Archiefverordening gemeente Oirschot 2011-II

Ondertekening

Gemeente met archiefdienst in gemeenschappelijke regeling 1

Bij de meeste archiefdiensten op basis van een gemeenschappelijke regeling blijven de betrokken overheden verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft meestal alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archief-bescheiden. In de regel worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling:- het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);- het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de   archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);- de benoeming van de (directeur van de dienst die als) gemeentearchivaris (gaat functioneren) (artikel 32,   derde lid, Archiefwet 1995);- het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31, Archiefwet 1995)- het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden  (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995).

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef ge-noemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archief-bewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de Archief-verordening van de Gemeenschappelijke Regeling waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archief-bescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr 70 + wijziging Stcrt. 2010, nr 17967). 

Toelichting 1 Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouw-kundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3De aanwijzing van de beheerder(s) is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8 Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier tenminste twee maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.