Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oegstgeest 2008

Artikel 2

Verzoek om ambtelijke bijstand

• 1.

  De raad en elk individueel raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand.

• 2.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand inhoudende:

  • 1.

    feitelijke informatie;

  • 2.

    advies;

  • 3.

    ondersteuning.

• 3.

  De informatie, bedoeld in het tweede lid, onderdeel a, wordt door de griffier gegeven. Indien de griffier niet over de gevraagde informatie beschikt, brengt hij het verzoek over aan de secretaris, die beoordeelt welk kanaal het meest geëigend is om aan het verzoek te voldoen. De secretaris brengt het verzoek over aan een directeur dan wel aan een door die directeur aangewezen behandelend ambtenaar. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het tweede lid, onderdeel a, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 4.

  Het advies, bedoeld in het tweede lid, onderdeel b, wordt gegeven door de griffier. Indien het verzoek om advies betrekking heeft op de wettelijk aan het college opgedragen taken, brengt hij het verzoek over aan de secretaris, die het verzoek inwilligt of overbrengt aan een directeur dan wel een door die directeur aangewezen behandelend ambtenaar.

• 5.

  De ondersteuning, bedoeld in het tweede lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier, indien het verzoek ondersteuning betreft bij huishoudelijke aangelegenheden van de raad en/of de raadscommissies, alsmede bij het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van voorstellen, (sub)amendementen, ontwerp-besluiten en moties. Indien het verzoek andersoortige ondersteuning betreft, brengt de griffier het verzoek over aan de secretaris die de ondersteuning verleent of overbrengt aan een directeur dan wel een door die directeur aangewezen behandelend ambtenaar.

• 6.

  Het raadslid geeft bij een verzoek om bijstand (informatie, advies of ondersteuning) zo concreet mogelijk aan welke bijstand hij wenst (vorm, inhoud en termijn).

Artikel 3

Beoordeling verzoek ambtelijke bijstand

• 1.

  De griffier of, indien het verzoek is overgebracht aan de secretaris, de secretaris beoordeelt of zich één of meer van de in artikel 4, eerste lid, onder a t/m c vermelde weigeringsgronden voordoet.

• 2.

  Indien er geen sprake is van een situatie als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder a t/m c, dan draagt degene aan wie het verzoek om bijstand is gedaan, zorg voor de verlening daarvan, in overeenstemming met het bepaalde in artikel 2.

Artikel 4

Weigeringsgronden ambtelijke bijstand

• 1.

  Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    het verzoek betrekking heeft op zaken ten aanzien waarvan het college op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding heeft opgelegd dan wel een aldaar vermeld belang zich tegen openbaarmaking verzet;

  • c.

    de gevraagde bijstand een dusdanig groot beslag legt op de ambtelijke capaciteit dat de uitvoering van de aan de sector of een onderdeel daarvan opgedragen werkzaamheden in het gedrang komt.

Indien de bijstand op grond van het eerste lid, onderdelen a t/m c wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 5

Procedure bij weigering

• 1.

  Indien degene aan wie een mondeling verzoek om ambtelijke bijstand is gedaan van oordeel is dat bijstand zou moeten worden geweigerd, doet hij daarvan onverwijld mededeling aan de aanvrager.

• 2.

  Indien de aanvrager dit verzoekt, legt de griffier, wanneer de weigering de griffie betreft, de zaak voor aan de raad, die hierover zo spoedig mogelijk een beslissing neemt.

• 3.

  In alle overige gevallen legt de secretaris, indien de aanvrager dit verzoekt, de zaak voor aan het college, dat hierover zo spoedig mogelijk een beslissing neemt.

Artikel 6

Ontevredenheid raadslid

• 1.

  Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

• 2.

  Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 7

(is vervallen)

Artikel 8

Mededeling omtrent verleende bijstand

• 1.

  De voor verstrekking van de informatie of advies dan wel voor verlening van ondersteuning door de secretaris, dan wel een directeur, aangewezen ambtenaar stelt deze onverwijld op de hoogte van de verstrekte bijstand.

• 2.

  Is de bijstand schriftelijk verleend, dan geeft de door de secretaris, dan wel een directeur, aangewezen ambtenaar onverwijld een afschrift aan de secretaris of aan zijn directeur.

• 3.

  De secretaris en/of de directeur stellen het lid van het college tot wiens portefeuille de aangelegenheid behoort waaromtrent bijstand wordt gevraagd, terstond op de hoogte van een verzoek om bijstand, indien zulks in het belang is van een goede bestuursvoering.

• 4.

  De griffier stelt het presidium terstond op de hoogte van de verleende bijstand, indien hij reden heeft om aan te nemen dat zulks in het belang is van het functioneren van de raad.

• 5.

  De secretaris en/of de directeur stellen het lid van het college tot wiens portefeuille de aangelegenheid behoort waaromtrent bijstand wordt gevraagd, terstond op de hoogte van de verleende bijstand, indien zij reden hebben om aan te nemen dat zulks in het belang is van een goede bestuursvoering.

Artikel 9

Positie ambtenaar

Een ambtenaar uit de ambtelijke organisatie kan niet worden benadeeld in zijn positie in de organisatie bij de uitvoering van een verzoek om ambtelijke bijstand (informatie, advies en ondersteuning) van de raad of een individueel raadslid.

Paragraaf 2 Fractieondersteuning

Artikel 10

Hoogte bijdrage

• 1.

  Aan elke fractie wordt van gemeentewege een financiële bijdrage gegeven als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2.

  Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1.000 voor elke fractie als geheel en een variabel deel van € 100 per raadszetel.

• 3.

  Het college brengt deze bijdrage jaarlijks in overeenstemming met de trendmatige ontwikkeling van de ambtenarensalarissen in de gemeente zoals deze in het afgelopen jaar heeft plaatsgehad.

• 4.

  Naast de in lid 1 genoemde bijdrage wordt jaarlijks per fractie een bedrag van € 500 uitgekeerd voor de kosten van het voeren van een fractiesecretariaat. Artikel 12, lid 1 is op deze bijdrage niet van toepassing. De fracties overleggen jaarlijks in januari van het daaropvolgende jaar een overzicht aan de griffier van de uitgaven die ten laste zijn gebracht van dit budget.

Artikel 11

Bestemming bijdrage

• 1.

  Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken te versterken.

• 2.

  Deze bijdrage mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • e.

    opleidingen voor raads- en commissieleden.

Artikel 12

Wijze van betaling

• 1.

  De bijdrage voor fractieondersteuning wordt jaarlijks gereserveerd. Indien fracties voornemens zijn uitgaven te doen ten laste van de bijdrage wordt hierover de griffier geïnformeerd. De griffier voert over het voornemen een toetsing uit op mogelijke strijdigheid met artikel 11. Indien de uitgave kan plaatsvinden vindt uitbetaling op basis van een declaratie rechtstreeks plaats aan de betrokken derde(n).

• 2.

  In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt de bijdrage naar rato beschikbaar gesteld voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwe gekozen raad plaatsvindt wordt de bijdrage beschikbaar gesteld voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 13

Artikel 13

Wijziging zetelaantal

• 1.

  Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage:

  • a.

    bij vermindering van het zeteltal; op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

  • b.

    bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2.

  Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 10, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 3.

  Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid

Paragraaf 3 Slotbepalingen

Artikel 14

Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening wordt geacht in werking te zijn getreden op 1 januari 2008.

• 2.

  Op die datum is de ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning’, vastgesteld door de raad op 2 maart 2006, vervallen.

Artikel 15

Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oegstgeest 2008”.