrijven op de lijst plaatst. bedrijven die via een openbare aanbesteding een goed resultaat bereikt hebben, worden automatisch op die lijst geplaatst.

Van de lijst afvoeren

Aannemers, leveranciers of dienstverleners die bij de uitvoering van een opdracht onvoldoende kwaliteit leveren worden van de lijst afgevoerd. Alle leveringen, diensten en werken moeten dus geëvalueerd worden. Dit dient op een objectieve en transparante manier te gebeuren. Hiertoe zal nog een evaluatiemodel ontwikkeld dienen te worden.

Databank groslijsten

Wanneer een aannemer, leverancier of dienstverlener op de groslijst staat wil dat niet zeggen dat bij de bedoelde onderhandse of enkelvoudige aanbestedingen, een budgethouder, projectleider of opdrachtgever ongelimiteerd opdrachten aan één van hen kan geven. Ook hierbij is het de bedoeling, dat de opdracht op een non-discriminatoire wijze verstrekt wordt. Dit kan worden bereikt door de aannemers, leveranciers of dienstverleners te laten rouleren bij de selectie voor deelneming aan een onderhandse of enkelvoudige aanbesteding.

Via een databank wordt vastgelegd welke opdrachten aan welke aannemers/ leveranciers/ dienstverleners kunnen worden verleend. Dit met de daarbij behorende bedragen. Daarbij worden in het bestand ook de gegevens van de opdrachtnemer, de looptijd en de opleveringstermijnen vastgelegd. Hierdoor ontstaat een transparante databank, waaraan gegevens voor diverse rapportages aan afdelingshoofden en het bestuur kunnen worden ontleend. Jaarlijks zullen de groslijsten door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld worden.

4.4 Organisatorische beleidsuitgangspunten

Om de bovenstaande doelstellingen te behalen zal het inkoop- en aanbestedingsbeleid ingebed moeten worden in de gemeentelijke organisatie.

4.4.1 Inkoopsynergie

De omvang van de inkopen binnen gemeente Nuth is te klein om een centrale inkoopfunctie in te richten. Er wordt wel gestreefd naar inkoopsynergie voor afdelingsoverschrijdende inkoopbehoeften. Door bijvoorbeeld de inkoop van kantoorartikelen door één persoon binnen de gemeentelijke organisatie te laten doen kunnen schaalvoordelen worden behaald.

Daarnaast dienen op afdelingsniveau de inkopen zo veel mogelijk gebundeld te worden, om zodoende inkoopvoordelen te behalen: een betere prijs bij een grotere omvang van de opdracht.

Er is de afgelopen jaren geprobeerd om op regionaal niveau te komen tot de realisatie van een regionaal inkoopbureau. Pogingen daartoe zijn tot op heden niet gelukt. Het is niet aannemelijk dat een dergelijke regionale inkoopfunctie binnen afzienbare tijd zal worden gerealiseerd.

4.4.2 Standaard reglementen en systematieken

In paragraaf 5.1 is al aangeduid dat bij de aanbesteding van werken gebruik gemaakt zal worden van de beschikbare standaard reglementen. De VNG adviseert de gemeenten, in haar ledenbrief met het kenmerk Lbr. 05/123 d.d 29 november 2005, het ARW 2005 van toepassing te verklaren. Voor de Europese aanbestedingen is dit advies gevolgd. De gemeente Nuth heeft er echter voor gekozen om ook voor werken beneden de Europese drempelbedragen het ARW 2005 toe te passen.

4.4.3 Specificeren en contracteren

In de voorafgaande hoofdstukken heeft de nadruk vooral gelegen op de selectiefase (de aanbestedingsprocedures). De fasen hieraan voorafgaand en volgende zijn zeker zo belangrijk voor een goed inkoop- en aanbestedingsbeleid. In hoofdstuk 3 zijn deze fasen aangemerkt als de specificatiefase en de contractfase.

Specificatiefase

Aan een aanbestedingstraject moet een gedegen voorbereiding voorafgaan. De opdrachtgever moet zo precies als mogelijk is weten wat hij wil inkopen of aanbesteden.

Deze fase resulteert in een productomschrijving of in het geval van werken en de meeste diensten in een definitief ontwerp met bestek. Praktijk binnen de gemeente Nuth is dat het schrijven van bestekken wordt uitbesteed aan externen.

Contractfase

Direct na de selectiefase (aanbestedingsfase) begint de contractfase. Bij de meeste leveringen zal deze fase erg kort zijn. Aan het eind van de selectiefase van de leverancier zullen al veel afspraken vastgelegd zijn en volgt direct de volgende fase, namelijk de levering van de producten.

Bij werken en sommige dienstverleningen kan de contractfase langer en ingewikkelder zijn. Hierbij zijn veel verschillende contractvormen denkbaar, zoals ‘Design en Construct’, Publiek Private Samenwerking, raamcontracten e.d. In deze fase worden de afspraken gemaakt met de opdrachtnemer, die nog openstaan na afsluiting van de selectiefase. Vaak zal voor de selectiefase al duidelijk moeten zijn voor welke contractvorm gekozen wordt. De keuze voor contractvorm zal per opdracht bekeken moeten worden.

4.4.4 Verdeling van de verantwoordelijkheden

Voor het goed functioneren van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2008 dient de verdeling van bevoegdheden eenduidig te zijn. Leidend hierin is op de eerste plaats de Gemeentewet en op de tweede plaats is dit de lokale regelgeving in de vorm van het mandaatbesluit en de budgethoudersregeling. Om het voorgestelde in deze nota goed tot zijn recht te laten komen is het noodzakelijk dat het geldende Mandaatbesluit en Budgethoudersregeling van onze gemeente worden aangepast in die zin dat de daarin opgenomen bevoegdheden parallel lopen met de diverse drempelbedragen van de diverse aanbestedingsvormen.

4.4.5 Inkoop-/Aanbestedingsdossier

Van iedere geplaatste opdracht dient een “inkoop- en/aanbestedingsdossier” bijgehouden te worden door de ambtenaar die de aanbesteding feitelijk uitvoert. Een dergelijke dossier is o.a. bedoeld om aan te kunnen tonen dat de juiste procedure is gevolgd en dat deze procedure correct is uitgevoerd, bijvoorbeeld in het kader van de jaarlijkse accountantscontrole m.n. bij de rechtmatigheidtoets. Wanneer na toetsing door de accountant blijkt dat er te veel afwijkingen worden geconstateerd in de aanbestedingsprocedures, zal er geen goedkeurende accountantsverklaring worden afgegeven. Reden te meer om gaande de aanbesteding en niet achteraf een aanbestedingsdossier bij te houden.

Het dossier is in beginsel openbaar in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), voor zover geen vertrouwelijke gegevens van bedrijven in het geding zijn. Met deze dossiervorming wordt tevens de openheid en transparantie van het integrale inkoopbeleid van de gemeente Nuth bevorderd.

4.4.6. Evaluatie

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Nuth wordt in ieder geval één maal per twee jaar geëvalueerd en bijgesteld indien de regelgeving op dit terrein wijzigt.

LITERATUURLIJST

Voor het opstellen van deze beleidsnota zijn de volgende literatuurbronnen en internetbronnen geraadpleegd.

[1] Gemeente Schoonhoven, Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Schoonhoven 2006; 2003;

[2] Gemeente Voerendaal, Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Voerendaal¸ Voerendaal 2007;

[3] Handreiking voor een collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding,Ministerie BZK/IPO/VNG/Europa Decentraal, Den Haag, september 2004, Haag 2003;

[4} Verdien aan besteden, Naar een beleid voor efficiënt inkopen en aanbesteden voor lokale overheden, VNG uitgeverij, denhaag, 2003.

[5] www.europadecentraal.nl, juli ’05;

[6] www.vng.nl / aanbesteden, juli ’05;

[7] www.justitie.nl/bibob/

[8] VNG, reactie op Consultatiedocument Aanbesteden, 22 januari 2008.