Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR645935
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR645935/1
Besluit van het Algemeen Bestuur van het openbaar lichaam OVER-gemeenten houdende regels omtrent de zorg van het dagelijks bestuur OVER-gemeenten voor de informatie van het openbaar lichaam en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening OVER-gemeenten 2020)
Geldend van 14-11-2020 t/m heden
Intitulé
Besluit van het Algemeen Bestuur van het openbaar lichaam OVER-gemeenten houdende regels omtrent de zorg van het dagelijks bestuur OVER-gemeenten voor de informatie van het openbaar lichaam en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening OVER-gemeenten 2020)Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling OVER-gemeenten;
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 9-9-2020;
gelet op:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
B E S L U I T:
vast te stellen
De verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de informatie van het openbaar lichaam OVER-gemeenten en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
Hoofdstuk I: Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a)
De gemeenschappelijke regeling: het overheidsorgaan OVER-gemeenten.
- b)
de wet: de Archiefwet 1995;
- c)
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats
- d)
de archivaris: de door het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid jo artikel 32 lid 3 van de wet aangewezen archivaris.
- e)
beheerder: degene die ingevolge artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
- f)
beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
- g)
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
- h)
Informatie : de informatie als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995, zijnde het geheel van op één of meer gegevensdragers vastgelegde, met elkaar samenhangende gegevens die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taakstelling en / of werkprocessen van een organisatie.
Hoofdstuk II: De zorg van het dagelijks bestuur voor de informatie
Artikel 2
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten
Artikel 4
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 5
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie, ongeacht hun vorm.
Artikel 6
-
1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de informatie op zodanige wijze plaatsvindt, dat het behoud van de informatie voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als informatie voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de informatie zijn verbonden.
Artikel 8
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht nadere voorschriften vast (Besluit informatiebeheer).
Artikel 9
Het dagelijks bestuur doet ten minste éénmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen zij heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 jo artikel 30 lid 1 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III: Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 10
De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats, overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 11
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die voldoen aan de door de wet gestelde vereisten.
Artikel 12
-
1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle informatie en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatie alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatie zijn opgenomen.
-
2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de informatie, de ruimten en informatiesystemen waarin deze zich bevinden.
Artikel 13
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 14
De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:
- a)
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b)
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c)
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;
- d)
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e)
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 15
De archivaris doet ten minste eenmaal per twee jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk IV: Slotbepalingen
Artikel 16
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Artikel 17
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening OVER-gemeenten 2020.
Ondertekening
Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van OVER-gemeenten, d.d. 17 oktober 2020,
Voorzitter,
J. Schalkwijk
Toelichting
Deze archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld. Het toepassingsbereik van de verordening is, evenals wet en besluit, zowel papieren als digitale informatie.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Stb. 70, 6 januari 2010).
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet. Het artikel is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht. Per die datum is de Archiefwet ook aangepast.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 3
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerder wordt opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 6
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende informatie. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften worden opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 9 en Artikel 13
Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een tweejaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording. Het algemeen bestuur verneemt op deze manier minimaal eenmaal per twee jaar wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 12 lid 1
De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 14
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de informatie en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur, zoals bedoeld in artikel 8.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl