Verordening op raadscommissies 2015

Ondertekening

Toelichting op de Verordening op de raadscommissies gemeente Oisterwijk 2015

Voor de Verordening op de raadscommissies gemeente Oisterwijk 2015 is de VNG modelverordening als uitgangspunt gehanteerd. Het VNG model is voor de raadsverkiezingen van 2014 herzien en up-to-date gebracht en in het kader van het Project Kwaliteit Modelverordeningen doorgelicht. Het model is daarmee duidelijker en minder omvangrijk geworden en logischer ingedeeld.

Algemene toelichting

Op grond van artikel 82 van de Gemeentewet worden in de Verordening op de raadscommissies gemeente Oisterwijk 2015 de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de raadscommissies geregeld. De bepalingen zorgen voor een goede procesgang rondom de commissievergaderingen en leggen de gebruikelijke afspraken vast. In de artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die verdere toelichting behoeven.

Artikelsgewijze toelichting

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 3 - Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In het Model Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2014 is om dit te coördineren een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.

Artikel 4 - Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van dit artikel voor dat een raadscommissie bestaat uit een minimum en maximum aantal leden per fractie. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties. Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een “burgerlid” betreft die niet voldoet aan de vereisten van de Gemeentewet (zie verder de toelichting op het derde lid).

Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen. Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.

Artikel 5 - Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad.

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 5, eerste lid, recht op een eigen lid.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen en overige bijeenkomst

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 7 - Oproep en voorlopige agenda

Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de stukken en oproep niet per post maar per e-mail te versturen. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Deze kunnen worden ingezien bij de griffier (artikel 10, tweede lid). Het opstellen van de voorlopige agenda gebeurd door de agendacommissie. De instelling en taken van deze commissie zijn geregeld in het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Oisterwijk 2015.

Artikel 8 - Aanvullende agenda; vaststellen agenda

In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde lid.

Artikel 9 – Agenda beeldvormingsbijeenkomsten

Onder beeldvorming wordt verstaan een beeld krijgen over een raadsvoorstel of thema door middel van instrumenten als een technische toelichting, een ronde-tafelgesprek, een werkbezoek of een themabijeenkomst met externen (zie ook bijlage 1: Doelen van de diverse bijeenkomsten van raad en raadscommissies).

Artikel 10 - Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden via het raadsinformatiesysteem.

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Op verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen.

Artikel 11 - Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 juncto 2:14 van de Awb.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 12 - Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 13 - Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 15 - Advies; geen stemmingen

Het gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt in het advies de standpunten van alle fracties opgenomen.

Artikel 16 - Aantal spreektermijnen

Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 17 - Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 18 - Spreekrecht burgers

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen een ruim spreekrecht op te nemen in de commissieverordening. Op dit moment zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’). Naast het spreekrecht beschikken burgers ook over het instrument van het burgerinitiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen.

De burgers die wensen in te spreken moeten zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de griffier. De griffier kan, indien nodig, de persoon naar de juiste raadscommissie verwijzen. Uiteraard kan, afhankelijk van de beschikbaarheid, ook gekozen worden voor aanmelding bij de commissiegriffier. Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 48 uur aan te houden. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.

Als richtlijn kan vijf minuten spreektijd per inspreker worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.

De voorzitter geeft insprekers de gelegenheid te reageren op de eerste behandelingstermijn van het agendapunt waarbij ze hebben ingesproken en zorgt ervoor dat insprekers na afronding van de bespreking van het betreffende agendapunt een terugkoppeling krijgen.

Op basis van artikel 14, derde lid, wordt het verslag toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

Artikel 19 - Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 21 van deze verordening.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 20 - Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen; artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing. Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Artikel 21 - Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet; het derde lid van dit artikel voorziet hierin.

Artikel 22 - Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 23 - Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 24 - Verslag besloten vergadering

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid van deze bepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier.

Artikel 25 - Opheffing geheimhouding

De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Bijlage 1: Doelen van de diverse bijeenkomsten van raad en raadscommissies

Vastgesteld door het presidium op 9 maart 2015

Uitgangspunten:

• -

  op maandagavond zijn procedurecommissies, trainingen voor raads- en commissieleden en interne bijeenkomsten van raad en fracties gepland;

• -

  op donderdagavond de openbare vergaderingen en andere publieksavonden.

• a.

  Agendacommissie Maandag 19.30 - 20.30 uur

Doel

Doel van deze commissie is het borgen van de planning voor de raad en de commissieleden.

Leden

De Agendacommissie bestaat uit de fractievoorzitters en de commissievoorzitters, de voorzitter van de raad, de griffier en de raadsadviseur (in verband met agendering van de inhoudelijke commissies).

Taak van de agendacommissie.

De agendacommissie stelt aan het begin van de vergadercyclus de agenda’s van de commissies op. Deze commissie bekijkt de planning voor de komende weken van de diverse bijeenkomsten die vanuit de commissies worden belegd, de inhoud van de raadsspreekuren, de beeldvormingsavonden, de werkbezoeken

Let op: niet altijd zullen alle bijeenkomsten al helemaal duidelijk zijn; daar wordt enige flexibiliteit nodig geacht.

b. Themabijeenkomst / training Maandag 20.00 – 22.00 uur

Doel

Doel van deze avonden is ruimte te hebben om trainingen en speciale bijeenkomsten voor de raad te kunnen plannen.

Voor wie

Raadsleden/commissieleden

Planning geschiedt door

De griffie. De griffie krijgt vanuit de commissies of het presidium/de raad opdracht om de bijeenkomsten/trainingen te organiseren (voorbeelden: training Lezen van beleid, 19 januari 2015, en Integriteit, 2 maart 2015).

cBeeldvormingsavond

c.1 Technisch spreekuurDonderdag 19.00 – 19.45 uur

1 - 3 parallelle sessies

Doel

Gelegenheid voor college/organisatie om technische toelichtingen te geven op voorstellen die geagendeerd staan, al of niet op verzoek vanuit de (agenda)commissie(s).

Voor wie

Raadsleden en commissieleden. Aanmelden verplicht (advies van de werkgroep).

Planning geschiedt door:

De griffie, op verzoek van college/organisatie of van de agendacommissie en wordt met betrokken wethouder c.q. medewerker afgestemd.

c.2 Ronde tafelgesprek Donderdag 20.00 – 22.00 uur

Doel

Interactieve bijeenkomsten met inwoners, deskundigen etc. over onderwerpen die de raad kiest uit de Lange Termijn agenda, om vooraan in het beleidsvormingstraject te zitten.

Voor wie

Raadsleden en commissieleden, burgers, vertegenwoordiging van burgers (genodigd en ongenodigd)

Planning geschiedt door

Raad /commissies /fracties

Griffie organiseert in samenwerking met raadsleden, ambtelijke medewerkers, externen.

d. Commissieavond Donderdag 19.30 – 22.00 uur (IZ, AZ)

of 20.00 – 22.30 uur (RZ)

Doel

De oordeelsvormende bijeenkomsten zijn een belangrijke schakel in het besluitvormingsproces. Door onderling debat worden de vragen en meningen duidelijk.

Leden

De leden zijn de voorzitter en de commissieleden zoals afgevaardigd uit de fracties.

De griffie ondersteunt de voorzitter en de commissie. De portefeuillehouder(s) wordt/worden uitgenodigd bij de vergadering aanwezig te zijn.

Burgers

Insprekers krijgen gelegenheid in de commissievergadering te reageren op de eerste termijn en de voorzitter van de commissie zorgt ervoor dat aan het einde van het betreffende agendapunt de inspreker een terugkoppeling krijgt.

Gasten van de Raad worden actief uitgenodigd en krijgen na elk agendapunt gelegenheid om te reageren.

Aanwezig publiek krijgt de mogelijkheid te reageren na de eerste termijn.

Taak

De commissies bereiden ten behoeve van de raad de raadsvoorstellen voor. Argumenten worden uitgewisseld. De commissies adviseren de raad of het voorstel nog politiek besproken zal worden in de raad of dat het een hamerstuk is.

e. Raad Donderdag 20.00 – 22.30 uur

Doel

Besluitvorming. De raadsvergadering is de enige wettelijke verplichting van de raad in de vergadercyclus.

Leden

De leden zijn de toegelaten en beëdigde leden van de raad. De voorzitter van de raad en de griffier zijn bij elke vergadering wettelijk aanwezig.

Burgers

Aan het begin van de raadsvergadering is er gelegenheid voor inspreken over geagendeerde voorstellen. De inspreker krijgt een terugkoppeling naar aanleiding van zijn inspraak.

Er kan i.p.v. inspraak ook gelegenheid zijn om petities e.d. aan de raad aan te bieden.

Taak

In de raadsvergadering besluit de raad over voorstellen die het college of een lid/fractie of een burgerinitiatief bij de raad heeft ingediend.

f.Presidium (seniorenconvent) Maandag 19.30 – 20.30 uur

Buiten de vergadercyclus om vergadert het presidium eens per kwartaal op maandag.

Doel: Het presidium heeft tot doel de werkwijze van de raad te bewaken en hierover af te stemmen met voorzitter en griffier. In het overleg kunnen de deelnemers belangrijke zaken met elkaar bespreken.

Leden

Fractievoorzitters, voorzitter raad en griffier