VERORDENING OP DE RAADSCOMMISSIES 2012

1. In de regel vinden de vergaderingen van de raadscommissies plaats op donderdag.

2. De vergaderingen van de raadscommissies vangen aan om 20.00 uur en vinden plaats in de raadzaal of trouwzaal van het gemeentehuis. De vergaderingen eindigen om uiterlijk 23.30 uur. Indien op dat tijdstip een agendapunt in behandeling is, wordt de beraadslaging en besluitvorming daarover zo spoedig mogelijk afgerond. Aansluitend inventariseert de voorzitter over welke nog niet behandelde agendapunten de aanwezige leden het woord wensen te voeren. Agendapunten waarover geen enkel aanwezig lid het woord wenst te voeren, worden vervolgens, bij hamerslag van de voorzitter, als hamerstuk aangemerkt. De agendapunten ten aanzien waarvan één of meer van de aanwezige leden te kennen hebben gegeven het woord te willen voeren, worden aangehouden tot een volgende commissievergadering, tenzij de commissie terstond een andere datum voor de beraadslaging en besluitvorming over de overgebleven agendapunten vaststelt of andere gronden zich daartegen verzetten.

3. Een raadscommissie vergadert voorts indien het presidium het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

4. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de commissiegriffier.

Toelichting:

De vergaderingen van de raadscommissies vinden plaats op een vaste dag en plaats. Een commissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Teneinde nachtelijke vergaderingen voor zowel raadsleden als publieke belangstellenden zoveel mogelijk te voorkomen, wordt een eindtijd (uiterlijk 23.30 uur) aan de vergaderingen van de commissie verbonden.

1. De voorzitter van de raad zendt - spoedeisende vergaderingen uitgezonderd - ten minste zeven dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.

3. Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld, als genoemd in artikel 12, tweede lid, van deze verordening, wordt deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, aan de leden gezonden.

Toelichting:

De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken ten minste een week voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld, bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering.

1. Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt het presidium de agenda van de vergadering voorlopig vast.

2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

3. Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

4. Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

5. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Toelichting:

Voor het verzenden van de oproep stelt het presidium de agenda voorlopig vast. Uiteindelijk bepaalt de commissie echter zijn eigen agenda. De agenderende rol van een commissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid.

1. De stukken welke dienen ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda worden gelijktijdig met het verzenden van de voorstellen voor de leden ter inzage gelegd. Indien na dit tijdstip stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden. Ter inzage leggen geschiedt bij voorkeur via de website van de gemeente inclusief het besloten deel.

2. Een lid van de raad mag een origineel van een ter inzage gelegd stuk niet buiten het gemeentehuis brengen. Een lid mag een kopie van een ter inzage gelegd stuk slechts voor eigen gebruik buiten het gemeentehuis brengen.

3. De voorzitter kan toestaan dat anderen dan de leden de ter inzage liggende stukken inzien.

4. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid blijven stukken, omtrent wier inhoud ingevolge artikel 86, eerste dan wel tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, onder berusting van de griffier die de leden van de raad de inzage verleent.

Toelichting:

In de leden 1 t/m 3 van dit artikel gaat het, naast de geheime stukken, om de zogenaamde "achterliggende" stukken waarvan vaak in de voorstellen melding wordt gemaakt (bijvoorbeeld ambtelijke adviezen, toelichtende nota's, etc.). Deze liggen in principe (m.n. de ambtelijke adviezen) voor de leden ter inzage.

1. De vergadering wordt - spoedeisende gevallen daargelaten - ten minste één week tevoren door aankondiging in één of meer dag-, nieuws- of huis- aan huisbladen en door plaatsing op de website van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

2.  De openbare kennisgeving vermeldt:

• a.

  de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

• b.

  de wijze waarop en de plaats waar eenieder de agenda en de daarbij behorend voorstellen kan inzien;

• c.

  de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 17 van deze verordening.

Toelichting:

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet.

1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien drie of meer leden aanwezig zijn.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste 24 uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien het aantal in het eerste lid genoemde leden aanwezig is.

Toelichting :

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 16 voorziet hierin.

1. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit uiterlijk voor 12.00 uur op de dag van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp of onderwerpen waarover hij het woord wil voeren. De voorzitter kan, indien de commissie daarmede instemt, niet-aangemelde sprekers het woord laten voeren.

2.  Bij de behandeling van ieder agendapunt stelt de voorzitter de toehoorder, die een daartoe strekkend verzoek bij de griffier heeft ingediend, in de gelegenheid het woord te voeren over het aan de orde zijnde agendapunt. In de commissies kan ook worden ingesproken over niet-geagendeerde zaken. Dit kan bij het daarvoor opgevoerde agendapunt ‘Spreekgelegenheid voor het publiek’.

3. Het woord kan niet gevoerd worden:

• a.

  over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

• b.

  over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

• d.

  over de agendapunten ‘Vaststellen agenda’ en ‘Rondvraag’.

4. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

5. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd, die een maximum kent van 30 minuten, evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

6. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.

Toelichting:

Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur. Als een burger zich meldt voor een onderwerp dat een andere commissie aangaat, zal de griffier de betreffende persoon naar de juiste commissie verwijzen.

1. De ontwerpnotulen van de voorgaande vergadering worden, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep.

2.  Bij het begin van de vergadering worden, zo mogelijk, de notulen van de vorige vergadering vastgesteld.

3. De leden van de raad, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders hebben het recht een voorstel tot wijziging van de notulen aan de raadscommissie te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de vaststelling van de notulen bij de commissiegriffier te worden ingediend.

4. De notulen moeten inhouden:

• a.

  de namen van de voorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester en de wethouders, de secretaris, de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben;

• b.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• c.

  een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen der aanwezigen die het woord voerden;

• d.

  een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen der leden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen der leden die zich niet uitgelaten hebben;

• e.

  bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 26 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

5. De notulen worden opgesteld onder de zorg van de griffier.

Toelichting:

Het recht om aanpassing voor te stellen (lid 3) komt ook toe aan het raadslid dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raad om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State).

1. Een lid, de burgemeester, een wethouder, de griffier en de secretaris spreken vanaf hun plaats of van de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter.

2. Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de in het eerste lid genoemde personen vanaf een andere plaats spreken.

Toelichting:

Dit artikel behoeft geen toelichting.

1. Een lid, de burgemeester, een wethouder, de griffier of de secretaris voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

2. De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering.

Toelichting:

Het tweede lid bewerkstelligt dat een lid, de burgemeester, een wethouder, de griffier of de secretaris op ieder gewenst moment een voorstel van orde kan doen. Een voorstel van orde heeft betrekking op het verloop van de vergadering. Artikel 23 geeft een regeling voor een voorstel van orde. Het tweede lid heeft geen betrekking op interrupties.

1. De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2.  Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

3. Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Toelichting:

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een lid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de commissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij uitdrukkelijk besluiten tot een volgende termijn.

1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3.  Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

Toelichting:

De voorzitter legt aan de commissie ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de commissie.

1. Een spreker mag in zijn rede niet worden gestoord, tenzij:

• a.

  de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

• b.

  een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

4.  De voorzitter kan de raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming ervan verlaat het lid onmiddellijk de vergadering. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

 Toelichting:

De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet biedt aan de voorzitter van de raad om aan een raadslid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de raadsvergadering te ontzeggen. Het vierde lid maakt iets dergelijks voor de commissievergaderingen mogelijk. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde.

1. De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen de beraadslaging voor een door haar te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

Toelichting:

Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen, wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming dan wel advisering overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 21).

1. De raadscommissie kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

Toelichting:

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van commissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat de commissie beslist dat een bepaalde functionaris in specifieke gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen.

1. Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raadscommissie anders beslist.

2. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.

3. Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

4. In het advies worden de standpunten van alle fracties opgenomen.

Toelichting:

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de commissie anders beslist. Een commissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een commissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.