Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest houdende regels omtrent reiskosten van medewerkers van de gemeente Regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer gemeente Oegstgeest

1. Relatie met CAR/overige regelingen

Deze regeling is een nadere uitwerking van hetgeen is bepaald in artikel 3:22 CAR.

2. Doelgroep regeling

Ambtenaren werkzaam bij de Gemeente Oegstgeest die werkzaam zijn op een standplaats niet zijnde hun eigen huisadres en voor het bereiken van deze standplaats gebruikmaken van eigen vervoer danwel het openbaar vervoer.

3. Doel van de regeling

Het bieden van een tegemoetkoming in door medewerkers noodzakelijk gemaakte onkosten in verband met de uitvoering van hun werkzaamheden.

Het bevorderen van het gebruik van het openbaar vervoer ten behoeve van het woon-werkverkeer.

Het bevorderen van het gebruik van de fiets als vervoersmiddel t.b.v. woon-werkverkeer.

Het bieden van een arbeidsvoorwaarde welke concurrerend is ten opzichte van vergelijkbare werkgevers.

4. Inhoud regeling

4.1. Eigen vervoer

• •

  Rechthebbenden ontvangen een tegemoetkoming in de gemaakte reiskosten woon-werkverkeer. Uitgangspunt is dat de hoogte van de tegemoetkoming wordt vastgesteld aan de hand van werkelijk gereisde kilometers. Vanuit praktische overwegingen wordt echter gebruik gemaakt van de door de Belastingdienst toegestane praktische regeling danwel nieuw vast te stellen opvolgers daarvan:

  Als een werknemer op jaarbasis doorgaans naar één of meer vaste arbeidsplaatsen reist, kan een werkgever aan de hand van de volgende factoren een vaste vrije vergoeding van reiskosten bepalen: a. aantal reguliere werkdagen per jaar: 260; b. gemiddeld aantal dagen in verband met kortstondige afwezigheid (vakantie, verlof en ziekte): 46; c. de totale reisafstand, dat wil zeggen heen en terug, bedraagt maximaal 150 kilometer per dag. (voor Oegstgeest 40)   De toegestane vrije vaste vergoeding voor reiskosten is dan op jaarbasis: (260 – 46) x factor c x € 0,19.   De toegestane vaste vrije vergoeding per maand is het bedrag op jaarbasis, gedeeld door 12.   *Doorgaans reizen naar een vaste arbeidsplaats Een werknemer reist op jaarbasis doorgaans naar een vaste arbeidsplaats als hij de desbetreffende arbeidsplaats op jaarbasis vermoedelijk tenminste 36 weken (70% x 52 weken) zal bezoeken. Als de dienstbetrekking gaandeweg het kalenderjaar eindigt, mag worden uitgegaan van 70% van het aantal volle weken dat het dienstverband vermoedelijk duurt. Een werknemer die bijvoorbeeld in oktober (week 41) met pensioen gaat, heeft in dat jaar een dienstverband van 40 weken. Als hij in die 40 weken vermoedelijk minimaal 28 weken naar dezelfde arbeidsplaats zal reizen, reist hij op jaarbasis doorgaans naar een vaste arbeidsplaats.   Deeltijd Voor een werknemer die in deeltijd werkt of een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist, kan deze praktische regeling naar evenredigheid worden toegepast. Als een werknemer in deeltijd bijvoorbeeld doorgaans drie dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist, dient de uitkomst van de berekening met factor 0,6 (3/5) te worden vermenigvuldigd.

• •

  Rechthebbende dient de gereisde kilometers woon-werkverkeer aantoonbaar te kunnen maken.

• •

  Tegemoetkomingen worden alleen betaalbaar gesteld aan die rechthebbenden voor wie geldt dat de reisafstand woon-werkverkeer groter is dan 10 kilometer enkele reis.

• •

  Tegemoetkomingen worden alleen betaalbaar gesteld voor zover de reisafstand woon-werkverkeer gelijk of kleiner is dan 20 kilometer enkele reis.

• •

  Voor de bepaling van de afstand woon-werkverkeer wordt gebruik gemaakt van de ANWB afstandentabellen adressen, snelste route.

• •

  De hoogte van de tegemoetkoming wordt vastgesteld op € 0,19 per afgelegde kilometer en wordt maandelijks bij voorschot uitbetaald.

• •

  Op de tegemoetkoming wordt een eigen bijdrage vervoer ingehouden van €58,25 (peildatum: 1 januari 2016)., uitgaande van 5 reisdagen per werkweek.

• •

  De eigen bijdrage wordt naar rato van het aantal reisdagen per week vastgesteld en worden jaarlijks verhoogd met toepassing van het indexcijfer voor de gezinsconsumptie, vastgesteld door het Centraal Bureau voor de Statistiek.

4.2. Openbaar vervoer

• •

  Rechthebbenden ontvangen een vergoeding voor de gemaakte reiskosten woon-werkverkeer.

• •

  De hoogte van de vergoeding wordt vastgesteld overeenkomstig de kosten van het openbaar vervoer 2e klasse waarbij wordt uitgegaan van het laagste mogelijke tarief.

• •

  Rechthebbende dient de gereisde kilometers woon-werkverkeer aantoonbaar te maken door overlegging van de aangeschafte vervoersbewijzen.

• •

  Vergoedingen worden alleen betaalbaar gesteld aan die rechthebbenden voor wie geldt dat de reisafstand woon-werkverkeer groter is dan 10 kilometer enkele reis.

• •

  De vergoeding wordt maandelijks bij voorschot uitbetaald.

4.3. Vervoer per fiets

• •

  Rechthebbenden ontvangen een tegemoetkoming voor de gemaakte reiskosten woon-werkverkeer.

• •

  De tegemoetkoming wordt alleen betaalbaar gesteld aan die rechthebbenden voor wie geldt dat de reisafstand woon-werkverkeer kleiner of gelijk is aan 10 kilometer enkele reis.

• •

  De tegemoetkoming wordt alleen uitgekeerd aan medewerkers die voor het woon-werkverkeer uitsluitend gebruikmaken van een fiets die via het fietsenplan van de gemeente Oegstgeest is aangeschaft.

• •

  De hoogte van de tegemoetkoming wordt vastgesteld op een eenmalig bedrag van € 150,--bruto en wordt uitbetaald in de maand volgend op de maand waarin rechthebbende deelneemt aan het fietsenplan.

• •

  De tegemoetkoming wordt vastgesteld naar rato van het aantal werkdagen dat de medewerker werkzaam is op het moment van deelname aan het fietsenplan.

5. Fiscale uitruil reiskosten woon-werkverkeer of dienstreis

5.1. Voor zover de ambtenaar voor de kosten van het woon-werkverkeer een lagere vergoeding ontvangt, dan de werkgever volgens de belastingwetgeving maximaal per kilometer onbelast mag verstrekken, kan hij verzoeken de niet benutte fiscale ruimte te ontvangen door uitruil met een beloningscomponent. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

• a.

  de extra reiskosten kunnen alleen worden uitgeruild met bruto salaris, vakantiegeld of, de eindejaarsuitkering;

• b.

  het reizen met het openbaar vervoer wordt gelijkgesteld aan het reizen met eigen vervoer;

• c.

  bij uitdiensttreding vindt zo nodig verrekening met het nettoloon plaats;

• d.

  bij langdurige afwezigheid, dat wil zeggen langer dan zes weken aaneengesloten, wordt de vergoeding stopgezet per de eerste dag van de tweede maand volgend op de datum van ziekmelding. De vergoeding wordt weer gestart vanaf de maand na de maand waarin de ambtenaar zijn (re-integratie)werkzaamheden weer heeft hervat;

• e.

  voor de bepaling van de vrij te verstrekken bedragen zoals genoemd in sub a van dit lid, wordt gebruik gemaakt van de door de Belastingdienst aangegeven regeling, waarbij de reisafstand wordt bepaald door het woonadres en de standplaats te berekenen via Routenet.nl, waarbij wordt gekozen voor de snelste route met de auto;

• f.

  als de enkele reisafstand tussen de woon- en standplaats meer dan 75 kilometer is, moet het aantal gewerkte dagen geregistreerd worden. Jaarlijks wordt dit, ondertekend door de ambtenaar doorgegeven aan de salarisadministratie. Als de vergoeding bovenmatig blijkt, vindt correctie plaats.

5.2 De berekening van de vergoeding van de extra reiskosten woon- werkverkeer is als volgt: (dagen 214) x afstand retour per dag x € 0,19 x aantal werkdagen per week/5. Het berekende bedrag wordt verminderd met de reeds ontvangen vergoeding reiskosten woon- werkverkeer en gedeeld door 12 om de vergoeding per maand te berekenen.

5.3 Bij dienstreizen wordt met behulp van de declaraties de lagere vergoeding (bv. door eerste klas reizen of met de auto reizen zonder toestemming) aangetoond, de uitbetaling hiervan leidt tot een verrekening in het lopend jaar.

5.4 De vergoeding van de extra reiskosten wordt als volgt verrekend: ineens door verlaging (naar keuze van de ambtenaar) van het bruto salaris, vakantiegeld of de eindejaarsuitkering.

5.5 Bij verlaging van het bruto salaris betekent dit, dat zowel de loonbelasting als de sociale verzekeringen (maar ook de bijbehorende uitkeringen) en andere loongerelateerde uitkeringen (bv. de vakantie-uitkering) lager worden.

6. Uitzonderingen

Combinaties van de in artikel 4 genoemde vergoedingsregelingen behoren niet tot de mogelijkheden.

In geval van afwezigheid door ziekte/kortstondige afwezigheid worden de vergoedingen doorbetaald voor zover deze afwezigheid niet meer dan zes weken duurt.

Wanneer rechthebbenden de kosten van het eigen vervoer gezamenlijk dragen komt slechts een van de rechthebbenden voor de in deze regeling bedoelde tegemoetkoming in aanmerking.

7. Wie voert de regeling uit?

Service-eenheid HRM.

8. Wie beslist in onvoorziene gevallen?

Het college kan daar waar de regeling niet in voorziet of kennelijk onredelijk uitwerkt afwijkend besluiten.

9. Ingangsdatum

Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2016.