Auditcommissieverordening 2018

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

commissie: de auditcommissie, zoals bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;

lid: lid van de commissie, zijnde een raadslid of een commissielid van een fractie;

voorzitter: voorzitter van de commissie;

accountant: de door de raad, conform artikel 213 Gemeentewet, aangewezen accountant.

Artikel 2 Doel

De commissie heeft als doel overleg te voeren met de accountant en uitvoering te geven aan de taken genoemd in artikel 6.

De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van de raad en het college.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

De commissie bestaat uit maximaal een raadslid of commissielid per fractie, met een minimum van drie leden.

De commissie kan worden bijgestaan door adviseurs, waaronder de portefeuillehouder financiën, de concerncontroller, medewerkers afdeling financiën en de griffier of zijn vervanger.

De accountant treedt op verzoek van de commissie op als extern adviseur van de commissie.

De commissie kan externe adviseurs, waaronder leden van de Rekenkamercommissie, om adviesvragen en uitnodigen bij een vergadering aanwezig te zijn.

Artikel 4 Voorzitter en secretariaat

De commissie kiest uit de in de commissie zitting hebbende raadsleden een voorzitter.

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een helderebesluitvorming.

De griffie verzorgt het secretariaat.

Artikel 5 Benoeming en ontslag

De raad benoemt de leden die namens de raad zitting hebben in de commissie.

De zittingsperiode van de raadsleden in de commissie eindigt wanneer zij ophouden lid te zijn van de raad en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

De raad kan een lid als commissielid ontslaan.

Een raadslid kan te allen tijde als lid van de commissie ontslag nemen.

Artikel 6 Taken en bevoegdheden

De commissie:

• 1.

  is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant;

• 2.

  adviseert de raad op basis van de bevindingen van de externe accountant over de kwaliteit van de interne beheersingssystemen;

• 3.

  bespreekt jaarlijks het controleplan van de accountant en adviseert de raad over speerpunten in de accountantscontrole;

• 4.

  bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van (interim-) controles en naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;

• 5.

  evalueert de dienstverlening van de accountant;

• 6.

  kan zelfstandig (deel)opdrachten verstrekken aan de accountant en adviseert de raad hierover;

• 7.

  adviseert de raad over het jaarverslag en de programmajaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;

• 8.

  stemt onderzoeken volgens artikel 213a van de Gemeentewet, rekenkameronderzoeken en de accountantscontrole op elkaar af;

• 9.

  is belast met het aanbestedingstraject van de accountant met ondersteuning van de inkoper.

• 10.

  kan door de raad opgedragen worden ook op andere onderwerpen risicoanalyses en de naleving van raadsbesluiten te controleren, zover het opdrachten zijn op de gebieden (fraude-)risicoanalyse, interne beheersing of accountantscontrole. De raad verstrekt deze opdracht per raadsbesluit, waarin tevens de frequentie van advisering in de raad op het desbetreffende onderwerp wordt aangegeven.

• 11.

  Controleert in opdracht van de raad de opgestelde, totale risicoanalyse en fraude risicoanalyse, en adviseert daarover aan de raad. Dit gebeurt jaarlijks bij de jaarrekening controle.

Artikel 7 Vergaderingen en quorum

• 1.

  De commissie vergadert in principe 2 keer per jaar of zo veel zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak. In ieder geval vindt het overleg plaats als bedoeld in de leden 2 en 3 van dit artikel.

• 2.

  Jaarlijks, voor aanvang van de interim controle, het controleplan met de accountant te bespreken en speerpunten voor de controle te benoemen.

• 3.

  Jaarlijks, in het najaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de rapportage van de accountant bij de interim-controle over het lopende dienstjaar, aan de hand van de managementletter van de accountant.

• 4.

  Jaarlijks, in het voorjaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over het rapport van bevindingen, behorend bij het accountantsrapport van de jaarrekening over het voorafgaande dienstjaar.

• 5.

  Als minder dan drie leden bij een vergadering aanwezig zijn, wordt de vergadering niet gehouden en wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering belegd.

• 6.

  De vergaderingen van de commissie vinden in beslotenheid plaats. Over hetgeen in de vergaderingen is besproken wordt door de individuele leden van de commissie niets in de openbaarheid gebracht (behoudens het gestelde onder artikel 7, sub 7 en 8).

• 7.

  De adviezen van de commissie aan de raad en de commissie AZ zijn openbaar.

• 8.

  Verslagen van vergaderingen van de auditcommissie worden vertrouwelijk ter inzage gelegd voorde raad en het college.

Artikel 8 Slotbepalingen

• 1.

  Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking onmiddellijk na de bekendmaking ervan.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening Auditcommissie 2018 gemeente Oisterwijk”.

In te trekken de auditcommissieverordening 2014.