Besluit van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Oegstgeest houdende Handvest Informatieplicht gemeente Oegstgeest 2017

Het informeren van de raad door het college en de burgemeester is op hoofdlijnen geregeld in de Gemeentewet. Het college en de burgemeester zijn allereerst verplicht om de raad alle informatie te geven die hij voor het uitoefenen van zijn taak nodig heeft (actieve informatieplicht).

Daarnaast zijn college en burgemeester verplicht om de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang (passieve informatieplicht). Als het college van mening is dat informatie die aan de raad wordt verstrekt niet in de openbaarheid mag komen, kan het college informatie onder geheimhouding verstrekken. Ook is het mogelijk om informatie vertrouwelijk aan de raad te verstrekken.

Het college en de burgemeester hebben in 2005 het Handvest informatieplicht vastgesteld, en de raad van de vaststelling in kennis gesteld. Voor de omgang met geheime stukken waren geen formele richtlijnen beschikbaar. Daarom is er medio 2016 een Handreiking Geheimhouding opgesteld, waarin procedurele afspraken zijn opgenomen over opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding. Er is nu aanleiding om ook het bestaande Handvest uit 2005 te actualiseren. Van de gelegenheid wordt gebruik gemaakt om in aanvulling op de Handreiking Geheimhouding tevens de regels over de omgang met geheimhouding nader te concretiseren.

Ook in andere documenten zijn afspraken rondom informatieplicht en geheimhouding geregeld. Het betreft het Reglement van orde van de raad, de Gedragscode bestuurlijke integriteit en de Handreiking geheimhouding. In de bijlage is de Handreiking geheimhouding opgenomen; een procesbeschrijving voor organisatie en griffie voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding.

Hieronder staat per onderwerp kort en bondig welke afspraken binnen de gemeente gelden over de informatieplicht en geheimhouding.

2.1 Inleiding

De basis voor de actieve informatieplicht zijn artikel 169 lid 2 en artikel 180 lid 2 van de Gemeentewet die het college en de burgemeester opdragen om de raad alle inlichtingen te verschaffen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft 1 . Globaal is een tweedeling te maken in het soort informatie dat dit betreft. Allereerst gaat het om de informatie die het college levert ter voorbereiding op door de raad te nemen besluiten. Daarnaast gaat het om informatie die het college levert over de eigen beleidsuitvoering en over externe ontwikkelingen die van belang zijn voor de gemeente. Informatie die van belang is voor de controlerende taak van de gemeenteraad.

Hierna staat op welke manier hier in de gemeente Oegstgeest invulling aan wordt gegeven.

2.2 Voorbereiding besluitvorming

De informatie die het college levert ter voorbereiding op een door de raad te nemen beslissing moet de raad in staat stellen om een zelfstandige afweging te maken over het door het college voorgestelde besluit. Dit betekent dat in raadsvoorstellen de volgende informatie in ieder geval aanwezig moet zijn:

• •

  Een inhoudelijke toelichting op de achtergrond van het voorstel: waarom wordt dit voorstel nú aan de raad aangeboden;

• •

  Argumentatie voor het voorgestelde besluit;

• •

  Kanttekeningen: deze beschrijven de risico’s die samenhangen met besluit;

• •

  Financiële consequenties van het besluit.

Informatiebijeenkomsten die het college aan de raad aanbiedt worden bij voorkeur ingepast in een besluitvormingstraject van de raad.

2.3 Controlerende taak

De basis voor de controletaak van de raad is de planning- en controlcyclus. Hierin spreekt het college met de raad af welk beleid wordt gevoerd en hoeveel geld daar voor beschikbaar is en rapporteert het college wat er van de plannen terecht is gekomen. Instrumenten die daarbij worden ingezet zijn de perspectiefnota, programmabegroting, voortgangsrapportages en jaarrekening.

De begroting geeft informatie over de meerjarige ontwikkeling. De begroting is enerzijds het meerjarige financiële kader voor het college om uitvoering te geven aan beleid, en anderzijds het document op basis waarvan de raad die uitvoering kan controleren..

Controle-informatie wordt zoveel mogelijk gekoppeld aan de vaste momenten van de jaarrekening en de voortgangsrapportage. Het college rapporteert op deze momenten in ieder geval over:

• •

  de actuele financiële situatie van de gemeente;

• •

  de financiële en beleidsmatige afwijkingen van vastgestelde beleidsvoornemens;

• •

  de voortgang van grote projecten en de risico’s die de gemeente met deze projecten loopt (stoplichtmodel);

In sommige omstandigheden is het niet wenselijk om te wachten met het verstrekken van informatie aan de raad tot de vaste momenten uit de planning- en controlcyclus. Het college informeert de raad in ieder geval tussentijds in/over de volgende gevallen:

• •

  Er is een aanzienlijk risico dat een door de raad genomen besluit door het college niet of niet tijdig kan worden uitgevoerd;

• •

  Er zijn interne of externe ontwikkelingen die mogelijk een aanzienlijke financiële consequentie voor de gemeente hebben;

• •

  Er zijn interne of externe ontwikkelingen die een bestuurlijk risico voor de gemeente vormen doordat:

  • °

    het een conflict betreft met een andere overheid;

  • °

    de integriteit van het bestuur mogelijk is/wordt aangetast;

  • °

    de verwachting is dat maatschappelijke onrust ontstaat.

• •

  Er zijn interne of externe ontwikkelingen met aanzienlijke negatieve gevolgen voor door de gemeenteraad geformuleerde beleidsdoelstellingen;

• •

  Over de uitvoering van door de raad aangenomen moties, indien moties niet kunnen worden uitgevoerd zoals eerder aangegeven. Momenteel wordt op moties gerapporteerd in aansluiting op producten uit de P&C-cyclus.

2.4 Inlichtingen en wensen en bedenkingen

Op grond van artikel 169 lid 4 en 5 van de Gemeentewet geeft het college in twee gevallen de raad vooraf inlichtingen over het uitoefenen van een aantal specifiek in de het artikel genoemde bevoegdheden: indien de raad daarom verzoekt, en indien het uitoefenen van die bevoegdheden ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. In het tweede geval neemt het college geen besluit, dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld om wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Het betreft de volgende bevoegdheden:

• •

  tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente te besluiten;

• •

  te besluiten namens de gemeente, het college of de raad rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij de raad, voor zover het de raad aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;

• •

  ten aanzien van de voorbereiding van de civiele verdediging;

• •

  jaarmarkten of gewone marktdagen in te stellen, af te schaffen of te veranderen.

Ten aanzien van de tweede bullet geldt dat het college de raad achteraf kan informeren, indien de uitoefening van de bevoegdheid geen uitstel kan lijden.

In de praktijk geeft het college invulling aan deze verplichting door de raad middels een raadsvoorstel voor te stellen wensen en bedenkingen kenbaar te maken.

2.5 Tijdigheid informatieplicht

De raad moet tijdig over informatie beschikken om zijn rol uit te kunnen voeren. Het college informeert de raad over ontwikkelingen/problemen zodra deze zich voordoen (zie paragraaf 2.3). Informatie die nog niet compleet is kan later worden aangevuld. Het is in ieder geval niet de bedoeling dat gewacht wordt met het informeren van de raad tot het moment dat het college een oplossing voor een probleem heeft bedacht. Wanneer belangen van derden of de eigen onderhandelingspositie van de gemeente zich verzet tegen het in volle omvang verstrekken van inhoudelijke informatie aan de raad, informeert het college de raad op hoofdlijnen en over het proces. Gedetailleerde inhoudelijke informatie kan zonodig onder geheimhouding worden verstrekt (zie hoofdstuk 4).

Voor reguliere onderwerpen vindt aanlevering van stukken aan of het informeren van de raad plaats conform de vastgestelde raadsplanning.

2.6 Informeren gedurende een beleidsproces

Gedurende het gehele beleidsproces wordt de raad voldoende geïnformeerd om zijn controlerende en kaderstellende rol uit te kunnen oefenen. Het BOB-model is hierbij van toepassing (beeldvorming – oordeelsvorming – besluitvorming).

2.7 Instrumenten voor het verstrekken van informatie

Voor het verstrekken van informatie aan de raad worden de verschillende instrumenten gebruikt. Voor al deze instrumenten geldt dat het college de raad op korte en bondige wijze informeert, aangeeft welke achterliggende stukken bestaan. Het college draagt er zorg voor dat de griffie over de achterliggende stukken beschikt, zodat deze beschikbaar kunnen worden gesteld aan de raad.

• •

  Informatiebijeenkomst

Het college kan een functionele commissie met een informatiebijeenkomst mondeling informeren over een bepaald onderwerp. Het college kan dit doen op eigen initiatief of op verzoek van de raad. Een uitnodiging van het college voor een informatiebijeenkomst wordt voorgelegd aan de raad. Hier wordt niet gedoeld op bijeenkomsten in het kader van het BOB-model (beeldvormend, oordeelsvormend en besluitvormend).

• •

  Raadsinformatiebrieven

Het college informeert met een raadsinformatiebrief de raad over de uitoefening van collegebevoegdheden of andere politiek relevante informatie, met een zekere urgentie of actualiteit. Het kan ook korte informatie zijn, waarbij het college voorlopig alleen de feiten weergeeft en aankondigt dat het nog met een uitgebreidere nota komt. De inhoud van een raadsinformatiebrief moet voldoen aan de volgende eisen:

• °

  de in de brief opgenomen informatie wordt kort en krachtig weergegeven;

• °

  de brief bevat zelf geen voorstellen voor nieuw beleid of wijzigingen van het beleid, maar alleen feitelijke informatie;

• •

  Raadsmededelingen

Het college kan de raad schriftelijk informeren door middel van een raadsmededeling. De raadsmededeling is een zwaarder middel dan een raadsinformatiebrief. Hierin kunnen standpunten van het college worden opgenomen, over onderwerpen waarvoor het college specifieke aandacht vraagt bij de raad.

• •

  Mededelingen in de commissie- of raadsvergadering

In de commissie- of raadsvergadering heeft de wethouder de mogelijkheid om korte, bondige mededelingen te doen. Dit kan tijdens het agendapunt “Inhoudelijke mededelingen”. Via een mededeling wordt informatie verstrekt en wordt geen besluit of instemming gevraagd van de commissie.

• •

  Besluitenlijst college

Het college maakt wekelijks de openbare besluitenlijst van de collegevergadering openbaar door middel van het plaatsen van de besluitenlijst op internet. De griffier stuurt de openbare besluitenlijst en de lijst met besluiten waarover actief gecommuniceerd wordt naar de pers per e-mail aan de raad.

Persberichten zijn op zich geen instrument om de raad te informeren. Het is echter voor raadsleden van belang om te weten welke informatie de pers krijgt. De afspraak is daarom dat alle voor de raad relevante persberichten aan de raad worden verstrekt voordat deze naar de pers gaan, of minimaal tegelijkertijd. Op deze manier hoeven raadsleden informatie niet uit de krant te vernemen.

3.1 Inleiding

De passieve informatieplicht is onder andere geregeld in artikel 169 lid 3 en artikel 180 lid 3 van de Gemeentewet en houdt in dat het college en de burgemeester verplicht zijn om raadsleden de informatie te geven waar ze om vragen, tenzij dat strijdig is met “het openbaar belang”.

3.2 Normen

Het uitgangspunt is dus dat de burgemeester en het college alle informatie waarom de raad vraagt verstrekken. Het recht op inlichtingen van raadsleden op grond van onder andere artikel 169 en artikel 180 van de Gemeentewet gaat daarom ook verder dan het recht op informatie voor burgers op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). De volgende stelregel kan worden gehanteerd: als de raad vraagt om informatie, en deze informatie openbaar zou worden gemaakt op grond van een toets aan de Wob, dan is déze informatie altijd toegankelijk voor raadsleden.

Gelet op de criteria uit de Wob is het college terughoudender met het verstrekken van informatie over personele aangelegenheden. Vaak gaat het om kwesties die de persoonlijke levenssfeer (privacy) betreffen, een belang op grond waarvan het verstrekken van informatie achterwege kan blijven.

Het college en de burgemeester hebben bovendien de mogelijkheid om informatie onder geheimhouding aan de raad te overleggen. In de praktijk betekent dit dat raadsleden recht hebben op inzage in bijna alle informatie die binnen de gemeente beschikbaar is, al dan niet onder geheimhouding. Belangrijkste uitzonderingen op dit recht op informatie zijn:

• •

  informatie over op handen zijnde politieacties of informatie over lopende strafdossiers;

• •

  persoonlijke beleidsopvattingen van individuele ambtenaren;

• •

  Verstrekking van de informatie is in strijd met het openbaar belang (artikel 169 derde lid, van de Gemeentewet).

Ook documenten ten behoeve van intern beraad (bijvoorbeeld rapporten van externen die niet in het college zijn geweest) kunnen op grond van de Wob openbaar zijn en zijn dus voor raadsleden opvraagbaar. Er hoeft echter geen informatie verstrekt te worden over persoonlijke beleidsopvattingen.

Een bijzondere categorie documenten zijn concept-(beleids)plannen waarover met belanghebbende organisaties in het dorp overlegd wordt. Deze stukken zijn voor raadsleden op aanvraag beschikbaar.

3.3 Wijze van informatieverstrekking

Informatieverzoeken van raadsleden kunnen in drie categorieën worden onderscheiden, feitelijke vragen, technische vragen bij stukken die aan raad of commissie zijn overgelegd en schriftelijke (art. 37 Reglement van Orde van de raad) vragen.

Feitelijke vragen zijn vragen die een raadslid heeft en die alleen aan het individuele raadslid worden beantwoord. De vragen hebben geen betrekking op een aan de raad of commissie voorgelegd onderwerp. Het antwoord op de vraag wordt niet onder de raad verspreid. Deze vragen worden via de griffie uitgezet en beantwoord.

Technische vragen zijn vragen van feitelijke aard die betrekking hebben op stukken die bij de raad voorliggen. De beantwoording van deze vragen loopt via de griffie, via een vastgesteld proces.

In het Reglement van Orde van de raad is bepaald hoe schriftelijke vragen worden gesteld. Schriftelijke vragen moeten op grond van het Reglement van Orde binnen 21 dagen beantwoord worden. Is dit niet mogelijk dan wordt dit onder opgaaf van redenen schriftelijk aan de vragensteller gemeld. Voor de beantwoording van de schriftelijke vragen is een format beschikbaar. Het antwoord wordt door het college vastgesteld voordat het naar de raad wordt gestuurd. Beantwoording van mondelinge vragen gebeurt door de portefeuillehouder. Vragen die niet in de vergadering kunnen worden beantwoord, worden schriftelijk beantwoord. Een bijzondere vorm van politieke vragen is een interpellatie. Hierin zijn de politieke vragen en de antwoorden hierop gekoppeld aan een debat. De regels hierover zijn in het Reglement van orde vastgelegd.

4.1 Inleiding

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat slechts in uitzonderingsgevallen geheimhouding wordt opgelegd.

Soms wil het college echter, al dan niet op aanvraag, informatie aan de raad of individuele raadsleden verstrekken, waarvan het onwenselijk is dat deze informatie in de openbaarheid komt. De Gemeentewet kent een aantal procedures om geheimhouding op te leggen. Omdat dit complexe procedures zijn, is medio 2016 de interne Handreiking Geheimhouding opgesteld. In dit Handvest zijn, in aanvulling op de te hanteren procedures en afspraken uit de Handreiking, enkele uitgangspunten geconcretiseerd.

4.2 Algemene afspraken

Bij het toepassen van geheimhouding in de gemeente gelden de volgende randvoorwaarden:

• •

  Geheimhouding is een uitzondering

Het opleggen van geheimhouding is een uitzondering in de gemeente en moet dit blijven.

• •

  Indien geheime stukken worden gedeeld met de raad dan dient de raad deze geheimhouding te bekrachtigen

Besluit de raad de geheimhouding niet te bekrachtigen, dan vervalt de opgelegde geheimhouding. Bekrachtiging kan plaatsvinden in een openbare of in een besloten vergadering.

• •

  Stukken waaraan geheimhouding is opgelegd berusten bij de griffier

Deze stukken zijn in beginsel op afspraak in te zien bij de griffie. Naar de mogelijkheden van digitale verstrekking van geheime stukken moet nog verder onderzoek worden gedaan voordat hiertoe overgegaan kan worden, en onder welke voorwaarden.

• •

  Delen van geheime informatie is toegestaan binnen de kring van geadresseerden van de geheime informatie

Met uitzondering van een aantal zeer specifieke situaties (bijvoorbeeld de burgemeestersbenoeming) betekent dit dat alle raadsleden toegang hebben tot geheime informatie.

Voor besloten vergaderingen geldt dat de geheimhouding door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht wordt genomen totdat de raad haar opheft. Het delen van geheime informatie is strafbaar (artikel 272 Wetboek van Strafrecht).

Een speciaal geval vormt de ter beschikking stelling van geheime informatie aan individuele raadsleden. De kring van geadresseerden is in dit geval beperkt tot dit ene raadslid.

4.3 Geheime informatie in raadsvoorstellen

Het komt in Oegstgeest voor dat een raadsvoorstel geheime informatie bevat of dat geheime informatie in een bijlage wordt toegevoegd. Uitzondering is de burgemeesters(her)benoeming waar van rechtswege geheimhouding bestaat. Deze bestaande praktijk wordt doorgezet. Geheime informatie wordt alleen in of bij een raadsvoorstel gevoegd als de informatie echt essentieel is voor de besluitvorming. De voorkeursvolgorde is:

• 1.

  Een raadsvoorstel wordt zodanig geredigeerd dat geen geheime informatie is opgenomen;

• 2.

  Als geheime informatie noodzakelijk is om over een raadsvoorstel te kunnen beslissen, wordt de geheime informatie in een bijlage verwerkt, die voor de raad ter inzage wordt gelegd. Over het raadsvoorstel wordt in principe in openbaarheid gesproken;

Alleen als het niet mogelijk is om de geheime informatie in een aparte bijlage te verwerken, wordt deze opgenomen in het raadsvoorstel, dat in een besloten commissie- en raadsvergadering wordt behandeld.

Bij het opleggen van geheimhouding gelden de volgende regels:

• •

  Het college motiveert in het raadsvoorstel waarom de informatie geheim is;

• •

  Het college benoemt de grondslag voor het opleggen van de geheimhouding;

• •

  Het college geeft indien mogelijk aan tot wanneer de geheimhouding moet blijven gelden;

• •

  Op de geheime stukken staat expliciet vermeld dat deze geheim zijn;

• •

  De geheimhouding wordt bekrachtigd door de raad in de eerstvolgende vergadering in beginsel in het openbaar.

• •

  Bekrachtiging van de geheimhouding wordt opgenomen in het dictum van het raadsvoorstel.

• •

  Als de raad besluit om het raadsvoorstel niet inhoudelijk te behandelen, wordt het bekrachtigingsvoorstel apart aan de raad voorgelegd;

• •

  Geheime stukken liggen ter inzage bij de griffier. De griffier houdt bij wie de stukken hebben ingezien; Geheime stukken mogen niet worden gekopieerd, gefotografeerd of op een andere manier worden vermenigvuldigd;

• •

  Delen van informatie is toegestaan met alle raadsleden en met steunfractieleden;

• •

  De geheime stukken worden opgenomen in een index geheime stukken (zie paragraaf 4.6);

• •

  De griffie bereidt jaarlijks een initiatiefvoorstel voor, tot opheffing van geheimhouding. Het college wordt in de gelegenheid gesteld wensen en bedenkingen te uiten (artikel 147a, vierde lid, Gemeentewet).

4.4 Op verzoek ter inzage leggen van geheime stukken

Meestal gaat het om informatie over beleidsuitvoering door het college. Te denken valt aan informatie in het kader van aanbestedingen, grondaankoop of -verkoop, informatie van bedrijven in het kader van vergunningverlening etc. Raadsleden willen de informatie over het algemeen inzien in het kader van hun controlerende taak, bijvoorbeeld om vast te stellen of het college bij de uitvoering binnen de door de raad gegeven kaders blijft. De Gemeentewet bepaalt dat het verstrekken van informatie achterwege kan blijven als dit in strijd is met het openbaar belang. Juist omdat aan raadsleden ook onder geheimhouding informatie kan worden verstrekt, zal hier niet snel sprake van zijn.

De Gemeentewet maakt in artikel 25 onderscheid tussen het opleggen van geheimhouding op stukken die aan de raad worden overlegd en stukken die aan leden van de raad worden overlegd. In het laatste geval gaat het vaak om de situatie waarbij een raadslid in contacten met de ambtelijke organisatie om informatie vraagt die alleen onder geheimhouding kan worden verstrekt. Als de informatie alleen aan dit raadslid verstrekt wordt, hoeft de uitgebreide procedure van bekrachtiging en opheffing door de gemeenteraad niet te worden doorlopen. Er kan worden volstaan met oplegging van geheimhouding door het college.

Ook in het geval dat meerdere raadsleden om dezelfde geheime informatie vragen kan het college overgaan tot het ter beschikking stellen aan de individuele raadsleden. Pas op het moment dat het college besluit om de stukken ter inzage te leggen voor de hele raad is er sprake van een stuk dat aan de raad wordt overlegd. In dit geval moet de gemeenteraad de geheimhouding wel bekrachtigen en kan alleen de gemeenteraad de geheimhouding opheffen.

In beide gevallen dient het college wel een besluit tot het opleggen van geheimhouding (met motivatie) en tot het opheffen geheimhouding te nemen.

Het college kan overigens in alle gevallen besluiten om de geheime stukken voor de hele raad ter inzage te leggen, ook als maar één raadslid om de informatie gevraagd heeft. De ervaring leert dat hier in politiek gevoelige situaties vaak voor wordt gekozen om het verwijt te voorkomen dat informatie selectief wordt verstrekt. Alle raadsleden hebben immers een gelijke informatiepositie. Het verstrekken van geheime stukken aan leden van de raad in plaats van aan de raad als geheel, kan niet gebruikt worden om de eis van bekrachtiging te omzeilen.

In aanvulling op de Handreiking Geheimhouding gelden bij het opleggen van geheimhouding de volgende regels:

Het opleggen van geheimhouding op stukken die ter inzage worden gelegd aan alle raadsleden steunfractieleden.

• •

  Als het college stukken die niet in de openbaarheid mogen komen ter inzage wil leggen voor de raad, besluit het college gemotiveerd tot het opleggen van geheimhouding op de stukken. Het college stelt indien mogelijk vast tot wanneer de geheimhouding moet blijven gelden en brengt een raadsvoorstel in procedure voor de bekrachtiging van de geheimhouding door de raad. Op de geheime stukken staat vermeld dat deze geheim zijn;

• •

  Geheime stukken liggen ter inzage bij de griffier. De griffier houdt bij wie de stukken hebben ingezien;

• •

  De geheimhouding moet in de eerstvolgende raadsvergadering bekrachtigd worden. Wordt de geheimhouding niet in de eerstvolgende vergadering bekrachtigd, dan is deze komen te vervallen. Er vindt geen commissiebehandeling van de bekrachtiging plaats. Normaal gesproken kan het voorstel als een hamerstuk in de raad worden afgehandeld. Als een raadsfractie er over wil praten, dan moet dit in een besloten vergadering die aan het einde van de raadsvergadering plaatsvindt;

• •

  Geheime stukken mogen niet worden gekopieerd, gefotografeerd of op een andere manier worden vermenigvuldigd;

• •

  Delen van informatie is toegestaan met alle raadsleden.

• •

  De geheime stukken worden opgenomen in een index geheime stukken (zie paragraaf 4.6);

• •

  Als de informatie niet meer geheim hoeft te zijn, legt het college een raadsvoorstel aan de raad voor om de geheimhouding op te heffen. Dit kan ook op eigen initiatief van de raad.

Het opleggen van geheimhouding op stukken die ter beschikking worden gesteld aan individuele raadsleden

• •

  Als een raadslid verzoekt om inzage in stukken die niet in de openbaarheid mogen komen besluit het college zo spoedig mogelijk, gemotiveerd over het opleggen van geheimhouding op de stukken. Het verzoek dient schriftelijk bij het college ingediend te worden (e-mail, brief). Tevens stelt het college – indien mogelijk – vast tot wanneer de geheimhouding moet blijven gelden. Op de geheime stukken staat vermeld dat deze geheim zijn;

• •

  Geheime stukken liggen ter inzage bij de gemeentesecretaris. Zouden de stukken ter inzage liggen bij de griffier, dan zijn deze voor de hele raad beschikbaar, en moet de geheimhouding door de raad alsnog worden bekrachtigd;

• •

  Geheime stukken mogen niet worden gekopieerd, gefotografeerd of op een andere manier worden vermenigvuldigd;

• •

  Delen van informatie is niet toegestaan. Als een raadslid de informatie wel wil bespreken moet hij het stuk agenderen voor een besloten vergadering van de raad of een commissie), en moet de opgelegde geheimhouding alsnog worden bekrachtigd;

• •

  De geheime stukken worden opgenomen in een index geheime stukken (zie paragraaf 4.6);

• •

  Als de informatie niet meer geheim hoeft te zijn, neemt het college een besluit om de geheimhouding op te heffen. Is de informatie met de raad gedeeld, dan is uiteraard de raad bevoegd om de geheimhouding op te heffen.

4.5 Mondeling verstrekken van geheime informatie aan een commissie

Geheime informatie kan ook mondeling verstrekt worden. Dit moet altijd in een formele commissievergadering, anders kan geen geheimhouding worden opgelegd. Informatiebijeenkomsten zijn geen commissievergaderingen en informatie die in deze bijeenkomsten wordt gegeven is dus niet geheim, ook niet als het om een besloten bijeenkomst gaat.

Bij het mondeling geven van geheime informatie gelden de volgende regels:

• •

  Als het college mondeling geheime informatie wil verstrekken aan de raad, verzoekt het college het presidium om hiervoor een commissievergadering uit te schrijven of wordt aan een reguliere commissievergadering een besloten gedeelte toegevoegd;

• •

  Bij aanvang van (het besloten gedeelte in) de commissievergadering, besluit de commissie of ze de vergadering besloten verklaart. Als de commissie besluit niet in beslotenheid te vergaderen, wordt de geheime informatie niet verstrekt;

• •

  Aan het einde van de besloten vergadering wordt op voorstel van de voorzitter door de commissie expliciet geheimhouding opgelegd op het behandelde. De geheimhouding van eventueel door het college overlegde stukken wordt bekrachtigd, indien de raad wenst dat de geheimhouding die is opgelegd aan de stukken blijft voortduren;

• •

  Delen van informatie is toegestaan met alle raadsleden en alle steunfractieleden niet-raadsleden;

• •

  De geheime informatie wordt opgenomen in een index geheime stukken (zie paragraaf 4.6);

• •

  De commissie is bevoegd om de geheimhouding op te heffen, tenzij zij zich over de geheime informatie tot de raad heeft gericht. In dat geval is de raad bevoegd om de geheimhouding op te heffen. Het college bereidt hiervoor een (raads)voorstel voor.

• •

  Een portefeuillehouder kan ook buiten een besloten commissievergadering om een beroep doen op raadsleden om bepaalde(vertrouwelijke) informatie niet naar buiten te brengen. Op grond van artikel 3.3. van Gedragscode bestuurlijke integriteit voor politieke ambtsdragers van de gemeente Oegstgeest zijn zij gehouden geen informatie te verstrekken die vertrouwelijk is.

4.6 Index geheime stukken

Om overzicht over de geheime stukken te kunnen houden wordt door de griffie een index geheime stukken bijgehouden, van stukken waaraan geheimhouding is opgelegd en – indien van toepassing – bekrachtigd. De index bestaat uit drie delen: de geheime stukken die aan de raad worden overlegd, de geheime stukken die aan één of enkele raadsleden worden overlegd en eventueel ook de mondelinge geheime informatie die in een besloten vergadering aan raad of commissie wordt medegedeeld. Op de index worden in ieder geval de onderstaande gegevens opgenomen: onderwerp, orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, besluitdatum, bekrachtigingsdatum, aanduiding van de geheime stukken, geheimhoudingstermijn (wanneer geheimhouding opgeheven kan worden) en de aanwezigheid van persoonsgegevens.

De bekrachtigingsdatum hoeft vanzelfsprekend alleen te worden opgenomen als bekrachtiging noodzakelijk is. Onder “aanduiding” van de geheime stukken” wordt zo concreet mogelijk opgenomen om welke documenten het gaat. Bij “termijn” wordt aangegeven tot wanneer geheimhouding noodzakelijk is. Het hoeft hierbij niet om een datum te gaan, er kan ook een gebeurtenis aangegeven worden zoals bijvoorbeeld het einde van een aanbestedingstraject. Om de geheimhouding daadwerkelijk op te heffen is overigens nog wel een expliciet besluit van het bevoegde orgaan nodig. Stukken die geen geheimhoudingstermijn hebben blijven op de index staan. Het opheffen van de geheimhouding van deze stukken wordt jaarlijks beoordeeld. De index is een openbaar document.

4.7 Vertrouwelijke informatie

Het kan gebeuren dat het college of de burgemeester de raad of leden van de raad – in welke samenstelling dan ook – vertrouwelijke wil bijpraten, of een stuk vertrouwelijk aan de raad wil toezenden.

Personen die kennis hebben van vertrouwelijke stukken, en voor wie (nog) geen geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van die gegevens (artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht). In artikel 3.1 van de Gedragscode bestuurlijke integriteit voor bestuurlijke ambtsdragers van de gemeente Oegstgeest staat dat ‘Een politieke ambtsdrager geen informatie verstrekt die geheim of vertrouwelijk is’.

Ondanks deze verplichtingen is het belangrijk om te realiseren dat het delen van vertrouwelijke informatie betekent, dat men het vertrouwen moet hebben dat anderen die informatie niet verder delen.

Om degenen met wie een vertrouwelijk stuk of vertrouwelijke informatie wordt gedeeld, inzicht te geven van de redenen van de vertrouwelijkheid, kan een korte Wob-toets worden gedaan die gedeeld wordt met betrokkenen. Deze Wob-toets maakt inzichtelijk welke belangen een rol spelen bij de vertrouwelijkheid en welke risico’s voor gemeente of derden daarmee samenhangen.

De griffie maakt stukken die aan de raad worden voorgelegd openbaar door het plaatsen van de stukken op het openbare Raadsinformatiesysteem (RIS). Geheime stukken zijn hiervan uitgezonderd, deze plaatst de griffie op het Besloten informatiesysteem (BIS).

Het is niet wenselijk om alle informatie in een openbaar stuk openbaar te maken door publicatie op het RIS. Te denken valt aan persoonsgegevens die in een brief of ander stuk is opgenomen. Persoonsgegevens betreffen alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit kan ver gaan, denk bijvoorbeeld ook aan de bedrijfsgegevens van een eenmanszaak of een postcode waarop maar één adres gevestigd is. Deze gegevens worden weggelakt. Tot slot, sommige openbare stukken worden toch in het BIS geplaatst, omdat deze niet eenvoudig privacyproof gemaakt kunnen worden.

Het uitgangspunt is nee, tenzij: persoonsgegevens worden niet verwerkt tenzij dit rechtmatig, behoorlijk en transparant gebeurt. De openbaarmaking moet een uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel dienen en mag niet verder gaan dan de minimale verwerking noodzakelijk voor dit doel. Hiertoe dient een nauwgezette afweging gemaakt te worden. De Privacybeheerder ondersteunt hierbij.

Op basis van algemene vastgestelde criteria bepaalt de betrokken ambtenaar of een openbaar stuk dat aan de raad wordt voorgelegd, persoonsgegevens bevat. Vervolgens maakt de ambtenaar de afweging of openbaarmaking van de persoonsgegevens noodzakelijk is. Is dit niet het geval dan blijft openbaarmaking van persoonsgegevens achterwege. De griffie controleert voordat informatie openbaar wordt gemaakt of een stuk persoonsgegevens bevat, en of openbaarmaking achterwege moet blijven.

Met betrekking tot brieven die private personen aan de raad worden gestuurd geldt de volgende afspraak: de griffie neemt contact op met betrokkene(n) en vraagt deze om uitdrukkelijke toestemming voor openbaarmaking van (bepaalde) persoonsgegevens. Volgt deze toestemming, dan wordt om bevestiging per e-mail gevraagd. Volgt de toestemming niet, dan blijft openbaarmaking van de brieven achterwege. De griffie neemt hierbij uiteraard alle zorgvuldigheid in acht.

De Privacybeheerder is adviseur voor zowel ambtelijke organisatie als griffie, bij het maken van genoemde afwegingen. Daarnaast wordt een lijst opgesteld met documenten die vaak persoonsgegevens bevatten. Te denken valt aan uitgaande brieven en zienswijzenota’s.

Bijzonder aandachtspunt betreft stukken waaraan geheimhouding is opgelegd en bekrachtigd, maar waarvan de geheimhouding wordt opgeheven. Deze stukken kunnen vervolgens openbaar worden gemaakt, maar kunnen ook persoonsgegevens bevatten. Bij deze stukken wordt dezelfde werkwijze gehanteerd, als bij openbare stukken die aan de raad worden voorgelegd.

Het Handvest informatieplicht gemeente Oegstgeest 2017 treedt in werking op 12 oktober 2017.