Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van documenten van de gemeentelijke organen 2015

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

• Artikel 1

  • 1.

    Dit besluit verstaat onder:

    • a.

      de wet: Archiefwet 1995;

    • b.

      het besluit: Archiefbesluit 1995.

    • c.

      archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld door de raad van de gemeente Oisterwijk op 16 april 2015;

    • d.

      de regeling: de Archiefregeling;

    • e.

      archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;

    • f.

      gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, sub b , van de wet, voor zover behorende tot de gemeente, alsmede andere beheerseenheden;

    • g.

      beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

    • h.

      de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats(en);

    • i.

      archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

    • j.

      e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt;

    • k.

      de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris belast met het beheer van de archiefbewaarplaatsen en het onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk uit te oefenen toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden;

    • l.

      beheerder: het hoofd van een beheerseenheid;

    • m.

      beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, alsmede de griffie, adviesraden en commissies;

    • n.

      informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet

      1995, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taakstelling en/of de werkprocessen van een beheerseenheid;

    • o.

      informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

    • p.

      informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

  • 2.

    Hoofdstuk 3 van de regeling is mede van toepassing op archiefbescheiden die op grond van de voor de gemeente Oisterwijk geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.

    Hoofdstuk IIVerantwoordelijkheden voor de informatiehuishouding

    Artikel 2

    Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit de gehele gemeentelijke organisatie aangemerkt.

    Artikel 3

    • 1.

      Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatiehuishouding voor de onder hem ressorterende taken en werkprocessen, alsmede met het beheer van de informatie, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

    • 2.

      Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor zodanige inrichting van de informatiehuishouding dat te allen tijde de rechtspositie van de gemeente Oisterwijkkan

  worden vastgesteld.

  • 3.

    In geval van een organisatie of organisatieonderdeel overstijgend ketenproces of programma worden de verantwoordelijkheden inzake informatiehuishouding van het betreffende ketenproces, schriftelijk vastgelegd.

Hoofdstuk III Archiefvorming en –ordening

Productie en vernietiging van archiefbescheiden

Artikel 7

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige duurzame materialen dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 8

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor toepassing van de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging in geval van wijzigen, verwijderen of vernietigen van zowel digitale als analoge archiefbescheiden, of onderdelen daarvan.

Artikel 9

Van informatie die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden wordt vóór verzending het archiefexemplaar opgeslagen en door de beheerseenheid bewaard; een kopie wordt geauthentiseerd verzonden.

Artikel 10

Het hoofd van de beheerseenheid draagt conform binnen de gemeentelijke organisatie geldende procedures zorg voor het digitaal berichtenverkeer en specifiek voor de behandeling van ingekomen en uitgaande post en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Identificering van archiefbescheiden

• Artikel 11

• 1.

  Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder archiefstuk, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt:

• a.

  wanneer het archiefstuk is ontvangen, opgemaakt of verzonden;

• b.

  wie de geadresseerde, afzender of vervaardiger is;

• c.

  op welke taak het archiefstuk betrekking heeft;

• d.

  wat de status en het ontwikkelingsstadium van het archiefstuk is;

• e.

  wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden;

• f.

  wat de inhoud, structuur en vorm ervan is voor zover nodig voor de uitvoering van

  een bepaald werkproces.

• 2.

  Ten aanzien van archiefbescheiden dienen metadata en kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

• 3.

  Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden

• Artikel 12

• 1.

  Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen, en houden, van de onder zijn beheer staande informatiehuishouding, waarbij de ordening gebeurt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de regeling.

• 2.

  Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat conversies, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de regeling plaatsvindt.

Hoofdstuk IV Beheer van archiefbescheiden

Bewaring van archiefbescheiden

Artikel 16

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het bewaren van de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat.

Artikel 17

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen voor het beheer van de archiefruimten.

Artikel 18

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van zowel analoge als digitale archiefbescheiden behoeven naast de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk, ook goedkeuring van de archivaris.

Beveiliging en raadpleging van archiefbescheiden

Artikel 19

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 20

Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke archiefbescheidenuit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid. Voor raadpleging van digitale archiefbescheiden is een vergelijkbare autorisatiestructuur van toepassing.

Artikel 21

Het is verboden archiefbescheiden te vernietigen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

• Artikel 22

• 1.

  Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor

in aanmerking komende archiefbescheiden.

2.Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden die aan enige bijzondere vorm van

geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het college van

burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk slechts toegestaan aan

die functionarissen van de beheerseenheid die ambtelijk zijn belast met de

behandeling van de betreffende aangelegenheid.

3.Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het mededelen aan degenen aan

wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, welke archiefbescheiden aan enige

bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Hij bepaalt eenmaal per jaar of verlenging van geheimhouding van de betreffende archiefbescheiden noodzakelijk is.

4.Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het college van

burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk voorwaarden verbinden.

Vervanging van archiefbescheiden

Artikel 23

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

Vervreemding en overdracht van archiefbescheiden

Artikel 24

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

Artikel 25

Bij overdracht van archiefbescheiden aan andere beheerseenheden wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

Selectie en vernietiging van archiefbescheiden

• Artikel 26

• 1.

  Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van archiefbescheiden en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2.

  Ingeval van selectie voor vernietiging worden de archiefbescheiden en

informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

3.Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden bij de identificering van de archiefbescheiden zoals omschreven in artikel 11 van dit besluit.

Artikel 27

Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Overbrenging van archiefbescheiden

Artikel 28

Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem met bijbehorende handleiding en documentatie, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Hoofdstuk V De archiefbewaarplaats

Hoofdstuk VII Slotbepalingen

Artikel 36

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer gemeente Oisterwijk 2007.

Artikel 37

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Gemeente Oisterwijk 2015.

Vastgesteld in de vergadering van het college burgemeester en wethouders van de

gemeente Oisterwijk op 7 juli 2015

Ineke Depmann Hans Janssen

secretaris burgemeester