Organisatieverordening 2014

1. De directie geeft leiding aan de kwartiermakers en afdelingshoofden. De toewijzing van aan te sturen kwartiermakers en afdelingshoofden geschiedt in onderling overleg tussen de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur.

2. Als domeinen, respectievelijk afdelingen zijn ingesteld:

• ·

  Domein Dienstverlening - afdeling Dienstverlening

• ·

  Domein Maatschappij - afdeling Ruimte

  • -

    afdeling Samenleving

• ·

  Domein Bedrijfsvoering - afdeling Advies, Ondersteuning en Veiligheid

  • -

    afdeling Kwaliteit, Administratie en Informatie

    Afdeling Sportaccommodaties.

1. Het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie berust bij het college.

2. Het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie als geheel is opgedragen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, die daarmee aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat en een scharnierfunctie bekleedt tussen het college en de ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is, met inachtneming van het bepaalde in het volgende lid, bevoegd en gehouden alle maatregelen te treffen die voor de vervulling van deze eindverantwoordelijkheid nodig zijn.

3. Het college kan nadere richtlijnen vaststellen ten aanzien van de werkwijze, de taakgebieden en de bevoegdheden van de directie.

1. Op basis van de vastgestelde doelstellingen en taakopdrachten kan het college, op voorstel van de directie, de structuur van de ambtelijke organisatie onderverdelen in nader te benoemen afdelingen.

2. Tot wijziging van de structuur van de ambtelijke organisatie wordt niet besloten dan nadat de ondernemingsraad op basis van artikel 25, lid 1 e van de Wet op de Ondernemingsraden bij de voorbereiding en besluitvorming daarvan is betrokken.

1. Het college stelt in een instructie nadere richtlijnen voor het functioneren van de directie als eerste adviseur van het college.

2. Tot vaststelling, wijziging of aanpassing van de nadere richtlijnen als bedoeld in het vorige lid, wordt niet overgegaan dan nadat de ondernemingsraad op basis van artikel 25, lid 1 e van de Ondernemingsraden bij de besluitvorming is betrokken.

1. Onverminderd de verantwoordelijkheid van de directie en met inachtneming van de bevoegdheden van de kwartiermakers/afdelingshoofden heeft de gemeentesecretaris/ algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  een deugdelijk niveau van de ambtelijke advisering en ondersteuning van het college

• b.

  het tijdig en voldoende voorzien van het college van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning

• c.

  een voldoende planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inacht-neming van het ter zake vastgestelde beleid

• d.

  de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden domeinen en afdelingen

• e.

  een goed niveau van het management en de organisatie van de ambtelijke organisatie

2. De directie verdeelt in onderling overleg de uit het eerste lid voortvloeiende taken. Voor de uitoefening van zijn taken en werkzaamheden legt de directeur verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur rapporteert het college over de takenverdeling als bedoeld in lid 2.

4. Gelet op het bepaalde in artikel 25, lid 1 e van de Wet op de Ondernemingsraden heeft de ondernemingsraad ten aanzien van de in lid 2 en 3 bedoelde verdeling van taken en bevoegdheden adviesrecht.

5. Bij afwezigheid vervangen de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur elkaar.

1. Ter uitvoering van het bepaalde in het eerste lid van het vorige artikel en met inachtneming van de taakstelling van de kwartiermakers/afdelingshoofden komt het college, onverlet het bepaalde in hoofdstuk VIII van de Gemeentewet, met de directie voor een begrotingsjaar overeen:

• a.

  de werkplannen van de afdelingen en in relatie daarmee

• b.

  het budget van elke afdeling, ten minste verdeeld naar het toegestane personeelsbudget en het toegestane activiteitenbudget

• c.

  de wijze waarop de verantwoording over het onder b bedoelde budget zal worden afgelegd

2. Indien tussen het college en de directie geen overeenstemming wordt bereikt als bedoeld in het vorige lid, stelt het college deze aangelegenheden eenzijdig vast.

1. De richtlijnen, waarbinnen het gemeentelijk middelenbeleid door de afdelingen zal worden uitgevoerd, worden vastgesteld door het college.

2. Tot het gemeentelijk middelenbeleid worden in ieder geval gerekend:

• ·

  personeelsbeleid

• ·

  financieel beleid

• ·

  organisatiebeleid

• ·

  juridisch beleid

• ·

  communicatiebeleid

• ·

  informatiebeleid

• ·

  automatiseringsbeleid

• ·

  aanschaffingsbeleid

• ·

  huisvestingsbeleid ten aanzien van het gemeentelijk apparaat.

1. Ter bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de directie wekelijks overleg.

2. De directie kan zich op door haar te bepalen onderwerpen laten adviseren en daartoe, al dan niet in incidentele gevallen, derden aanwijzen voor deelname aan het directieoverleg.

1. Met het oog op de doelstelling als verwoord in artikel 14, lid 1, overlegt de directie in de wekelijkse vergadering van het managementteam.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. De directeur en de kwartiermakers/ afdelingshoofden kunnen zaken voor agendering indienen bij de gemeentesecretaris/ algemeen directeur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk tenminste twee werkdagen voor de desbetreffende vergadering in het bezit zijn van de deelnemers.

3. Doel van het overleg is om, binnen de daartoe door het college gegeven richtlijnen en het door deze gevoerde beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en zijn taak, te komen tot:

• ·

  Het adviseren over de gemeentelijke strategie, het langere termijnbeleid en strategische keuzen, alsmede over actuele ontwikkelingen

• ·

  Het adviseren over product-/prestatiebegroting, meerjarenbegroting, meerjaren-investeringsplan, jaarrekening

• ·

  Het aanduiden van primaatschap bij domein- of afdelingoverschrijdende zaken

• ·

  Het adviseren over en mede ontwikkelen van het gemeentelijk middelenbeleid als vermeld in artikel 10, lid 2

• ·

  Het coördineren en bewaken van de voortgang van de uitvoering van met name de beleidsvoorbereiding, onder meer via de managementrapportage

• ·

  Het stimuleren en bewaken van een effectief en efficiënt functioneren van de gemeentelijke organisatie

• ·

  Het ontwikkelen van activiteiten die bijdragen aan een doorzichtige, klantgerichte en doelmatig functionerende organisatie, uitgaande van een effectieve sturing en een zo groot mogelijke betrokkenheid van de ambtenaren.

4. Met inachtneming van het advies van het managementteam, brengt de directie gevraagd en ongevraagd advies uit aan het college omtrent de in het derde lid genoemde zaken.

5. De directie heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om de taken te kunnen vervullen, voor zover passend binnen de richtlijnen zoals genoemd onder artikel 3, lid 3 en artikel 6, lid 1 van deze verordening.

6. De directie streeft in haar besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Indien consensus binnen de directie ontbreekt, beslist de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 8, 9, 10 en 11 bevordert de directie een goede samenwerking en samenhang tussen de domeinen en afdelingen. Zij doet, indien noodzakelijk met inachtneming van het bepaalde in artikel 16, voorstellen aan het college tot het geven van richtlijnen om de samenwerking en samenhang te verzekeren.

2. De directie besluit tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen de domeinen en afdelingen ter voorbereiding en/of uivoering van beleid dat meer domeinen/afdelingen aangaat. Het beheer van zo’n verband wordt opgedragen aan een projectleider.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd maatregelen te nemen die de bevoegdheden van de directeur doorkruisen dan wel inperken.

2. Hij kan deze bevoegdheden alleen maar uitoefenen nadat:

• a.

  hij dit van tevoren met de directeur besproken heeft

• b.

  het college hiermee heeft ingestemd

• c.

  de ondernemingsraad in de gelegenheid is gesteld hierover op grond van artikel 25, lid 1 e van de Wet op de Ondernemingsraden advies uit te brengen.

1. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

2. Indien een zaak het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste afdeling aanvullend advies aan die andere afdeling.

3. De afdeling die aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met de met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste afdeling, teneinde tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

4. Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling die met de voorbereiding of uitvoering is belast.

5. Bij verschil van inzicht voegt de afdeling die primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies is belast, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe. Bij blijvend verschil van inzicht tussen afdelingen voegt het directielid, dat belast is met de aansturing van de “primaire” afdeling zijn concluderend advies nadrukkelijk toe aan het advies. Bij blijvend verschil van inzicht tussen een afdeling en het met de aansturing van die afdeling belaste directielid, voegt dat directielid zijn concluderend advies nadrukkelijk toe aan het advies.

1. Binnen de vastgestelde structuur en onverlet het bepaalde in artikel 4 en artikel 14, lid 2 regelt de directie de indeling van de afdelingen.

2. Van zijn op grond van het vorige lid genomen besluit doet de directie schriftelijk mededeling aan het college.

1. In vacatures voor kwartiermaker/afdelingshoofd dragen de gemeentesecretaris/algemeen directeur, respectievelijk de directeur ieder voor de door hen aangestuurde afdelingen, te benoemen kandidaten voor aan het college.

2. De kwartiermakers/afdelingshoofden dragen in hun afdelingen te benoemen teamleiders en medewerkers voor aan het college.

3. Het college stelt nadere regels vast voor de inspraak van teamleiders en medewerkers bij de selectie en voordracht tot benoeming van kwartiermakers/afdelingshoofden, teamleiders en medewerkers en de daarbij te volgen procedure.

4. Ten aanzien van de in het vorige lid bedoelde regels (inzake werving en selectie) heeft de ondernemingsraad op grond van artikel 27, lid 1 e van de Wet op de Ondernemingsraden instemmingsrecht.

1. Met inachtneming van de door het college gestelde regels treft de gemeentesecretaris/ algemeen directeur respectievelijk de directeur de maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn afdelingen opgedragen taken nodig acht. Indien daartoe maatregelen door het college zijn te nemen, rapporteert hij daaromtrent aan het college. Alvorens hiertoe over te gaan, brengt de gemeentesecretaris/algemeen directeur c.q. de directeur de maatregelen, voorzieningen en rapportages op grond van dit artikel ter kennis van de desbetreffende kwartiermaker c.q. afdelingshoofd en/of indien wenselijk ter kennis van het managementteam.

2. In de Wet op de Ondernemingsraden is ten aanzien van het vorige lid geregeld wat, in welke situatie de betrokkenheid en de bevoegdheid is van de ondernemingsraad.

1. Op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet worden in twee afzonderlijke verordeningen in elk geval de navolgende aangelegenheden geregeld:

• a.

  de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de kwartiermaker van de afdeling die belast is met de financiën, de comptabele, de kassier en de sub-kassiers en de deurwaarder

• b.

  de interne administratief-organisatorische voorschriften

• c.

  het beheer van de geldmiddelen

• d.

  het betalingsverkeer

• e.

  de gemeentebegroting en –rekening

• f.

  de budget- en kredietbewaking

• g.

  de controle op de financiële administratie en de controle op het beheer van de geldmiddelen

2. Het college geeft ten aanzien van de in het vorige lid bedoelde verordeningen nadere regels door middel van een uitvoeringsbesluit en instructies voor functionarissen belast met financiële zaken.

1. De directie is ervoor verantwoordelijk dat door haar bij het college ingediende beleidsvoorstellen zijn getoetst op:

• a.

  de rechtmatigheid, wetmatigheid en integriteit

• b.

  de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie, onder meer met het oog op handhaving van de vastgestelde begrotingsdiscipline

• c.

  de doelmatigheid

• d.

  de juistheid van de gevolgde en te volgen procedure

• e.

  toedeling van verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt.

2. Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de verordeningen en de besluiten als bedoeld in artikel 24.

1. Om de twee jaar, ingaande 1 januari 2014, en voorts op ieder tijdstip wanneer hij dit nodig acht, brengt de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan het college een rapport uit inzake het functioneren van het bij of krachtens deze verordening bepaalde. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft, bijvoorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het door de raad vastgestelde beleid.

2. Het college breng het in lid 1 bedoelde rapport ter kennis van de raad, vergezeld van het door hem daarover ingenomen standpunt.

3. De in lid 1 bedoelde rapporten en het standpunt van het college als bedoeld in lid 2 vormen, voordat zij ter kennis van de raad worden gebracht, onderwerp van bespreking in de ondernemingsraad.