Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest houdende regels omtrent regionale toegangscontrolepas en bezoekerspas (Regeling Regionale Toegangscontrolepas)

a. De toegangscontrolepas wordt uitgegeven door Facilitaire Zaken van Servicepunt71.

b. Facilitaire Zaken van Servicepunt71 voert de noodzakelijke administratie.

c. De toepassingsmogelijkheden en toegangsautorisatie worden door ICT van Servicepunt71 verzorgt.

d. De toegangscontrolepas wordt zodanig geconfigureerd dat een (exerne) werknemer slechts toegang heeft tot ruimten en voorzieningen waarvoor de werknemer is geautoriseerd.

a. De toegangscontrolepas is persoonsgebonden en wordt ter beschikking gesteld door de gemeente of organisatie aan de (externe) werknemer en mag derhalve niet ter beschikking worden gesteld aan derden of worden uitgeleend.

b. De toegangscontrolepas geeft uitsluitend rechten aan de op de pas vermelde (externe) werknemer.

c. Indien niet kan worden beschikt over een geïdentificeerde toegangscontrolepas dient de betrokkene zich te melden bij de receptie of gastheer/gastvrouw voor een bezoekerspas die bij vertrek dient te worden ingeleverd.

a. De toegangscontrolepas wordt voorzien van naam en pasfoto van de werknemer en het logo van de gemeente of organisatie waarbij de werknemer werkzaam is.

b. De pasfoto van de werknemer wordt opgeslagen in het digitale personeelsdossier.

c. De persoonsgegevens (naam en pasfoto) worden verwerkt volgens de eisen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

d. Om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking worden de volgende passende maatregelen getroffen:

• -

  De software wordt versleuteld met wachtwoorden.

• -

  De pas wordt aan de achterkant bedrukt met een algemeen antwoordnummer en het telefoonnummer van de servicedesk facilitaire zaken. Dit maakt het retourneren van de pas bij extern verlies mogelijk. indien er intern een pas wordt gevonden dient deze z.s.m. te worden afgegeven bij de beheerder.

e. Bij uitdiensttreden dient de toegangscontrolepas te worden ingeleverd. Na inlevering wordt de pas vernietigd. De werknemer ontvangt een bewijs van inlevering van de toegangscontrolepas. Vanaf de datum uitdiensttreding worden de autorisaties op de toegangscontrolepas geblokkeerd.

a. Externe werknemers ontvangen bij indiensttreding een toegangscontrolepas voorzien van naam, pasfoto en het logo van de gemeente of organisatie waar de externe werknemer werkzaam is.

b. Bij uitdiensttreden dient de toegangscontrolepas te worden ingeleverd. Na inlevering wordt de pas vernietigd. De werknemer ontvangt een bewijs van inlevering van de toegangscontrolepas. Vanaf de datum uitdiensttreding worden de autorisaties op de toegangscontrolepas geblokkeerd.

c. De persoonsgegevens (naam en pasfoto) worden verwerkt volgens de eisen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

d. Bij uitdiensttreding worden de opgeslagen persoonsgegevens van de externe werknemer vernietigd.

a. Loggegevens worden geregistreerd en opgeslagen in versleutelde software.

b. Loggegevens blijven bewaard tot maximaal 365 dagen.

c. Loggegevens worden alleen bij incidenten en calamiteiten, en na toestemming op directieniveau, ingezien door Facilitaire Zaken van Servicepunt71.

d. Medewerkers kunnen inzage in de eigen loggegevens aanvragen via de leidinggevende.

a. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling Regionale Toegangscontrolepas’.

b. De regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.